如何成为卓越的行政助理

成为卓越的行政助理 清晰地规划目标是人生走向成功的第一步 但塑造自我却不仅限于规划目标 要真正塑造自我和自己想要的生活 我们必须奋起行动 莎士比亚说得好 行动胜过雄辩 一旦掌握自我激励 自我塑造的过程也就随即开始 以下方法可以帮你塑造自我 塑造那个你一直梦寐以求的自我 立足本职 行政助理要为企业和社会的发展作出更大贡献 一 本职 1 财务清晰2 费用节约3 团队廉洁 人人奋发向上二 怎样才能贡献好呢1 自身修养2 纪律执行3 互相监督 互动式讨论和演讲 只有重视今天自我激励的力量才能汩汩不绝 人很容易后悔当初 以下方法能使你改变这种思维方式 转而向前看在我们不断塑造自我的过程中 影响最大的莫过于是选择乐观的态度还是悲观的态度 我们思想上的这种抉择可能给我们带来激励 也有可能阻滞我们前进 认识自己 聘用原因个人形象专业特长沟通得体经验背景临场发挥取其一点重在表现 个人职业发展理念选择比努力重要马上成功过程比结果重要偶然必然行动比空想重要执行伟大 进入角色 企业需要职业化的员工 责任为中心 结果为导向 工作为首选 理性为基础 服务为灵魂 品质为保障 员工需要职业化的前程最小成本 最大效益以此为生 精于此道细微之处 做得专业理性的态度对待工作不能别让人轻易替代 进入角色 心态篇行动篇技巧篇 心态篇 消极心态的障碍丧失机会希望破灭限制潜能消耗精力失道寡助走向毁灭 消极心态产生的原因缺乏目标害怕失败害怕拒绝怨天忧人否定现实好高骛远 心态篇 积极心态的魔力激发热情增强创造力让你遇到好运 进入角色之心态篇 保持积极心态的四个信念1 过去非未来 心态篇 保持积极心态的四个信念2 做事先做人案例 拼图 心态篇 保持积极心态的四个信念3 我有必成公式案例 迫切希望明确目标立即行动勤奋进取贵人相助永不放弃 心态篇 保持积极心态的四个信念4 准备立即行动 YES IAMREADY 进入角色之心态篇 总结1 过去非未来2 做事先做人3 我有必成公式4 准备立即行动态度决定一切唐僧师徒之态度与结果比较 行动篇 重新认识企业除了军队最讲求纪律除了家庭最讲求伦理除了舞台最讲求表演案例 一个人坏了一台戏 职业化要求1 自动自觉2 客户第一3 团队至上 了解岗位职务的构成上司和下属前手与后手 进入角色之行动篇 权限 责任 义务 服务 服务 检查 检查 行动篇 接受命令三步曲立刻响应命令记下事项重点重复确认无误 注意点不清楚的地方 询问清楚为止尽量以具体化的方式 向主管确认命令的内容要让主管把话说完后 再提出意见或疑问 进入角色之行动篇 评估工作的种类 行动篇 工作目标分类达成状态的工作目标是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标 企业内的各个员工必须完成的目标 解决问题的工作目标是指我们在工作上碰到问题发生 使我们的目标与现状产生差距 或和我们的预想与期望不一样 因此 必须采取一些解决问题的手段去克服问题 使问题消失不再发生 进入角色之行动篇 解决问题的三个重点1 找出问题的真正的原因2 找出解决问题的重点对策3 订出问题解决的行动计划要做什么 what 谁来做 who 什么时候完成 when 各项行动如何进行 howto 行动篇 问题解决的九个步骤步骤1明确的目标 标准步骤2发现问题点步骤3分析问题点的产生原因步骤4确定要解决的课题步骤5拟订对策步骤6做出行动计划步骤7执行行动计划步骤8效果确认步骤9标准化 进入角色之行动篇 职业化的基本守则守则1比期待的做得更好守则2不断提升效能效率守则3在指定时限内完成守则4集中精神专心工作守则5用心防止错误出现守则6养成节约节俭习惯守则7坚持做好整理整顿 进入角色之行动篇 总结 PDCA的工作方法P 计划 plan D 执行 do C 检查 check A 改正再执行 action 赢得合作的关系 您对企业的期望 知名度高待遇不错好的主管好的同事工作场所气氛愉快企业的人际关系 就是赢得合作的关系 企业的期望人是企业成败最重要的因素不懂得如何和别人共同完成一件工作的人 在企业内很难有绩效产生 赢得合作的正确意识 自我管理管理好自己的事务 不要给别人带来困扰自我管理是获得别人的尊重与合作的起点将心比心站在别人的立场考虑问题容易达成共识站在别人的立场并不是牺牲自己的立场主动关怀自尊与尊重从来都是一起产生的 上司相处 即时汇报有问题第一时间告知直接上司不理解要和直接上司直接沟通执行当中要及时汇报进展程度赢得常识让上司确认你的能力认真做好上司亲托之事不计较个人得失 有效地沟通 积极倾听运用反馈情绪同步肢体提示 沟通禁忌 不良的口头禅过多专业术语与英文只顾表达自己的看法用威胁的语句易受干扰的环境 忽略无法确认的信息只听自己想要听的被第一印象及身份 名位左右过度以自我为中心不信任对方 赢得合作的谈话技巧 用建议代替直言直言 到客户那里怎么可以不打领带 快把领带打起来 建议 我们让客户觉得很尊重他 打起领带是不是更好一些 提问题代替批评批评 这么简单的错误还犯 太B了吧 提问 如果别人对你总是小麻烦不断 会怎么样呢 赢得合作的谈话技巧 让对方说出期望 经理 我是不是还要 经理 您看您还有什么安排 诉求共同的利益上个月我们都XX 所以我们部门制定了改进办法 主要是为了进一步督促服务人员加强自我管理 同时还会提高我们XX部门的顾客满意度 当然一些表格需要您安排人配合填写 您看 沟通艺术 金字塔原则先说结果 再说过程小标题7 2原则 企业内的沟通准则 迅速正确易懂美国海军陆战队的例子 十二个高效方法 方法四 先明确工作的目的及目标方法五 并行您的工作方法六 认清工作的特性方法七 培养气氛转换的方法方法八 拒绝自己的任何拖延理由方法九 准备八分 当日二分方法十 制定长远的目标方法十一 把握工作进行的程序方法十二 从错误中学习 卓越服务 卓越服务的概念卓越服务的工作职责与工作本质 做事先做人 永远自信的人 放下成就未来必不可少的人 展现你的价值有影响力的人 改变从我开始值得信赖的人 坚持诚信为先受人尊重的人 自尊缘于赞美青春常驻的人 奉行终身学习敢于担当的人 责任与使命感一生幸福的人 态度决定一生 学习动物的十二种精神 一 尽职的牧羊二 团结合作的蜜蜂三 坚忍执着的鲑鱼四 目标远大的鸿雁五 目光锐利的老鹰六 脚踏实地的大象 七 忍辱负重的骆驼八 严格守时的公鸡九 感恩图报的山羊十 勇敢挑战的狮子十一 机智应变的猴子十二 善解人意的海豚 树立远景 迈向自我塑造的第一步 要有一个你每天早晨醒来为之奋斗的目标 它应是你人生的目标远景必须即刻着手建立 而不要往后拖 你随时可以按自己的想法做些改变 但不能一刻没有远景 离开舒适区 不断寻求挑战激励自己 提防自己 不要躺倒在舒适区舒适区只是避风港 不是安乐窝 它只是你心中准备迎接下次挑战之前刻意放松自己和恢复元气的地方 把握好情绪 人开心的时候 体内就会发生奇妙的变化 从而获得阵阵新的动力和力量但是 不要总想在自身之外寻开心 令你开心的事不在别处 就在你身上 因此 找出自身的情绪高涨期用来不断激励自己 调高目标 许多人惊奇地发现 他们之所以达不到自己孜孜以求的目标 是因为他们的主要目标太小 而且太模糊不清 使自己失去动力如果你的主要目标不能激发你的想象力 目标的实现就会遥遥无期 因此 真正能激励你奋发向上的是 确立一个既宏伟又具体的远大目标 加强紧迫感 沉溺生活的人没有死的恐惧 自以为长命百岁无益于你享受人生 然而 大多数人对此视而不见 假装自己的生命会绵延无绝 惟有心血来潮的那天 我们才会筹划大事业 将我们的目标和梦想寄托在 虚幻岛 的汪洋大海之中其实 直面死亡未必要等到生命耗尽时的临终一刻 事实上 如果能逼真地想象我们的弥留之际 会物极必反产生一种再生的感觉 这是塑造自我的第一步 迎接恐惧 世上最秘而不宣的秘密是 战胜恐惧后迎来的是某种安全有益的东西哪怕克服的是小小的恐惧 也会增强你对创造自己生活能力的信心如果一味想避开恐惧 它们会象疯狗一样对我们穷追不舍 此时 最可怕的莫过于双眼一闭假装它们不存在 做好调整计划 实现目标的道路绝不是坦途 它总是呈现出一条波浪线 有起也有落 但你可以安排自己的休整点 事先看看你的时间表 框出你放松 调整 恢复元气的时间 即使你现在感觉不错 也要做好调整计划 这才是明智之举 在自己的事业波峰时 要给自己安排休整点 安排出一大段时间让自己隐退一下 即使是离开自己挚爱的工作也要如此 只有这样 在你重新投入工作时才能更富激情 直面困难 每一个解决方案都是针对一个问题的 二者缺一不可 困难对于脑力运动者来说 不过是一场场艰辛的比赛 真正的运动者总是盼望比赛如果把困难看作对自己的诅咒 就很难在生活中找到动力如果学会了把握困难带来的机遇 你自然会动力陡生 良好感觉使自己在塑造自我的整个旅途中充满快乐 多数人认为 一旦达到某个目标 人们就会感到身心舒畅 但问题是你可能永远达不到目标把快乐建立在还不曾拥有的事情上 无异于剥夺自己创造快乐的权力 记住 快乐是天赋权利首先就要有良好的感觉 让它使自己在塑造自我的整个旅途中充满快乐 而不要再等到成功的最后一刻才去感受属于自己的欢乐 加强业务排练熟能生巧 先 排演 一场比你要面对的要复杂的战斗如果手上有棘手活而自己又犹豫不决 不妨挑件更难的事先做生活挑战你的事情 你定可以用来挑战自己 这样 你就可以自己开辟一条成功之路成功的真谛是 对自己越苛刻 生活对你越宽容 对自己越宽容 生活对你越苛刻 立足现在 锻炼自己即刻行动的能力 充分利用对现时的认知力不要沉浸在过去 也不要耽溺于未来 要着眼于今天 当然要有梦想 筹划和制订创造目标的时间 不过 这一切就绪后 一定要学会脚踏实地 注重眼前的行动要把整个生命凝聚在此时此刻 敢于竞争 竞争给了我们宝贵的经验 无论你多么出色 总会人外有人 所以你需要学会谦虚 努力胜过别人 能使自己更深地认识自己努力胜过别人 便在生活中加入了竞争 游戏 不管在哪里 都要参与竞争 而且总要满怀快乐的心情要明白最终超越别人远没有超越自己更重要 内省 大多数人通过别人对自己的印象和看法来看自己 获得别人对自己的反映很不错 尤其正面反馈但是 仅凭别人的一面之辞 把自己的个人形象建立在别人身上 就会面临严重束缚自己的危险 因此 只把这些溢美之词当作自己生活中的点缀 人生的棋局该由自己来摆不要从别人身上找寻自己 应该经常自省并塑造自我 直面危机 危机能激发我们竭尽全力 无视这种现象 我们往往会愚蠢地创造一种追求舒适的生活 努力设计各种越来越轻松的生活方式 使自己生活得风平浪静当然 我们不必坐等危机或悲剧的到来 从内心挑战自我是我们生命力量的源泉 所有战斗的胜负首先在自我的心里见分晓 精工细笔 创造自我 如绘巨幅画一样 不要怕精工细笔如果把自己当作一幅正在描绘中杰作 你就会乐于从细微处做改变一件小事做得与众不同 也会令你兴奋不已总之 无论你有多么小的变化 点点都于你很重要 不要害怕拒绝 不要消极接受别人的拒绝 而要积极面对你的要求却落空时 把这种拒绝当作一个问题 自己能不能更多一点创意呢 不要听见不字就打退堂鼓应该让这种拒绝激励你更大的创造力 尽量放松 接受挑战后 要尽量放松在脑电波开始平和你的中枢神经系统时 你可感受到自己的内在