第四章-文书处理PPT课件

1 第四章文书处理 2 党政机关公文处理工作条例 及 党政机关公文格式 GBT9704 2012 2012年8月 3 一 公文的特点和作用二 公文种类三 公文格式四 行文规则五 公文拟制六 公文办理七 公文管理 目录 4 第四部分 行文规则 5 一 行文关系 我国社会组织的管理机关可以分为三大类型 一 政权机关 包括 1 立法机关体系 自全国人民代表大会及其常设机构 省市人民代表大会及其常设机构 省级以上立法机关或经全国人民代表大会授权的市级立法机关才有立法权 至乡镇人民代表大会 2 行政机关体系 指履行国家政府职能的机关 依次是中央人民政府即国务院 省 市 四大直辖市 区 各自治区和香港特别行政区 政府 市 地区 州 自治州 政府 市 县级市 区 市辖各区 县政府 乡 镇政府 3 司法机关体系 指执行和实施国家法律的专门机关 自最高人民法院至乡镇司法机关 其它政权机关有军事机关体系 政协机关体系等 6 二 团体机关 包括 中国共产党机关体系 这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心 中国共产主义青年团机关体系 全国工会机关体系 全国妇女联合会机关体系 其他群众性团体 如文联 社会科学联合会等等 7 三 实体机关 包括 事业单位机关 均由国家提供一定的经费 如学校和研究机构等机关 企业单位机关 一般实体机关纵向级别较少 8 一 领导隶属关系如 政府系统中 国务院与各省 自治区 直辖市人民政府 各省 自治区 直辖市人民政府与所属的各市 州 区 县 人民政府 二 业务指导关系如 国家经贸委与各省 自治区 直辖市经贸委 国家财政部与各省 自治区 直辖市财政厅 局 三 平等协商关系如 市教委与县民政局 如 国务院所属各部 委 办之间 省人民政府各厅 局 之间 9 二 行文方向 根据一定的行文关系 通常可以将向不同级别 性质的组织单位的行文的方向划分为三种类型 一 上行方向 二 下行方向 三 平行方向此外 还存在这样的情况 有的文种可以在实际工作中使用比较灵活 比如意见 可以用作上行文 下行文也可以用作平行文 行文方向不能仅凭文种来确定 还要看文书的内容 10 三 行文方式 行文方式是根据行文目的 行文关系和方向及文书内容而选择的行文形式 注意要有以下几种类型 一 逐级行文 按照组织系统逐级上报 下发或只向直接上级 直接下级行文 二 多级行文 向上下多级机关同时行文 多级行文主要是下行文 可减少中间环节 避免逐级转发 三 越级行文 四 普发行文 向所隶属的所有下级单位的行文 五 通行行文 即直贯到底行文 向所有基层机关或群众的行文 11 四 行文总规则 1 第十三条 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 见后 2 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被超过的机关 3 一般不得越级行文 越级行文的特殊情况 一是遇有重大突发事件 包括重大自然灾害 重大事故灾难 重大公共卫生事件和社会治安事件等 主要是为了抢时间 不误事 二是直接的上级机关乱作为 或者违法违纪的 对处分决定不服的 可以越级行文 12 第十三条 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 一切行文都要从实际需要出发 严格控制发文数量和范围 凡是不应该发和可发可不发的 一律不发 不应该转发和可转可不转的 一律不转 不应该抄送和可抄送可不抄送的 一律不抄送 同样内容或内容基本相同的公文 可适当合并 以免重复行文 可长可短的公文要短 凡可用电话 面谈等方式解决问题的 就不必行文 如果是解决个别单位个别问题的文件 就不必普发到所有的单位 同一份文件已发给某一部门办理 就不要发给另一部门重复办理 经批准在报刊上发布的行政法规和规章 可不再行文 13 二 第十五条 向上级机关行文的规则 1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 2 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 3 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 14 二 第十五条 向上级机关行文的规则 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 5 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 6 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 15 三 第十六条 向下级机关行文的规则 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 16 三 第十六条 向下级机关行文的规则 3 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 5 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 17 四 其他行文的规则 1 第十七条 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 1 各联署机关行政层级应相当 层级指同一管理层级 如国家层面 省级层面为同一层级 2 有共同管理的事项或者有关联的事项 3 联合行文应当确有必要 联署单位不宜过多 4 联合行文应当明确主办机关 5 联合行文 主办机关一般排列在前 18 四 其他行文的规则 2 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文 这样体现了实事求是原则 3 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 19 联合行文要注意的内容是 1 行文的各机关部门必须是同级的 2 联合行文对于共同贯彻执行有关方针 政策或兴办某些事业 是非常有利的 3 几个平行机关或部门联合行文 应奖相对应的各机关都列为主送机关 4 联合行文应当确有必要 且单位不宜过多 20 以下部门 机关和单位可以联合行文 一是同级政府 同级政府各部门可以联合行文 二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文 三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文 例如中共中央 国务院可以联合发文 中共中央办公厅 国务院办公厅可以联合发文 广州市委和广州市政府可以联合发文 值得注意的是 这些联合发文都是党组织放在政府前的 四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 21 例 根据公文的行文规则 下列几组机关中不可以联合发文的是A 省委 省政府 省人事厅B 省语委 省文化厅 省体委C 省委组织部 省政府办公厅 省辖市政府D 国家人事部 国家民政部 省政府 22 要注意的几个问题 根据隶属关系和职权范围确定行文关系 条条 一般不对 块块 发指挥性公文 但可在业务管辖范围内向下行文 所谓的条条是指从国务院到地方各级的业务主管部门 如国务院的各个部 省政府的各个厅 局 地市政府的各个处 局 县政府的各个局 科 所谓的块块是指各级人民政府 23 如 省政府各工作部门 如商业厅 高教厅等 不对各市 县政府发指挥性公文 但可以根据省政府的授权和有关规定 答复各地请示省政府的有关业务问题 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 24 行政机关不能给军事机关发指挥性公文 同样 军事机关也不能给行政机关发指挥性公文 因为它们隶属关系不同 又比如 某一级政府可以给它下属的机关 单位发指挥性的公文 而下属机关单位则不能给它的上级机关发指挥性公文 因为它们虽有隶属关系 但职权范围不同 25 党政要分开行文 该党行文的党行文 该政行文的政行文 该党政联合行文的就党政联合行文 党政机关一般不互相行文 这里所依据的便是 各自隶属和职权范围 的原则 26 关于主送与抄送的问题 正确处理主送和抄送 避免多头主送 公文除具有普遍指导意义的下行文外 一般只能有一个主送机关 需要协办或知晓文件内容的单位只能作为抄送机关 下列情况应以抄送处理 27 1 公文内容涉及到有关机关的职权范围需其予以配合时 可向该机关抄送 2 第十六条第一款 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 3 请示一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 4 第十四条 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 5 第十五条第六款 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 6 第十六条第五款 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 28 下列情况不宜用抄送 1 请示不得向下级机关抄送 2 凡与办理公文无关的机关一律不予抄送 29 例题 1 北京市人民政府向国务院各部委制发 主送 的公文属于 A 上行文件B 下行文件C 平行文件D 呈请性文件答案 C 30 2 下列哪种情况不可以采用越级行文的方式 A 情况特殊紧急B 需要检举 控告直接上级机关C 某市人民政府为适应现代化城市建设的需要 拟在原某林场内建一座具有一定规模的某市植物园 为此 决定向上级机关致文请求批准D 林业部致文某县林业局要求调查该县某处森林发生重大火灾的原因 该县林业局调查清楚后向林业部行文报告答案 C 31 3 为了维护政令一致 凡下行公文 A 都要上级请示B 都要和有关机关协商C 内容涉及其他机关的职权范围时 行文前应与其协商一致D 都与有关部门联合发文答案 C 32 4 为加快文件的传递 可采用 A 逐级行文B 多级行文C 越级行文D 直接行文答案 B 33 5 公文要选择适宜的行文方式 一般不得 A 逐级行文B 多级行文C 越级行文D 直接行文 34 6 为了维护正常的领导关系 具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取 A 逐级行文B 多级行文C 越级行文D 直接行文答案 A 35 7 下面哪种情况可以联合行文 A 同级政府之间B 政府及其部门与同级党委之间C 上级政府部门与下一级政府之间D 政府部门与同级人民团体之间 36 第五部分公文拟制 公文拟制包括 公文起草 公文审核 公文签发 37 1 内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 文种正确 格式规范 一 公文起草 38 2 文风要求 内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼 一 公文起草 39 3 方法要求深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 一 公文起草 40 审核重点 1 行文理由是否充分 行文依据是否准确 2 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策 是否完整准确体现发文机关意图 是否同现行有关公文相衔接 所提政策措施和办法是否切实可行 3 涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见 二 公文审核 41 4 文种是否正确 格式是否规范 人名 地名 时间 数字 段落顺序 引文等是否准确 文字 数字 计量单位和标点符号等用法是否规范 5 其他内容是否符合公文起草的有关要求 二 公文审核 42 1 请示件 报告件没有标签发人姓名或没有签署单位公章的 2 请示件中所请示事项属政府职权范围内的工作的 3 请示件没有以党组 党委 名义上报的 党组不是一级党委 是上级党的委员会在非党组织中的派出机关 4 请示件多头报送的 5 报告件中夹带请示事项的 6 正式文件无特殊原因送给领导个人的 7 文件内容有明显错误的 校核把关退文制度 43 公文应当经本机关负责人审批签发 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 签发人签发公文 应当签署意见 姓名和完整日期 圈阅或者签名的 视为同意 联合发文由所有联署机关的负责人会签 三 公文签发 44 第六部分公文办理 公文办理包括收文办理 发文办理整理归档公文传递传输 45 做好公文办理工作 一定要牢固树立 程序 时效 跟踪 回复 主动服务 严谨细致 记录备忘 原则性与灵活性相结合的理念 条例 主要从运转角度 以流程为主线阐述公文办理相关内容 46 一 收文办理 收文可分为阅知性公文 以下简称阅件 和批办性公文 以下简称办件 两大类 收文办理主要程序包括签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复 各机关对办理环节的概括 流程不一致 还应注意研究公文办理体制机制等问题 以有利于分工协作 提升效率 47 1 签收注意两点 一是要清点信封或文件包数量 检查密封是否完好 核对信件实际件数 信封编号与签收单上的记载是否相符 二是要逐份清点核对所收文件的编号 份数与签收单上的记载是否相符 核对无误后 要签名或盖收文章收件 一 收文办理 48 2 登记公文登记的内容主要包括 编号 收文时间 来文单位 来文号 标题 密级 紧急程度 主送单位等 要详细记载收文的经办过程 便于工作中查询 登记不是一次完成 边办边登 多环节登记 一 收文办理 49 50 51 3 初审是否应当由本机关办理 是否符合行文规则 常见问题有 请示中一文多事 报告中夹带请示事项 将下级机关的请示事项原文转报上级机关 党委 政府办公厅 室 之外的业务部门擅自向下级党委 政府发布指令性公文 一 收文办理 52 文种 格式是否符合要求常见问题有 该用 请示 的用了 报告 主送 抄送机关标注不规范 上行文未标注 签发人 主附件分离 附件不全 缺页 错页 中间有空白页 印制歪斜 等等 一 收文办理 53 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签 常见问题有 未经协商就报文 已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文 多个机关联合行文未会签完毕就报文等 一 收文办理 54 是否符合公文起草的其他要求 初审不符合规定的公文 要及时退回来文单位并说明理由 可以在退文时附退文单注明退文原因 或者将退文原因电话告知来文单位 初审合格的公文 进入承办程序 一 收文办理 55 4 承办承办阅件 阅件应合理确定分送范围并分送 在分送范围的确定上 以充分满足工作需要 发挥文件最大效用 符合保密要求为原则 一 收文办理 56 承办办件 办件应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理 转办适用于党委 政府办公厅 室 根据有关规定有明确的授权 或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况 拟办是文秘人员在对办件认真分析研究后 提出书面办理意见报机关负责人审核决策 一 收文办理 57 写拟办意见要注重以下几个方面 掌握文件内容 搞清请示事项 把握政策规定 领会有关意图 查找档案资料 对照先例比较 尊重部门意见 注意协商协调 立论有根有据 建议完整准确 用语规范简洁 答复简明得体 58 批办意见的内容 该文由何单位 部门 何人负责办理 如何办理 办到何程度 对下级请示予以答复的原则性意见 重要文件和急件的办理时限 需两个以上单位 部门 或人员办理时 应批明主办单位或主办人 59 承办 根据领导者的批办意见 具体办理文件中提出的有关事项 这是办文过程中最重要的环节之一 是落实领导批示的关键一环 秘书承办公文的范围主要有5 a 对上级机关来文的承办 3种方法 传达 转发 翻印 60 b 对上级领导人批件的承办 收到批件后 立即呈送本级领导人阅示 并按照本级领导人的批示意见 迅速转交有关部门 单位或人员办理 大事 急事应提出办理时限 并将办理结果报上级机关 C 对本级领导人批件的承办 秘书应严格按照领导人批示的意见办理 或将批件转交 传达给有关单位 批示的办理落实情况 要及时报领导 做到件件有着落 有回音 61 d 对下级机关请示件的承办 根据领导的批示 或拟文批复请示单位和部门 转入公文制发程序 或电话回复请示单位和部门 准确传达和解释领导的批示意见并做好电话记录 或口头答复请示单位和部门 在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明 对下级的请示 上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办 快复 不得延误 62 e 对其他需要回复的来文的承办 包括 上级机关布置 询问和要求办理的事项 平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等 秘书部门应交由业务部门研究提出意见 经领导审阅批准后作出安排和回复 承办单位应抓紧办理 不得延误 若发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的 应迅速退回交办的文秘部门并说明理由 63 64 65 5 传阅 运转 送批 送阅 按顺序传批 适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅 1 正传 按阅批人排序由前往后依次传阅 一般多用于阅知类公文 2 倒传 按阅批人排序由后往前依次传阅 一般多用于请示类公文 一 收文办理 66 分传对于保密要求特别严格的公文 可以采用专传的方式 即指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批完毕 一 收文办理 67 传阅工作中的注意事项 一要随时掌握公文传阅去向和进度 二要控制公文传阅周期 时间 三要严格公文传阅范围 四要减轻机关负责人阅文负担 先摘编 五要确保传阅安全保密 六要适时将已传阅完毕的文件收回归档 68 69 6 催办区分情况适时催办 跟踪催办 重点催办 定期催办 7 答复办件办理完毕后 应将办理结果及时答复来文单位 并根据需要告知相关单位 一 收文办理 70 关于催办a 概念 催办 秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和督促 使公文及时得到办理的活动 催办是避免办事拖拉 防止公文积压和 公文旅行 提高办文效率的重要措施和有力保障 送领导人批示或交有关部门办理的公文 文秘部门要负责催办 查办 做到紧急公文跟踪催办 查办 重要公文重点催办 查办 一般公文定期催办 查办 对下发的公文 应及时了解和反馈执行情况 国家行政机关公文处理办法 71 b 对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办 对外催办一般由机关主管业务部门负责 c 有3类文件需要进行催办机关领导人指定必须催办的文件 有明确的时限要求 需按期办复的文件 长时间无意见反馈或处理结果回报的文件d 催办四法电话催办 发函催办 登门催办 会议催办 72 催办工作注意事项 机关应建立必要的定期催办制度 明确工作职责 使催办工作走向制度化 经常化 规范化 秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法 切忌 居高临下 话大气粗 态度生硬 加强情感交流和思想沟通 注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除 及时向主管领导汇报催办情况 73 74 书面答复1 制发答复公文 2 印送批件 将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后交来文单位和相关单位 3 发 办文通知 口头答复 电话答复面谈答复 一 收文办理 75 发文办理主要程序包括复核 登记 印制和核发 二 发文办理 76 1 复核已经发文机关负责人签批的公文 印发前应当进行复核 一 是否经过发文机关办公室审核 二 公文审批手续是否完备 审批手续包括2个方面 一是审批权限是否准确 二是审批的机关负责人有无遗漏 三 内容 文种 格式是否准确规范 二 发文办理 77 2 登记基本要求 复核后的公文 应在发文登记本或计算机系统中认真详细记载发文登记的内容 包括发文字号 标题 密级 紧急程度 签发人 主送单位 成文日期 分送范围 印发日期 印制份数等 二 发文办理 78 3 印制 一 确保质量 公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据 二 确保时效 尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文 要严格按照时限印制完毕 不得延误 三 确保安全保密 涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂 文印中心印制 二 发文办理 79 4 核发 一 认真检查成品文件质量 二 准确及时分发成品文件 二 发文办理 80 条例 规定 需要归档的公文及有关材料 应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定 及时收集齐全 整理归档 三 公文整理归档 81 收集范围材料归档范围是 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的公文材料 下级机关报送的重要公文材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的公文材料 三 公文整理归档 82 在准确掌握归档范围的同时 还要准确掌握不需要归档的范围 两个以上机关联合办理的公文 原件由主办机关归档 相关机关保存复制件 机关负责人兼任其他机关职务的 在履行所兼任职务过程中形成的公文 由其兼职机关归档 三 公文整理归档 83 系统整理整理方法 1 装订 2 分类 3 排列 4 编号 5 编目 6 装盒 移交归档在移交之前 拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收 完成了移交工作 公文就正式转化为档案 三 公文整理归档 84 公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标 在公文形成 传递 运转 存储 利用 整理归档 清退销毁等环节中所进行的规划 组织 控制 监督 保管 整理 统计 提供服务的职能活动 公文管理贯穿于公文处理工作全过程 是公文处理工作的重要保障 第七部分公文管理 85 一是有利于确保国家秘密安全 二是有利于充分发挥公文效用 三是为公文运转提供保障 一 公文管理的作用 86 1 统一管理统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理 主要表现在收文发文归口管理 统一公文处理制度规范 统一公文运转程序 统一审核用印 统一整理归档 统一清退销毁等方面 二 公文管理基本要求 87 2 安全保密 条例 规定 设立党委 党组 的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室 并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备 3 有效利用4 完善制度 88 条例 规定 公文确定密级前 应当按照拟定的密级先行采取保密措施 确定密级后 应当按照所定密级管理 公文的密级需要变更或者解除的 由原确定密级的机关或者其上级机关决定 三 公文密级管理 89 1 绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施 设备中保存 并指定专人管理 2 未经原定密机关 单位或者其上级机关批准 不得复制和摘抄 3 收发 传递和外出携带 应当指定人员负责 并采取必要的安全措施 4 对接触 知悉人员要作出文字记载 禁止携带参加涉外活动或出境 三 公文密级管理 90 印发传达 公文发给组织 不发给个人 公文的印发传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行 确定知悉范围有2个基本原则 一是工作需要原则 二是涉密最小化原则 四 公文印发传达管理 91 公开发布 1 公开发布权限 公文的公开发布实际上是变更公文的印发传达范围 必须经发文机关批准 不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据 凡没有标注可公开发布的 公开时必须请示 四 公文印发传达管理 92 2 涉密公文公开发布前应当履行解密程序 解密的不一定公开 但公开的一定是已经解密的 3 公开发布的时间 形式和渠道 由发文机关确定 4 经批准公开发布的公文 同发文机关正式印发的公文具有同等效力 四 公文印发传达管理 93 复制汇编公文视同原件管理 复制件 汇编本要有相关戳记和密级标志 汇编后形成的涉密汇编本 按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理 五 翻印复制汇编管理 94 绝密级公文一般不得复制 汇编 确有工作需要的 应当经