第四章-会计信息系统概述PPT课件

1 第四章会计信息系统概述 第一节会计信息系统的产生一 系统与信息系统系统 是由若干相互联系相互作用的要素组成的 在一定环境中具有一定功能的有机体 一个工厂 商店 机关 团体都可以看作一个系统 一个国家 一个社会也可以看作一个系统系统由三部分组成 输入 处理和输出 系统的模型如图所示 2 企业系统与企业信息系统 人 财 物资源及相应信息产品 服务 息 税企业外部环境信息企业对外输出的信息企业系统的模型反映人 财 物资源的信息外部信息企业对外信企业对外信息企业信息系统的模型 3 企业信息系统 企业系统可以分成实物系统和信息系统两个部分 企业实物系统以物流为主线 包括实物的输入 处理和输出 而企业信息系统以信息流为主线 由各种信息的输入 信息的处理加工和信息的输出组成企业的信息系统企业信息系统以信息流为主线 由各种信息的输入 信息的处理加工和信息的输出组成企业的信息系统 严格地讲资金流的本质也是一种特殊的信息流 以价值方式表达的资源信息流 4 二 会计信息系统 从使用层次看 会计信息可以分为三类 财务信息 定向信息和决策信息 财务信息 是反映已经发生的经济活动的信息 如凭证 账簿所反映的内容 定向信息 是指管理所需要的特定信息 如本期经营状况与计划定额或历史资料进行比较的分析报告 决策信息 是具有决策性质或为预测决策活动直接服务的信息 如 会计预算中的各年度规划 企业经营中的产品结构优化分析报告 量本利盈亏临界点分析信息等 5 会计信息的价值 科学的管理 正确地预测 决策 必须有充分的信息作依据 满足管理需要的信息 称为经济管理信息或经济信息 在价值规律起重要作用的条件下 企业的再生产过程可以以实物形式表现出来 也可以以价值形式表现出来 采用价值形式对企业生产经营活动的管理 具体形式表现为对企业资金及其运动的管理 通过对资金及其运动的周密管理 尽可能降低资金的占用和减少资金的耗费 加速资金周转 提高资金使用效率 尽可能地实现企业价值链各环节的增值 达到不断提高企业经济效益的目的 这样的管理过程在企业中是通过会计管理来实现 因此 在会计管理工作中需要的有关资金及其运动的各项信息 称为会计信息 6 会计信息系统 会计信息 包括有关资金及其来源的信息 有关生产费用的支出和成本形成的信息和利润实现 分配的信息 这些信息互相联系形成一个系统 即会计信息系统 信息系统是整个企业系统的一个子系统 在企业信息系统又可以划分为若干子系统 会计信息系统是信息系统的一个子系统 企业不仅需要在激烈市场竞争中求得生存 而且更需要不断提高自身的市场竞争能力 会计信息在企业经营管理中的重要地位日趋重要 正在从传统地对企业经济活动的事后反映 转移到事前的预测和决策 事中的控制活动中来 加强对会计信息系统的研究 科学地合理地组建会计信息系统 对采用现代化信息处理手段 及时全面地强化会计信息管理 具有非常重要的意义 7 三 会计信息系统的特征 与管理信息系统的其他子系统相比 具有许多共同之处 可分割性 能划分成若干个更小的子系统 联系性 与其他子系统相互联系 变换性 能扩展 能压缩 能根据要求加以变革等等 有本身独具的一些特征 包括 数据量大 数据关联复杂 数据加工处理方法要求严格 数据的真实性 会计数据必须具有可验证性 会计数据要有充分的安全可靠性保证 会计信息系统的功能包括核算和监督两个方面 8 1 数据量大 会计是以货币作为主要计量单位 对企业生产经营活动的所有环节进行连续 系统完整地核算和监督 几乎涉及企业每一个职能部门 在企业中 每一项具体品种 规格的材料物资 机器设备 工具器具及其增减变动 每一笔现金 存款 应收 应付以及大大小小的收支 不分巨细 有关数据都要进入到会计信息系统之中 按照会计业务流程规范经过加工处理 得到综合反映各项经营成果和其他综合性的数据 处理过程详尽细致 会计数据需要存储的时间长 因而会计信息系统的数据量一般比企业管理信息系统中其他子系统要大 9 2 数据关联复杂 会计核算和监督的内容是经营资金及其运动的过程 在结算中对于经营资金是从资金占用和资金来源两个方面相互联系地加以反映的 就其静态来看 有关资金占用和资金来源的数据内容分别呈现为两个大的树型结构 其中除少数项目外 层次都比较多 在资金运动过程中 资金占用和资金来源的增减变化中又是相互联系地呈现网状结构 并且两者之间始终保持平衡关系 因此 会计数据处理流程比较复杂 经济业务的发生 总是会引起相关的资金占用和资金来源的变化 10 3 数据加工处理方法要求严格 在会计工作中 对于各项经济业务的处理 都按会计制度规定了一套必须严格遵守的准则和方法 例如 关于工资 折旧 财产估价 成本 利润等项的内容 范围 计算方法 都在规章制度或条例中作了详细规定 包括一些细小的处理环节 都必须严格地按规定执行 不能随意更动 一旦规章制度或条例有了变化时 又必须紧紧跟着修改 不准再沿袭旧的方法 11 4 数据的真实性 准确性要求高 会计数据不仅是用来反映经济活动 为管理提供可靠信息 而且是处理各种经济关系的依据 会计数据准确与否 不仅关系到能否正确反映经济活动的真实情况 而且还会涉及到企业单位与国家 与职工以及与其他单位之间的权益 因此对会计数据处理结果的真实性 准确性要求特别高 在会计核算中 要求各项业务处理必须严格按有关规定办理 同时要对每一项数据进行真实 准确 合理 合法性的审核和验证 所有反映资金数据必须精确到小数点后两位 在资金占用和资金来源之间 账户借方发生额和贷方发生额之间 借方余额和贷方余额之间 其总和必须始终保持动态平衡 不允许出现任何差异 12 5 会计数据必须具有可验证性 会计数据不仅要在处理过程中经过层层复核 保证真实可靠 而且可以在事后任何条件下 以任何方式进行检查和验证 要在会计信息系统中为审计工作的开展提供必要的线索 13 6 会计数据要有充分安全可靠性保证 会计数据是反映企业财务状况 加强经营管理和处理各方面经济关系的重要商务依据 不允许随意泄露 破坏和遗失 需要最大限度地采用各种各样的措施 确保会计数据的安全可靠性 14 7 会计信息系统功能包括核算和监督两方面 监督功能主要是在会计数据处理过程中来实现 例如 在生产经营过程中 发生违反规章 制度 法令 条例 或偏离计划 定额 预算等不正常经济业务 不仅要如实反映 而且要采取措施 进行干预 以保证数据的可靠性和经济活动的正常进行 15 四 会计信息系统的产生 随着市场供需变化和企业生产经营业务的发展 企业内外各方面对会计所提供经济信息的需求 不仅在数量上有了大幅度的增加 而且在时间上与质量上无论在信息的精确度 完整性 正确性 相关性 适应性和及时性等方面乃至信息的发布 传递形式都有了更高的需求 传统的手工会计处理方式无法适应现代企业的要求 电算化会计信息系统则应运而生 16 计算机开始应用于会计 从1946年世界上第一台电子计算机诞生后 计算机的强大的数据处理功能在实际应用逐渐崭现头角 表现出卓越的能力 并越来越受到人们的重视 1954年10月 美国通用电气公司首次利用计算机计算职工的工资 开始了会计处理手段的变革历程 上个世纪50年代 计算机价格十分昂贵 可靠性不高 程序设计复杂 只有少数计算机专业人员能够掌握这门技术 大大地限制了它的应用范围 17 20世纪60年代开始普及 上个世纪60年代中期以后 计算机硬件 软件的性能进一步得到改进 价格不断降低 特别是微型计算机的出现 数据库与计算机网络技术的迅猛发展 使它在会计领域的应用开始普及 计算机的磁带与磁盘存储器替代了传统的账册 计算机核心计算部件替代了繁重的人工运算操作 作为记录会计数据的人工手写笔录 变成了计算机的键盘输入 传统会计方式的凭证 账册 报表也都从计算机的输出设备 显示器和打印机中产生 会计电算化应用以微型机 小型机和计算机网络为基本平台 使会计工作从概念到实践都发生了本质的变化 为计算机在会计工作中的应用开辟了广阔的天地 18 会计电算化在我国起步 1981年8月 在我国财政部 机械工业部和中国会计学会的支持下 于长春第 汽车制造厂召开了财务 会计 成本核算管理中应用电子计算机专题学术讨论会 正式把电子计算机在会计中的应用简称为 会计电算化 会计电算化 这一名称在我国会计领域得到公认 表述简洁明了 既准确地反映了其实质内容 又通俗易懂 具有信息处理目标和内容明朗化的特点 通常人们把电算化的会计信息系统简称为会计信息系统 19 五 国外电算化信息系统的发展 20世纪60年代 开发了大量针对会计业务处理需要的应用软件 从程序中的数据调用到文件形式的信息组织管理 从数据库模型到数据库语言系列的出现 软件开发人员根据会计数据组织 存取与处理的要求 结合硬件特点设计并开发了各种数据库管理技术及其应用软件 组成以会计业务处理为核心的会计数据处理系统 将与企业会计部门相关的其他业务部门的数据信息进行存储和加工 以形成共享数据的系统 即会计管理电算化 针对企业领导决策层的对信息的需求 进一步将会计部门和其他管理部门获得的相关信息进行加工 建立起企业会计管理所需要的各种模型 组成支持会计决策电算化的会计决策支持系统 20 国外会计软件的开发一般具有以下特点 1 通用软件开发与定点专用软件开发并存 2 二次开发与专业会计软件的开发的整合 3 会计软件的各功能模块划分渐趋一致 4 国外除了对会计软件的开发应用进行控制以外 还对用户使用会计软件时的行为进行规范 美国注册会计师协会 AICPA 于1976年发布了管理咨询服务公告第四号 计算机应用系统开发和实施指南 指导会计电算化的开发和交付用户使用的全过程规范化 以提高系统开发的成功率 确保整个过程的审计线索清晰 21 六 我国会计电算化的发展 我国会计电算化始于70年代后期 迄今已经历了四个阶段 1 尝试阶段 1983年以前 这个阶段主要起始于70年代末少数企业单项会计业务的电算化 最为典型的就是工资核算的电算化 2 自发发展阶段 1983 1989 年 1983年国务院成立了电子振兴领导小组 掀起了计算机应用热潮 会计电算化工作也有了一个自发的发展 由于宏观上缺乏统一规划的指导与管理 基层缺乏相配套的各种组织管理制度和其他控制制度 采用工程化方法开展会计电算化和开发软件的很少 多数是各自为政的作坊式的低水平重复开发 22 3 有计划发展阶段 1989 1994 年 1989年12月 财政部发布了 会计核算软件管理的12项规定 试行 明确了以财政部为中心的会计电算化宏观管理体系开始形成 各地财政主管部门加强了对会计电算化工作的管理 制定了相应的管理制度和发展规划 组织开发与推广的会计软件取得了显著成效 会计软件的开发已向通用化 规范化 专业化 商品化方向发展 商品化会计核算软件专业机构相继成立 开发了一批技术含量较高的专用会计核算软件 甩掉了手工账并在会计电算化后的组织管理上积累了一些经验 商品化会计软件市场已经形成 23 4 普及阶段 1994年至今 1994年6月 财政部颁发了 会计电算化管理办法 商品化会计核算评审规则 会计核算软件基本功能规范 关于大力开展会计电算化培训工作 等法规和通知 对会计电算化的制度作了系统 全面的更新 为会计电算化的普及和稳步发展打下了扎实的基础 同时认识到 会计电算化的全面普及需要较长的时间 要大规模地开展会计电算化工作 其关键在于财会人员的知识水平 结构及培训上 会计软件的功能需要继续完善 需要有功能更强大 能在远程网络环境下安全运行 能适合各种不同类型行业的软件来支持会计电算化的普及 计算机硬件技术已不再成为实现会计电算化普及工作的主要障碍 24 二 会计电算化的未来发展趋势 纵观未来 会计电算化工作有以下几方面的发展趋势 1 网络环境下的电算化会计信息系统应用 会计电算化从企业局部应用逐渐覆盖到整个企业集团 电子商务的逐渐普及以及全球经济一体化的发展 都向企业会计业务提出了变革的要求和挑战 这些都要求会计信息系统要在一个跨越广阔地域的计算机网络环境下安全可靠地运行 网络财务的研究 开发和应用成为会计信息系统未来发展的重要方向 25 2 全面普及以计算机代替手工操作处理会计数据 这是适应市场经济发展 经济增长方式由粗放型向集约型转变 由重视数量增长向提高经济效益转变 以及企业在管理中对会计工作不断提出的新的更高的要求 使企业在剧烈竞争中求生存并保持不败的必然 3 与企业管理信息系统的整合 会计信息系统与企业管理信息系统的整合 需要在建立企业的管理信息系统过程中 将会计信息系统作为组成它的一个子系统 与管理信息系统的其它子系统一起纳入统一的规划 分析设计和开发实施 管理信息系统的建立 实现了管理一体化 使数据高度共享 能更好地发挥会计参与管理与决策的作用 26 4 企业会计电算化推动行业与地区会计电算化的发展 基层单位实现了电算化 通过网络向主管部门传递信息并进一步处理 才是名符其实的全行业与全地区的电算化 逐步建立从中央到地方的各级经济信息中心 才能及时地 更好地发挥政府对经济宏观控制与协调的作用 5 软件技术与管理组织措施日趋结合 电算化会计信息系统是一个人机系统 仅有良好的软件是不够的 必须有一套与之紧密结合的组织措施才能充分发挥其效用 并保证会计信息的安全与可靠 在会计电算化初期 重点放在软件开发与应用上 随着会计电算化的深入 必须建立与之相适应的管理制度 并在实践中逐步完善 27 6 软件开发系统化和工程化 准确透彻地理解用户的需求是软件开发的首要工作 采用工程化方法开发软件是当前国际流行趋势 国内会计软件的开发也都从以往的凭经验开发向系统工程化方法转化 由于软件日趋大型化 复杂化 系统化以及自身的标准化 软件的应用实施也要工程化 现代项目管理 7 会计软件与电算化管理向规范化 标准化方向发展 随着会计电算化的深入 会计软件应该规范化和标准的问题 显得越来越重要与迫切 标准化的电子账表文件结构应该尽早统一制定 以解决各种会计软件的接口问题 会计信息的传递和电算化后的审计问题 从而能更充分 更有效地利用会计信息 会计电算化的宏观管理也将向规范化和系统化方向发展 8 随着会计软件售后服务的社会化 以及商品化会计软件竞争的加剧 商品化会计软件市场将更加规范和成熟 28 9 商品化会计通过软件与定点开发的专用软件互为补充结合起来 众多的商品化会计软件能满足一般单位的使用需要 投资少 收益快 但对于某些大型或特殊企业 商品化会计软件也不能完全满足他们的管理需要 解决的办法是定点开发 或者在商品化软件的基础上修改与完善使用单位那部分特殊要求的功能 使之满足需要 29 第二节会计信息系统的结构分析 一 电算化会计信息系统的职能结构从系统职能的角度 分析电算化会计信息系统的构成及其内部联系 就是电算化会计信息系统的职能结构 从职能层次来看 电算化会计信息系统又可分为会计核算职能和会计管理职能 各职能模块都是为达到会计信息系统的总目标服务的 但它们又有着各自的目标和任务 在财务管理中它们既发挥着不同的作用 又有着十分密切的联系 这种联系主要表现为系统与外部数据的控制联系和系统内部间的数据联系 30 二 职能结构划分的意义 作用 电算化会计信息系统具有复杂结构 需要完成大量不同任务的数据处理工作 使得电算化会计信息系统分期分阶段实现 一般按照 建立总体规划 分步实施 的原则 按职能划分电算化会计信息系统 是实现这一策略的基础 一个完整的电算化会计信息系统开发期很长 如果不按职能划分模块并分开进行 就要等到全部开发完成后才能投入使用 系统效益就会很低 系统开发时 按照 总体规划 分步实施 的思想 分析各职能子系统间的联系 以及为数据处理的要求分期分批开发 开发一块使用一块 所以 确定系统的职能构成 有助于充分认识和分析各职能之间的数据联系 要求和特点 这对系统研制开发和使用十分重要 31 职能结构划分的必要性 1 有助于合理组织和使用各职能子系统所需的信息 设计出能满足各职能子系统需要又结构合理 存取方便 冗余度低的高效会计数据库 提高系统整体效率 2 有助于提高系统的适应性和实用性 适应性包括可移植性 可扩充性 可维护性等 会计信息系统中的数据处理规划是经常随着会计制度 法规的变化而变化的 系统的适应性好坏直接影响到系统的实用性 或者说系统的生命 按系统职能研制开发电算化会计信息系统后 增加与减少处理功能很容易 维护修改工作也方便 只要修改相应的模块 而不涉及到其它模块和系统 可移植性也是同样 只要摘取所需的功能于系统和模块 并进行适当的修改即可 32 3 有助于提高整个系统的可靠性 按职能设计的电算化信息系统 可靠性将大大提高 如果系统的某一环节 模块出现错误 影响的仅仅是其相应的子系统或模块 恢复也相对容易 而不会对整个系统产生较大的影响 一个好的模块划分能大大减少系统出错的可能 提供系统的排错 纠错相恢复能力 4 有助于提高系统的通用化程度 会计数据处理 尤其是会计核算部分工作 有很大一部分是基本相同的 如企业的账务处理 报表处理 工资核算 材料核算 固定资产核算等 基本上相同 而成本核算一般都不相同 相同部分的处理软件可以实现通用 开发通用性的处理模块或系统 作为商品化软件或提供其它企业使用 提高系统的社会效益 33 三 职能结构划分的基本原则 电算化会计信息系统职能划分遵循以下原则 1 系统适应性强 职能结构划分要尽量使电算化信息系统能适应企业内部外部各种环境的变化 适应性一般包括可移植性 可扩充性 可维护性等 适应性对一个系统来说是十分重要 一个好的会计信息系统应允许用户根据自己需要 方便地连接或去掉某些模块 而不必做大的修改 应方便系统从一个单位移植到另一个业务处理类似的单位 而无须作大的结构变动 对提高系统的适应性有着重要的作用 2 高内聚低耦合 把联系密切的功能放在一个子系统 或模块 内 一个子系统内诸功能联系越密切 其内聚度越高 把联系不密切的功能放在不同的子系统中 尽量减少子系统间的联系 包括程序调用关系和数据传递关系 模块间联系越少 耦合度越低 高内聚使得系统接口简单明了 对提高系统的适应性有着重要的作用 34 3 可靠性高 模块划分应有助于系统可靠性的提高 减少系统出错并提高系统的排错 纠错和恢复能力 4 符合会计核算的基本要求 系统的划分要以会计信息系统的各项职能为基础 不能脱离会计核算和财务管理基本过程的要求和习惯 而单从软件研制的角度来考虑问题和划分子系统 5 便于通用 模块的划分要有助于提高系统的通用性 尽量把能通用的模块和职能系统独立出来 6 以账务处理系统为中心 不管如何划分 一个完整的会计信息系统都必然包括账务处理系统 并且其它子系统也必然要同账务处理系统发生直接或间接的数据联系 35 四 电算化会计信息系统职能子系统的划分 企业根据自身情况划分职能子系统 36 财务管理与会计业务联系十分紧密 因此可以将财务管理系统纳入会计信息系统 则电算化会计信息系统的组成结构如图4 4所示 由会计核算子系统和财务管理子系统组成 会计核算子系统完成会计核算职能 重点在经济活动事后反映上 财务管理是企业根据资金运动的客观规律 遵循财务制度 通过预测 计划 分析等工作 正确地组织和调节企业资金筹集 分配和运用过程中财务关系的活动 财务管理子系统是用于辅助企业管理人员监督 控制和协调企业的管理活动 财务管理活动不可能完全靠计算机来完成 尤其是控制 监督和决策活动 需要管理人员根据系统提供的有关信息进行 37 第三节会计信息系统的网络架构 计算机网络能够突破时间和空间对于传统企业的管理和组织的制约 为管理变革和创新 提供了不可缺少的技术手段 建立合适的网络架构 对于企业会计信息系统已经成为不可缺少的基本条件 企业应根据自身管理和组织的实际情况 以及发展战略的需要 选择和设计不同的网络环境 构建基于网络的会计信息系统 一般来说 网络环境构架可分为基于局域网的应用 基于广域网的应用和两者的结合应用 38 一 基于局域网的应用 对于具有一定规模和比较完整组织机构的企业 都应当尽量选择基于局域网方式的应用 公司财务部可以独立组成一个局域网络 如图4 5所示 在局域网内的任何一台机器上 安装网络服务设置 使局域网内的用户 无需安装客户端软件就能接入网络会计信息系统 这种方案适合于企业组织结构分布范围较为集中的企业 在具体实施时 应当尽量选择质量可靠的专用服务器 在经费紧张的情况下 也可选用配置较高 质量较好的计算机做服务器 建立内部局域网 39 40 局域网组建 在具体实施时 应当尽量选择质量可靠的专用服务器 在经费紧张的情况下 也可选用配置较高 质量较好的计算机做服务器 建立内部局域网 首先安装 连接和设置好网络 在保证网络能够正常运行的情况下 继续安装网络会计信息系统的服务器端软件 再安装客户端软件 基于局域网的会计信息系统组建成本低 没有日常通讯费用 同时与外界网络隔绝 无需考虑网络的安全性问题 这种会计信息系统网络环境构架受到局域网范围的限制 只适合内部组织结构分布很集中 相互距离近的的企业运用 41 二 基于广域网的应用 一 基于拨号网络的应用对于内部组织结构分布范围较分散 参与会计核算的各部门相互距离较远的的企业 可以采用电话拨号方式组建会计信息系统应用网络框架 远端网络计算机通过电话拨号连接中央网络服务器计算机 从图4 6中看出 局域异地财务部 移动用户的计算机等都可通过电话拨号 包括ADSL ISDN PSDN不同方式 连接到集团财务部 如图4 6所示 42 基于拨号网的广域网络结构 43 拨号网的广域网络的实施 在实施时 用专用服务器或配置较高的计算机做服务器 如果网络服务器软件采用的是微软公司的WindowsServer 则可以通过安装InternetInformationServer IIS 软件 建立好企业内部网站 安装网络会计信息系统软件的服务器 然后安装拨号服务器 用来接收远程客户端的联网访问 以这种方式组建的网络 其组建成本不高 当需要连网运行时 才通过拨号方式完成 不需要连网时 网络是断开的 通讯费用只是在拨号连网期间才发生 由于拨号网络只是连接企业各相关部门 未同外界相联 企业内部信息安全性问题比较容易控制 但有 毕竟有网络远端计算机用户入口 存在一定信息安全风险 因此还是需要考虑采取相应的安全防患措施 44 二 基于互联网Internet 内联网Intranet的应用 互联网Internet 内联网Intranet是当今网络应用发展的主流 基于Internet Intranet的网络应用必然是网络会计信息系统的最终主流 由于基于Internett的广域网的范围和距离大小不受费用制约 可以在局域网络之间任意组成规模更大 范围更广的网络 这样 对于跨地区 跨国度的企业 便能够实现在基于互联网的广域网上建立会计信息系统 可充分利用互联网络廉价的通讯费用 实现真正意义上的网络财务 如图4 7所示 这种方式的关键是信息安全性问题 在网络规划 设计和实施过程中 需要对信息安全性给予重点关注 购置必要的网络安全设备和专用软件 安装虚拟专用网络VPN 设置好网络防火墙 维护网络的安全 45 基于互联网Internet 内联网Intranet 46 第四节会计信息系统的工作流程 当我们总体考虑会计信息系统的子系统构成时 必须考虑子系统之间数据的共享利用 弄清各子系统之间的数据联系 这对于研制和使用电算化会计信息系统至少有三个方面的作用 第一 有利于组织管理数据 合理数据流向 有利于划分子系统的边界 设计子系统之间的数据接口 第二 有利于实现各子系统之间的数据共享 防止重复存贮重复输入 第三 有利于根据数据的来龙去脉和数据输入输出的先后次序 确定子系统研制使用的先后次序 可以先研制使用产生数据的子系统 例如 工资核算子系统 再研制使用利用数据的子系统 例如 成本核算子系统 47 工业企业会计信息系统各子系统间主要数据联系 48 二 会计信息系统的各子系统之间业务流程