文书档案管理制度.doc

文书档案管理制度第一章 公文管理制度一、各部门的公文，是传达贯彻国家相关政策和公司相关精神、指示、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。二、凡属公司级公文（包括以公司名义发出的公文、或需以公司名义处理的公文等）必须由公司办公室做好收发、分办、核稿、传递、用印、归档和销毁工作。三、公文处理必须做到及时、准确、安全。四、在公文处理工作中，必须严格执行公司的保密制度，确保公司机密安全。第二章 公文分类准则一、请示请求上级指示和批准，用“请示”。二、报告向上级单位汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问，用“报告”。三、布告、通告、公告对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。四、通知传达各部门或相关单位需要周知或共同执行的事项，用“通知”。五、批复答复请示事项，用“批复”。六、指示对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。七、通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。八、函（复函）上下级和平级或不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问、答复问题等。用“函”。九、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第三章 公文格式规定一、公文格式一般包括：版头、公文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、打印日期、主题词、阅知范围及秘密等级、紧急程度等。（一）版头一般为表明文件制发单位的字样，如属公司的文件，应为“美好服装”。 （二）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。单位代号：如以公司名义对外部的发文，则用“美好服装”， 年号：表示当年的公元年号，如“1998”、“2010”等。顺序号：表示当年发文的顺序排列号。（三）标题由相关介词（如“关于”、“对”等）、内容简介、文件词三部分内容构成，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号，个别特殊词语可用双引号。（四）主送单位指该文的主要阅知单位，如该文发送到各个部门的，则用“各部门”。（五）正文指公文所要传达的相关内容。（六）附件包括两部分：一是随文件正文发出的文字材料和表格；二是审核签发文件所需的相关背景材料。凡随文件正文发出的附件材料，应依次注明附件名称注明附1、附2，作为审核签发文件所需要的相关背景材料的附件，包括上级批示件或对方来文、有关签报、其它部门会签意见等。（七）阅知范围包括主送单位、报送单位、抄送单位。（八）紧急程度文件的紧急等级可分为二级：特急、急件，对涉及紧急事宜的文件，应根据文件送达的时间可在稿头纸的右上角标注紧急程度。二、本公司的公文纸采用A4纸。“通告”等用纸大小，可根据实际需要确定。三、文字一律采取从左到右横写横排。四、公司、各部门一般不得越级发文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。五、向上级请示的公文，应一事一文，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）。六、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门，不直接发到各部门下面的班组单位。七、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。第四章 公文的办理规定一、公文办理一般包括收文管理和发文管理，收文管理具体包括登记、分办、批办、承办、催办；发文管理具体包括拟稿、审核、签发、用印、传递。二、收文办理（一）各部门都要建立收文登记制度，收到文件，由文书人员（或指定专人）统一登记来文。对上级和其他单位发给公司的公文，及时将文件送办公室负责人，由办公室负责人拟出分办意见，送公司领导或各部门阅批或承办。（二）各部门收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围的，又不宜本单位主办的，附加纸条阐明理由，迅速退回交办单位。（三）已送公司阅批或交有关部门承办的公文，由交办单位负责催办。三、发文办理（一）公文的拟稿要求1要符合国家的方针政策、法律法令和上级的有关规定，符合公司的目标精神。2情况要确实，达到观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、篇幅简短、实事求是，摒弃套话、空话。3人名、地名、数字、引文要准确。时间要写具体的年月，不要用“前年”、“上月”等字样，年份应写全，如“2009年”不能写成“09年”。4公文中的数字写法，除文件编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语必须用数字书写外，其他一般要求用汉字书写。5章节序数的写法，一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（二）公文的审核要求1各部门以公司名义的对外发文，由发文单位起草文件，起草文件单位的负责人审核后，将草稿送办公室审核，办公室审核后，送相关董事审核，由相关董事签发。审核重点：（1）该事项是否需要行文。（2）该行文是否符合国家的方针政策、法律法规，是否符合公司的相关目标精神； 与本单位发过的公文是否衔接。（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符合是否正确。2审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回原承办单位修改。（三）公文的签发。公文必须经过发文单位负责人签发。以公司名义行文的公文，一般可由经理签发，涉及全局性的重要公文，由经理室送董事会签发。经领导人签发的文稿，如必须再改动，应报签发人同意。（四）公司印章保管人凭公司领导签发的文件使用印章，印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下班沿略压年月日。（五）公文的传递由拟稿单位负责，或上级领导指定相关的文职人员负责。第五章 文件的立卷与归档管理办法一、文书结案后，原稿由各文书管理单位（注：公司的文书管理单位为办公室）归档，经办部门留存复印本。如为特殊需要，原稿需由经办部门保管者，应经文书管理单位主管同意后妥为保存，文书管理部门应将复印本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印本。二、归档范围（一）公司在经营、管理和其他各项工作中形成和使用的，具有利用价值和参考作用的文件材料，均属于归档范围。1收文。如上级单位的来文，包括上级对公司的报告、申请的批复等，其他单位的来文也可列为收文项目。2发文。公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、通知、工作总结和经营管理工作的各种计划统计，季度、年度报表等。3未经收发文登记的各类文件，如会议文件、会议记录、领导讲话稿和其它有保存价值的资料等。4公司与有关单位签订的合同、协议书及对供应商的索证资料等。5公司管理人员任免材料以关于员工奖励、处分的材料。6实物档案。如荣誉证书、奖杯等。专门档案。包括声像档案、照片图片、会计档案、公司日志和大事记等。（二）各部门在日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。三、立卷归档原则（一）各部门都要建立健全的立卷归档制度。建立卷宗项目，专（兼）职文书人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料收集齐全，加以整理，按照“卷宗类目”条款，放入平时保存文件的卷夹内，编排文档号码，建立该文件夹的目录登记表，及时将收入的文件做好登记。（二）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件等收集齐全，不得分开，以形成统一的文件，保持文件、材料的完整性。绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可与绝密文件立卷。（三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。（四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依此排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正版文件在前，草稿文件在后。（五）卷内文件应按排列顺序，依次编排文件顺序号、独立文件的页码。并根据文件的编排顺序在目录表上登记。目录表的内容应有：编排顺序号、文件名称、公文字号、来文单位、收（发）文时间、文件页数等。四、归档的分类档案的分类应视文档资料的内容、部门组织、业务项目等因素，一般有如下类别：（一）按年份归档。要求所有文件资料不得跨年度混合存放，应按年度实行分别归档。（二）按项目归档。如采购部文档资料，应细分为供应商的证明资料、合同协议、商品资料，分别区分归档。（三）按业务性质归档。要求按照文件资料的类型进行归档，如公司精神文件、业务文件、人事劳务文件、会议文件、章程制度文件等。（四）按密级归档。具保密性的文件资料应进行专门归档。五、文档保存期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：（一）永久性保存文件：1公司章程；2股东名簿；3组织规程及办事细则；4董事会及股东会纪录；5财务报表；6政府机关核准文件；7不动产所有权状及其他债权凭证；8工程设计图；9其他经核定须永久保存的档案。（二）长期性保存文件（1015年）：1预算、决算书类；2会计凭证；3经营计划资料；4其他经核定须长期保存的档案。（三）5年保存文件：1期满或解除之合约；2其他经核准保存5年的档案。（四）短期保存文件（1年）：事务完毕后无长期保存必要的资料。（五）公司的规章制度由规章制度的管理部门永久保存，使用部门视其有效期间保存。第六章 档案文件借阅管理制度一、借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿上登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须董事批准方能借阅。二、档案不能借出，只供在公司内查阅。三、借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借必