《高效会议管理技巧》PPT课件

高效会议管理技巧 人资培训组 你对会议时间安排满意吗 是否每场会议都是必须召开的 参会人都是必须参会的人员吗 每次开会之前你都知道议题吗 会议能按时召开 按时结束吗 主要决策者都能按时参加吗 会议上上所有人都是围绕会议主题发言吗 会后有人发会议记录并跟进工作进度吗 回想一下 上周会议的效率 平均一生中9000小时的会议每年企业中30 在开会中层管理人员开会时间超过35 高层管理人员开会时间超过50 全国每天开会人数超过1000万年人事费用的7 15 无效会议损失人均800美元 年 调查发现 在浪费时间的事情列表上 会议总是居于首位 因为会议通常都没有很好的组织和召开 会议调查 课程目标 了解会议的目的 种类和成本了解会议效率不高的原因掌握有效为会议做准备的要领学会提高会议效率和质量的技巧掌握会后落实会议决议的技巧掌握举办一场高效头脑风暴的技巧 目录 一 会议面面观二 会议效率不高的原因三 开会前的准备工作四 成功会议的四种策略五 会后跟踪六 如何举办一场高效的头脑风暴会议 第一讲会议面面观 会议的目的会议的种类会议成本的计算 会议的目的 开展有效的沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 会议的种类 会议成本的计算 会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本 第二讲会议效率不高的原因 会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征 会议低效的原因 高效会议的八大特征 只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表请了最有经验的和有才能的人出席遵守时间一切按部就班 不受任何因素影响作出了评论和归纳记录所有决定 建议和负责人 第三讲开会前的准备工作 开会的必要性 12个 如果 开会的准备工作 5W1H 请判断以下情况是否需要开会 通知员工周五晚8点在大鸭梨聚餐中午11点前大家把自己的考勤核对完毕并提交给负责人确定中秋节礼物发放的种类及领取办法E HR项目上线需要各组分工来测试系统表彰小A为公司引进了一家新的招聘合作机构公司要把公司全国员工召集到总部召开公司20年庆典大会周五是部门周例会 周三小A负责的项目结束部门内各项目组组长反映在协作流程中出现了问题 如果 必须开会的六个 如果 如果 无需开会的六个 如果 会议准备的5W1H法 Why What When Who Where How 主持人的守则与责任 营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人 避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度 参会者的守则和责任 会前充分准备会中全情投入 贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态 摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听 尊重他人的意见勇于发言 言之有物不隐善扬恶 不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结 会议记录者的功能 仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳 会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主持人共同修正错误部分将会议记录发送给与会者 会议8 18 1800原则 8 如果你想要解决问题或者做决策 你最多邀请8个人就够了 如果一个房间超过8个人 可能引出的问题比你所要解决的问题还要多 18 如果你想让大家献计献策的话 你就要邀请18个人 但别指望让这么多人达成一致意见 1800 如果你想通过会议的形式让大家共同分享好消息 并以此来激发全队的工作热情的话 那么与会者人数越多 大家就会越高性能高 那就要邀请1800人 或者更多 第四讲成功会议的四种策略 如何做开场白如何应对会议中的意外情况如何达成决议 决策方式如何圆满结束会议 如何做开场白 定义 3 5分钟的谈话 系统 简洁及有明确宗旨 内容 开会目的 时间安排 议事方式 纪律规则等 程序 概观会议进行程序 提供与会议有关的资讯 规范议程 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 4种群体决策 权威决策 投票决策 共识决策 无异议决策 优点 这是最快的一种决策方法 尤其是在时间紧迫或者是出现危机的情况下 这也许是最好的一种方法 缺点 虽然可迅速做出决策 但实际支持和执行建议也不易 当复杂性增高时 权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响 使用情形适宜使用 当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时 不宜使用 当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时 举例 特别行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策 经理决定工作日程表 然后通知该小组 权威决策 优点 1 允许多数人对问题发表自己的意见 2 保证大多数人获胜 3 形成决议相对迅速高效 缺点 1 小集团范围内的投票会促成人们分派 这样的竞争会影响决议的质量和执行 2 投票决策容易导致输赢之争 输方难以尽职尽责和全力投入 使用情形适宜使用 当时间有限 而决策结果不会对反对者造成消极影响时 可以采取投票决策的方式 注意 投票容易导致输赢之争 输方将难以尽职和投入 不宜使用的情况 在小集团范围内投票 举例 团队成员投票接受一项新的工作程序 团队成员投票选举团队领导 投票决策 优点 1 所有人完全领会决策本身的含义及其实际应用情况 2 每个团队队员都有机会发表自己的见解 所有问题和思想都得到公开辩论 3 会经过深思熟虑产生高质量的决议 4 能提高成员实施决策的积极性 体现平等缺点 1 需要大量的沟通 耐心的聆听 并理解别人的观点 达成一致需要很长时间 2 确保所有成员都有机会发表意见 主持人要有推动的技巧使用情形适宜使用 时间足够 所有成员都不同程度地支持某项提议 每个成员均有否决权 不宜使用的情况 决策时间有限 团队成员不具备决策所需的足够技巧 举例 在志愿者组织中 决策只有取得最广泛的认可 才更有希望被贯彻执行 共识决策 优点 确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的 并公开支持它 意见不和和冲突最低 缺点 因为没有哪两个人的思想完全合拍 达成无异议决策也许会花费很长的时间 无异议决策常常难以做出 使用情形适宜使用 当提案非常重要 要求所有的成员都要达到完全一致的想法时 团队应该做出无异议的决策 这是为了集体的利益 而牺牲个人的想法 不宜使用的情况 无论团队具备什么样的经验 无异议决策都难以达成 当一项决策不是对每个成员都至关重要时 没有必要做出无异议的决策 举例 一陪审团认真研究法庭案子后 呈递一份无异议裁决书 无异议决策 如何对待会议中的意外情况 与 cicada蝉 相遇与 shark鲨鱼 相遇与 donkey驴 相遇遭遇 rabbittracking兔子般追踪 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 与 cicada蝉 相遇 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长才进入主题讲的太模糊 没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点 对于 cicada蝉 的解决 可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束 与 shark鲨鱼 相遇 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 对付 shark鲨鱼 型发言者的办法 非语言性打断重申会议规范反问法 与 donkey驴 相遇 过于敏感防卫性很强 心中有面墙不能站在别人的立场看问题 对付 donkey驴 型发言者的办法 点名发言重复问题突出他的贡献 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法 1 肯定他的贡献2 重申可以试用现在的程序 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 对 crab螃蟹 型发言者的办法 强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默 讨论 会议中经常遇到的问题 与会者迟到或早退发言人严重超时某个发言人霸占了所有的讨论时间与会者反复重申已经讨论过的观点有人干扰会议的进行某个议题使会议陷入了僵局或让大家感到困惑与会者全部陷入沉默有些与会者不发表个人意见发言人跑题与会者情绪激动发生争执 会议收尾 1 简单重申或总结所达成的一致意见2 明确接下来的任务3 如果有必要的话 确定下一次会议的时间安排4 如果时间还有剩余 就让与会者简单发表一下他们对这次会议的看法5 最后 要对大家的出席表示感谢6 按时结束会议 如果可能的话 提前结束会议 第五讲会后跟进 作参会者的会后跟进自我评定 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划 负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利 取消下次会议会议之后检讨得失 第六讲 成功头脑风暴会议的注意事项 1 确定主题一个好的头脑风暴法从对问题的准确阐明开始 因此 必须在会头脑风暴前确定一个目标 使与会者明确通过这次会议需要解决什么问题 同时不要限制可能的解决方案的范围 2 会前准备为了使头脑风暴畅谈会的效率较高 效果较好 可在会前做一点准备工作 如收集一些资料预先给大家参考 以便与会者了解与议题有关的背景材料和外界动态 3 确定人选一般以8人 12人为宜 也可略有增减 5 15人 与会者人数太少不利于交流信息 激发思维而人数太多则不容易掌握 并且每个人发言的机会相对减少 也会影响会场气氛 4 明确分工要推定一名主持人 1 2名记录员 秘书 主持人的作用是在头脑风暴畅谈会开始时重申讨论的议题和纪律 在会议进程中启发引导 掌握进程 如通报会议进展情况 归纳某些发言的核心内容 提出自己的设想 活跃会场气氛 或者让大家静下来认真思索片刻再组织下一个发言高潮等 记录员应将与会者的所有设想都及时编号 简要记录 最好写在黑板等醒目处 让与会者能够看清 记录员也应随时提出自己的设想 切忌持旁观态度 5 规定纪律根据头脑风暴法的原则 可规定几条纪律 要求与会者遵守 如要集中注意力积极投入 不消极旁观 不要私下议论 以免影响他人的思考 发言要针对目标 开门见山 不要客套 也不必做过多的解释 与会之间相互尊重 平等相待 切忌相互褒贬等等 6 掌握时间会议时间由主持人掌握 不宜在会前定死 一般来说 以几十分钟为宜 时间太短与会者难以畅所欲言