岗位说明书填写说明PPT课件

2020 4 19 1 1 谁来编制岗位说明书 岗位说明书制定的原则是直接上级为下属制定职位说明书 岗位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求 岗位说明要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订 为下级制定职位说明书也是管理者的一项职责 同时也有利于规范管理 2020 4 19 2 2 如何填写 岗位名称 岗位名称是对工作名称的进一步明确 规范职位的名称有利于进行职位管理 各部门可以先按部门内部分工所定岗位确定名称 最后由人力资源部汇总做统一修订 2020 4 19 3 3 如何填写 所在部门 所在部门是指该职位所属的部门 繁简程度视部门具体情况来定 原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞 一般会有以下几种情况 部门的正职和副职填写所在部门的名称 各部门人员的所在部门填对应部门的名称 如果部门内还有二级部门 则一般员工还应该写到属于哪个二级部门 例如 制绒车间 填 生产部 制绒车间 如果还有细分 则要填写 生产部 制绒 号车间 2020 4 19 4 4 直接上级 一般会有以下几种情况 部门副职的直接上级是正职 各部门正职的直接上级是对应的主管领导 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职 各部门内细分组织内成员的直接上级为该细分组织正职 2020 4 19 5 5 如何填写 岗位编号 这一栏将在全公司岗位说明书编制完成后由人力资源部为全公司所有岗位说明书统一编号并填补上 2020 4 19 6 6 如何填写 编制日期 编制日期是指工作说明书的具体编写日期是什么时间 这一栏可以暂时不填 将在岗位说明书出台时有人力资源部统一填补上 2020 4 19 7 职位概要也就是职位设置的目的 应该用一句话简单地概括工作的主要功能 简短而准确地表示该职位为什么存在 思考 机构整体目的的哪一部分由该职位完成 该职位对机构的独特贡献是什么 如果该职位不存在 会有什么工作完不成 我们究竟为什么需要这一职位 7 1 如何填写 职位概要 2020 4 19 8 7 2 如何填写 职位概要 职位设置的目的部分还应当描述工作的总体性质 因此只列出其主要功能或活动即可 应力图避免在工作综述中出现象 执行需要完成的其它任务 这样的笼统性描述 虽然这样的描述可以为监督人员分派工作提供更大的灵活度 但专家明确认为 如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作描述 而只是用象 所分配的其它任务 一类的语言 就很可能会成为逃避责任的一种托辞 因为这使得对工作的性质以及人员需要完成的工作的叙述出现了漏洞 2020 4 19 9 8 1 如何填写 职责要求 工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分 为了了解和描述职位的情况 至关重要的是要明确提供该职位的职责范围和权限 职位的职责来自于组织使命的分解 按照组织的要求 本职位应该做什么 在编写职责时 首先应该将本职位职责的几个大块找出来 即本职位应该做那几方面的事情 然后对每块事情进行具体描述 在具体描述时 每一条职责 都应尽量以流程的形式描述 尽量讲清楚每件事的输入与输出 描述的格式为 动词 名词宾语 进一步描述任务的词语 2020 4 19 10 8 2 如何填写 职责要求 职位的职责分解 11 2020 4 19 11 8 2 如何填写 职责要求 职位的职责分解 2020 4 19 12 8 3 如何填写 职责要求 在职位职责的描述中 重要的是清楚的界定每一职责上的权限 应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围 在职位说明书的编制过程中 经常会碰到下面这些情况 针对制度 方案 计划等文件可以用草拟 拟订 审核 审定 转呈 提交 下达 备案 存档 提出意见等动词 针对信息 资料可以用调查 收集 整理 分析 研究 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理等动词 关于某项工作 上级 可以用主持 组织 指导 安排 协调 监督 管理 会同 审批 审定 签发 批准 评估等动词 思考行为可以用研究 分析 评估 建议 参与 推荐 计划等动词 直接行动可以用组织 执行 指导 控制 监管 采用 参加 阐明 解释 提供 协助等动词 上级行为可以用批准 指导 确立 规划 监督等动词 2020 4 19 13 8 4 如何填写 职责要求 管理行为可以用达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督等动词 专家行为可以用分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价等动词 下级行为可以用检查 核对 收集 获得 提交 办理等动词 例如 在编制某一文件的过程中 部门负责人组织拟订文件 一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料 然后主管草拟文件 主管副总审核文件并提出意见 总经理最终批准文件 这些动词清楚 准确的表明了相应职位在流程中的权限 2020 4 19 14 9 如何填写 任职资格 任职资格是决定职位价值 招募 培训等的重要依据 任职资格的规定要严格界定为工作所要求的 必须从理论或者实证地证明与工作绩效有因果关系 任职资格是对应职者的要求 不是针对现有人员的要求 任职资格包括以下这些项目 教育水平资格证书知识和经验技能要求能力要求素质要求 2020 4 19 15 9 1 如何填写 教育水平 包括学历 学位 所学专业等一般作为参考要求 2020 4 19 16 9 2 如何填写 所需资格证书 所需资格证书不是职称 而是指从事本工作所必须的证照 例如 出纳必须有会计证才能上岗 维修电工需要 高低压电工运行维修本 司机需要 驾驶证 2020 4 19 17 9 3 如何填写 知识和经验 知识要求包括业务知识和管理知识 这些知识都应区分其广博程度和精通程度 管理知识是针对管理职位或兼有管理职能的职位而言的 是指该职位在进行管理工作时所必须具备的知识 业务知识是指该职位开展业务工作时所必须接具备的知识 经验包括一般工作经验和特殊工作经验 2020 4 19 18 9 4 如何填写 技能要求 技能包括基本技能和业务技能 这些技能都应区分其熟练程度 基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的操作技术 通常指 写作能力 外语能力和计算机能力 业务技能是指运用所掌握的业务完成业务工作的能力 2020 4 19 19 9 5 1 如何填写 能力要求 能力要求是指完成工作应具备的一些能力方面的要求 这些要求包括需要什么能力及其级别 能力要求是指该职位对任职者最需要的能力要求 能力要求一般不宜多 三到五个即可 常见的能力有 学习能力 通过自学更新知识结构 吸收新事物 新工具 新方法的能力 在工作中总结经验教训的能力 开辟新的学习渠道 收集新的信息的能力 创新能力 思维灵活 能够从不同的角度思考问题并提出新设想 新方案的能力 改进工作方式和方法的能力 开拓新局面的能力 协调能力 处理组织内 外的人际关系 冲突和矛盾的能力 协调平衡大家的利益 促成 共赢 合作的能力 沟通能力 语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力 善解人意 与人取得共识的能力 通过说服改变对方行为的能力 2020 4 19 20 9 5 2 如何填写 能力要求 分析判断能力 对现有信息进行分析 找出相关因素的能力 在分析的基础上 对问题的性质 根源及其发展趋势进行判别的能力 问题解决能力 在不同环境 不同层面中发现问题的能力 面对问题提出解决思路的能力 解决问题的周到程度 解决问题的效率 适应能力 熟悉新环境 新关系 新位置的能力 根据不同的环境和条件调整自己的心态和工作方法的能力 在新的组织关系下定位自身角色 了解其他成员对于自己的期望并与人合作的能力 培养指导下属能力 发现下属的特点 合理用人的能力 因人施教 开发下属的能力 计划能力 对未来进行预测的能力 在预测基础上制定有效目标的能力 分步骤有效实施目标的能力 组织能力 挖掘资源的能力 统筹安排 提高资源综合利用的效率的能力 控制能力 面对各种局面 考虑并把握各方面的因素 使事情在自己的掌握之中 朝着自己期望的方向发展的能力 紧急情况下 能利用各种有效的方法 稳定局面 使事情正常 有序地发展的能力 2020 4 19 21 9 5 3 如何填写 能力要求 执行能力 领会目标要求 完成任务的能力 执行过程中应变的能力 信息检索能力 对信息的敏感性 积累与本职位工作相关的信息 掌握本领域最新动态的能力 在大量信息中 筛选有效信息的能力 领悟能力 领会计划 方案 他人意图的正确性 在领会的基础上 举一反三 做出系列反应的能力 举例说明 销售人员的能力要求是 公关能力 沟通能力 拓展能力 适应能力 事务类人员只需要执行能力 2020 4 19 22 9 6 1 如何填写 素质要求 素质是指一个人的潜在特质 与生俱来 一般不宜改变 素质要求是指该职位对任职者最需要的个性或特质的要求 素质要求一般不宜多 一到两个即可 常见的素质有 情绪稳定性 当有意外发生时 能保持心情平静 头脑清醒 能很快地调节自己 恢复常态 处变不惊 临危不乱 心理承受力 坦然面对困难 压力 挫折和复杂局面 积极采取措施去适应 解决它 百折不挠 永不言败 心胸开阔 宰相肚里能撑船 忠诚 对组织 事业 职责感情真挚 忠心耿耿 忠实可靠 为组织发展不遗余力地贡献自己的力量 无论遇到多大困难 绝不放弃 全力以赴地帮助组织渡过难关 不遗余力维护组织声誉 自我认识 有自知之明 对自己的能力和性格有客观而全面的认识 清醒地认识自己的缺点 明确自己在组织中适合的位置 量力而行 2020 4 19 23 9 6 2 如何填写 素质要求 团队合作精神 对团队共同的目标 价值观有深刻的理解和认同 愿意为实现共同目标而尽自己最大的努力 明确自己在团队中的角色 承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工作以及团队的重要性 开诚布公 愿意 善于与团队成员交流问题 分享经验 为了维护团队利益愿意调整自己的利益 能主动维护团队形象 全局意识 能全盘考虑问题 清楚哪些东西对于整个大局是重要的 哪些东西则是不重要的 不会为了小事而误大局 为了顾全大局 能牺牲局部利益 大局利益受到损害时 挺身而出维护大局利益 人际敏感性 能敏锐 准确地觉察他人对自己的态度和需求 能正确判断某个群体内部的人际气氛及其细微变化 责任心 非常清楚自己的责任 对本职工作一丝不苟 精益求精 遇到困难时 能坚韧不拔地克服困难 工作第一 有奉献精神 出现失误 敢于承担责任 并千方百计加以补救 原则性 原则明确 是非分明 实事求是 随时用自己言行维护原则 即使碰到困难 也会坚持原则 对于有违反原则的事情 会坚决与之作斗争 2020 4 19 24 9 6 3 如何填写 素质要求 成就动机 不满足于已取得的成就 不断为自己提出更高的目标 或是对工作的完成情况提出进一步的要求 对自己的要求很严格 在工作中总是以很高的标准来要求自己 相信事情总是可以而且应该做得更好 经常在已有水平基础上寻求更好的解决方法 很强的时间紧迫感 不允许自己浪费一分钟魄力 在面临多种选择时 倾向于采取风险大 受益也大的方案 偏爱富有挑战性的 竞争激烈的工作和环境 不拘泥条条框框 敢为人先 做出头鸟 胆识过人 敢于 甚至偏爱涉足那些一般人不敢涉及的领域 例如 销售人员需要较强的心理承受能力 掌握公司核心商业机密的职位需要对公司忠诚的人担任 一般研发人员都需要有很强的成就动机 中层管理者需要有较强的全局意识 2020 4 19 25 10 如何填写 关键业绩指标