安达信的战略采购方法和流程PPT课件

战略采购的方法和流程 安达信公司二零零一年七月 1 战略采购的基本概念及其效益2 战略采购的实施方法和流程 目录 1 战略采购的基本概念及其效益2 战略采购的实施方法和流程 目录 电子采购的组成要素 中国石油完整意义上的电子采购是由战略采购 采购流程和电子采购技术环境三部分组成 电子采购 目前中国石油尚未着手实施战略采购 因此现在还无法最大限度地发挥电子采购的效益 安达信已经为中国石油设计了完整的采购流程 并将付诸实施 IBM Ariba已经为中国石油建立了初步的电子采购技术环境 并将进一步优化 三个基本组成要素对电子采购的影响 战略采购 组成 高 采购金额的影响 实施重点 转变难度 效果 中 技术环境 中 中 一致性 采购流程 低 高 效率 项目管理 转变促成 业务分析 战略采购 电子采购周期示意图 上述流程图描述了电子采购的整个周期 阐述了完整的采购流程 即由战略采购循环和在技术环境支持下的采购流程组成 采购流程是指一般订单操作流程 其中是否签订合同 开口合同成为是否进行战略采购的判断依据 成本节约 5年以上 是通过如下几方面 产品标准化委托库存或即时库存管理技术整合和管理费用的降低与供应商间的运输费用的合并 成本节约 5年以上 是通过如下几方面 产品标准化供应商管理库存供应商库存管理零库存目标技术整合和管理费用的降低设备费用的降低 成本节约 5年以上 是通过如下几方面 整合工程供应商管理库存技术整合和管理费用的降低运作 研制成本的降低 100 32 产品A总成本 产品A总成本节约 100 30 产品B总成本 产品B总成本节约 100 19 产品C总成本 产品C总成本节约 100 42 23 17 2 总成本 第一阶段产品 A B C 产品A总成本 产品B总成本 产品C总成本 战略采购收益模型举例 举例 总成本 500MM产品A总成本 114 0MM 500MMx22 8 产品B总成本 85 5MM 500MMx17 1 产品C总成本 10 5MM 500MMx2 1 举例 产品A总成本 114 0MM产品A总成本节约 36 8MM 114 0MMx32 3 可节约成本的潜力为 总成本 产品A总成本 x22 8 x32 3 TotalSpend 产品B总成本 x17 1 x30 1 TotalSpend 产品C总成本 x2 1 x19 1 TotalSpend 100 32 100 30 100 19 战略采购收益模型举例 续 举例 产品B总成本 85 5MM产品B总成本节约 25 7MM 85 5MMx30 1 举例 产品C总成本 10 5MM产品C总成本节约 2 0MM 10 5MMx19 1 产品A总成本 产品A总成本节约 产品B总成本 产品B总成本节约 产品C总成本 产品C总成本节约 目录 1 战略采购的基本概念及其效益2 战略采购的实施方法和流程 战略性采购内涵 透过跨部门商品行动小组的运作 对不同供应商采取差异化的策略 方法 业务流程及决策规则 以期降低公司采购的物料 商品及服务的总成本 并经由系统化的流程建立 达到持续改善的目的 界定公司与供应商间相互关系的价值组合基于对供应商市场及其动态变化深入了解 发展出解决方案运用差异化采购技巧以达到最佳经济效果将所需变革制度化 以使改善过程能持续不断 商机评估 产品组合 供应商和市场分析 采购策略拟定 询价和谈判 战略实施 战略管理与升华 成本分析商机分析采购物资价值确定商业机会和资源需求 产品机会矩阵战略采购商业计划 产品管理总成本分析模式商品行动小组组建并培训 市场分析分析询价中的信息提供请求 例出招标请求更新商机规划 询价分析价格和服务的记分卡选择供应商 交易文档 如协议 流程图 工作范围等 内部文档 如 商业案例 一般计划等 培训 战略联盟经理订单处理的日常报告 任务 交付成果 战略采购流程 选择和培训商品采购小组 CAT 确定策略性和战略性机会比较历史价格 访谈内部专家确定目前和新的供应商设计信息提供请求 RFI 并发送给供应商评估供应商的反馈资料 初步拟订采购策略与利益相关者讨论并确定发展战略制定最终策略提出招标请求 RFP 发送RFP评估反馈决定供应商入围名单决定谈判战略谈判 实施计划和关键绩效指标 KPI 监控草拟合同文本草拟内部沟通 培训资料执行合同开展培训和沟通 选择联盟管理者培训联盟管理者与供应商进行定期的审阅性会晤评估并汇报关键绩效指标 KPI 和成本节约情况 商机评估 电力机械火工管材 商机评估 产品组合商机评估 目标产品组合举例 商机评估举例 了解我们购买的是什么 Laboratorysuppliesandequipment Icannotreadthisitistoosmall Orderquanitiesandsomething Cariosspecifications Laboratorysuppliesandequipment 支出 订购数量 型号 规格 使用者需求及优先顺序 目前供应来源 商机评估举例 从哪些供应商购买 JFMAMJJASOND 高 JFMAMJJASOND 最可能 低 2000單 應商rB 10 000 100 200 商品数量 供应商所在位置 供应商绩效 需求预估 价格与条件 技术与功能规格 单位 实际 单位 供应商A 单位 单位 单位 厂 厂 1 2 供应商 单位 品质交货期附加价值 直径 10cm长度 20cm材料铜核心橡皮外包 特定数量语期限公式产品及服务范围假设合约 商机评估举例 某化学工厂支出分析 项目 总计 总金额 支出 原料 大型项目 主要化学品 能源 水电燃料油 特殊化学品 标准零部件 运费 特殊零部件 资本设备 小型项目 储槽租金 一般服务 保险 天然气 样本 产品组合 产品管理组合 产品管理组合 续 针对中国石油在电子采购过程中 已对现有产品进行如下象限的分类 运用产品管理组合 我们可得如下结论 产品管理改善方向 高 供应风险 高 低 高 价格竞争性 高 低 潜在附加价值服务 利润影响 中国石油可依据上述产品管理组合方式 对现有需采购的物资进行进一步组合 如果 中国石油委托我们运作此方案时 会依据中国石油现有四个象限产品 选择1 2个象限中有代表性的几个产品 实施产品管理 产品选择优先顺序公式 产品优先顺序 全部支出 改善空间 可行性 降低成本可行方法 产品组合 总成本降低成为采购竞争优势 先买再卖大宗材料采购量重于质与供应商保持敌对关系每一品项保有多重来源依价格高低购买存货及资产个别部门最佳化 现存典范 新典范 确认顾客需求 及时供应及时请购但取得数量折扣交期 品质及成本乃竞争武器与策略供应商发展长期双赢伙伴关系供应商家数集中以利建立伙伴关系并取得最大优势考虑品质 弹性 能力及成本存货时负债及资源流出整合并求的供应链最佳化 总成本降低构成因素 总成本 昨日 新思维 价格 作业及行政成本 使用 总成本 价格 价格 作业及行政成本 使用 大部分采购人员都着重在采购价格 但在与供应商谈判时仍有许多地方可以着力以取得更佳的成交价格 价格 保证折让 数量折扣 绩效奖励措施 成员分享 供应商成本结构 不收回扣 总成本 使用 价格 作业及行政成本 使用 物料使用或消耗仍是总成本中有最大降低空间的部分 使用 最终产品成本 标准化 去除 功能相似 组合调整 生命周期延长 报废品 运输 回收 产品设计 产品规格 顾客与产品差异 总成本 作业及行政成本 价格 作业及行政成本 使用 必须将没有附加价值的行政及作业从供应链的每一环节中去除 作业及行政成本 应付帐款 采购单处理 集中开立发票 无库存 电子订单 品质验收 点收 绩效报告 总成本分析时需考虑的成本项目 在分析总成本时 时常需考虑的成本项目有如下几方面 服务技术性非技术性安装测试维护技术支援 交货及最终处置前置时间频率特殊处理 储存成本存货成本仓储成本报废品 水处理化学品总成本模式分析方法 总成本模式举例 与采购活动有关的成本每张化学品采购单的处理成本存货成本验收成本运输成本付款成本 与水处理方法操作有关成本水处理化学品水人工维护废水处理不正常状况处理能源 总成本模式举例 续 46MM 28MM 30MM 冷却水处理 其他 电力 维修 人工 化学品 水 经过初步了解总成本模式并与供应商讨论小组发现降低成本的机会化学品可便宜8 10 价格好谈装自动化控制器后总成本可减少15 20 初步估计总成本可减少10 产品组合 采购组织组建 职位 技能 管理 职责 采购集团总经理 采购经理 采购人员 商品行动小组 CAT 成员 运作代表 供应商关系管理谈判技能合同的法律知识采购战略 采购流程财务分析谈判技能合同的法律知识 采购政策和程序采购流程计算机能力 采购交易的最终用户了解用户需求了解产品技术性情况采购流程计算机能力 总体监督管理战略性计划项目管理 项目管理总体监督管理 基础 战略性计划 基础 制定成本 收益目标项目管理最终谈判 管理项目的产品组合确保目标实现谈判 与CAT小组紧密合作培训CAT协助分析沟通 实施 市场研究技术输入分析所有权 战略管理经理 商品行动小组的成员应具有对所需的服务和质量需求技术性的理解基础上的较好分析能 从而确保该小组的参与可促使业务人员的认可 商品行动小组的培训 战略采购流程基础谈判能力商机评估的发现能力项目进度和时间控制角色和职责 应对商品行动小组成员有如下方面的培训 只有当商品行动小组拥有这样能力时 才能真正发挥商品行动小组的价值 针对中国石油现有的采购组织构架 我们建议在中国石油总部设立横跨多个关键职能部门的采购行动小组 即 商品行动小组 其成员由来自分公司生产部门 采购部门 财务部门 技术部门 研发部门等职能部门的人员组成 但小组成员的编制依旧属于原部门 采购行动小组只是一个项目组织 中油采购组织构架调整建议 采购行动小组 中国石油公司总部电子商务办公室 地区分公司电子商务办公室 计划规划科 采购科 电子采购系统管理科 厂物资科 厂车间 班组 中国石油电子采购领导委员会 电子采购系统管理处 供应商管理处 规划处 采购行动小组 供应商和市场分析 供应商和市场分析 市场分析的最根本工作就是资料分析及收集 唯有透过追根究底的收集相关信息才是谈判成功的制胜关键 资料收集及分析 供应商过去价格资料 供应商历史性储运资料 经济资料 产业资料 与供应商过去关系 目前与过去价格的合理性 供应商谈判动机 选择谈判方式 拟定明确转换策略 谈判准备 最终确定供应商名单 制定成本降低策略 产业动态 供应商成本结构分析 价值链 市场 需求象限 供应商组合 供应商能力 市场分析举例 供应商名单 目前供应商新但传统供应商具创新的供应来源 市场分析结果 市场分析所得出的结果可作为建立供应商名单及在每一商品项目下找出潜在供应商的依据 筛选标准供应商规模地理位置生产技术愿分享信息和想法历史关系 供应商名单 4 4 4 供应商A供应商B供应商C供应商D等 供应商筛选 采购组织制定一些标准先过滤不合格的厂商 以致于采购组织可集中资源在一些最佳供应商 目前供应商新但传统供应商具创新的供应来源 事先筛选标准 供应商名单 供应商问卷 研究 标杆学习 访问供应商 OrderFulfillmentCycleTime Best Avg 基本上拿所有标杆去评估供应商时不实际的 数据收集 采购组织从不同来源收集信息来分析各个供应商 供应商名单 采购组织可从如下方面来获取供应商名单 采购策略拟定 采购策略拟定 采购策略的拟定是通过对所需采购产品的利润影响和产品组合供应风险评估所得 战略采购方法 数量集中 全球性 规格改善 最佳价格评估 共同进行流程改善 重建关系 采购策略 确定采购策略和方法 购买能力强 购买能力弱 采购策略拟定 通过对公司采购相对力量大小的分析后 可得出针对不同采取的采购策略 整合供应商数目将各事业单位数量集中将不同商品项目数量合并 比较总成本考虑相关成本重新议价将定价间关系分开 扩充供应商来源开发新供应商会对供需不平衡中获利 进行产品价值分析和工程替换材料找代替性方法采购求最佳化生命周期成本 流程间再造分享生产力提升整合储运支援供应商作业改善 建立 开发重要供应商运用策略联盟评估策略性 购 制决策建立整合性供应链 找出采购力 创造优势 询价和谈判 询价和谈判 85 15 路径1 竞争性供应商选择 询价流程 业务合同 路径2 供应商发展 业务承诺 合作流程改善 战略联盟 否 是 谈判 注 对上述主要问题回答概率仅作假设 询价和谈判实施路径 上一页中所提的两种路径都会包含与供应商的谈判来作出最终决定 竞争性供应商选择 供应商发展 优选战略 首选供应商 实施路径 基于谈判结果 采购策略会随着产品而转变 例如 供应商发展谈判不成功 则需重新进行竞争性供应商选择流程 询价流程 谈判 业务合同 业务承诺 合作流程改善 新供应商 谈判流程 竞争性供应商的选择和谈判是一个重复循环的过程 谈判将会持续进行至到合同的签订 制定初步谈判策略 起草并发送询价协议 RFP 分析供应商回复 谈判流程 收集额外信息 接受交易 签订协议 拒绝不具竞争力的供应商 给予供应商反馈 是 否 内容商业方面技术方面额外资料回复格式 提案邀请书No SGNo 封面愿景与供应商分享的理念 与客户有关保证替代性 付款条件价格联系人采购资料 1 商业数量合约期限交货资料 4 回复A 国外因素B 价格C G 折扣H 意见 3 额外信息其他资料供应商情报供应商调查 2 技术规格图其他资料参数型号 询价准备 提案邀请书 在询价之前 提案邀请书必须仔细设计来取得所需信息 以便作进一步分析 询价分析 成本因素 针对供应商的提案应运用结构性分析 包括成本要素 以找出最佳答案 样本 询价分析 非成本和非定性因素比较 在对供应商提案分析时 非成本和非定性因素也同样重要 样本 产品组合共同开发