培训示例讲解2采购控制活动.xls

采采购购活活动动控控制制评评价价 业业务务目目标标业业务务风风险险控控制制要要点点控控制制评评价价标标准准分分控控制制评评价价得得分分已已有有控控制制措措施施控控制制证证据据相相关关制制度度索索引引 不不相相容容岗岗 位位是是否否分分 离离 1 采购计划编制合理 经授权审 批后严格执行 采购计划符合工程 施工要求 需求或采购计划不合理 不按实际需求安 排采购或随意超计划采购 甚至与企业生 产经营计划不协调等 1 制定科学合理的采购计划编制流程 采购部门 应汇总各部门需求计划 平衡现有库存 统筹安 排采购计划 5 2 采购进度适应资金计划状况 2 采购计划的编制须由财务部门参与 协调资金 需求与采购计划之间的关系 4 3 采购计划须经授权审批方可执 行 3 采购计划须由管理层审核批准 纳入全面预算 管理体系 管理层在审批过程中不得随意增加或 减少采购计划 计划外采购或者采购计划的变更 需要提供充足依据 须经相关部门复核后 管理 层审核批准 5 4 采购计划的执行情况应定期报 告 4 采购计划经批准及变更后 应送至财务部门备 案 采购部门 财务部门应定期比较 报告采购 计划 与资金使用计划适应的结果 4 5 采购申请符合采购计划及企业 业务发展需要 缺乏采购申请制度 请购未经适当审批或 超越授权审批 可能导致采购物资过量或 短缺 影响企业正常生产经营 1 建立请购制度 按照采购类型确定归口管理部 门 请购部门在授权范围内提出采购申请 4 6 采购申请须经授权审批方可执 行 2 采购申请须由管理层审核批准 管理层应重点 关注采购申请的内容是否在预算范围内 是否符 合采购计划和生产经营需要等 预算外或者超出 预算的采购项目 应先进行预算调整程序且经相 关部门或人员批准后 再行办理请购手续 重要 和技术性强的采购业务 应当组织专家进行论证 计提决策和审批 3 7 确定合理的供应渠道 供货商 承包商的选择符合公司的经营目标 和最大利益 供应商选择不当 可能导致采购物资质次 价高 甚至出现舞弊行为 1 建立供应商 承包商评估和准入制度 确定合 格供应商 承包商标准和清单 建立供应商 承包 商信息系统 避免多头采购或分散采购 可以委 托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信检 查 3 8 确定合理的供应渠道 供货商 承包商的选择符合公司的经营目标 和最大利益 2 建立对供应商 承包商管理方法 包括评审 更新 淘汰等机制 3 9 科学 合理地确定采购价格 采购价格及其确定方式符合企业利 益 采购定价机制不科学 采购定价方式选择 不当 缺乏对重要物资品种价格的跟踪监 控 引起采购价格不合理 可能造成企业 资金损失 1 建立采购定价机制和采购价格数据库 包括基 准价格制定和更新程序 询价程序等 结合采购 招投标管理 确定大宗采购采用招投标方式的标 准和条件 5 10 采购价格须经授权审批方可执 行 2 采购价格须由管理层审核批准 3 11 公司使用合法 完整的采购合 同 订单 采购合同 订单的制定符 合公司的各项政策及规定 框架协议签订不当 可能导致物资采购不 顺畅 未经授权对外订立采购合同 合同 对方主体资格 履约能力等未达要求 合 同内容存在重大疏漏和欺诈 可能导致企 业合法权益受到侵害 1 拟定采购合同 准确描述合同条款 合同条款 应严谨并经过法律和财务相关人员审核 4 12 采购合同须经授权审批方可签 订 2 制定合同 订单授权审批制度 明确各部门审 批的方式 权限 程序 责任和相关控制措施 3 13 所有签订的采购合同 订单得 到妥善的保管 3 制定合同编号 登记管理办法 进行合同管理 及相关档案管理 2 14 所有的购置的货物能够安全到 货 异常情况得到及时处理 缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪 运 输方式选择不合理 忽视运输过程保险风 险 可能导致采购物资损失或无法保证供 应 1 跟踪合同履行情况 其中重要物质建立合同履 行过程的巡视 点检和监造制度 对有可能影响 工程进度的异常情况 出具报告并提出解决方案 4 15 所有的购置的货物的价值不致 于在运抵过程中遭受损害 2 办理采购供应过程中的运输 投保 退货 理 赔等相关事宜 3 16 所有的购置的货物到达以后可 以得到妥善储存 3 实施库存控制 统筹安排仓库及工地的库位布 置 堆放形式等 使之适应生产经营的实际需求 4 17 所有的采购信息为企业所获得 为管理决策提供服务 4 实行合同履行全过程的采购登记制度和信息化 管理 做好采购过程的相关记录 3 18 验收人员熟知不同货物类型的 验收标准和验收流程 验收标准不明确 验收程序不规范 对验 收中存在的异常情况不作处理 可能造成 账实不符 采购物资损失 1 制定采购验收管理办法 确定验收标准 验收 流程 参与人员等 5 19 仓库接受的货物与经批准的订 单相符 2 验收人员按照验收标准进行验收 只有经过验 收合格的采购才能收货入库 入库单是连续编号 的 收货人以外的人员应复核收货人的清点工作 审核收货人填写的入库单 并在入库单上签字 4 20 不符合采购订单的供货商送货 按公司政策及时处理 3 建立处理不符合采购定单的供货商送货的相关 政策 2 21 收货及退回正确 完整 及时 地记录 4 对于需要退回的产品应在规定时间内及时退回 采购退回的单据是事先连续编号的 并定期检 查其是否连续使用 仓库应及时将入库及退回的 信息传递给采购部门 生产部门 财务部门等等 相关部门 应退回的产品应在专门区域保管 并 有明确的标记 对在会计期末前后发生的收货 及退货进行追踪和必要的调节 以确保仓库账上 收货及退回的记录在正确的会计期内 3 22 只有当定购的服务已被提供 才可以记录应付款 所有采购产品 的应付款都正确 完整 及时地记 入 付款审核不严格 付款方式不恰当 付款 金额控制不严 可能导致企业资金损失或 信用受损 1 财务人员核对发票和相应的其它支持文件如合 同 订单等是否一致 发票的确认及审核手续是 否完备 据以编制记账凭证 经审核后登录应付 账款 对于在会计期前后发生的入库进行追踪和 必要的调节 以确保入库产品的应付款记录于正 确的会计期 对于发票未到以及采购产品物权已 转至公司但未运达情形 并经适当的管理层复核 后 预估入账 3 23 所有采购产品的应付款都正确 完整 及时地记入 2 对于从供货商发来的对账单应与应付款明细账 核对 并制作调节表 有差异的应查明原因 调 节表须经他人定期复核 3 框架协议签订不当 可能导致物资采购不 顺畅 未经授权对外订立采购合同 合同 对方主体资格 履约能力等未达要求 合 同内容存在重大疏漏和欺诈 可能导致企 业合法权益受到侵害 24 款项支付须和资金使用计划相 适应 3 根据预算管理和资金使用计划提出支付申请 管理层依据授权审批后方可进行 超预算的支付 应根据预算管理办法由更高级管理层批准 3 25 款项支付须由授权审批方可执 行 4 采购支付应定期与现金预算和资金使用计划进 行比较 对重大差异应进行必要的调查 4 26 记录的应付账款应准确 完整 的披露 5 记录的应付账款应准确 完整的披露 包括期 末负值重分类调整和恰当的分类 4 27 采购活动及其过程应完整记录 于信息管理系统 定期对采购活动 全过程进行评估 采购活动没有进行评估 不利于总计经验 吸取教训和绩效评价 1 评