opentext内容管理平台ecm方案介绍.pptx

opentext企业内容管理方案 delawareconsulting 19april2020 业务挑战企业内容管理解决方案公司介绍 agenda 非结构化业务内容带来的挑战 非结构化 结构化 90 10 约90 的业务内容是非结构化的 这导致较高业务的处理成本运营成本和单笔交易成本太高 削弱了企业的盈利能力处理非结构化业务时出现的问题会破坏业务的连续性和一致性 非结构化业务的增长 现实 应用 流程和人的分离状态 recordmgmt recordmgmt development development qa qa sap sapbusinessobjects sapbusinesssuite sapbusinessprocessplatform 结构化与非结构化数据持续增长 孤立的应用产生的内容 多个部门和应用彼此分离 内容分散于不同应用 难以协同 缺乏一致的记录管理的方法 业务挑战企业内容管理解决方案公司介绍 agenda 从内容管理流程开始 用户 企业内容库 索引 分类 存档 废弃 加密 保留 捕获 copyright 2009opentextcorporation allrightsreserved slide6 sap数据归档和文档管理解决方案概览 sap扩展内容管理 客户信息管理 sap发票管理 员工信息管理 供应商信息管理 sap数据归档 sap数据访问 非结构化业务内容带来的挑战 sap扩展内容管理 extendedecm 解决方案架构 sap扩展内容管理解决方案 企业业务流程平台 sapbusinessobjects sapbusinesssuite 数据捕获 归档和建索自动化 扫描创建索引批量处理影像处理条码识别捕取各种格式文件 纸张 传真 邮件 摈弃纸张文件腾出办公室空间减低打印 影印 纸张贮存成本确保一致性极及低成本但高效的归档和审计减少手工输入错误内容归档成本 纳税人往来文件报销及投诉管理公干旅行费用管理税单您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 扫描和捕获 扫描并索引零星文件或大量文件支持自动条形码识别和文档分隔可自动转化成多种文件格式 如tiff pdf searchablepdf orpdf a 滚动浏览 旋转和放大缩小文件addandviewnotesondocuments添加 编辑和查看各种注释 包括图形注释 扫描和捕获内容的收录 多种导入方式 单个拖入 批量导入 与编辑软件进行集成目标输入模板可以成批上传电子文档 通过自动分类模块指定分类规则 实现历史文档的自动分类存储 扫描和捕获文档保存分类 扫描和捕获与办公软件集成 按钮 工具条 和msoffice办公软件实现直接存取 扫描和捕获批量扫描自动分类 支持几乎所有商用扫描仪和传真机 一体机等大量文档需要手工或者自动导入扫描过程中识别字段内容并分类并放入索引 为索引和分类做准备的文件属性 内容访问 基於用户岗位的界面和微软办公室 web及sap用户界面整合提供全面搜索内容浏览和导航虚拟文件夹个性化配置权限和角色管理 减低搜索成本提高职员效率缩短部署时间方便易用 减少最终用户培训需要 职员自助服务为纳税人专设之纳税人文件夹纳税人自助服务您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 为最终用戶提供安全快速的接入 内容访问个人登录界面 用户可以进行个性化页面设置用户能够创建收藏夹连接指向内部或外部位置的文件 因为收藏夹连接不保存在计算机而保存在服务器中 用户可以通过任何电脑访问 通过社区功能实现订阅和推送 内容访问个性化门户 内容访问自助服务 文档管理 便捷的文件处理和微软office应用的整合 版本控制文件进出控制元数据分类化合文件审计记录用户 组别访问不能确定的内容种类全面搜索 缩短搜寻时间企业内全面性减低搜索成本减低文件服务器及遗留性旧有文件应用软件费用减少应用软件间打印和影印的费用 变动管理合同管理法定监控文件质量管理您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 文档管理 主要特性安全地组织 分类 搜索和共享文档可应用丰富的元数据精确定位查询结果综合性的操作跟踪和集成提醒能力 内容分类 属性与存储 类似于windows资源管理器的目录树管理单一存储 多纬度知识展现自动分类 存储管理 内容元数据管理 可以根据需要随意为档案创建并且应用新的元数据字段 这些字段可以是必填字段 也可以是可选字段可作为目录结构内存储或者搜索查询的条件 文档管理内容组织架构 文档管理文件详细列表 文档管理文档概览 针对sapextendedecm的用户访问文件柜 文件夹 子文件夹 文档 流程 文档组件 项目和工作流级别定义安全性 设置9个级别的用户权限可以通过brava 阅读器查看和注释模块来防止非法访问 拷贝 下载和打印 并实现部分内容访问 文档管理文档的访问控制要求 附加密级审计追踪 文档管理文档的密级和审计追踪 版本可纵向或者横向添加可长期跟踪更改状况终端用户只查看最新 文档管理版本管理 保存或者展现时转换成pdf按权限访问 文档管理内容格式转换 所有文档可以通过桌面应用程序打开也可以通过brava阅读器 避免安装多个程序 文档管理文档的展现 批量导入导出 自动信息获取 如照片 搜索时可根据分类信息 元数据等搜索 可以使用流媒体方式发布和共享 文档管理多媒体内容管理 合作 授权团队 让各个部门用户有效合作 团队和项目目录论坛讨论提醒任务表新闻频道投票 提升生产力及加速决策连接分散各处的合作团队推动决策到每个人令组织内的沟通自动化提供安全的内容接入 减低风险 资产运作和维护项目管理您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 文件详细列表 重要文件分列 知识推送 提醒报告 当用户收藏的组 有新文档产生或者被修改 即刻通知用户 定义 管控和加速决策过程 灵活的文档工作流工作流步骤列表通知图形化工作流编辑器工作流监控 减低审批程序之成本减轻文件合规流程之成本节省文件密集流程处理所需之时间利用电子签名增强法例服从性 合同管理新员工上岗流程管理您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 围绕内容的工作流程 主要特性强大灵活的图形化流程设计 查看和修改各类申请和批复以只读方式展现 pdf 电子签名流程公开透明 方便审计 文档处理工作流 文档处理工作流工作流一览 文档处理工作流图形化工作流编辑器 文档处理工作流工作流状态 存储和归档 统一存储和档案管理 数据和文件归档动态的存储管理高级的安全性能单一副本存储 统一存储平台从而减低成本数据量增加的同时 缩短了系统反应所需时间利用防伪存储 减低风险大幅提高内容能访度 统一 合并贮存平台数据和文件贮存退役旧系统 legacydecommissioning 您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 齐全的存储服务 如压缩 单实例归档 加密和时间戳适合所有主流存储类型 san nas cas hsm optical 应用驱动的存储管理虚拟存储 supportsheterogeneousandmultivendorenvironments 归档 记录管理 档案生命周期管理及合规控制 社区管理搜索实物记录管理档案借阅流程保留期限和废弃处理审计记录 提升抗风险能力减低查找成本主动性废除记录 从而减低存储成本 控制内容的生命周期实物的记录管理部门性的记录管理您的流程 适用於您的业务流程 业务流程 方案功能 价值驱动 记录管理 管理包括多媒体在内的多种内容分级和分类各级信息资产支持时间或者事件触发的展现需求集中部署 统一管理所有企业内容holdorderpreservationandmanagementbar codeandlabelsupport仓库和空间管理 内容生命周期管理 slide47 通过自带强大图形化工作流工具便捷定义文档创建 审阅 发布 借阅 销毁等流程可实时监控运行状况并发出邮件提醒 搜索管理 多数据源搜索 federatedqueryserver模块支持向多个信息源提交单个查询 并返回统一 排序的结果集合 不用户不需要花费大量的时间向多个数据源反复地提交相同的查询 而是支持用户把其查询广播到多种搜索引擎 并接收一个合并的结果集 数据源包括文件服务器 domino 外部网站 谷歌 雅虎 百度 应用软件等 搜索管理 搜索和返回结果 policy 支持全文检索 搜索管理 高级搜索 自然语言查找 自动 手动元数据搜索 布尔查找 近义查找 模糊查找 etc 搜索管理 结果按文档类型过滤 搜索管理 结果按类别 创建人 过滤 记录管理 结果展现 相关度打分 点击高亮 和总结 快速找到相关内容 搜索主题提供额外功能 如主要作者和文件存储位置 专家系统建设 企业社区 强大的社区功能 设计的目标是聚合有类似职责和专门技术的员工 一起关注大家都管兴趣的业务问题 在这里可以轻而易举的地找到同志 共享信息 案例 opentext在线 我们的客户社区 社区论坛 方便地看到上下文 看到每个参与发言人的概况 在职时间 专门技能 是否经常上线回答问题 员工有权限为帖子打分 论坛可以分配专家和助手作为版主 专家负责回答问题 助手负责管理帖子 社区论坛和问题回答 社区的目的是分享知识 有价值的帖子可以直接转化为 问题回答 放进知识库 并且添加参考 评论等 问题回答 可以搜索以前别人问过的问题 memberwhoaskedthequestionwillgetanemailwithasuggestedanswer canacceptorrejecttheanswer 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