定编如何走向企业实际——定编设计流程与因素分析

定编如何走向企业实际定编设计流程与因素分析本文通过定岗定编分析模型与流程，系统阐述了影响定编工作成效一些关键环节，在这些环节里，每个环节都可能会成为确定编制一个关键因素。一、定编总体分析模型与流程框架定编模型与流程框架意义：在定编之前需要经过一个分析过程，本文首先总结了主要分析考量模式，建立一个用于定编分析基础模型，它主要表达定编主体分析层面；并基于此模型展开具体分析步骤，形成分析流程框架。之所以称之为“框架”，是因为分析流程组成步骤可以调整，重点可以变化。对于流程中各个环节分析，事实上需要投入一定精力与时间，视企业规模不同、岗位与人员数量不同而不同。定编前，首先，可以基于下面流程框架，建立本企业定岗定编流程框架，并根据流程框架中各个环节重要程度不同，确定定岗定编工作投入重点，收集、调研相应信息。1、定编分析模型定编过程主要需要以下三个步骤考量：图12：定编分析模型在定编之前需要定岗，定岗过程中需要进行岗位工作结构与工作量分析，这个环节是一个衔接定岗与定编环节，也是定编前一个必要分析环节。岗位定编可分为微观定编和宏观定编两种。微观定编指各部门、各岗位具体人员数量，主要应用于各部门确定具体岗位人员数量与结构。宏观定编指公司几大类队伍人员数量和比例关系，如管理人员、业务人员、操作人员、行政人员等等，主要应用于企业人力资源规划、人工成本分析等宏观层面。在岗位编制管理上，宏观监控与自主调整要相结合。人力资源部作为公司岗位定编管理部门，要承担宏观监控职责；考虑到业务变动会引起人员需求动态变化，业务部门要有一定自主调整权限。2、定编分析流程基于定编分析模型流程框架图13：定编分析流程基于上述定编分析流程（图13），逐步展开岗位编制设置分析。在定编分析流程中，首先是微观定编分析，即对部门编制设置分析：在定编分析流程环节1与环节2中，对影响部门岗位编制设置因素进行分析；在分析流程环节3中，基于定编影响因素分析，考虑定编思路并选择与设计合适定编方法。定岗定编是体现企业个性化特点工作，因此，定岗定编流程中加入了部门影响因素分析这个环节，也设计了定编分析因素分析法。同时，公司整体编制各部门定编分析之后来分析确定设置原则为最好，即从微观定编到宏观定编。其次，是宏观定编分析，对公司整体编制设置情况以及人工效率情况进行分析，此部分内容在后面“总体编制设置与人工效率分析”、“动态定编管理与预测”中具体描述。在定编分析流程中，从微观分析到宏观分析过程中，通过各部门影响因素分析，提炼总结公司总体主要定编影响因素；通过确定影响部门定编关键动因，整体分析公司人员编制与人工成本，确定公司整体定编原则；并结合实际人员情况，进行公司定编目与效果分析，以及通过长期动态定编管理，确定分阶段达成定编目标。在编制设置分析判定中，编制设置原则可以参照一般性原则，以及企业自身设定原则。一般性定编原则：以企业经营目标为中心，科学、合理地进行定编；企业各类人员比例关系要协调；进行定编工作时，以专家为主，走专业化道路原则； 考虑人才储备；要关注各类人员市场获取成本；不限于定编方法，关注定编有效性。在编制设置分析判定中，企业定编工作受多种影响因素制约，一般而言，企业总体定编影响因素如下图所示：图14：企业定编影响因素部门定编也受不同因素影响，下图中是一些常见定编影响因素：图15：部门定编影响因素在编制设置分析判定时，因素分析（定编分析流程环节2）是一种重要及有效方法，从影响岗位定编因素分析，排除非定编驱动因素，寻找定编关键动因，并进行定编方法设计或进行编制设置，使定编工作有放矢。如，很多岗位说忙，需要深入了解原因，是人不够问题（工作量过大），还是工作方式、流程、制度规定（工作依据）等问题，其他问题需要首先对症解决问题，如工作方式改进，流程、制度改进，人员素质提升等，再考虑编制设置。不是通过增设编制来解决，以最终达到提高效率，精简机构，减少人员等定编目标与效果。影响定编因素分析可以通过以下四个步骤来进行：（1）影响定编因素分析定编因素分析在岗位调研过程中进行分析与诊断，在定编前对部门工作进行考察，如：工作流程或制度是否健全？目前人员素质是否符合岗位正常要求？目前人员工作绩效情况是否达到基本要求？定编前提因素应该是基于部门工作人员工作绩效正常基础上，而不是不做事。如果部门现有人员工作开展不好，是否应该继续挖潜，而不是简单增加人员。因此定编时可以考虑结合部门工作绩效、工作开展状况评价绩效考核结果有利于对编制确定，了解分析岗位人员绩效情况来判断工作完成充分或到位程度，总结影响绩效因素，而没有绩效考核难以评价工作效果。公司或部门发展目标与计划对部门工作方式、工作量等是否会带来影响？（2）排除非正常影响因素在影响定编各因素中，排除非正常定编因素影响，。在确定影响定编因素时，可以先提出初步影响定编因素诊断与建议，然后进一步与企业内部专家与高层进行讨论。（3）定编关键动因分析筛选确定影响定编关键因素，设计相应编制分析方法。定编过程因素分析与关键动因分析应该是一个基本方法，对于基于因素分析之后再选择其他定编方法有直接指针作用。如进行工作量分析时，需要找到影响工作量价值量指标。影响编制因素通常可以从影响“效率”与“工作量”两个方面进行分析判定。（4）针对定编影响因素分析过程中发现问题，进行工作改进与提升针对在对影响定编因素分析中发现问题，进行分析，提出各部门工作改进方案。如工作流程、工作/管理方式改进；增强培训，提高人员素质；调整现有人员岗位，增加人岗匹配度等，通过这些工作改进，来确定合理编制。定编影响因素分析，尤其对一些缺少定编方法、难以定编岗位编制设置有很大帮助。案例1：定编影响因素分析：人员素质与定编在定编过程中，有一个现象需要特别引起注意，就是有些岗位对人员素质要求较高，因此人员编制设置首先取决于配置合适素质人才，而不是工作量对定编起决定性作用，素质合适了，编制不用很多，人不用很多，工作也能做好，人员素质不合适，再多人也不能解决问题，不能搞人海战术。某企业市场信息与价格管理岗位，岗位主要职责是汇总分析各业务部门、客户、竞争厂家、经销商等市场信息，进行产品定价分析与提出价格建议。岗位对人员价格信息分析与趋势预测以及价格制定能力素质要求较高，在进行编制设置时首先需要考虑配置相应能力素质人，而不是配置较多偏重于信息整理与加工，缺乏分析预测能力人员。在设计编制与设计岗位任职资格时，对企业里对这类人员素质要求，需要一定素质人员才能担当岗位，需要重点识别与分析，避免因为人员素质达不到而影响工作，也避免因人员素质达不到而通过配置更多人员来承担工作，导致编制增加。因此，在前面定岗定编分析流程中，岗位职责要求岗位任职要求与编制之间关联关系非常明显，更加强调职责分析任职资格分析编制分析分析环节紧密衔接。案例2：部门定编影响因素分析与定编建议在定编分析方法中，影响定编因素分析以及关键动因分析应该是定编分析基础，同时，可以根据岗位工作特性与关键影响因素等，进一步设计或采用相应定编分析方法，常见定编方法如劳动效率定编法、设备定编法、比例系数法、业务分工法、德尔菲法、业务数据分析法、预算控制法等。二、总体编制设置与人工效率分析公司在从微观上进行各部门编制设定同时，长期还需要从宏观上进行定编控制与平衡，以利于对企业战略总目标实现。宏观定编目标是在满足公司内外部约束条件下，实现总体编制结构合理、人工成本最低、人工效率与效益最大。1.总体编制数量与结构合理，即公司各类人员数量与比例关系要协调正确处理直接与非直接业务经营人员比例关系因此，需要进行岗位编制数量与结构分析与控制。如总体编制数量控制，包括员工总量控制、生产业务人员数量控制、职能部门（含管理人员）控制等；总体编制结构控制，包括职能人员、生产业务人员、管理人员等之间比例关系。另外，公司管理人员比例分析，可结合管理幅度分析确定。2.总体人工成本最低，即控制公司人力资源成本进行人力成本预算与控制因此，需要进行人工成本测算与预算。通过预算来套算新设定编制下人工成本情况，对比原来编制下人工成本，或将实际人工成本数据与预算成本数据进行对比，分析新定编方案，最终需要对照人力成本预算进行编制调整，如果人力成本远高于预算，则还需进行对总编制数调整。3.整体人工效率与效益最大，即：提升公司人均销售额与人均创利额提升公司劳动效率与经济效益因此，需要进行组织效率人工效率分析。定编目标与控制标准之一，即是：提高劳动效率。可以从销售额和营业利润两个方面对公司组织效率进行评价，并可用于与同行业其他企业组织效率、人工效率与效益等进行对比分析。人均销售额:：衡量员工劳动效率；人均创利额：衡量人均创造经济效益。4.满足内外部约束条件公司内部约束条件，如：内部风险控制要求：单独设岗或不能兼岗公司管控模式要求：权责分配，集权模式或分权模式等；公司人力资源限制：适合岗位要求各类人才是否充足等；公司财务资源：薪酬条件是否优厚能够吸引人才等。公司外部约束条件，如：客户需求：产品服务质量、准时到货等；竞争压力：提前上市、价格优惠等。因此，企业定编时，需要对自身内外部定编约束条件进行分析。三、动态定编管理与预测1.动态定编管理定编需要进行科学、合理定编，做到“精简有效”；科学、合理定编还需要根据内外部环境变化而进行动态管理，随着市场变化、业务变化、企业管理水平提高、员工熟练程度和技能提高而进行动态调整，保证劳动生产率始终能够被合理反映和有效控制。2.定编预测在进行定编预测时，可以选择历史或现行岗位编制或劳动定额，来分析判断预测现行或未来劳动定额和编制，如下图所示：定编预测，也可采用业务数据分析方法。业务数据包括销售收入、利润、市场占有率等。根据企业历史数据和战略目标，确定企业在未来一定时期内岗位人数。一般流程为：根据企业历史数据(业务数据/每人)及企业发展目标，确定企业短期、中期、长期员工编制；根据企业历史数据，将员工数与业务数据进行回归分析，得到回归分析方程；根据企业短期、中期、长期业务发展目标数据，确定人员编制。3.定编与人力资源规划定岗定编积极意义在于可以帮助企业进行人力资源规划、预测，以便更好地帮助企业实现其业务目标。人力资源规划是研究未来推动战略实现“人”问题，战略对员工数量、质量、结构等方面要求。而人力资源数量规划主要是解决人与事数量关系是否对应，一般情况下，数量规划应当以先进企业为依据，同时考虑在岗员工工作负荷，以实现工作时间有效利用。这