接待部·接待成本控制建议.doc

2012年1月6月*集团公关接待总结报告（1-6月接待费用超标总结，降低费用建议）一、2012年16月集团公关接待分析汇总表1、常见超标情况：宴请食品超标酒水超标烟草超标2、2012年1-6月超标情况：月份食品超标情况酒水超标情况烟草超标情况备注1月合计超出115157元8次用酒超标3次用烟2月合计超出2846元2次用酒超标1次用烟3月合计超出670元7次用酒超标无4月合计超出2612元2次用酒超标无5月合计超出917元7次用酒超标无6月合计超出0元6次用酒超标1次用烟总合计122202元32次5次3、1-6月超标情况概述：l 酒水是超标的大头，是经费超标的大头（例如一次接待中，超标一瓶茅台或XO，就已经是超标千元以上）；l 超标的客户群体，基本上都是集团高管接待的高端贵宾；l 接待季节淡旺季区别明显；1月份超标量大些，直至6月，逐渐减少； 二、超标原因分析l 标准与实际情况的不符合；对集团现有的接待标准提出一定的质疑，是否现在的接待标准，已经跟不上集团业务发展的步伐；l 酒店、贵宾楼等接待部门的配菜人员，未能精确的做好菜品搭配计划，导致现场安排的菜品不能满足实际需求，从而导致接待人员或贵宾现场需要加菜或提升菜品标准，续而产生费用的超标；l 预订人数与实际到位就餐的人数变化；若到位就餐的人数增加，现场配餐工作人员尚可轻松把控，做到不超标；若是到位就餐人数减少，则原来已经计划好、配好的菜品、数量等，将面临超标情况；若遇接待高管或贵宾看过菜单，再行更改，那是难上加难，超标是必然的结果；l 在接待贵宾客户时，为更好的体现对贵宾的重视，接待人员不由自主的将菜品、酒水等接待用品的档次进行提升，从而导致超标；l 在接待过程中，在酒精的刺激作用下，不由自主的将酒水、食品的用量提升；l 集团现有的接待管理机制中，尚有一些不足之处，须不断完善、改良。三、建议整改方法l 规定财务部在10号前将上月相关接待报表制作完毕（其他相关涉及部门，须合理安排时间、配合好财务部工作），并呈交相关管理人员审阅，以便相关领导清晰的把控同事、或自己的接待成本、效果；l 建议领导们建立互帮机制（亦可称为相互监督机制）；由于集团或者相关子单位的高管，所涉及、经手的业务圈、交际圈有些相关、相似、相近；相互间审阅接待报表，可以发现一些重要的情况、信息，并可相互提出有建设性的建议；例如，通过报表审阅，发现某月（或某阶段）对某个贵宾领导接待的次数减少了，甚至是没有，又或者是对某个贵宾客户接待的次数过量了；这些情况一旦发现，领导间都可以相互沟通、相互分工，共同把相应的社会关系、社会资源，开发好、维护好。l 合理评估、审视现有集团接待标准，若发现已跟不上集团及其相关子单位的业务发展节奏，则应当做出合理的调整；随着社会的发展、人们消费观的改变、流行趋势的变化、集团业务的发展等等各种相关因素的不断发展变化；我们应当对我们集团现用的接待标准、接待物料（食品、酒水、礼品等）等因素提出质疑，并进行分析，续而不断的改良、完善我们的接待标准、物料等；l 相关接待人员思想上、觉悟上的“把持”，接待人员应遵循以下接待原则：（1） 适度原则；集团高管及其相关子单位的接待，应当把握好主次轻重等权重性因素，该接待的一定要接待好，不该接待的坚决不接待；（2） 节俭原则；不铺张、不浪费，花极少的钱，做好极多的事；接待应当讲究技巧，关键在于如何打动对方，如在心情、氛围上给予影响，而不在于钱花多少，档次有多高！ （3） 计划性原则；接待行为，很容易就犯上“拍脑袋”，比较主观的错误；因此我们应当提前制定科学、合理的年度、季度、月度、机动接待计划，有针对性的去公关；为集团将来的发展营造好更优的社会资源环境；l 根据以上所提第三点原则，集团及其相关各个子单位有了科学、合理的接待计划，那么就应当设立相应的奖惩机制；灵活的给予相关接待部门、人员一些限制要求和约束力；从而杜绝接待任务的随意性！l 淡旺季区别明显，淡季的小金额超标，到旺季的大金额超标，映射着接待的某些规律；领导们应当重视该现象，并通过该现象及其从中获取的相关信息，提前做好下一阶段的接待计划（温馨提示：提前做好计划，适当的给自己腾出一些时间，让自己的身体得到及时的调养，这是非常重要的）。l 接待人员在做预订时，务必报上准确人数；人数的变化，会给相关宴请地接单位造成工作上的麻烦；如有发生人数变化，给相关部门造成影响，相关接待人员，在一定程度上，须承担超标或浪费的一些费用，并给予警告或处罚；l 建立科学的“社会资源”库，合理管控各个渠道的人脉资源；即集团及其各个业务子单位，根据其业务发展需要，建立起相应的人脉资源管控表，详细记录一些重要的“政商、演艺圈等精英人士”的个人资料，其中应当有个人性情、喜好、厌恶等；把握好这些细节，就可以更好的建立和巩固友好关系；且该表单，还能使关系建立、维护人员有针对性的、有效控制成本的“投其所好”！例如某位社会要员较喜欢喝茶，那么就要在茶方面下功夫，适当的避开酒精和其它的特殊方面；又或者某位要人，喜欢打网球，那么我集团或相应子单位，也可以从这方面下手，建立和巩固相互间的友好关系。l 针对现场灵活应变情况；接待现场的特殊情况，有些时候难免，那么我们的指导原则是“能不变则不变，要变也要变得合情合理”；相应的出现某些变化情况，须请示某位指定领导，同意了方可执行；若无相关领导可申请，则事