文件编号及格式管理制度.doc

TYM/体d -4.2.3-01文件编号及格式管理制度1.目的确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。2.适用范围适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。3.术语和定义无4.职责与权限4.1 总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理；4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理；4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。5.工作程序5.1代号说明5.1.1公司及部门代号说明代号由两位字母组成，其代号规定见下表：序号部门代号1总务人事部ZW2质检部ZJ3财务部CW4精益监察科JY5生管物流部SG6设备科SB7销售科XS8库房KF9净化器车间CJ10工艺科GY 5.1.2文件类别代号说明序号名称代号1通知TZ2通报TB3申请SQ4会议纪要HY5联络书LL6报告BG7制度ZD8计划JH9调令制度DL10任命书RM11方案FA12合同HT13月报YB14周报ZB15日报RB如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。5.2文件编号及识别号编制规则5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的行政文件编制规则进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。5.2.2体系文件编号编制规则5.2.2.1体系文件编号构成如下：TYM / 体 X- -文件序号过程条款文件类别体系文件缩写企业代号5.2.2.2体系文件编号说明a）体：代表质量管理体系文件b）文件类别：X代表I-V类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)-e)类文件，用a-e书写(a代表质量方针、质量目标。B代表质量手册.c代表程序文件.d代表支持文件.e代表记录、表单)c）TYM：天津屹马汽车配件制造有限公司d）XX：ISO/TS16949：2009标准条款e）XX：文件序号，从01-995.2.3体系文件识别号编制规则5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下：TYM/XX- 00-000文件顺序号年代号文件类别代号企业名称代号5.2.3.2部门级体系文件识别号构成如下： TYM/XX/XX-0000-00文件顺序号年月代号文件类别代号部门代号企业名称代号5.2.3.3使用说明a)年代号取最后两位数，月代号按当前月份取; b)文件顺序号：各部门分别按文件类型每月从01开始顺序编号, 例：2011年4月第一个发布的文件取“110401”。5.2.4技术文件识别号编制规则5.2.4.1技术文件识别号构成如下：TYM / SG/ * - 文件顺序号 年份代号 工艺技术文件代号 生管部简称公司代号 5.2.4.2技术文件识别号编制说明：a) 技术文件代号由技术文件名称的汉语拼音缩写组成，由24位大写字母构成。b) 年份代号由当前年份的后两位数字构成。c) 文件顺序号由三位数字构成，不够三位的用“0”补齐。5.3文件的页面设置5.3.1页眉采用公司标识，放在文件的左上方，与正文的左侧平齐。页眉的颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等。尺寸要求为：a)A3格式：高1.30cm，宽9.62cm；b)A4格式：高0.90cm，宽6.69cm；c)B5格式：高0.80cm，宽5.87cm；5.3.2 页脚将企业文化和公司口号的内容融入到页脚之中，具体要求为：a) 放在文件的右下角，与正文的右侧平齐；b) 字体：统一采用华文行楷，倾斜，字与字之间留一空格；c) B5格式字号为12，A4格式字号为14，A3格式字号为16；d) 颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等。5.3.3序号标点a) “一”“二”“三”后面用顿号。b)（一）（二）（三）（1）（2）（3） 等等，做序号时不加顿号及其他标点。c) 1 2 3 A B C a b c 等等，阿拉伯数字和拉丁字母做序号时后面须用原点号“.”d) 各层次序号依次为：一、（一）1（1）5.3.4分界线必要时（如在ord中）可在页脚与正文中间加一条分界线，具体要求如下：a)页脚上方分界线统一使用双线，长度与文件尺寸相符，选用上粗下细的线条；b)线条颜色为黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等；d)线条磅数为：A4格式磅数为4磅；B5格式磅数为3磅；A3格式磅数为5磅。5.3.5 正文 a)正文字体：统一为宋体，字号为：小四号或者四号，特殊情况可自行调整； b）行间距要求为固定值：28磅，特殊情况可自行调整。5.3.6页边距a) A3格式为上下、左右各2.5cmb) A4格式为上下、左右各2cmc) B5格式为上下、左右各1.5cm根据版面情况可做适当调整。5.4文件编号及格式管理5.4.1行政类文件的编号及格式按照行政文件编制规则执行；5.4.2各部门编制的体系类文件在文件发放前需报请质检部的体系专员进行编号备案后方可发放；体系内所需记录表格由责任部门进行编制，并报请质检部体系专员进行编号备案后方可使用；5.4.3体系文件的识别号由各发文部门进行编号并记录后即可发放；5.4.4体系内制度文件格式按照质检部部统一要求执行。5.5文件编号及格式的控制5.5.1文件在发放前须按照文件编号管理要求进行编号后发放，如未按照上述要求执行，各接受部门可拒绝接收；5.5.2记录表格格式按照主责部门下发的表格执行，如现行记录格式不能满足要求，由主责部门调整并上报质检部备案后方可变更；如现有表格不能满足需要，主责部门可自行设计表格并编号备案后方可使用。6.相关支持性文件序号文件编号文件名称1TYM/XZ-ZD-001-2012行政文件编号规则7.质量记录序号记录编号记录名称保存期限1TYM/体e-4.2.3-03文件发放/回收记录3年2TY