outlook2003客户端使用手册.doc

Microsoft outlook 2003邮件使用手册1.Microsoft outlook 2003介绍Outlook是微软公司的办公组件Office中集成的一个桌面信息管理程序。它与Microsoft Exchange Server联合使用能产生强大的功能，可以帮助管理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打开和查看文档及共享信息；可以管理个人和商务信息，如电子邮件、约会、联系人、任务和文件等。2.Outlook提供了下列功能工具,可以在一个程序中管理全部个人信息和商务2.1电子邮件可收发内外部邮件，并可添加文档，表格，PPT,压缩包等附件，附件数量和大小只受邮箱容量限制。2.2联系人存储有关商务伙伴、朋友、同事和家庭成员的姓名、地址、电话号码和个人信息。2.3 日历安排约会、会议以及其他事件的时间、跟踪假日、特殊时期和其他重要日期。2.4任务在易于管理的地方组织个人和商务待办清单，可以快速确定任务的轻重缓急，并将任务分派给他人。2.5日记记录和跟踪活动，比如发送的电子邮件、工作中的office文档以及与“联系人”文件夹中人员的交流。2.6便签功能类似日常生活中用的便签，可以提醒自己有关问题、想法、指示等。3 下面详细介绍以上工具的使用方法3.1电子邮件使用发新邮件，点击左上角“新建”按钮如下图1图1出现一个新邮件对话框如下图示2图2在图2中“收件人”按钮中可以输入对方的邮件地址，例如,等等。邮件格式前面是用户名字，后面是邮箱的域名。“抄送”按钮中可以抄送把相关工作信息在发给其它人员的同时抄发一份给部门主管。“主题”按钮中可以输入邮件的相关主题内容，例如：工作计划，工作总结等等。单击“发送”按钮后面的“回形针”按钮可以添加相关附件如图3示，选择某个磁盘里的文件即可。附件就会出现在邮件“主题”下面一行，如图4示。图3图4在下面空白处写上所发邮件的正文内容，写完正文最后点击图2中左上角的“发送”按钮发送邮件就可以了，到图1中的“个人文件夹”中的“已发送邮件”里就会看到刚刚发送的邮件信息。邮件的发送到此就完成了。注明：1.邮件附加的大小不能超过10M的大小，否则发不了，邮件服务器已设定好（原因是服务器硬盘空间限制）2.附件只允许发送相关WORD,EXCEL,PPT等办公所需文件文档，EXE，RM等可执行文件不可发送。3.2联系人在打开outlook邮箱界面时，点击左下角的“联系人”按钮进入该联系人操作界面，点击左上角“新建”出现对话框。如图5示：图5在图5中把要联系人的相关信息输入进去，点击左上角“保存并关闭”关闭。如图6图6图7至此联系人添加成功，如上图7所示，“张三”联系人已成功添加到联系人的通讯上了。3.3日历新建日历方法与新建联系人方法相同，在打开outlook邮箱界面时，点击左下角的“日历”按钮进入该日历操作界面，点击左上角“新建”出现对话框，如下图8示：图8在图8中填写相关内容，内容填写完成后，在图9最后点击左上角“保存并关闭”。图9图10在日历界面上出现如图10示，2012-9-10有个重要约会记录就出现上面。3.4任务新建任务方法与新建联系人方法相同，在打开outlook邮箱界面时，点击左下角的“任务”按钮进入该任务操作界面，点击左上角“新建”出现对话框，如图11示。图11在图11中填写完相关内容后，点击左上角保存并关闭。图12在图12中会出现一条刚建好的工作任务内容。3.5日记新建日记与新建联系人方法相同，在打开outlook邮箱界面时，点击左下角的“日记”按钮进入该任务操作界面，点击左上角“新建”出现对话框，如图13示，写好内容。图13出现图14：图14日记记录就有了。3.6便签新建便签与新建联系人方法相同，在打开outlook邮箱界面时，点击左下角的“便签”按钮进入该任务操作界面，点击左上角“新建”出现对话框，如图15示，写好内容并闭即可。图154.邮件其它相关功能4.1自动收发邮件“工具”“选项”“邮件设置”“发送/接受”勾选“安排自动发送/接收的时间间隔为*分钟” “关闭”4.2.最小化隐藏打开Microsoft Outlook在电脑右下角右击Outlook图标，然后点击“最小化时隐藏”，那么在你工作的时候Outlook就会一直工作着，协助你及时细致的完成工作。4.3“规则和通知”来管理邮件在邮件的界面下，点击“工具”“规则和通知”点击“新建规则”，出现界面按照规则向导，你可以实现更多的功能。比如把某位上司发来的邮件直接投递到特定的文件夹；把包含“大动脉”这个词语的邮件投放到一起等等。这样在邮件量多的时候，方便查找，科学管理，一目了然。4.4 “搜索文件夹”的使用在收件箱里创建的子文件夹是邮件实体，如果你删除子文件夹，里面的内容就会连带删除。而“搜索文件夹”的子文件夹只是邮件集的索引，删除子文件夹不会删除邮件。右击“搜索文件夹”，选择“新建搜索文件夹”，出现下面的向导：你可以根据需要，创建自己需要的条件。4.5.创建自己的签名“工具”“选项”“邮件格式”“签名”，点击签名，就可以新建新签名，编辑签名等等。在“编辑”里有一个“高级编辑”，默认是指向Microsoft Word，这样你就可以完全像编辑Word一样，设计自己的签名。新建好签名后，你需要在下面的界面里看到，你需要选择“新邮件使用该签名”和“答复和转发时使用该签名”所需要的签名，你可以设计多个签名以供选择。4.6垃圾邮件的处理如果你收到的邮件里如果确认是垃圾邮件，你可以右击这份邮件，选择“垃圾邮件”将发件人添加到阻止发件人名单。4.7回执的使用新建一封新邮件，点击“选项”框。你可以勾选不同的投票和跟踪方式：“使用投票按钮”：即可以简单的为一个决定做调研，Outlook会自动生成投票结果，比如这样的决定：“我们部门内有多少人会参加礼拜六的聚会？”等等。“送达回执”：邮件送达目标服务器即给出回执。“已读回执”：收件人阅读邮件后(双击打开为已读，预览不算已读),发件人会自动收到已读的消息邮件。4.8日历的双时区显示如果你经常出国或者经常与国外的人联系，Microsoft Outlook支持双时区显示，方便你的工作安排。在Outlook的“日历”的左侧时间显示区域内，右击选择“更改时