办公信息处理Word

机电工程学校 2 4 1Word及其应用 总体内容 本节主要内容 4 1 1Word概述 4 1 2文档的基本操作 4 1 3编辑文档 4 1 4文档的排版 4 1 5表格制作 4 1 6图文混排 4 1 7页面排版和打印文档 3 4 1Word及其应用 Word概述 启动Word 常规启动 选择系统 开始 菜单 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftWord2003 快捷启动 双击桌面上Word快捷方式图标双击相对应的应用程序文档图标 4 4 1Word及其应用 Word的窗口组成 Word2003窗口 通常由标题栏 菜单栏 各种工具栏 标尺 文本区 滚动条 状态栏以及最大化 或者恢复 最小化 关闭按钮组成 5 4 1Word及其应用 常用工具栏 使用常用工具栏上的工具按钮是对Word的常用操作中最简单快捷的方法 新建 打开 保存 打印 打印预览 粘贴 复制 格式刷 撤消操作 恢复 查找 显示比例 6 4 1Word及其应用 文档的操作 文档的操作主要包括新建文档 保存文档 打开文档 常用的是菜单方式和使用常用工具栏方式 也可以使用在菜单旁的组合键 菜单方式 常用工具栏 7 4 1Word及其应用 编辑文档 1 文档的输入在文本区中的 插入点 处 可以录入英文字符 中文字符等 也可以录入特殊字符 1 单击菜单 插入 符号 如图所示 2 选择 符号 选项卡 单击要插入的符号单击 插入 铵钮 或者双击要插入的符号 8 4 1Word及其应用 非打印字符 非打印字符的显示 按回车键会产生一个回车符 按空格键会产生一个空格符 按Tab键会产生一个制表符 这些符号在打印时不会被打印出来 叫非打印字符 常用工具栏 右侧的 显示 隐藏 按钮 就是用于控制这些非打印字符是否可显示在屏幕上 9 4 1Word及其应用 文档的编辑 2 文档的编辑 1 删除文档用Backspace键可以删除插入点前一个字符 用Delete键可以删除插入点的后一个字符 如果删除大量的文字 则先选中 再使用Delete键 移动文档 选中要移动的文本 使鼠标指针成型 拖动鼠标 在目的地放下 另一种方法是使用剪贴板 选中要移动的文本 点击 常用工具栏 的按钮 或鼠标右键选择 剪切 或 编辑 菜单选 剪切 光标定位在目的地后点击 常用工具栏 的按钮 或鼠标右键选择 粘贴 或 编辑 菜单选 粘贴 10 4 1Word及其应用 文档的编辑 复制文档常用的复制文档的方法有两种 选中要移动的文本 移动鼠标使鼠标指针成型 按住Ctrl键 拖动鼠标 在目的地放下 另一种方法是使用剪贴板 选中要移动的文本 点击 常用工具栏 的按钮 或鼠标右键选择 复制 或 编辑 菜单选 复制 在目的地点击 常用工具栏的 按钮 或鼠标右键选择 粘贴 或 编辑 菜单选 粘贴 此种方法可以重复复制同一文本 撤销与恢复 撤销 按钮和恢复按钮 11 4 1Word及其应用 查找与替换 自动更正 拼写检查 3 查找与替换 自动更正 拼写检查 1 查找与替换 如果在一篇文档中查找某些字符 或想用新的文字代替文档中有的且出现多次的特定文字 可以使用Word所提供的 查找与替换 功能 12 4 1Word及其应用 查找与替换 自动更正 拼写检查 拼写检查在Word2003中 不仅可以检查英文拼写的错误 还可以对简单的中文进行校对 当在文档中输入错误的或者不可识别的单词时 Word会在该单词下用红色波浪线来标记 对有语法错误的用绿色波浪线来标记 可以单击状态栏的 拼写和语法按钮 对整篇文章进行快速校对 在出现拼写错误的单词的任意区域单击鼠标右键 会出现Word对该词的更正 选择合适的更正就可改过来 一个拼写错误的例子 13 4 1Word及其应用 文档的显示 4 文档的显示 1 版式视图 处理文档时可使用版式视图 包括了普通视图 Web版式视图 页面视图和大纲视图 2 查看模式 在阅读或浏览文档时可使用查看模式 包括了阅读版式视图 缩略图和文档结构图 14 4 1Word及其应用 各种显示方式之间的切换 可在 视图 菜单中选择有关显示命令 也可以在窗口左下单击各种常用视图的按钮 大纲视图 普通视图 Web版面视图 页面视图 文档结构图 缩略图 15 4 1Word及其应用 文档的排版 1 字符的格式化字符格式是指对英文字母 汉字 数字和各种符号进行样式 字体 字号 是否加粗等的设置 16 4 1Word及其应用 文档的排版 使用 格式 工具栏设置 样式列表 字体列表 字号列表 倾斜 样式 字符边框 字符底纹 两端对齐 右端对齐 项目符号 字体颜色 增加缩进 减少缩进 编号 右对齐 字符缩放 居中 下划线 加粗 字号 字体 17 4 1Word及其应用 文档的排版 使用 字体 命令格式工具栏中仅给出了一些常用的字符格式设置 功能更全的字符格式设置通过 格式 菜单 字体 命令来实现 选择 格式 菜单 字体 命令 显示 字体 对话框 在如图4 11所示的字体对话框中有三个标签 字体 字符间距 和 文字效果 底部有一个预览窗口 可以直接预览各种设置所产生的效果 图4 11字体对话框 18 4 1Word及其应用 文档的排版 添加边框和底纹Word提供了为文档中的文本 图片或表格添加边框和底纹的功能 选择 格式 菜单 边框和底纹 命令 出现 边框和底纹 对话框 不仅有边框和底纹标签 还有页面边框标签 可以根据需要设置不同的边框和底纹 应用于文字 段落或整篇文档 19 4 1Word及其应用 文档的排版 2 段落的格式化Word中 段落 是文本 图形 对象或其他项目等的集合 后面跟一个段落标记 一个硬回车符 段落的排版是指整个段落的外观 包括段缩进 对齐 行间距和段间距等 20 4 1Word及其应用 文档的排版 段落对齐方式在文档中对齐文本可以使文本更容易 清晰地阅读 在 格式 工具栏中设置了四个对齐按钮 两端对齐 通过词与词间增加空格的宽度 使正文沿页的左右页边对齐 对英文文本有效 对于中文效果同 左对齐 居中 使文字居于左 右页边的正中 常用于标题 表格 右对齐 使文字向右对齐 一般用于日期 签名等 分散对齐 以字符为单位 均匀地分布在一行上 段落缩进对于一般的文档段落都规定了首行缩进两个汉字 为了强调某些段落 有时候也需要适当进行缩进 段落缩进常有两种 首行缩进和悬挂缩进 首行缩进即是第一行缩进 悬挂缩进是除首行外 段落其他行都缩进 22 4 1Word及其应用 文档的排版 行间距 段间距从 格式 菜单选择 段落 命令 弹出 段落 对话框 如图所示 通过此对话框可以完成上述对齐 缩进操作 还可以调整段落的行间距 段落间距等 23 4 1Word及其应用 文档的排版 首字下沉为了提醒注意 常常使一个段落的第一个字下沉 建立 首字下沉 的步骤是 先将插入点定位在要设定成 首字下沉 的段落中 选择 格式 菜单 首字下沉 命令 显示出对话框见左图 首字下沉对话框 按照需要选择合适的 下沉 或 悬挂 位置 为首字设置字体 下沉的行数及与正文的距离 完成后 单击 确定 按钮 见右图 24 4 1Word及其应用 文档的排版 3 项目符号和编号文档中的段落需要编号时 可使用Word提供的自动编号功能来提高工作效率 Word提供了在输入时自动产生带项目符号和编号的列表 项目符号除了可以用符号外 还可以用图片 自动创建项目符号和编号在段落的开始位置输入诸如 1 a 甚至 一 等格式的起始编号 然后输入文本 则键入回车符后 Word会将下一编号自动加入到下一段开始位置 也可以在某一段落任意位置 点击 格式 工具栏的编号或项目符号 同样能在段落开始位置自动生成编号或项目符号 要取消项目符号或编号时 只需再单击或 或者删除编号 项目符号即可 25 4 1Word及其应用 文档的排版 自定义编号选择 格式 菜单 项目符号和编号 命令 出现 项目符号和编号 对话框 选择 编号 标签 选择一个需要的编号形式 点击 确定 按钮 或者 如图所示 单击 自定义 按钮 从弹出的自定义编号对话框中进一步设置 图4 20项目符号和编号对话框 自定义项目符号打开 项目符号和编号 对话框 选择 项目符号 标签 选择一个需要的项目符号 点击 确定 按钮 或者点击 自定义 按钮 从弹出的 自定义项目符号列表 对话框中进一步设置 26 4 1Word及其应用 文档的排版 4 分栏多栏排版是常用的排版方式 利用 其他格式 工具栏的 分栏 按钮或者 格式 菜单 分栏 命令可在文档中生成栏或者改变分栏数目 可以使用 分栏 对话框 在该对话框中 可以选择栏数 栏宽是否相同 设定每一栏的宽度 是否要分割线 应用范围等 27 1 表格的建立建立表格的主要方法如下 插入空表格使用工具栏的 插入表格 按钮或者选择 表格 菜单 插入 表格 4 1Word及其应用 表格 表格是由水平的 行 和垂直的 列 组成的 表格的每一格称为 单元格 单元格内可以插入数字 文字 图形 甚至还可以是表格 28 4 1Word及其应用 表格 常用 工具栏的 表格和边框 工具 29 4 1Word及其应用 表格 2 表格的编辑 插入行 列和表格首先选定单元格 行或列 再点击 表格 插入 子菜单 或 表格和边框 工具栏的 插入表格 按钮 的相关选项 删除单元格 行 列和表格首先选定单元格 行或列 再点击 表格 删除 子菜单的相关选项 删除单元格也可以使用单击鼠标右键后出现的快捷菜单中的 删除单元格 命令实现 拆分 合并单元格如果需要对单元格进行拆分或合并 首先应选中需要操作的单元格 再点击 表格 合并单元格 或 拆分单元格 子菜单即可 或者使用鼠标右键选 合并单元格 或 拆分单元格 命令 或者点击 表格和边框 工具栏的合并单元格按钮或拆分单元格按钮 30 4 1Word及其应用 表格 补充表格线经上述方法创建的表格较为规整 若需增添或删除某些表格线 可使用 表格和边框 工具栏 先选择 线型 和线的 粗细 单击绘制表格按钮 光标呈一铅笔状 在表格起点单击鼠标并拖曳至终点释放 就可在表格中画水平 垂直及斜线 删除某表格线 单击橡皮擦按钮 光标呈橡皮擦状 移动光标到该表格线 单击鼠标则可删除该表格线 改变表格的行高和列高 拖动表格线调整行高和列高将光标对准行或列格线处 拖动鼠标至需要的宽度即可 31 4 1Word及其应用 表格 拖动标尺调整行高和列高选中表格 表格各表格线水平沿线和垂直沿线的标尺位置有黑色的矩形标记 拖动水平标记可改变对应表格线所在的行高 拖动垂直标记可改变对应表格线所在的列高 自动调整行高 列宽和均匀分布先选中表格的行或列 点击 表格 自动调整 选择相应的选项 32 4 1Word及其应用 表格 表格内容 单元格 的对齐单元格内容的对齐方式有靠上两端对齐 靠上居中 靠上右对齐 中部两端对齐 中部居中 中部右对齐 靠下两端对齐 靠下居中 靠下右对齐共九种 设置表格框线和底纹对表格的边框线可利用 格式 边框和底纹 子菜单命令对表格的边框或底纹进行格式化操作 表格和边框 工具栏中的 线型 粗细 边框颜色 外侧框线 底纹颜色 等按钮可对选中单元格的边框进行设置 表格自动套用格式Word为用户提供了40多种预先定义好的格式 有表格的边框 底纹 字体 颜色等 使用的时候只要选中其中之一 便能快速地编排表格 33 4 1Word及其应用 图文混排 1 插入图片 插入剪贴画插入时首先将光标定位在插入点 选择菜单 插入 图片 剪贴画 在右方出现 剪贴画 任务窗格 选择 搜索范围 和 结果类型 点击 搜索 在该任务窗格下方出现剪贴画 单击需要的剪贴画 Word就在插入点插入该剪贴画 插入图片文件在Word中可以直接插入的常用图片文件有 bmp 位图文件 wmf 图元文件 jpg JPEG文件交换格式文件 等 插入图片文件的操作是 定位插入点 选择菜单 插入 图片 来自文件 命令 显示 插入图片 对话框 选择图片文件的文件类型 所在的文件夹和文件名 单击 确定 按钮就将所选图形文件插入到当前文档中 插入界面图标Word中还可以直接插入Word或其他程序运行时界面显示的图标 34 4 1Word及其应用 图文混排 5 公式编辑器的使用在写某些文档时会遇到数学公式 数学符号等 利用公式编辑器可方便地实现数学公式 35 4 1Word及其应用 页面排版和打印文档 1 页眉 页脚和页码 页眉和页脚页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部 底部区域 通常将显示在文档中每页的顶部或底部的信息插入在这里 这些信息有页码 日期 公司徽标 文档标题 文件名或作者名等 在 视图 菜单上 单击 页眉和页脚 正文 页眉 页眉插入点 页眉页脚工具栏 36 4 1Word及其应用 页面排版和打印文档 2 页面设置页面设置包括文档的编排方式以及纸张大小等 单击菜单 文件 页面设置 菜单项 打开 页面设置 对话框 设置 页边距 页边距 设置包括了调整上下左右页边距 装订线的位置以及打印的方向等 可在页面设置的 页边距 标签中作相应设置 37 4 1Word及其应用 页面排版和打印文档 设置 纸张 纸张大小有 A4 B5 16开 32开等