公文的写作与办理

1 公文的写作与办理幻灯片放映时 点击鼠标左键换行或翻页 一 公文的种类二 公文的格式三 行文规则四 公文的办理 2 一 公文的种类 依据 教育部关于公文处理的若干规定 教育部的公文种类有12种 令 决定 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 3 常用公文的拟制 中心常用的公文主要有 请示 报告 函 签报 4 一 请示 5 二 报告 6 三 函 7 四 签报 8 二 公文格式 中心的发文一般由发文字号 标题 主送单位 正文 附件 署名和用印 盖章 成文时间 抄送单位等部分组成 发文字号 标题上下各空一行 主送单位 抄送单位 正文 署名 成文日期 标题 9 一 发文字号 发文字号 由发文单位代字 年份 序号三部分组成 排印于正文首页第1行的右端 图示见第8页 单位代字 中心的代字有 教留服 教留函 教留服党 3种 以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向有隶属关系的单位发文用 教留服 以教育部留学服务中心或中国留学服务中心的名义向无隶属关系的单位发文用 教留函 以中国共产党教育部留学服务中心委员会名义发文用 教留服党 年份 四位数公元纪年 用六角括号 括入 序号 发文顺序号 不编虚位 不加 第 字 如 教留服 2014 16号说明 采用 教育部司局签报 格式纸时 在右下角 编号 一栏内填写发文字号 在正文首页不需要再写发文字号 教育部留学服务中心内部请示报告 不编发文字号 10 二 标题 标题一般由发文机关 公文的主要内容 文种三部分组成 中心发文一般不在标题中写发文机关 只在上报重要的工作计划 总结 规章时写发文机关 标题应准确 简要地概括公文的主要内容 标题中除特定的内容加引号 法规名称加书名号外 一般不用标点符号 标题位于发文字号下方 标题上下各空1行 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 图示见第8页 11 三 主送单位和抄送单位 主送单位是指受理公文的单位 通常上行文只能有一个主送单位 主送单位位于标题下方 左侧顶格排印 并在名称之后加 冒号 图示见第8页 抄送单位是指除主送单位以外的需要告知公文内容的单位 抄送单位标注于公文末页下端 成文日期之后 图示见第8页 主送单位和抄送单位都应写全称或规范化简称 12 四 正文 正文是公文的主体 用来表述公文的内容 从主送单位名称下一行开始排印 每自然段左空2字 回行顶格 回行时应保持数字 年份的完整 图示见第14页 正文中除特别需要外 一般没有图表 图表通常作为公文的附件 13 五 附件 附件是附属于公文正文的其他材料 具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用 公文如有附件 在正文末尾空1行 左空2字排印 图示见第14页 只有一个附件时 附件说明 为 附件 名称后不加标点符号 但应在附件首页首行顶格标注 附件 字样 图示见第14页 有两个以上附件时 附件说明 为 附件 1 2 并在相应的附件首页首行顶格标注 附件1 附件2 字样 图示见第14页 通常附件与主件装订在一起 如附件较多 太厚 主 附件分别装订 应在附件首页第1行顶格标注发文字号和附件标识 如 教留服 2014 1号附件1 14 图示 正文与附件之间空1行 附件名称后不加标点 附件标识 署名前面空3 4行 成文日期右空4字 标题用华文中宋 加粗 正文用仿宋 与正文字体字号相同 回行顶格 段首空2字 15 六 署名 在正文 或附件说明 之后空3 4行署名 排印在成文日期的正上方 图示见第14页 以中心的名义发文 一般署 教育部留学服务中心 下列情况署 中国留学服务中心 1 向外交部申办护照 2 向各国驻华使馆发函 3 对外宣传 外事联络有关事宜 4 向培训基地院校行文 5 所属公司以中心的名义行文 以中心党委的名义发文 署 中共教育部留学服务中心委员会 16 七 用印 除会议纪要外 公文应该加盖相应的印章 签报和传真以领导签名生效 通常不盖公章 印章要盖端正 位于发文单位名称的正中央 图示见第14页 当公文排版后所剩空白处容不下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与公文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 图示见第17页 用印 署名 发文单位标识三者应一致 代章应在署名处标明 代章 字样 17 图示 章不能压正文 不正确 印章和正文应同一页 18 八 成文日期 以会议通过或最终签发的领导人所签发的时间为准 不能以拟稿人成文的时间为准 位于发文单位署名的下一行 右空4字 图示见第14页 用阿拉伯数字写全年月日 如 2014年6月10日 19 九 公文用纸 传真用制式的传真格式纸 电子版 分 教育部留学服务中心传真 中国留学服务中心传真 两种 教育部司局签报 和 教育部留学服务中心内部请示报告 格式纸 直接作为公文的首页 从第2页起用A4型白纸 其余公文的首页用带中心发文标识的红头纸或蓝头纸 从第2页起用A4型白纸 在正文首页前附一张 教育部留学服务中心发文稿纸 用以记录公文办理的过程 下面分别介绍中心的红头纸 蓝头纸和公文格式纸 20 1 教育部留学服务中心 红头纸 用于以教育部留学服务中心的名义行文的正文首页 21 2 中国留学服务中心 红头纸 用于以中国留学服务中心的名义对国内有关单位行文的正文首页 22 3 中国留学服务中心 蓝头纸 用于以中国留学服务中心的名义向国外机构行文的正文首页 23 4 中共教育部留学服务中心委员会 红头纸 用于中心党委发文的正文首页 24 5 教育部司局签报 格式纸 用于向教育部有关司局请示工作 25 6 教育部留学服务中心内部请示报告 格式纸 用于向中心领导请示报告工作 26 7 教育部留学服务中心传真 格式纸 用于以教育部留学服务中心的名义发送传真的首页 27 8 中国留学服务中心传真 格式纸 用于以中国留学服务中心的名义发送传真的首页 28 9 教育部留学服务中心发文稿纸 办理非签报和传真类公文时 附在正文前 用以记载公文办理的过程 29 十 字体和字号 国家行政机关公文格式 规定 标题用小标宋体2号字 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行28字 参照教育部办公厅发文格式 结合中心的具体情况 建议标题采用华文中宋加粗小2号 字少时 或3号 字较多时 正文一般采用仿宋体小3号 正文内容简短时也可采用仿宋体3号 通常标题的字号应大于正文的字号 图示见第14页 公文较长时 可通过变更小标题的字体使公文的层次更清晰 通常一级小标题用黑体 二级小标题用加粗楷体 三级小标题用加粗仿宋体 四级小标题同文 通常采用 单倍 行距 如果署名位置不太合适 可通过 固定格式 适当调整行距 30 十一 系数 数字和计量单位 系数 公文中的结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 数字 公文中的数字 除部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外 一般应当使用阿拉伯数字 计量单位 文中应使用国家法定的计量单位 如 1米 不说成 3尺 31 三 行文规则 1 党务和政务事宜应分别行文 2 行文应当确有需要 注重实效 对使用电话即可办理的事项 不发正式公文 3 除中心办公室外 其他处 室 不得对外正式行文 其他处 室 与上级机关和外单位进行联系的正式文书 均用中心的名义 4 除上级机关领导同志直接交办的事项外 原则上不直接向领导同志个人行文 拟请上级机关领导人出席有关活动并讲话时 一般应至少提前一周报送请示 并附上讲话代拟稿 5 向上级机关行文 只能主送一个上级机关 如需其他相关的上级机关阅知 应当用抄送的形式 6 请示应当一文一事 不可在报告中夹带请示事项 7 不相隶属单位之间一般用函行文 32 四 公文的办理 办好公文就是要把好三关 公文的办理大致可分为公文的起草 审核和督办三个过程 一要把好公文起草关二要把好公文审核关三要把好公文督办关 33 一 把好公文起草关 1 准备工作要 细 一要明确行文的意图 二要了解领导的要求 三要掌握充分的资料 2 公文构思要 巧 一要注重规范性 符合公文文种的基本结构要求 二要注重系统性 防止顾此失彼 三要注重逻辑性 各部分之间既相对独立 又相互连贯 四要注重艺术性 讲究语言艺术 注重语法修辞 标题精致准确 各部分文字既有所侧重 篇幅又不相差太大 3 修改完善求 精 修改的过程 大致可以归纳为 三看 一是从宏观上看 修改是再创造和深化的过程 二是从微观上看 修改是简练和纠错的过程 三是从学识上看 修改是补充拟稿人知识缺陷的过程 34 二 把好公文审核关 1 送审程序 通常按自下而上 纵向 由里到外 横向 的原则送审 自下而上 先由处室负责人审核签字 再送中心领导审核签字 由里到外 公文需要会签时 先送本处室负责人审核签字 后送相关处室负责人审核签字 先送主管本处室工作的中心领导审核签字 必要时 根据主管领导的批示 再送其他中心领导 一把手最后 审核签字 2 领导签发 签发公文的领导外出时 如时间允许 应等该领导回来后再签发 如时间紧急 通过电话 邮件 短信等方式与签发公文的领导联系同意后 可由有签发权限的其他领导签发 3 登记 用印 分发 经领导签发后的公文 应先在本处室发文登记本上登记 并按主送单位 抄送单位 中心办公室存档所需