档案管理基础知识文稿PPT课件

1 档案管理基础知识 2 档案基础知识的内容 档案管理工作概述档案管理体系建设文书档案管理与整理实务科技档案管理与整理实务会计档案管理与整理实务特种载体档案管理与整理实务 3 档案工作概述的基本内容 一 档案的概念二 档案工作的内容三 档案的收集工作四 档案的整理工作五 档案的分类六 档案的鉴定七 档案的保管八 档案的统计九 档案的检索十 档案的利用 4 一 档案的概念 一 档案定义 档案是国家机构 社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 二 档案与文件 文物 图书 情报 资料 信息的关系 档案与文件 文件是档案的前身 文件完成现行效用后 其中部分文件对日后工作具有查考 利用价值 经收集 整理 保存起来 就成为了档案 文件与档案是同一事物的不同发展阶段 其价值和数量也存在区别 文件起现行效用作用 档案起历史查考作用 有价值的文件才能转化为档案 5 一 档案的概念 三 档案的属性1 本质属性原始记录性 本源性 2 一般属性信息性知识性职能性社会性文化性 6 一 档案的概念 四 档案的分类1 按形成者可分为 个人档案 单位档案 2 按门类可分为 文书档案 业务档案 科技档案 会计档案 特种载体档案3 按载体可分为 原始载体材料档案 甲骨 金石 竹木 缣帛档案等 传统载体材料档案 主要是指纸质档案 新型载体材料档案 照片 录音 录像 磁盘 光盘等 实物档案 4 按记录方式可分为 文字档案 图表档案 图像档案 声音档案等 7 一 档案的概念 五 档案的价值1 档案价值的决定因素 一是档案本身记载的信息情况 二是社会需要程度 2 档案基本价值 一是凭证价值 一是参考价值 3 档案价值发挥的规律 1 档案用户层面扩散律 2 档案秘密程度递减律 3 档案科学文化价值渐增律 8 一 档案的概念 六 档案的作用档案作用是指档案价值 通过社会需求 转化为使用价值 档案作用主要有 1 延伸人类记忆作用2 研究历史真实作用3 传播知识和信息作用4 为现实工作服务 9 二 档案工作的内容 一 档案工作的定义1 狭义的档案工作 主要是指档案工作的具体环节 收集 整理 保管 鉴定 统计 编目 利用2 广义的档案工作 包括档案法制建设 档案行政管理 档案实体管理 档案教育 档案科技 档案宣传 档案外事 档案中介服务等 10 二 档案工作的内容 二 档案工作的性质1 管理性2 服务性3 政治性 三 档案工作的原则1 统一领导 分级管理2 维护档案的完整和安全3 便于利用 四 档案工作的机构1 行政管理机构2 实体管理机构 11 二 档案工作的内容 五 档案室的职责1 贯彻执行有关法律 法规和国家方针政策 建立健全本单位的档案工作规章制度 2 指导本单位文件材料的形成 积累和归档工作 3 统一管理本单位的档案 并按规定向有关档案馆定期移交档案 4 为本单位工作提供档案信息服务 必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务 5 监督指导所属机构的档案工作 12 三 档案收集工作 一 档案收集工作的定义就是按照法律和国家的规定 把分散在各单位 单位各内部机构和个人手中的档案 以及散失在社会上的零散档案 通过接收和征集 分别集中到有关档案室和各级各类档案馆 实行集中统一管理 收集是一项艰巨的工作 收集工作是档案工作的起点和基础 收集工作的质量决定档案工作的整体质量 收集工作也是档案部门在档案工作的所有环节中最难把握的一个环节 做好收集工作需要 三心 三勤 即耐心 细心 责任心 嘴勤 手勤 脚勤 13 三 档案收集工作 二 档案收集工作的要求1 指导思想 档案收集工作是要形成一个数量充分 质量优化 门类齐全 结构合理的馆藏体系 2 档案收集工作必须根据档案形成特点和档案发挥作用的规律 正确处理局部与整体 当前与长远的矛盾 3 档案收集工作应该保持全宗的不可分散性和全宗群的系统性 4 档案收集工作要加强馆 室 外调查 实行超前控制 5 档案收集工作既要加强宣传 又要制定一系列的规章制度 14 三 档案收集工作 三 档案归档制度归档制度 一个单位在工作活动中不断产生的文件材料 处理完毕后 不得由承办部门或个人保存 必须由文书处理部门或业务部门整理立卷 定期移交给档案室集中保存 这叫归档 我们称之为归档制度 归档制度内容包括归档范围 归档时间和归档要求 1 归档范围 制定每个单位的 文件材料归档与不归档范围 2 归档时间 3 归档质量要求 归档文件材料要完整 数量 齐全 门类 归档文件材料要系统 条理 要求归档文件编好页码 卷内文件目录并装订成卷 15 三 档案的收集工作 四 档案的平时收集1 平时收集的主要内容 一是 红头文件 二是 帐外 文件 三是专门文件 2 平时收集的方法 1 落实到人 明确有关文件的具体收集责任人 2 要及时掌握本单位的工作动向 及时介入 3 加强收集工作的宣传 边收集 边宣传 4 同有关的保密检查等结合起来进行收集 16 四 档案的整理工作 一 档案整理工作就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类 排列 编目 使之系统化 二 档案整理工作的方法1 传统整理的方法2 现代整理的方法 17 四 档案的整理工作 三 档案按卷整理的步骤1 区分全宗 2 全宗内档案的分类 3 初步立卷 4 卷内文件整理编目 5 类内案卷初步排列 6 案卷加工整理 7 案卷调整与编号 8 编制案卷目录 18 四 档案的整理工作 四 档案整理工作的原则按照档案形成的特点和规律 最大限度地保持文件之间的历史联系 充分利用原有基础 便于保管和利用 1 档案整理工作要保持文件之间的历史联系 主要有来源 时间 内容 形式上等的联系 2 档案整理工作要充分利用原有基础 3 档案整理工作必须便于档案保管和利用 19 五 档案的分类 一 全宗的概念 一个独立的单位或一个著名家庭 个人在社会活动中形成的档案的整体 全宗是组成国家档案全宗的基本单位 全宗的实质在于它的不可分散性和单一性 二 立档单位的概念 指能构成一个全宗的单位或家庭和个人 又名全宗构成者 构成一个立档单位 有三方面的条件 1 是否有独立行文 处理事务的职权 行文权 2 是否有独立财务 财务权 20 五 档案的分类 3 是否有一定的人事任免权 人事权 三 档案分类的概念 运用科学的方法 对一个全宗内的档案 按其来源 内容 时间和形式上的异同 分门别类 组成有机体系 有条理地反映立档单位的历史真实面貌 便于档案的管理和利用 四 档案分类的标准1 组织机构分类标准就是按照立档单位的内部组织机构对档案分门别类 2 问题分类标准就是按照全宗内档案记录的内容对档案分门别类 3 年度分类标准 21 五 档案的分类 五 常用的档案分类方法 1 年度 机构分类法 2 年度 问题分类法 3 机构 年度分类法 4 问题 年度分类法 22 五 档案的分类 六 案卷目录1 概念 按照案卷排列的顺序 抄录案卷的标题 保管期限 卷内文件页数等项目形成的一本案卷名册 2 编制方法 23 五 档案的分类 1 编制案卷目录的原则 必须按照全宗来编制 不同全宗的档案 不能编为一本案卷目录 一个全宗可以编一本 也可以编几本案卷目录 通常需要编几本案卷目录 编制案卷目录是根据全宗内档案分类方案进行的 有什么样的档案分类方案 就会有什么样的案卷目录 1 档案分类以年度为首要依据 案卷目录就是一年编一本 如果一年形成的档案数量不多 也可以若干年合编一本 以基层单位比较普遍 如果一年档案数量很多 也可以一年编几本目录 通常按 年度 保管期限 机构 或问题 分类方案 按不同保管期限分编永久 长期和短期三本目录 每本目录内的案卷顺序号必须从头开始流水 24 五 档案的分类 2 以机构或问题为档案分类的首要层次 编制的案卷目录一般是一个机构一本目录或一个问题一本目录 一个立档单位若有10个内部组织机构 就编10本案卷目录 一个全宗内所有档案若分为10个问题 就编10本案卷目录 在一个机构或一个问题内 每年的档案统一用一个流水号 3 档案分类若以保管期限作为第一层次 相同保管期限的档案 排列在一起流水编号 编成一本案卷目录 永久 长期 短期三种保管期限各编一本 一个全宗通常就编3本目录 25 六 档案的鉴定 一 档案鉴定工作的内容档案真伪的鉴定档案价值的鉴定 二 档案鉴定的基本观点和方法基本观点 全面 历史 发展方法 基本方法 直接鉴定法具体方法 从档案文件的来源 内容 数量 作者 时间 名称 文本 外形等八个方面来分析和判断 26 六 档案的鉴定 三 档案的保管期限表1 概念 用表册的形式 列举档案的来源 内容和形式 并指明其保管期限的一种指导性文件 是判断档案价值 确定档案保管期限的依据和标准 2 结构 它是档案保管期限表的一个基本项目 是在每一条款之后指出该组文件材料应保存的年限 3 保管期限的划分4 档案保管期限表的编制 27 六 档案的鉴定 四 档案鉴定组织与制度1 鉴定工作领导小组2 鉴定工作的审批和监销制度档案鉴定销毁报告 档案销毁清册等 28 七 档案的保管 一 档案库房管理的任务1 保持库房的有序状态 使档案的存放和使用始终有序 人员进出安全可靠 档案装具排放及库房环境整洁美观 2 维护档案的安全 防止档案失窃 失密 二 档案库房管理的对象1 人员2 档案库房与装具的秩序3 档案的安全与秩序 29 七 档案的保管 三 档案库房管理的内容1 行政管理 档案库房进出人员管理 制度管理 2 业务管理 库房和装具编号 排架 档案存放地址索引 全宗卷编制等 3 技术管理 六防 八防等相关问题 四 档案库房管理的要求1 以防为主 防治结合2 加强重点 兼顾一般3 改善条件 实现档案管理现代化 30 七 档案的保管 五 建立全宗卷1 全宗卷 是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷 2 全宗卷的构成 1 档案收集方面的材料 档案交接文据 移交目录 接收和征集记录 档案的来源和价值说明等 2 档案整理方面的材料 分类方案 整理工作方案 立卷说明等 31 七 档案的保管 3 档案鉴定方面的材料 鉴定小组成员 档案保管期限表 档案鉴定分析报告 销毁档案的请示与批复 销毁清册等 4 档案保管方面的材料 档案安全检查记录 破损档案抢救方案 温湿度记录与分析等 5 档案统计方面的材料 档案收进 移出登记 案卷基本情况统计 利用统计等 6 档案利用方面的材料 编研材料 利用实例等 7 档案工作现代化方面的材料 3 全宗卷的组织 32 七 档案的保管 全宗卷的材料主要靠平时积累 它随着全宗管理的延续而不断增加 1 全宗卷分类 全宗卷整理时共分为九大类 第一类是全宗介绍第二类是大事记第三类是档案收集方面的材料第四类是档案整理方面的材料第五类是档案鉴定方面的材料第六类是档案保管方面的材料第七类是档案统计方面的材料第八类是档案利用方面的材料 33 七 档案的保管 第九类是档案现代化方面的材料 2 全宗卷编号 3 全宗卷装盒 34 八 档案的统计 一 概念 以表册 数字的形式 揭示档案和档案工作中各现象的发展过程 现状及其一般规律性的一项工作 它包括登记和统计两部分 二 要求 准确性 及时性 科学性 三 档案登记 档案登记是对档案的收进 移出以及整理 鉴定 保管 检索 编研 利用等情况 通过簿册 表 单等形式加以记载 以揭示它们的过程 现状和变化 档案登记是档案统计的初级形式 是为档案统计提供原始资料的工作 也是维护档案的完整与完全以及便于开展工作的必要条件 它的基本内容有两个方面 一是档案数量和状况的登记 二是档案检索 编研和利用情况的登记 四 档案数量和状况的登记 五 档案检索 编研和利用情况的登记 35 九 档案的检索 一 档案检索的基本职能档案检索工具是记录 报道 查找馆 室 藏档案材料的手段 是档案管理和提供利用的工具 它有二个基本职能 一是存贮职能 一是检索职能 二 种类1 按体例分有 目录 案卷目录 全引目录 分类目录 主题目录 专题目录等 索引 人名 地名 文号 指南 全宗 档案馆 专题指南 三大类2 按载体分有 书本式 卡片式 缩微式 机读式检索工具3 按功能分有 馆藏性 查找性 介绍性检索工具 三 档案的著录 36 九 档案的检索 1 档案著录的概念档案著录是档案馆 室 编制检索工具时 对档案内容特征和形式特征进行分析 选择和记录的过程 2 档案著录的项目3 档案著录的格式 表格法 段落空格法 段落符号法 37 九 档案的检索 五 常用档案目录1 案卷目录 全引目录 分类目录 专题目录 文号索引 人名目录等 2 档案馆指南 全宗指南 专题指南 38 十 档案的利用 一 编研材料1 全宗介绍 是以文章叙述的形式 介绍和揭示档案馆 室 所存某一全宗档案情况的工具书 全宗介绍的内容包括 封页 正文 备注三部分 封页项目 全宗介绍名称 时间 全宗号 正文 全宗构成者沿革简介 全宗内档案情况简介 全宗内档案内容和成份介绍 备注 39 十 档案的利用 2 组织机构沿革 1 由全宗构成者名称 时间 主要职能 隶属关系 全宗构成者主要负责人名录 内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成 2 全宗构成者的名称 全宗构成者的名称按全称书写 通用简称书写在全称后面的圆括号内 例 中共中央纪律检查委员会 中纪委 3 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序写在全宗构成者的沿革中 4 全宗构成者沿革应结合时间撰写 和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中 a 全宗构成者成立 合并 改组 更名和撤销时间 40 十 档案的利用 b 全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整 增设 合并 更名 撤销时间 c 全宗构成者上级主管机关变更时间 d 其它所有反映全宗构成者重要活动的时间 5 主要职能包括 全宗构成者的性质特征 全宗构成者的职权范围 全宗构成者的主要工作与任务 6 隶属关系包括 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系 业务关系 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系 业务关系 全宗构成者上级主管机关如有变更 应反映在全宗构成者沿革中 41 十 档案的利用 6 全宗构成者负责人名录 全宗构成者正副职负责人姓名 职务 任期时间 7 全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况 全宗构成者内部一级机构的名称 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名 职务 任期时间 8 全宗构成者内部一级机构的主要职能 9 全宗构成者内部机构中重要部门的增设 调整 扩大 合并 撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动以及全宗构成者改组和撤销的原因 10 个人全宗 个人全宗构成者主要介绍其姓名 别名 生卒年月日 籍贯 职务 职称 主要业绩 荣誉称号及简历 42 十 档案的利用 二 怎样做好利用工作1 明确服务方向 2 熟悉馆藏 了解需要 3 处理好利用和保密的关系 4 处理好利用工作和基础工作的关系 三 档案提供利用的方式和方法 43 十 档案的利用 1 一般方式 1 提供利用档案原件 2 提供利用档案复制件 3 编制档案参考资料 制发档案证明等 2 具体方法 组织阅览 外借 制发复制本 举办档案展览 制发档案证明 档案咨询服务 44 档案管理体系建设 领导体系 1 组织领导 2 机构人员 3 管理制度业务建设 1 收集工作 2 整理工作 3 保管工作 4 统计工作 5 鉴定工作 45 档案管理体系建设 开发利用 1 编研工作 2 利用工作信息化建设 1 现代化建设 2 计算机检索 3 网上档案室系统档案技术文档 46 文书档案管理与整理实务 基本内容 1 概述 2 操作流程 3 操作规范 4 注意事项 47 文书档案管理与整理实务 归档文件整理规则 的出台目的是为了调整和简化归档文件整理方法 为档案工作的持续发展提供保障 本方法首先在大企业试点 积累经验 取得了一定效果 48 文书档案管理与整理实务 特点 1 档案形成数量多 单位规模大 减少立卷装订等程序 可简化工作量 2 弱化档案实体整理程序和模式 强化档案的信息管理 3 节省库房容量 节省档案工具等设备所投入的资金等 4 为档案利用工作提供方便 提高了查准和查全率 按卷整理 案卷的存在增加了检索层次 影响检索结果 案卷题名拟制随意性强 通过题名 案卷目录 检索档案的可靠性差 同时 以案卷的形式利用档案 不利于保密 不利于复印等 5 有利于档案的进馆 6 有利于向社会开放档案 7 按件整理只适用于文书档案 现在按件整理的条件已基本成熟 49 文书档案管理与整理实务 操作流程1 按档案形成的年度进行区分 2 对同一年度的档案进行初步鉴定 剔除不需归档的档案 3 分类方案的确定 4 对同一年度的档案按问题分类 排序 5 对同一问题的档案按保管期限分类 排序 6 按 件 确定整理单位及文件的装订 7 对每件档案编号 加盖归档章 填写备考表 并装盒 8 对装盒的档案依次进行归档文件目录的计算机输入 9 填写档案盒内容 10 排列 上架 50 文书档案管理与整理实务 1 按档案形成的年度对收集的档案资料进行区分 1 对档案形成年度的确认 2 文件的放置2 对同一年度的档案进行初步鉴定 剔除不需归档的档案 1 不须归档的范围 2 判断是否归档的基本原则 3 剔除无需归档的文件资料的方法 4 重复件的处理 5 无需归档材料的处理 51 文书档案管理与整理实务 5 对于资料的鉴定方法 6 对资料的处理办法 7 对保密废纸的处理3 分类方案的确定 1 年度 机构 保管期限分类法 2 保管期限 年度 机构分类法 3 机构 年度 保管期限分类法 4 年度 问题 保管期限分类法 5 保管期限 年度 问题分类法 6 问题 年度 保管期限分类法 52 文书档案管理与整理实务 7 年度 保管期限分类法 8 保管期限 年度分类法 9 分类方案确定后 不得随意变动 4 对同一年度档案的分类 1 机关单位文书档案分类的方法 2 企业单位文书档案分类方法 3 事业单位文书档案分类 3 对文书档案分类的说明 5 文书档案分类方法 6 文书档案分类后排序 53 文书档案管理与整理实务 5 对同一类问题的档案按保管期限分类 1 文书档案归档范围及保管期限表 2 归档范围及保管期限表说明 3 保管期限的分类原则 方法 4 按保管期限分类后的排列6 按件确定整理单位 1 文书档案 件 的确定原则 2 有关 件 的说明 3 破损文件的修裱 4 字迹模糊或易褪色文件的复制 5 超大纸张的折叠 54 文书档案管理与整理实务 6 小张纸的处理 7 去除易锈蚀的金属物 8 一件 文件的排序 9 文件装订的方法 10 包角的方法 11 文件装订要求 12 在完成 件 的装订之后 须清点 件 的页数 用铅笔写在最后一页右下角 如果文件本身有页码的可不必写 7 对每件档案编号 加盖归档章 并装盒 1 加盖归档章的位置 2 归档章内容的填写 3 文件件号的编制 4 装盒及要求 5 填写 放入备考表 55 文书档案管理与整理实务 8 对装盒的档案依次进行案卷目录的计算机输入 1 归档文件目录的填写要求 2 归档文件目录的具体填写 3 归档文件目录册的装订9 填写档案盒内容 1 档案盒封面的填写 2 档案盒盒脊项目的填写 3 档案盒盒脊项目填写图样 4 档案盒盒脊的填写要求 5 档案盒盒脊的填写方法与步骤 56 文书档案管理与整理实务 10 档案的排架 1 归档文件装盒后 上架排列应与归档文件分类方案一致 2 档案盒统一竖放 盒脊朝外 3 特制装具 应放在同一排的最后 若有标签的 标签朝外 57 文书档案管理与整理实务 有关问题的处理方法1 如何避免错误的发生2 错误发生后的处理 1 已编件号的重件的处理 2 完成编件号以后 几份文件作为一 件 有错误的处理 3 填写有误的处理 4 盖错归档章的处理 5 包角有误的处理 6 计算机录入错误的处理 7 如果需敲页码的 页码出错的处理 8 档案盒填写错误的处理 9 档案整理好之后 又增加或发现未整理的档案的处理 10 保管期限鉴定错误的处理 11 将照片档案放入文书档案的处理 58 科技档案管理与整理实务 概述科技档案案卷的概念与特征 1 案卷的概念 2 案卷的基本特征案卷