秘书常用交际礼仪

秘书常用交际礼仪 第一节称谓礼仪 1 称谓礼仪 一 称谓的方式1 职务性称谓只称职务 如 董事长 经理 等姓氏 职务姓名 加职务2 职称姓称谓3 行业性称谓4 性别性称谓5 姓名性称谓二 称谓的礼规 秘书常用交际礼仪 第二节交际礼仪 2 交谈礼仪 交谈是人际往来中最迅速 最直接的沟通方式 同时 也是人与人之间相互传递感情和信息 增进彼此了解和友谊的重要手段 作为秘书 在工作中与领导 同事 客人之间都少不了交谈 因此 掌握交谈的礼仪是秘书不可或缺的能力之一 一声音和姿态1 声音2 姿态表情用语 微笑 点头等礼节 体态语 第一种双手分开放 第二种双手交叉放 第三种双手相叠放 3 界域语亲密区域 0 45厘米以内 个人区域 45厘米 1米之间 社交区域 1米 3米左右 二 秘书日常用语 1 问候语2 欢迎语3 致歉语4 请托语5 征询语6 赞美语7 拒绝语8 告别语 三 交谈中的话题 话题即交谈的中心内容 交谈话题的选择不仅能够反映出交谈者品位的高低 同时选择一个好的话题 往往能创造出一个良好的交谈氛围 取得理想的沟通效果 1 宜选择的话题秘书在与他人进行业务交往的过程中 除了涉及公务的话题以外 为了创造一个良好而和谐的交谈氛围 在切入正题前和交谈中 还可以讲一些非公务的话题 2 不宜选择的话题个人隐私 在交谈中 有关对方的年龄 婚姻状况 收入 经历 信仰等 都属于涉及个人隐私的话题 不宜谈论 四 交谈中的聆听 1 聆听应认真专注听他人说话应认真专注 要有耐心 切忌心不在焉 东张西望 更不能做出一些其他的动作 显出不耐烦的样子 2 养成良好的听话习惯作为一个合格的秘书 应该养成良好的听话习惯 例如 在听领导指示时 要对重点的 关键的地方 如开会地点 时间 内容等进行重复 这样即能体现出你在专心听对方的讲话 同时还可以减少错误的出现 第三节致意礼节 致意礼节 一 致意的形式 致意 无论是对相识的人还是初次见面者 都是一种表达友好 礼貌最常用的礼节一 点头致意二 欠身致意 行欠身礼时 应以腰为轴 上体前倾15度即可 三 举手致意 右臂向前方伸直 右手掌心向着对方 轻轻向左右摆动一两下 四 注目致意 二 致意的礼规 一 致意要讲究先后顺序 二 向他人致意时 往往可以两种形式同时使用 如点头与微笑并用 起立与欠身并用 三 致意时应大方 文雅 一般不要在致意的同时 向对方高声叫喊 以免妨碍他人 四 如遇对方先向自己致意 应以同样的方式回敬 不可视而不见 第四节 鞠躬礼仪 一 鞠躬的方法 施礼前 应脱帽 身体立正 目光平视对方 行礼时 以腰为轴 上体前倾 目视对方脚尖或地面 双手放于身体的两侧或叠放于体前 施礼的度数 应根据对象和场合来定 一般面对平辈行15度的鞠躬礼 面对长辈或宾客行30度的鞠躬礼 为表深深的谢意或歉意时通常行45度的鞠躬礼 注意鞠躬时的速度适中 深表谢意或志哀时速度应缓慢 二 鞠躬的礼规 一鞠躬时目光应向下看 表示一种谦恭的态度 二鞠躬时 嘴里不能吃东西或叼着烟 三鞠躬礼毕 双眼应该有礼貌地注视对方 四若是迎面相遇 鞠躬后 向左边跨出一步 第五节 握手礼仪 一 握手的方式 单握式 双握式 二 握手的次序 1 上级与下级握手 应由上级首先伸出手来2 年长者与年幼者握手 由年长者首先伸出手来3 长辈与晚辈握手 应由长辈首先伸出手来 4 女士与男士 应由女士首先伸出手来5 以婚者与未婚者握手 应由以婚者首先伸出手来6社交场合的先至者与后来者握手 应由先至者首先伸出手来 握手的禁忌 1 不要用左手与他人握手 尤其是在与阿拉伯人 印度人打交道时要牢记此点 因为在他们看来左手是不洁的 2 不要在握手时戴着手套 只有女士在社交场合戴着薄纱手套与人握手才是被允许的 3 不要在我艘时争先恐后 要避免两人握手时与另外两人相握的手形成交叉状 这种形状类似十字架 基督教信徒认为是很不吉利的 4 不要在握手时另外一只手依旧拿着东西而不肯放下 例如仍然拿着香烟 报刊 公文包 行李等等5 不要以肮脏不洁或患有传染性疾病的手与他人相握6 一般情况下 不要拒绝与他人握手 第六节 介绍礼仪 一 自我介绍 自我介绍的内容 应酬式 社交式 礼仪式 自我介绍的礼规 把握时间 讲求态度 二 他人介绍 1 介绍的顺序 2 介绍的姿态 1 介绍的顺序 第七节馈赠礼仪 1 精心包装2 举止大方 一 馈赠的礼节 二 受赠礼仪 1 大方有礼2 把握分寸 1 华意花语2 节日花语3 不同场合的送花4 一些国家的国花 三 送花的礼节 第八节通信礼仪 沟通从心开始 一 固定电话礼仪 打电话的礼仪1 打电话的时间2 通话前的准备3 通话的开启语4 通话中的礼节 一 固定电话礼仪 接电话的礼仪1 本人受话 及时接听 应对有礼2 代接电话 彬彬有礼 尊重隐私 做好记录 及时传达3 录音电话 制作留言 及时处理 二 移动电话礼仪 1 使用移动电话应注意场合2 移动电话应注意通话方式3 使用移动电话应注意文明携带 三 网络礼仪 1 E mail的礼节注意书写语气每天检查邮件并回复不随意发送广告邮件不传播不健康内容或充当黑客 三 网络礼仪 2 实时通信的礼节礼貌加入交谈交谈中不过多重复信息主动与前来的人沟通语言力求简洁不在工作时间聊天 第九节文书礼仪 一 一般性书信 信文1 称呼2 启词3 正文4 结束语5 署名6 日期 一 一般性书信 封文1 地址详细清晰2 姓名要写全称3 折叠信签要规范4 委托他人转交信件不宜封口 二 请柬 1 邀请请柬一般由标题 正文结尾 落款和时间组成2 回复 第十节递物与接物 递物接物之间尽显礼仪细节 一 递物与接物的方式 1 递交文件或书报身体应保持立