时间管理PPT课件

时间管理 01 时间管理案例 时间管理理念 时间管理方法 02 03 contents目录 时间管理工具与技巧 04 时间管理案例 01 鹅卵石的故事 故事告诉我们 如果你不先将大的 鹅卵石 放进罐子里去 你也许以後永远没机会把它们再放进去了 对于工作中林林总总的事件可以按重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序 做到鹅卵石 碎石子 沙子 水都能放到罐子里去 马林是某集团公司一名客户服务主管 为人勤奋 事事亲力亲为 每天工作十多个小时 就是周六 周日及公众假期都常加班 从没有怨言 在别人眼中 他是好同事 好上司 但马林心里明白 他是在自欺欺人 他忙啊忙 一天下来 总觉得一事无成 许多宏图大志 个人理想都不能付诸行动 心中经常感叹 没有时间啊 这是他的错吗 你读下面的故事就知道了 一天 某副总 也就是他的上司跟他说 马林 下周五有一个会议 因为我外出培训 你要代我出席 在会上 请你报告一下我们已经谈妥的来年公司工作计划 这是你的机会 好好表现吧 从副总办公室走出来 马林感到十分兴奋 他心想 终于可以在一些关键人物面前表现一下 这次只许成功不许失败 必须趁这一周的时间 好好准备一下 接下来的几天 马林虽然每天还忙这忙那 但心中总是记着这件事 他心想还有时间呢 况且这样重要的事 必须要在绝对安静的环境下才能构思和准备 迟一些再说吧 好了 所谓 光阴似箭 日月如梭 直到有一天 马林才惊觉无法再拖 明天就要开会了 好 他说 今天什么也不要处理 用一整天来准备应该是没有问题的 上午8点 正当他摩拳擦掌 准备好好干一番的时候 电话来了 原来有个女朋友的叔叔家要装修 想托他帮忙上网查点信息 责无旁贷 反正大不了损失一个上午 下午还有几个小时呢 吃过午饭 回到办公室 正要开始做报告 总经理办公室打电话过来说总经理有事召见 原来总经理收到一些投诉 与马林负责的工作有关 需要马林马上调查 下班前给他报告调查结果 真要命 总经理的命令怎么可以不理 可是那份报告 没关系 下班后还有时间 而且到时候更清静 可以安心地做 大不了不回家吃饭好了 让被投诉的员工作检讨 见过总经理后 总算有惊无险 下班时间总是堵车 回到家已快7点 吃完饭 正准备工作时 刚巧电视在转播甲A联赛 马林最喜欢足球了 岂可放过 虽有一点内疚 但还是坐下来安慰自己说 看一会儿 松弛一下 做事会事半功倍 足球看完 一看墙上 已是晚上10点多 马林可有点焦急了 但越急 越想不到东西 他狠狠掴了自己一巴掌 都是贪看电视之过 到晚上6时 可以开始今天要做的事了吧 马林坐下来 构想着怎样做个令领导们印象深刻的报告才好 开场白该怎么说呢 就在这时 电话响起来 又是一个无聊的电话 再重新投入工作时 想了许久 也想不到什么 唉 太疲倦了 还是先回家吧 吃过饭或许会精神一些 但现在什么灵感也没有 倒不如先睡觉 明早4点起床再做吧 4点 闹钟准时响起 马林习惯赖床 在半梦半醒中挣扎了几下 终于在5点多起床了 洗漱过后 坐在书桌前 洋洋洒洒写好了几页 才发觉有些文件没有带回来 后面的部分做不成 那只好先到办公室 早上 又是一轮交通堵塞 来到办公室已经是8点多 还有两个钟头就要开会了 就在一个多小时匆匆忙忙之后 马林终于完成了报告 这份报告 花了马林前后3小时 一份他本来希望是 一鸣惊人 的报告 结果是仓促完工 结果怎样 可想而知 是的 马林每天都很忙 他的绝大部分时间都是在工作 所以他认为自己没有时间 是理所当然的 但假如我们仔细分析马林的工作方式 我们不难发现他不是没有时间 其实每人每天都同样有24小时 而是在使用时间上出了问题 让我们来分析一下 没有合理的安排时间计划 没有轻重缓急之分 不懂得拒绝不必要的时间浪费 不能有效的授权 拖延时间 1 2 3 4 5 案例中 什么原因导致的结果 6 未能寻求同事的配合完成任务 时间管理理念 02 1 什么是时间管理2 你的时间管理现状3 时间管理理念的演变4 正确的时间管理观念 时间是什么 时间对盼望的人来说 实在太短 时间对恐惧的人来说 实在太长 时间对痛苦的人来说 实在太慢 时间对快乐的人来说 实在太快 今天我们要研究的时间 是大家通常意义上定义的具体的时间区间 一生 十年 一年 一月 十天 一小时 一分 一生 一年 一月 一天 一分 你可以去问一个不幸早产的母亲 一月有多少价值 你可以去问一个死里逃生的幸运人 一秒有多少价值 你可以问一个错过飞机的乘客 一分钟有多少价值 你可以去问一个失败重修的学生 一年有多少价值 时间无法管理 我们能管理的是我们自己 时间管理就是管理时间 时间管理 就是自我 管理 时间管理的问题本身不在于时间 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理诊断表请你根据自己在日常生活中对待时间的方式与态度 选择最适合于你的一种答案 1 星期天 你早晨醒来时发现外面正在下雨 而且天气阴沉 你会怎么办 A 接着再睡B 仍在床上逗留C 按照一贯的生活规律 穿衣起床 2 吃完早饭到公司后 在上班之前 你还有一段自由时间 你怎样利用 A 无所事事 根本没有考虑要做点什么 时间不知不觉地过去了 B 准备做点什么 但又不知道做什么好 C 按照预先订好的工作计划进行 充分利用这一段自由时间 3 你每天晚上怎样安排第二天的工作时间 A 不考虑 B 心中和口头做些安排 C 书面写出第二天的工作安排计划 4 我为自己拟定了 每日工作计划表 并严格执行 A 很少如此 B 有时如此 C 经常如此 5 我每天的休息时间表有一定的灵活性 以使自己拥有一定时间去应付预想不到的事情 A 很少如此 B 有时如此 C 经常如此 6 当你发现自己近来浪费时间比较严重时 你有何感受 A 无所谓 B 感到很痛心 C 感到应该从现在起尽量抓紧时间 7 当你工作忙得不可开交的时候 而又感到有点力不从心时 你怎样处理 A 开始有些泄气 自暴自弃 B 有干劲 有用不完的精力 但又感到时间太少 仍然拼命工作 C 分析检查自己的工作时间分配是否合理 找出合理安排工作时间的方法 在有限的时间里提高工作效率 8 当你工作效率不高时 你怎么办 A 强打精神 坚持工作 B 休息一下 活动活动 轻松轻松 以利再战 C 把工作暂时停下来 转换一下兴奋中心 待效率最佳的时刻到来 再高效率地工作 9 你喜欢什么样的生活 A 按部就班 平静如水的生活 B 急急忙忙 精神紧张的生活 C 轻松愉快 节奏明显的生活 10 你的办公桌面井然有序吗 A 很少如此 B 偶尔如此 C 常常如此 11 阅读课外书籍 怎样进行 A 无明确目的 见什么看什么 并常读出声来 B 能一面阅读一面选择 C 有明确目的进行阅读 运用快速阅读法 加强自己的阅读能力 12 你经常反省自己处理时间的方法吗 A 很少如此 B 偶尔如此 C 常常如此 评分 选择A得1分 选择B得2分 选择C得3分 将你选择各题的得分加起来 然后根据下面的评析判断出自己的时间管理能力和水平 32 36分 恭喜 有很强的时间管理能力 在时间管理上 你是一个成功者 不仅时间观念强 而且还能有目的 有计划 合理有效地安排学习和生活时间 时间的利用率高 学习效果良好 27 31分 可以 较善于对时间进行自我管理 时间管理能力较强 有较强的时间观念 但是在时间的安排和使用方法上还有待于进一步提高 22 26分 当心 时间管理能力一般 在时间的安排和使用上缺乏明确目的性 计划性也较差 时间观念淡薄 21分及以下 救命 不善于时间管理 时间自我管理能力很差 在时间的自我管理上是一个失败者 不仅时间观念淡薄 而且也不能合理地安排和支配自己的学习 生活时间 你需要好好地训练自己 逐步掌握时间管理的技巧 备忘录型 利用便条 备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点 第1代时间管理 行程表日程表 利用日程表 反映到时间管理以注意到规划未来的重要 设立近期 中期 长期目标 根据不同的目标来分配各自的工作重点 重要的事先做 兼顾重要与紧急 讲求多方面平衡 改变思想而非改变形为 1 2 3 4 第2代时间管理 第3代时间管理 第4代时间管理 时间管理理论的一个最为基本的管理理念是管理自己 即如何更有效的安排自己的工作计划 掌握重点 合理有效的利用工作时间 时间管理是为提高时间的利用率和有效性 而对时间进行的合理计划与控制 有效安排与运用的管理过程 它所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 由于时间所具备的独特性 所以时间管理的对象不是 时间 它是指面对时间而进行的 自我的管理 有效的时间管理将直接影响一个成熟个体的工作 学习 生活的效率 也是个体人格是否健全的重要标志 时间管理方法 03 1 计划管理2 时间记录法3 四象限 方法论4 其他方法5 考虑不确定性 待办单 关于计划 时间管理的重点是 日计划 周计划 月计划 待办单 将你每日要做的一些工作事先列出一份清单 排出优先次序 确认完成时间 以突出工作重点 要避免遗忘就要避免半途而废 尽可能做到 今日事今日毕 待办单主要包括的内容 非日常工作 特殊事项 行动计划中的工作 昨日未完成的事项等 待办单的使用注意 每天在固定时间制定待办单 一上班就做 只制定一张待办单 完成一项工作划掉一项 待办单要为应付紧急情况留出时间 最关键的一项 每天坚持 每年年末作出下一年度工作规划 每季季末作出下季末工作规划 每月月末作出下月工作计划 每周周末作出下周工作计划 每日下班前作出第二天工作计划 计划 贵在坚持 重在执行 有效的时间管理主要是记录自己的时间 以认清时间耗在什么地方 集中自己的时间 由零星而集中 成为连续性的时间段 时间记录法的核心是弄清自己的时间浪费在哪里 从而进一步优化自己的时间管理 重要 不重要 紧急 不紧急 象限 危机 急迫的问题 有限期的任务 会议 准备事项 象限 干扰 一些电话 一些零时会议 一些紧急事件 不速之客 象限 准备及预防工作 规划 计划 休闲 建立人际关系 培训 授权 创新 象限 浪费时间的闲聊 不关紧要的邮件 新闻 有趣的活动 浪费时间的事 偏重不同时间象限上的不同结果 重要 不重要 紧急 不紧急 敌视近利 危机处理 轻视目标与计划 缺乏自制力 抱怨 有远见 平衡 自制 少有危机 无责任感 工作不保 依赖他人为生 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 时间管理基本策略 重要 不重要 紧急 不紧急 重要 紧急 重要 不紧急 扩大 缩小 不重要 紧急 减少 不重要 不紧急 避免 四象限 方法论 高效能安排 重要 不重要 紧急 不紧急 重要 紧急 重要 不紧急 50 60 20 30 不重要 紧急 15 20 不重要 不紧急 5 有效能的人在第 象限中只会有少量的非常重要且需立即处理的紧急事件 他们将焦点放在重要且不紧急的象限上 来保持产出与产能的平衡 史蒂芬 花更多的时间在第 象限 来创造机会和保护资源 为第 象限事件在预测并将它们移入第 象限 确认和消除不能帮助目标实现的活动 事件 四象限 时间管理案例 假如现在是周一的晚上 面前是这五天要做的事情 你怎么选择 A重要 紧急B重要 不紧急C不重要 紧急D不重要 不紧急 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生2 星期六是一个好朋友的生日 你还没有买生日礼物和生日卡3 你有好几个月没有回家 也没有打电话或写信4 有一份夜间兼职不错 但你必须在周二或周三晚上去面试 19 00以前 估计花一小时5 明天晚上有一个1小时长的电视节目 与你的工作有密切关系6 明晚有一场演唱会7 你在图书馆借的书明天到期8 外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩 你需要整理行李9 你要在周五交计划书前把它复印一份10 明天下午2 00 4 00你有一个会议 四象限 时间管理案例 11 你欠某人200元钱 他明天也要参加那个会议12 你明天早上从9 00 11 00要听一场讲座13 你的上级留下一张便条 要你尽快与他见面14 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗15 你要好好洗个澡16 你负责的项目小组将在明天下午6 00开会 预计1小时17 你身上只有5元钱 需要取钱18 大家明晚聚餐19 你错过了周一的例会 要在下周一前复印一份会议记录20 这个星期有些材料没有整理完 要在下周一前整理好 约2小时21 你收到一个朋友的信一个月了 没有回信 也没有打电话给他22 星期天早晨要出一份简报 预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间23 你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐 但家里什么吃的也没有24 下周二你要参加一个业务考试 四象限 时间管理案例 四象限 时间管理案例 1 对上述事件你如何分类 ABCD2 请为你未来一周的工作做一个计划表3 对于不重要的事情你打算怎样处理 三只青蛙 时间管理法 番茄工作法 如果你必须吃掉一只青蛙 不要长时间盯着它看 如果你必须连着吃掉三只青蛙 记得要先吃掉最大 最丑的那只 博恩 崔西 找出你一天 一周 一个月 一年 一生中最重要的三件事 它们就是你必须吃掉的 三只青蛙 每天最少划出20 的时间 集中精力 专门对付这三只青蛙 番茄工作法 简单来说 就是把工作时间划分为多个番茄时间 一个番茄时间包含两个部分 25分钟工作学习和5分钟的休息 番茄工作法规则 规则1 一个番茄时间共30分钟 包括25分钟工作学习时间和5分钟的休息时间 规则2 一个番茄时间是不可分割的 规则3 每四个番茄时间后 停止你的工作 进行一次较长时间的休息 大约20分钟 规则4 完成一个任务 划掉一个 在时间管理的过程中 还需应付意外的不确定性事件 因为计划没有变化快 需为意外事件留时间 那有什么方法可以以预防此类事件呢 第一是为此类事件留有多余的预备时间 第二是努力使自己在不留余地 又饱受干扰的情况下 完成预计的工作 这并非不可能 通过提升熟练度以及优化工作方法来加快速度 第三是另准备一套应变计划 迫使自己在规定时间内完成 对自己能力有了信心 将要做的仔细分析 分解成若干部分 这是正确迅速完成它们的必要步骤 若因为意外事件 无法按预期时间完成 你将怎么做 时间管理工具与技巧 04 1 管理工具的运用2 管理的技巧 时间管理工具 传统的笔 纸质笔记本 便签本 笔记本电脑 智能手机 电脑 收纳盒 日程表 电子邮箱 闹钟 按日常使用的重要性大致排序 传统的笔 纸质笔记本 便签纸 收纳盒 笔记本电脑 日程表 闹钟 智能手机 电脑 电子邮箱 时间管理的目的是为你节约时间 管理时间的工具应该是你会熟练运用 且本身操作不复杂的 工具太复杂让你浪费时间 得不得不偿失 日常使用便利程度 例如 你如果经常在电脑旁 电脑自然是你容易取得的工具 但对于经常在外工作或出差的人 电脑就不是很方便的 每个工具都有不同的特性 比如 便签纸 高效 便捷 易用 廉价 智能手机 轻便 灵活 昂贵 1 制定时间管理计划2 养成快速的节奏感3 学会授权4 高效的会议技巧 5 学会拒绝6 专心致志 有始有终7 简化工作流程8 一次做好 次次做好 9 克服拖延 现在就做10 当日事 当日毕11 善用零散的时间12 善用节省时间的工具 13 高质高效的睡眠14 提升你的担诚布公程度15 养成清洁和整理的习惯16 时限是管理时间的重要方法 拖延商数测试 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 1 为了避免对棘手的难题采取行动 我是寻找理由和寻找借口 A 极表同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极表不同意 2 为使困难的工作能被执行 对执行者施加压力是必要的 A 极表同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极表不同意 3 我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事或是困难的工作 A 极表同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极表不同意 4 我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机 A 极表同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极表不同意 5 当被迫从事一项不愉快的决策时 我