excel在人力资源管理中的应用PPT课件

1 第7章经典实例 管理员工考勤 7 1要点分析 7 2制作员工考勤表 设置员工考勤表的格式 统计员工迟到和早退情况 制作完整月份日常考勤的月汇总表 7 3分析员工考勤情况 筛选员工的考勤情况 批量制作考勤表 2 7 1要点分析 本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工考勤的工作簿 在制作过程中会用到COUNTIF函数来计算员工迟到和早退情况等信息 除了运用函数外 还将用到分类汇总 来制作出完整的日常考勤的月汇总 为了便于读者学习 下面先来了解COUNTIF函数 分类汇总的含义及使用方法 1 COUNTIF函数 COUNTIF函数用于计算单元格区域中满足给定条件的单元格个数 具体语法如下 COUNTIF range criteria 其中各参数的含义如下 range 需要计算满足条件的单元格数目的单元格区域 Criteria 确定哪些单元格将被计算在内的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 2 分类汇总 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法 分类汇总可以对数据库中指定的字段进行分类 然后统计同一类记录的有关信息 统计的内容可以由自己指定 也可以统计同一类记录中的记录 还可以对某些数据段求和 求平均值和求极值等 3 7 2制作员工考勤表 7 2 1设置员工考勤表的格式 不管是什么种类的表格都有直接的格式 员工考勤表当然也有自己的格式 考勤表中主要的要有姓名 时间和代表迟到 出勤 旷工的标记 制作步骤如下 步骤1在Excel窗口中新建一个空白工作簿 然后在A1单元格中输入标题 员工考勤表 在A2单元格中输入注意项 迟到 早退和旷工各自所代表的标记符号 在A3单元格中输入 序号 标题文字 在A4单元格中输入序号1 接着向下填充序号 步骤2在B3单元格中输入 时间 在B4单元格中输入 姓名 步骤3由于对员工的考勤要分上午和下午 需要每个员工占有上下午两个单元格 为此 需要调整序号位置 让每个序号下方都有一空单元格 步骤4在C5 C6单元格中分别输入 上午 和 下午 然后向下填充C5 C6单元格区域中的内容 步骤5在D3单元格中输入年月 在D4单元格中输入日期1 然后向右填充日期 员工考勤表有它的固定形式 制作的考勤表要符合实际的需要 能够让人一目了然 更要方便做最后的统计 下面就介绍如何制作员工考勤表 4 步骤6到月底需要做统计 故而在AI3单元格中输入 合计 在AI4 AL4单元格中分别输入 迟到 旷工 事假和病假 在AM3单元格中输入 确认签字 步骤7选中A1 AL单元格区域 然后在 开始 选项卡下的 对齐方式 组中单击 合并后居中 按钮 输入考勤表中的内容 填充日期 5 步骤8将第二行单元格按照表格大小选中 然后在 开始 选项卡下的 对齐方式 组中单击 合并后居中 旁边的下三角按钮 打开列表选择 合并单元格 命令 再单击 文本右对齐 按钮 步骤9选中A3 A4单元格区域 然后在 开始 选项卡下的 对齐方式 组中单击 合并后居中 步骤10选中B3单元格 然后在 开始 选项卡下的 对齐方式 组中单击 文本右对齐 按钮 单击 合并后居中 按钮 单击 文本右对齐 按钮 6 步骤11选中B3 B4单元格 然后在 开始 选项卡下的 插图 组中单击 形状 按钮 并在展开的菜单中选择 直线 线条 接着按照选中的方框大小 沿着对角绘制出一条对角线 步骤12按日期所占列合并D3单元格 同样合并AI3 AL3单元格区域 步骤13根据实际情况调整表格各列的宽度 步骤14选中A1单元格 然后在 开始 选项卡下的 字体 组中单击 字号 按钮旁边的下三角按钮 选择所需要的字号 制作对角线 改变文字大小 7 步骤15在 开始 选项卡下的 字体 组中单击 边框 按钮旁边的下三角按钮 从展开的菜单中选择 所有边框 命令 为所有单元格添加边框 步骤16在表格的右下角添加 考勤人员 文字 这样一张考勤表就制作完成 选择 所有边框 命令 成功制作考勤表 8 录入员工出勤信息 7 2 2统计员工迟到和早退情况 下面介绍如何统计公司员工的迟到和早退情况 具体操作步骤如下 步骤1在制作的出勤表中录入员工出勤信息 并用各种数字符号表示员工出勤状况 其中 迟到为 0 出勤为 1 旷工为 2 早退为 3 步骤2统计员工迟到情况 选中AI5单元格 然后单击 插入函数 按钮 弹出 插入函数 对话框 接着在 或选择类别 下拉列表框中选择 统计 选项 再选择下面的COUNTIF函数 最后单击 确定 按钮 选择COUNTIF函数 9 步骤3弹出 函数参数 对话框 设置COUNTIF函数参数 再单击 确定 按钮 步骤4向下填充AI5单元格中的公式 计算其他员工迟到的次数 设置COUNTIF函数参数 计算其他员工迟到的次数 步骤5选中AJ5单元格 然后在 插入函数 对话框中选择COUNTIF函数 再单击 确定 按钮 10 设置COUNTIF函数 计算其他员工早退的次数 步骤6弹出 函数参数 对话框 设置COUNTIF函数 再单击 确定 按钮 步骤7选定AJ5单元格 向下拖动填充柄 复制公式一直到AJ26单元格 计算其他员工早退的次数 11 统计员工旷工的情况 7 2 3制作完整月份日常考勤的月汇总表 在统计出员工迟到和早退情况后 要制作完整月份的日常考勤的月汇总表 还要将员工的旷工和出勤情况统计出来 具体操作步骤如下 步骤1在AK5单元格中输入公式 COUNTIF D5 AH6 2 并按Enter键确认 接着向下填充公式 计算员工的旷工情况 步骤2统计员工的出勤情况 可在ALAK5单元格中输入公式 SUM D5 AH6 AJ5 AI5 AK5 S7 按Enter键计算第一位员工的出勤情况 接着向下填充公式 计算其他员工的出勤情况 计算出所有员工的出勤情况 12 步骤3选中AI5 AL26单元格区域 然后在 数据 选项卡下单击 分级显示 按钮 从展开的下拉列表中选择 分类汇总 命令 步骤4弹出 分类汇总 对话框 在 汇总方式 下拉列表框中选择 求和 在 选定汇总项 下面选中 迟到 早退 旷工 和 出勤 四项 再单击 确定 按钮 选择 分类汇总 命令 分类汇总 对话框 13 查看分类汇总结果 步骤5返回工作表 然后调整单元格的大小适合汇总数据的大小 7 3分析员工考勤情况 对员工进行考勤是为了公司的制度能够良好地运行 这也是和员工的奖金发放有直接关系的 所以分析员工的考勤情况是必要的 14 选中 姓名 和 合计 列 选择 复制 命令 7 3 1筛选员工的考勤情况 筛选员工的考勤情况 可以更加直观地查看到各个员工出勤的情况 也可以产生一个对比 具体操作步骤如下 步骤1在员工考勤表中将 姓名 列选中 然后按住Ctrl键选中 合计 列 步骤2右击选中的单元格区域 在弹出的列表中选择 复制 命令 15 步骤3切换到Sheet2工作表 右击任一单元格区域 在弹出的菜单中选择 粘贴 命令 得到一张新的表格 步骤4选中表格 然后在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 排序 按钮 步骤5弹出 排序 对话框 设置 主要关键字 参数为 数值升序 再单击 确定 按钮 创建新的工作表 设置排序参数 16 步骤6返回表格后会发现表格中的数据按照出勤数的大小进行从小到大的排序 步骤7在 数据 选项卡下的 排序和筛选 组中单击 筛选 按钮 步骤8将迟到数小于等于1的员工筛选出来 单击 迟到 右侧的下三角按钮 在弹出的列表中打开 数字筛选 小于或等于 命令 升序排序结果 选择 小于或等于 命令 17 自定义自助筛选方式 成功筛选出迟到小于等于一次的员工 步骤9弹出 自定义自助筛选方式 对话框 在 小于或等于 右侧的文本框中输入1 再单击 确定 按钮 返回表格就会发现迟到数小于等于1的员工被筛选出来了 步骤10单击 早退 按钮右侧的下三角按钮 在弹出的列表中打开 数字筛选 小于等于 命令 步骤11弹出 自定义自助筛选方式 对话框 在 小于或等于 右侧的文本框中输入1 然后单击 确定 按钮 18 设置旷工筛选参数 成功筛选出旷工次数小于等于1次的员工 步骤12返回表格就会发现早退数小于等于1的员工被筛选出来 步骤13使用该方法 筛选出 出勤 大于或等于45的员工 成功筛选出出勤次数大于等于45次的员工 19 选择 移动或复制工作表 命令 移动或复制工作表 对话框 7 3 2批量制作考勤表