.制作季度销售业绩报表PPT课件

任务二制作季度销售业绩报表 1 一 任务描述 小王是灵通商贸有限公司销售部的销售主管 每个季度他都必须要向上级汇报该季度的销售业绩情况 他需要收集各个品牌销售人员汇报上来的各月份的销售记录 然后使用计算器进行汇总计算 让小王头痛的是 公司所销售的品牌众多 每次做报表的时候 为了使计算无误 需要进行多次核实 十分耗时 即便如此 也还会存在错误 有时小王发现部分销售人员汇报上来的数据有错或需要修改时 常常需要重新汇总 对此他感到很头痛 有什么办法可以帮助小王解决这些问题呢 2 二 问题分析 销售业绩报表是企业管理人员与基层销售员之间的重要沟通渠道 是考核销售人员工作水平的有力工具 同时 业绩报表能帮助管理层和决策层了解市场一线真实情况以及获取数据信息 为运营决策提供有力支撑 小王是使用计算器来计算销售业绩再填写报表的 这个过程有几个容易出错的环节 在计算时 人为输入错误 如在输入12时 误输入成13 在填写报表时 看错数据或误输数据的人为错误 小王需要重复计算以确保计算结果无误 而重复计算耗时费力 增加了许多工作量 当计算量大的时候 人脑容易疲劳 注意力下降 容量造成错误 形成恶性循环 3 三 解决方案 使用Excel中的数据计算功能及表格制作功能 完成数据报表的制作 首先 制作一个销售数据的记录表 该记录表主要用于记录每个月份各个品牌的销售数据 Excel可以根据相关的数据自动地产生小王所需要的报表 使得计算和报表的显示全自动完成 小王所要做的工作就是确保各个月份的销售数据是否准确即可 不需要再花大量的时间去做那些烦琐的计算和报表的制作 4 四 操作步骤 一 制作销售数据表步骤1新建空白工作簿 录入数据表相关数据步骤2使用自定义序列及序列快速填充完成月份输入 在 文件 选项卡中单击 选项 在弹出的 Excel选项 对话框中 单击左侧列表的 高级 再单击 常规 中的 编辑自定义列表 按钮 5 四 操作步骤 在弹出的 自定义序列 对话框中 选择 自定义序列 为 新序列 在 输入序列 中输入 一月份 二月份 三月份 使用英文输入法的逗号分隔各个数据 最后单击右侧的 添加 按钮 6 四 操作步骤 步骤3同时修改多列数据的列宽 方法一 使用鼠标操作同时修改多列列宽单击第E列列标 再按住 Shift 键 用鼠标单击第P列列标 即可选中第E P列 按住 Shift 键 用鼠标拖动改变其中任一列的列宽 即可发现选中的多列的列宽将和改变的列宽保持一致 方法二 使用设置列宽的方法同时修改多列列宽单击第E列列标 再按住 Shift 键不放 用鼠标单击第P列列标 即可选中第E P列 右击 在弹出的快捷菜单中单击 列宽 在弹出的 列宽 对话框中的 列宽 文本框中输入 4 7 四 操作步骤 步骤4设置单元格内的内容自动换行步骤5美化表格 选择需要设置自动换行的单元格区域E1 P1 右击 在弹出的快捷菜单中单击 设置单元格格式 在弹出的 设置单元格格式 对话框中 选择 对齐 选项卡 选中 文本控制 中的 自动换行 选项 或者在 开始 选项卡的 对齐方式 组中单击 自动换行 给表格添加表格标题 并将表格的文本对齐方式设为水平居中 垂直居中 并添加表格边框 8 四 操作步骤 步骤6更改工作表的表名 方法一 双击工作表Sheet1标签名字 名字会呈反白显示 如图4 2 14 此时可以更改工作表的名字 然后输入新工作表的名字 销售数据表 即可 方法二 单击工作表Sheet1标签 右击 在弹出的快捷菜单中单击 重命名 字会呈反白显示 表示可以更改工作表名字 输入工作表的新名字 销售数据表 即可 9 四 操作步骤 二 制作季度销售报表步骤1将销售数据表中的数据复制到新的工作表 1 单击 销售数据表 工作表 用鼠标拖选需要复制的数据区域A2 D13 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中单击 复制 按钮 如图4 2 16所示 或使用快捷键 Ctrl C 复制所要的数据 2 单击Sheet2工作表标签 Sheet2 选择新的工作表 点击数据的开始单元格A1 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中单击 粘贴 即可粘贴数据 如图4 2 17所示 或者使用快捷键 Ctrl V 10 四 操作步骤 步骤2添加报表的其它数据项步骤3添加表格标题 边框及设置表格的单元格格式 1 在E1 F1单元格中分别输入 第一季度销售总量 所占季度销售总量的百份比 在A13单元格中输入 合计 2 选择A13 D13单元格 在 开始 选项卡中的 对齐方式 组中单击 合并后居中 将单元格合并并居中 1 插入新行 添加表格标题 灵通商贸有限公司第一季度销售报表 2 选中单元格区域A2 F14 添加表格边框 并设置单元格格式为文本水平居中 垂直居中 自动换行 以及外边框及内部边框样式 11 四 操作步骤 步骤4使用公式及引用计算第一季度销售总量 公式是EXCEL工作表中进行数值计算的等式 公式输入是以 开始的 简单的公式有加 减 乘 除等计算 例如 3 6 2 A2 B16 C4 A6 引用 在使用公式时 并不使用具体的数值 而是使用数据所在的单元格地址或所在的区域地址 这种使用地址的方式称之为引用 使用引用后 公式的运算值将随着被引用单元格的数据变化而变化 例如 公式 A1 B1 C1 表示计算存放在A1 B1 C1单元格中数据的和 引用的格式 工作簿名 工作表名 单元格名 如果引用是在同一个工作簿中 可以不写工作簿名 如果引用是在同个工作表中 可以不写工作表名 如 A xls Sheet1 H2表示引用的数据为A xls工作簿中的Sheet1工作表的H2单元格中的数据 12 四 操作步骤 步骤5使用填充快速完成其它销售总量的计算步骤6使用公式计算 总计 在Excel中类似的运算不需要重复输入公式 只需要引用已经完成的公式 其他的计算都可以采用填充的方法快速完成 单击已完成计算的单元格E3 鼠标移至单元格E3的右下方小正方形处 待鼠标形状变为黑色十字时按住鼠标左键不放 拖动鼠标至需要填充的单元格E13处 单击单元格E14 输入公式 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 E13 按Enter键确定输入或单击编辑栏左侧的确定输入 13 四 操作步骤 步骤7使用绝对引用计算各品牌销售量占总量的百分比 Excel提供三种不同的单元格引用类型 相对引用 绝对引用和混合引用 在实际工作中 要根据数据的关系来决定采用哪种引用类型 相对引用 直接引用单元格区域名 不需要加 符号 例如 上述公式中的E3 E4都是相对引用 使用相对引用后 系统将记住建立公式的单元格和被引用单元格的相对位置 复制公式时 新的公式单元格和被引用的单元格之间仍然保持这种相对位置关系 绝对引用 绝对引用的单元格名中 列 行号行都有 符号 例如 H 3 H 14是绝对引用 使用绝对引用后 被引用的单元格与引用公式所在单元格之间的位置关系是绝对的 无论这个公式复制到任何单元格 公式所引用的单元格不变 因而引用的数据也不变 混合引用 混合引用有两种情况 若在列号前有 符号 而行号前没有 符号 则被引用的单元格列的位置是绝对的 行的位置是相对的 反之 列的位置是相对的 行的位置是绝对的 14 四 操作步骤 计算各品牌销售量占总量的百分比的公式为 百分比 销售量 销售总量 在Excel中 各品牌的销售量是不同的 公式中的销售量的值随着品牌的变化而会发生改变 因而销售量应使用相对引用 而销售总量的值是不变的 不应随着引用位置的变化而改变 因而应使用绝对引用 1 单击单元格F3 输入公式 E3 E14 2 点击编辑栏中的E14 如图4 2 28所示 按F4键 从相对引用切换为绝对引用 按Enter键确定输入或单击编辑栏左侧的确定输入 3 单击单元格F3 鼠标移至单元格F3右下方的小正方形处 待鼠标形状变为黑色十字时按住鼠标左键不放 拖动鼠标至需要填充的单元格F13处 15 四 操作步骤 步骤8设置百分比的显示方式步骤9复制工作表并更改工作表名步骤10使用复制工作表制作其它季度的报表 1 选择要设置百分比的单元格区域F3 F13 2 右击 在快捷菜单中单击 设置单元格格式 在 设置单元格格式 对话框中选择 数字 选项卡 将 分类 设为 百分比 小数位数 设为 2 单击工作表标签Sheet2 重命名为 第一季度销售报表 1 将鼠标移动至 第一季度销售报表 工作表标签 右击 在弹出的快捷菜单中单击 移动或复制 2 在弹出的 移动或复制工作表 对话框中 选择 Sheet3 并选中 建立副本 复选框 16 四 操作步骤 步骤11更改其它报表中的公式及表格标题 1 单击 第二季度销售报表 使该工作表成为活动工作表 更改表格标题为 灵通商贸有限公司第二季度销售报表 2 点击单元格E3 更改E3中的公式为 销售数据表 H3 销售数据表 I3 销售数据表 J3 3 参考前面步骤5的操作 使用填充的方法完成其它销售总量的计算 4 使用相同的操作方法完成其它报表中的标题及公式的更改 17 四 操作步骤 三 保存工作簿并在数据表中输入数据 在 文件 选项卡中单击 保存 保存所制作的工作簿 并返回到销售数据表中输入各个月份的销售数据 再打开各个季度的销售报表 即可看到计算出的结果 根据录入的数据自动生成报表数据 18 五 拓展知识 一 Excel中的运算符 算术运算符 比较运算符 文本运算符 19 五 拓展知识 一 Ex