七秘书写作PPT课件

1 秘书写作 2 第一节秘书写作概述 一 秘书写作的内容大致如下 1 公文类2 法规类3 经济类4 事务类主要有 信函 计划 总结 讲话稿 简报 调查报告 声明 启事 条据等 5 礼仪类主要有 贺词 祝词 请柬 讣告 悼词等 3 二 秘书写作的特点1 代单位立言 非个人意愿2 集体成果 非个人创作3 内容真实 实用 客观 符合政策4 语言要求流畅 平实 简洁 规范5 讲究文体格式 4 三 秘书写作的过程秘书写作的过程大致有立意 选材 组织结构 文字表达 修改 审核六个步骤 1 立意立意 就是确立文章的主题或中心思想 2 选材秘书选用的材料通常有四种 1 典型事例 2 概括事例 3 统计数据 4 理论依据 5 3 结构应用文的结构讲究的是完整 匀称 平稳 层次分明 连接自然 通常有以下几种 1 串联式 2 并列式 3 总分式 4 综合式4 文字表达从秘书写作的特点来说 特别应该强调的综合起来的要求还是两条 一是实用 二是简洁 1 实用即实在 有用 2 简洁即以最少的文句表达最多的内容 6 5 修改修改 就是文章在初步形成之后再作修饰 改动 修改的方法主要有 1 提炼 2 调整 3 改 删 增 4 誊清 7 6 审核审核的标准共有六条 1 是否需要行文 2 是否符合现行政策和法律 是否符合领导意图 3 是否符合客观实际 要求和措施是否明确 具体 可行 4 重要的事实 引文 人名 地名 日期 数据是否都经过核实 5 涉及其他部门的问题是否经过协商而取得一致 6 文字表达和格式是否规范 8 四 秘书写作的表现手法1 一般写作的表现手法一般写作的表现手法共有六种 即 记述 叙述 描写 抒情 说明 议论 1 记述 就是从特定的角度对人 物 景的存在 形态 数量 特征 位置等 以及事情的结果作 静态 的表述 相当于拍摄的黑白照片 2 叙述 就是从多角度对事 物的变化 发展过程作 动态 的表述 相当于黑白的影片 3 描写 4 抒情 5 说明 6 议论 9 2 秘书写作的表现手法秘书写作的表现手法有如下特点 1 多用说明 少用议论 2 多用记叙 少用描写 3 基本不用抒情 10 第二节秘书写作的原则和要求 一 秘书写作的原则秘书写作必须坚持遵循三大原则 一是符合方针 政策 法令 法规二是忠于机关制文意图三是坚持实事求是的精神 11 二 秘书写作的要求秘书在写作中应注意并做到 1 信息量大 措施具体 指示性强2 内容高度概括 语言表达实用 精确3 用材精要 语言深入浅出 主题富有个性4 讲究文明礼貌 语言得体 多一点人情味 12 第三节文书的结构和标印格式 一 文书的结构元素及其表述方法文书的结构元素是指表现文书主题信息的各个组成部分 包括标题 稿本性质 题注 作者姓名 称呼 主送机关 正文 签署 盖章 成文时间等 13 一 标题1 文书标题组成方式 1 发文机关或会议名称 事由 文种 中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议 2 发文机关或会议名称 文种 上海市人民政府令 3 事由 主题 文种 中华人民共和国加入世界贸易组织议定书 4 仅标明文种 新闻公报 联合声明 5 主标题 副标题 找准定位 加强规划 创建品牌 西安市2010年会展工作总结 14 2 标题制作应注意的问题 1 发文机关用全称或规范化简称 2 事由部分准确 简要概括文书的主要内容 并注意语法的规范性和语意的准确性 3 发布 印发 批转 转发文书时 标题中对被发布 印发 批注 转发的文书标题外加 如 中共上海市委关于转发 中共上海市人大常委会党组关于 的通知 4 一般而言 公文标题应由发文机关 事由和文种三部分构成 15 二 稿本性质两种标注方式 1 提交会议讨论或表决 尚未产生法定效力的文书 需在标题之后或下方居中用括号标明 如 草案 讨论稿 2 暂行本和试行本的 暂行 和 试行 可置于文种之前 也可于文种之后用括号括入 如 社会保险费征缴暂行条例 车辆识别代号管理办法 试行 16 三 题注即对标题的注释 主要用于在会议上表决通过的文件和法律 法规 规章以及企事业单位内部的规章制度 结构形式 一般由通过 批准 发布 的日期 会议 机关 名称和对应的程序词构成 如 国家行政机关公文处理办法 国务院2000年8月24日发布 又如 中华人民共和国合同法 1993年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过 17 使用题注要注意以下几点 1 采用题注的文件 一般不再标注主送机关 成文日期等项目 2 题注的位置在标题的正下方 用圆括号括入 3 题注中的日期可用阿拉伯数字表述 18 四 作者名称或姓名会议报告和讲话 调查报告 经验介绍等文书 要在标题下方标明法定作者或报告人的名称或姓名 五 称呼主要用于信函 讲话 报告 致辞一类的文书 在标题之下空一行顶格书写 后标冒号 称呼要把握的原则 一是身份从高到低 二是性别先女后男 三是尽可能覆盖全体参加对象 19 六 主送机关1 特称或单称 用于向一个特定的机关行文2 并称 用于同时向两个以上的机关行文 此时 要将主要的机关写在前面 如果采取并报的形式 则在主要机关的后面写 并报 3 转称 用于主送某一机关 同时要求转送另一机关的公文 如 市委并转报省委 4 统称 即将同一类型的机关名称的共同中心语抽出 前面加 各 字 如 各直属机构 5 递降称 用于多级下行文 如 各地 市 县委 20 七 正文 八 印章或签署1 印章具有法定效力的文书 除了在媒体上公布 会议通过和领导人签署以及会议纪要外 应在落款处按规定的方式加盖机关的印章 2 签署两种情况 1 以领导人名义发出的文件 由签发文件的领导人在正本的正文末尾亲笔署名 用以证实其法定效力或体现礼节 签署的文件一般不再标写发文机关 也不加盖公章 特殊文件除外 联合发文需要签署的 应当联合签署 2 具有协议性质的文书 如合同 会议纪要 联合公报 共同宣言等 由有关各方派代表在文案的末尾共同签署姓名 21 九 成文时间如果正文没有特别说明 文书一般都以成文时间作为法定的生效时间 22 二 公文标印格式 一 眉首标识于公文首页红色反线以上的个要素的统称 1 公文份数序号带有密级的公文必须标明份数序号 用阿拉伯数字顶格标示在版心左上角第一行 不少于两位数 不足两位数用 0 补足 2 秘密等级和保密期限凡有密级的公文均应用3号黑体字标识秘密等级 位置在版心右上角 国家秘密必须标识 符号 前用汉字标注密级 后标注保密期限 保密期限为个位数时用汉字 为两位数时用半角阿拉伯数字 特殊情况下 保密期限为长期的 标为 绝密 长期 保密期限与密级的最长保密期限一致时 可免标保密期限 如 绝密 并按该密级的最长保密期限处理 3 紧急程度凡属紧急公文 均应在版心右上角第一行 如同时标识密级 则在密级标识的下一行 用3号黑体标注 急件 或 特急 两字之间空1字 23 4 发文机关标识三种标写方法 1 发文机关名称加 文件 二字 主要用于发布方针 政策和重要的工作部署 批转下级机关的重要来文等 2 只写发文机关名称 主要用于通知重要事项 批复下级机关的请示 发布任免通知 或向上级机关报告 请示 3 发文机关名称加文种名称 只限于命令 任免通知 会议纪要几个文种 格式要求 红色小标宋体字 居中排列 以醒目为原则 但一般应当小于 国务院文件 字号22 15mm 24 5 发文字号构成 机关代字 年份 序号 如 沪府发 2009 45 年份写全称 不应简化 用阿拉伯数字书写 外加六角括号 序号按年度统一编制 用阿拉伯数字标识 不必前置 第 和虚位 00 格式要求 发文字号位于发文机关标识下空两行 用3号仿宋体字 居中排列 联合行文时 只标注主办机关的发文字号 6 签发人上报的公文应当标注签发人姓名 以示对公文内容的郑重负责 平行排列于发文字号右侧 签发人姓名居右空1字 3号楷体字书写 如有多个签发人 则主办单位签发人的姓名应标识与第一行 其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下 按发文机关的顺序逐行依次排列 同时下标红色反线 使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行 并使红色反线与之距离为4mm 25 二 主体置于首页红色反线 不含 以下 末页主题词 不含 以上的各要素统称为主体 1 公文标题2 主送机关3 正文4 附件5 成文时间6 公文生效标识域 1 印章 2 签署人姓名 3 发文机关署名7 附注 26 三 版记位于主题词以下的各要素统称为版记 1 主题词2 抄送3 印发机关和印发时间4 版记中的反线 四 公文的特定格式1 信函式格式2 会议纪要格式 五 页码 六 用纸格式附 一个公文样本 27 几种常用的公文种类及写法 一 命令 令 命令是一种非常庄严的指挥性下行公文 要求所属机关坚决执行 是强制性的领导与指挥文件 命令的分类 1 公布令2 奖惩令3 行政令命令的构成 1 标题 2 正文 3 签署范例 28 中华人民共和国国务院令 第351号 医疗事故处理条例 已经2002年2月20日国务院第55次常务会议通过 现予公布 自2002年9月1日起施行 总理朱镕基二OO二年四月四日 29 二 决定对重要事项或重大行动做出安排 用 决定 决定的结构一般由标题 正文 制发机关和制发时间三个部分组成 1 标题 一般由制发机关的名称 事由和文种类别构成 2 正文 一般包括三个层次 根据和缘由 决定的事项 对决定事项的评价及执行的希望和要求 评价和希望可放在开头 也可放在结尾 范例 30 三 公告公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项 属于公开宣布的告晓性公文 它与其它告晓一般事件的 通知 和用于表扬 批评和传达重要情况的 通报 不同 它具有高度的庄严性和权威性 公告包括标题 正文 签署和日期等 1 标题 发文机关加事由加文种 发文机关名称加文种 事由加文种 前加 关于 只写 公告 2 正文直述公告缘由 宣布事项 3 签署写明公告发布机关全称 4 日期范例 31 中华人民共和国最高人民法院公告 最高人民法院关于如何处理农村五保对象遗产问题的批复 已于2000年6月30日由最高人民法院审判委员会第1121次会议通过 现予公布 自2000年8月3日起施行 二 年七月二十五日 32 四 通告通告是行政公文的主要文种之一 适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项 通告和公告二者有一些相似之处 也有一些不同之处 相似之处 都具有晓谕性和公布性 也即 内容都是知照性的 发布范围都是面向全社会 区别 内容的重要程度不同 对发文机关的限制性有较大不同 发布范围有所不同 发布的方式不同 33 通告的写法1 通告的标题通告的标题 主要有两种写法 一是全题写法 也就是公文标题的常规写法 由发文机关 主要内容 文种三者共同构成 二是省略主要内容的写法 由发文机关 文种组成 2 通告的发文字号通告的发文字号不像一般公文那样只用常规方式 在实践中有多种情况并存 3 通告的正文正文采用公文通用结构模式撰写 共分三大部分 即通告缘由 通告事项和通告结语范例 34 中国人民银行通告明日起发行1990年版壹圆券人民币以国务院批准 我行定于1995年3月1日起发行1990年版壹圆券人民币 一 1990年版壹圆券与1980年版壹圆券比较 总体设计不变 对局部图案和色调稍有调整 具有以下特征 一 由双面凹印改为正面单面凹印 二 正面 中间部位的底纹全部由假金色底纹代替了原来的黄色和桔黄色底纹 两侧部分的底纹全部由大红色代替了原来的大红色和黄色 背面 以桔黄色代替了假金色 三 年号由1980改为1990 二 新发行的1990年版壹圆券人民币与现行壹圆券人民币在市场上同时流通使用 任何单位和个人不得拒收其中任何一种人民币 行长 一九九五年二月二十二日 35 五 通知凡向下级告知事项 布置工作 安排活动 召开会议等 均可以使用通知 分类 发布性通知指示性通知任免性通知构成 标题 主送部门 正文 附件和落款 36 国务院办公厅关于印发促进生物产业加快发展若干政策的通知国办发 2009 45号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 促进生物产业加快发展的若干政策 已经国务院同意 现印发给你们 请认真贯彻执行 国务院办公厅二 九年六月二日 37 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 分类 表彰性通报批评性通报情况通报构成 标题 正文和落款 正文一般由基本情况 分析和评价 决定 希望和号召四部分组成 38 国家计划委员会 国务院生产委员会关于表彰陈学忠等30名在工作中成绩显著的回国留学人员的通报各省 自治区 直辖市经委 计经委 有关企业 经济管理二部学院 企业经济培训中心 党的十一届三中全会以来 为了贯彻执行党中央 国务院引进国外智力 以利四化建设的战略方针 我委通过各种渠道 引进和借鉴国外先进的管理经验 方法 先后从一些企业 经济管理二部学院 企业管理培训中心选派了一批企业厂长 二部 教师到国外培训 学成后回国服务 他们在各自的工作岗位上为社会主义现代化建设潜心钻研 勤奋工作 取得了显著的成绩 为了表彰他们的先进事迹 鼓励和弘扬回国留学人员热爱祖国 锐意进取的精神 经有关部门认真推荐 反复评审 从回国的留学人员中遴选出一批在工作中成绩显著的人员 为此 陈学忠等30名同志 名单附后 进行通报表彰并颁发荣誉证书 希望受表彰的同志谦虚谨慎 再接再厉 振奋精神 继续拼搏 在党的十一届七中全会精神指引下 认真贯彻国务院关于开展质量 品种 效益年活动的决定 在各自的岗位上不断做出新的贡献 年 月 日 39 七 报告适用于向上级汇报工作 反映情况 答复上级部门的询问 构成 标题 主送部门 正文和成文时间 正文由发文原由 报告事项和结尾三部分组成 报告与请示的区别 行文目的和性质不同写作结构不同内容要求不同结束语不同处理方式不同发文时机不同报送制度不同失误后责任划分不同 40 八 请示适用于向上级请求指示 批准 构成 标题 主送机关 正文 成文时间 附注五部分正文包括请示缘由 请示事项和结尾 注意事项 坚持 一文一事 原则 主送机关只能是一个 要逐级请示 联合请示要搞好会签 充分协商 联合行文 附 样本1样本2 41 九 会议纪要 会议纪要是根据会议宗旨 议程和文件 记录并整理出反映会议概况和要点 要求与会者共同遵守 执行的公文 构成 会议概况 名称 议程 时间 地点 参加人员等 议定事项 常用语 会议认为 与会者指出 会议决定 会议要求 等 可分条列出 最后要签名 日期 42 合资经营 产品洽谈纪要洽谈人员 甲方 省国际信托投资公司总经理 厂厂长 乙方 国 地区 有限公司经理 先生一 乙双方代表于 年 月 日在 市 经过友好协商 对在中国 省 市建立合资经营企业 生产 产品均感兴趣 现将双方意向纪要如下 二 甲 乙双方愿意共同投资 在中国 省 市建立合资经营企业 生产 产品 在中国境内外销售 三 甲方拟以土地使用权 厂房 辅助设备和人民币等作为投资 乙方拟以外汇资金 先进的机械设备和技术作为投资 四 甲 乙双方将进一步做好准备 提出合资经营企业的方案 在 个月内寄给对方进行研究 拟于 年 月 日甲 乙双方将派代表在 市进行洽谈 确定合资经营企业的初步方案 为进行可行性研究做好准备 甲方 省国际信托投资公司代表签字 厂代表签字 乙方 国 地区 有限公司代表签字 43 十 计划 计划是对一定时期的工作或某项活动于事前作出筹划和安排的书面材料 构成 标题 正文 基本情况 任务 目的 要求 措施和方法步骤 制订单位 日期 也可以加 附件 44 十一 总结 总结是对一定时期进行过的工作 实践活动 全面的回顾 对其进行再认识的书面材料 格式 标题 正文 基本情况 取得的成绩 可以分条写 获得的经验 存在的问题 今后方向 或意见 45 十二 简报 简报是由组织 企业 内部编发的用来反映情况 沟通信息 交流经验 促进了解的书面报道 简报有一定的发送范围 起着 报告 的作用 格式 报头 简报名称 期数 编写单位 日期 正文 标题 前言 主要内容 结尾 报尾 抄报抄送单位 发送范围 印数等 46 中国 函授大学全国教学工作会议简报第 期会议秘书组 年 月 日 函大 全国教学工作会议在京召开经过一段时间的积极筹备 中国 函授大学全国教学工作会议于 年 月 日在北京正式召开 参加今天会议的有中国 研究会的部分理事 各地辅导站代表 学员代表和校部教职员共70余人 今天上午和下午都召开了全体会议 上午 校务委员会主任 同志在开幕词中讲了这次会议的宗旨 他说 我们召开这次会议 是要交流 总结各地辅导站的工作经验 研究如何提高教学质量 明确今后的办学方向 讨论执行 考试问题 希望大家畅所欲言 为 函大 开创新局面献计献策 紧接着 各地代表分组进行了讨论 讨论会上 同志对如何开好这次大会 还提出了许多宝贵意见 在下午的会上 教务长 同志结合一些辅导站的情况 进一步强调 要办好面授辅导站 必须争取当地文教部门领导的支持 必须要有一个坚强的领导班子和高水平的教师队伍 以切实保证教学质量的稳定 以质量取信于社会 同时还必须严格财务管理制度 坚持勤俭办学的原则 函大 顾问 大学教授 先生 虽已年逾80 但仍不顾气候炎热 到大会看望大家并讲了话 他指出 函授教育是一种很好的形式 这种形式有很多好处 一是节约人力 学员可以边工作边学习 再是花钱不多 却能为国家培