会计循环与总帐PPT课件

会计信息系统AccountingInformationSystem 第三章财务会计循环与总帐系统 第一节财务会计循环概述第二节财务会计循环的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节期末处理与账表输出 主要内容 财务会计循环的基本概念 财务会计循环是指财会人员通过设置会计科目 填制凭证 复试记账 编制财务报表等一系列方法 获取企业经营活动的数据 进行加工 存储 汇总 以达到全面 系统地反映企业人 财 物 供 产 销等经营活动信息 并通过财务报告为投资人 债权人 经营管理者 政府部分提供财务会计报告的一系列核算工作 财务会计循环 从企业内部看从会计制度看从价值管理的视角出发理解财务会计循环从信息系统角度理解财务会计循环 帐务处理的过程 数据采集 数据采集主要是从经济业务流程中采集数据 为数据加工服务 这些数据包括 获取 支付流程的数据转换流程的数据销售 收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据 数据加工与存储 加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和 有借必有贷 借贷必相等 的原则编制记账凭证 审核记账凭证 然后对其进行分类 计算 求和 并将结果保存在各类账簿中 报告信息 报告信息是以账簿 记账凭证为依据 编制内部报表和外部报表提交给投资人 债权人 管理者 政府部门等 财务会计循环的基本特征 规范性强综合性强集成性要求高正确性要求高 财务会计循环的风险分析 案例1 风险警示录顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始 就已经瞄准了科龙 他先是利用从科龙电器划拨的1 87亿元资金 采取反复对倒的方式注册顺德格林柯尔 并使其从表面上符合 公司法 的相关出资规定 打造好了顺德格林科尔这一购并平台后 科龙电器的梦魇也开始了 科龙电器有太多的故事 从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作 到最终赤裸裸的数字造假 以及其身陷囹圄 科隆电器财务会计循环的失控 不仅给企业带来灾难 也给资本市场带来了巨大损失 学者 监管者 财会人员都值得去探究 去深思 第一节财务会计循环概述第二节财务会计循环的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节期末处理与账表输出 主要内容 手工环境下会计循环的流程分析 手工环境下账务处理流程的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大 IT环境下账务处理的流程分析 账务处理流程中的主要角色业务人员 经济业务执行的主体 采购人员 销售人员 后勤人员等 凭证编制人员 将经济业务信息转换成会计信息 记账凭证的人员凭证审核人员 对凭证的正确性 合法性 合规性进行审核的财会人员 他与凭证编制人员互斥记账与结账人员 负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员 查询与分析人员 对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员 包括财会人员 财务经理 总经理等 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 数据处理的起点与终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账的方式不同会计资料的查询统计方式不同 第一节财务会计循环概述第二节财务会计循环的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节期末处理与账表输出 主要内容 总账子系统的目标总账子系统的基本功能 总账子系统功能结构图 总账子系统主要数据文件设计 计算机会计信息系统中 所有的账 证 表都必须存放在计算机存储器中 在存储器上 各种数据均以文件 或数据文件 的形式存放 那么IT环境下总账子系统中的账 证 表以哪些文件 用何种结构在计算机中存储呢 实际上 总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关 与设计人员的思路有关 还与数据管理系统等多种因素有关 三个关键文件 科目文件汇总文件凭证文件 第一节财务会计循环概述第二节财务会计循环的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节期末处理与账表输出 主要内容 什么是初始设置 总账子系统是一个通用性较强的系统 为了使其能够在各行各业应用 设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性 在进行账务处理之前 首先要根据本单位的业务属性进行具体设置 即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中 这种设置工作称之为初始设置工作 参加流程 初始设置 科目设置录入余额人员权限设置结算方式设置 案例 案例 单位名称 北京燕丰酒业股份有限公司 简称 燕丰酒厂 启用日期 2001年4月1日会计期间 1月25日 12月25日记账本位币 人民币 RMB 企业类型 商业行业性质 股份制会计科目编码结构 4 2 2 2 2客户分类编码级次 2 2 3供应商分类编码级次 2 2 3部门编码级次 1 2 2结算方式编码级次 1 2 初始设置 设置账套 设置账套模块的功能是建立核算单位 即在系统中为本企业建立一套核算账套 总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件 一般单位只有一套账 具体设置账套时 根据系统的提示对账套进行参数的定义 账套参数定义的内容账套参数定义的内容主要包括 账套 账套号 账套名称 单位名称 企业性质等 会计科目编码方案 即各级科目的编码位长 位数 启用日期 记账本位币 会计主管姓名等 为什么需要进行会计科目的编码 会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置 按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法 会计科目编码在手工操作下一般不使用 但是采用计算机处理会计数据时 则需要采用会计科目编码 1 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2 保证会计科目的唯一性3 便于计算机处理和分类4 节省存储空间5 提高处理速度 科目编码方法与编码原则 方法 顺序编码位数编码分组编码原则 规定性原则层次性原则1501固定资产150101固定资产 甲车间150101001固定资产 甲车间 A型机床150101002固定资产 甲车间 B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则 科目体系结构 定长定位方法 科目体系结构 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目进行存储 并将项目和科目建立动态链接 在满足优化会计科目体系的同时 达到精细核算的目的 第一节财务会计循环概述第二节财务会计循环的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节期末处理与账表输出 主要内容 凭证管理模块的功能 主要是完成对凭证的日常处理工作 它又可划分为凭证输入 凭证审核 凭证查询打印 凭证汇总 记账等功能模块 凭证录入与控制机制 凭证录入 凭证录入模块是总账子系统中凭证处理模块下的一个重要子模块 它的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上 财会人员通过键盘输入一张会计凭证 在计算机条件下 不可能考虑所有凭证类型的凭证格式 目前总账子系统通常采用的方法是 允许财会人员根据需要设置凭证类型 但一般各种凭证 收款 付款等 均采用统一的凭证格式 凭证录入与控制机制 控制机制 凭证类型和凭证号 凭证号是记账凭证的标识 按会计制度要求 不同类型凭证每月分别从1开始连续编号 不能有重号 漏号 因此 当用户输入凭证类型后 其控制机制为 系统检查出该类最后一张凭证号 自动加一后生成当前凭证号 凭证日期 凭证日期用于标识经济业务发生的时间 凭证日期必须为公立日期 凭证日期应该随凭证号递增而递增等 因此 其控制机制为 凭证日期为公历日期 输入日期不能为结账月份的日期附单据数 即本凭证的附件张数 摘要 输入本笔分录的业务说明 摘要要求简洁明了 凭证录入与控制机制 科目 科目是经济业务分类的主要依据 凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制 存在性检查 即检查凭证中科目编码是否存在 财会人员在输入记账凭证时 输入一科目编码 如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码 即 科目文件 有该科目编码存在 那么检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 是否是明细记账科目的检查 检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目 在计算机条件下 科目是分级的 输入记账凭证时 只能输入记账明细科目或最底级科目 不能输入控制性科目或上一级科目 如果输入记账明细科目 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 凭证录入与控制机制 科目 与凭证类型是否相符的检查 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查 特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目 如付款凭证中贷方科目必须出现 现金 或 银行存款 科目 收款凭证中 借方科目必须出现 现金 或 银行存款 科目 若满足上述条件 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 凭证录入与控制机制 科目 凭证录入与控制机制 金额 任何一张凭证都满足 有借必有贷 借贷必相等 的原则 因此 对每一张凭证存入凭证文件之前 其控制机制为 自动进行借贷平衡检查 如果平衡 检查结果为 正确 或 真 否则 检查结果为 错误 或 假 只有当所有检查结果都为 正确 或 真 该张凭证被计算机接收 否则计算机拒绝接收 辅助核算和管理数据的输入 辅助核算为 外币 辅助核算为 数量 辅助核算为 单位往来 辅助核算为 部门核算 辅助核算为 个人往来 辅助核算为 项目核算 凭证录入模块中的其他功能 科目联机查询功能计算器功能常用摘要输入功能凭证修改功能错误凭证的 无痕迹 修改错误凭证的 有痕迹 修改 凭证审核与记账 凭证审核目的和功能发现凭证在输入过程中无法发现的错误 为记账提供一个标记 凭证审核的方法静态屏幕审核法二次输入校验法 审核与记账 典型的记账流程 记账过程文件之间数据传递关系 第一节财务会计循环概述第二节财务会计循环的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节期末处理与账表输出 主要内容 期末转账 借 本年利润贷 产品销售成本管理费用财务费用产品销售费用产品销售税金及附加其他业务支出营业外支出 期末自动转账的基本原理 帐表输出 其他相关文件 综合查询 综合查询日期 年月日到