-账务处理子系统PPT课件

第三章账务子系统 明确账务子系统的主要功能 重点掌握账务子系统的业务处理流程及操作流程 与其他子系统的关系 初始化设置的内容 子系统的日常业务处理和子系统的输出 其中账务子系统的业务处理流程 凭证管理 辅助核算是本章的难点 学习目的 第三章账务子系统 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 3账务子系统日常业务处理 3 4账务子系统的输出 3 5账务子系统期末处理 第三章账务子系统 3 1账务子系统概述 3 1 1账务系统的工作原理 1 账务系统的手工处理方式 2 账务系统的计算机处理方式 计算机条件下日常会计业务的账务处理基本的业务处理流程如图3 1所示 见教材P48 第三章账务子系统 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 计算机账务系统的数据流程如下 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 计算机账务系统中会计业务处理的基本流程是 1 编辑输入记账凭证或机制凭证 2 对输入的记账凭证进行审核 3 人工控制由计算机自动完成记账工作 4 人工控制由计算机自动完成结账工作 5 人工控制由计算机自动进行银行对账 6 在计算机会计账务系统第一次投入使用时 也有类似手工的建账工作 这一工作通过对系统的初始设置来完成 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 3 1 2通用账务系统基本功能结构 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 3 1 3账务子系统的操作流程 3 1账务子系统概述 账务子系统的操作流程主要包括三个方面 系统初始化 日常处理和月末处理 3 1 4账务子系统与其他子系统的关系 账务子系统是整个会计信息系统的核心子系统 关系图见教材P50 第三章账务子系统 3 2 1账务子系统的参数设置 1 是否对凭证日期进行序时控制2 是否对支票进行控制3 是否进行赤字控制4 是否允许修改或作废他人填制的凭证5 是否对制单权限进行细化6 是否允许在账务子系统中使用其他子系统的受控科目进行制单7 出纳凭证是否必须由出纳签字8 凭证是否必须由主管签字9 凭证审核是否控制到操作员10 记账汇率方式 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 3 2 2账务子系统的基础信息设置 1 设置外币及汇率 2 设置会计科目 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 会计科目设置的主要内容包括会计科目的代码 名称 会计科目的性质 类型 对应账户的格式 另外多数账务系统软件 科目所需要的辅助核算的要求一般也在科目设置功能中进行标识 见下图 第三章账务子系统 新增会计科目对话框 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 3设置辅助核算档案 一种是模仿手工的处理方法 采用这种方法有关会计科目的设置与手工处理科目设置相同 即在其他应收 其他应付科目下按费用类别设置二级科目 在二级科目下按往来的个人或单位设置明细科目 另一种是辅助核算方式 即利用系统的辅助核算功能将有关科目设成个人往来类 一般对个人往来业务清理工作量较大的单位如 出差工作多且差旅费借支也较多的单位可采用将 其他应收款 差旅费借支 等科目设成个人往来辅助核算 以便使用账务系统提供的个人往来管理功能加强个人往来业务的核算和管理 a 个人往来辅助账 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 b 客户和供应商往来核算 第三章账务子系统 在只使用总账子系统的单位 与个人往来类似 客户和供应商往来核算也可用两种方法进行核算 如果在总账子系统处理客户和供应商往来业务 则与个人往来类似 需要设置客户分类及档案和供应商分类及档案以及在起初数据录入客户 供应商的期初未结清的明细数据 以便进行每一客户和供应商的明细核算 具体设置方法可参见采购 销售等章节 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 c 部门辅助核算 部门核算通常适用于收入和费用类科目 为了加强管理 企业对各种收支类科目除了需要按类别进行核算外 还需按部门进行核算 如管理费用科目下 首先要按类别分成管理人员工资 办公费 差旅费 业务招待费等项目进行核算 然后还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算 这种核算要求在手工条件下是很难实现的 但在计算机条件下 利用系统提供的部门核算辅助功能 却是轻而易举的 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 d 项目核算 项目核算是为了解决围绕一个专门的对象 将与该对象有关的所有收入 支出进行专项归集的目的而设置的功能 1 定义项目大类 项目核算的分类类别 如在建工程 产品项目等 2 定义项目结构 为了方便用户登记项目清单 每一大项有关的栏目由用户自由设定 3 项目分类和项目目录 如产品项目较多 为了分类统计和管理需要设置项目的分类和每一分类下的项目清单 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 4 指定项目核算科目 为项目大类指定核算科目 一个项目大类可以指定多个核算科目 5 项目期初与计划录入 项目期初即某项目在某个科目中的期初余额 项目计划即某项目在某个科目中的计划发生额 由于两者是与科目和项目相关的 所以录入时 应逐个科目录入 先录入一个科目下所有项目的期初余额和计划数 再输入另一个科目的期初余额和计划数 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 4设置凭证类别 只有设置凭证类别后才能填制凭证 软件为了防止凭证用错或输入错误 在设置凭证类别的同时还允许用户对各类凭证中借贷方必须或不能出现的会计科目进行设置 例如 收款凭证 借方必有 1001 或 1002 付款凭证 贷方必有 1001 或 1002 转账凭证 设置为 凭证必无 1001 1002 对于不划分凭证类别的单位则可以不设置 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 5设置结算方式 为了便于对有关票据进行管理和提高银行自动对账的效率 账务系统软件设有结算方式设置功能 用户在进行结算方式设置时应将本单位所使用的结算方式一一编码 将各种结算方式码和结算方式名称一一输入系统给出的对应拦目中 以便在需要时输入相应结算方式 6设置常用凭证7设置常用摘要 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 3 2 3账务子系统的期初数据录入 期初数据主要是最低一级明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额 其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总 如果是数量金额类科目还应输入相应的数量和单价 如果是外币类科目还应输入相应的外币金额 数据录入完毕后 通常系统将自动对数据进行校验 这些校验为 资产类合计是否等于负债加所有者权益类合计 上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等 以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值相等 所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 3 1凭证管理 第三章账务子系统 包括根据原始凭证填制记账凭证 复核凭证 汇总凭证 记账凭证 修改凭证 作废凭证 冲销凭证 查询凭证和整理存储等 一 填制凭证1 记账凭证的类型 手工填制凭证 2 机制凭证2 记账凭证的基本内容主要包括日期 凭证类别和凭证编号 摘要 科目 金额 附件张数 各种签章等 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 二 复核凭证 1 出纳签字2 主管签字3 审核凭证 所有凭证必须审核后才能记账 审核人与制单人不能是同一个人 遵循 谁审核谁取消 的原则实现取消审核的功能 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 三 汇总凭证 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 四 记账凭证 1 记账原理计算机账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程 把经过审核签章的 要求记账的记账凭证从输入凭证数据库中 传递到另外一个稳定的凭证数据库 记账凭证数据库文件 中 该数据库中的数据是不能进行修改和删除的 由此可见 记账 实际上起到了固化数据的作用 第三章账务子系统 2记账过程 a 选择记账凭证即选择本次要记账的凭证范围b 系统自动检验记账凭证c 正式记账进行记账工作需要注意以下问题 a 在信息化环境下 记账只是将凭证打上记账标志 b 未经审核的记账凭证不能记账 C 有不平衡凭证或错误凭证时 系统停止记账 d 期初余额试算不平衡时不能记账 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 五 修改凭证 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 1 无痕迹修改对没有进行审核的错误凭证 可以直接利用凭证修改功能进行修改 对已经进行了审核 但是还没有记账的错误凭证 应先取消审核 然后再在凭证修改功能中进行修改 2 有痕迹修改对已记账的错误凭证 则不能利用凭证修改功能进行修改 采用红字更正法或补充更正法进行有痕迹修改 第三章账务子系统 六 作废凭证尚未审核和签字的凭证已审核或签字但尚未记账的凭证 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 七 冲销凭证冲销已记账的凭证 八 查询凭证 第三章账务子系统 3 3 2出纳管理 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 主要功能包括 1 查询和打印现金日记账 银行存款日记账和资金日报 2 登记和管理支票登记簿 3 输入银行对账单 进行银行对账 输出余额调节表 并可对银行长期未达账提供审计报告 第三章账务子系统 1 日记账和资金日报表 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 日记账通常是指现金日记账和银行存款日记账 由计算机自动登记 它的作用只是用于输出 资金日报表是反映现金和银行存款科目当日借贷方发生额及余额情况等信息的报表 2 支票登记簿 第三章账务子系统 3 银行对账 1 录入初始未达账2 录入银行对账单3 银行对账在计算机账务系统中 对账方式通常分为自动对账和手工对账 自动对账可以选择 结算方式相同 结算票号相同 金额和方向相同三个条件中的一个或几个的组合作为确定已达账的条件 选定对账条件后系统将根据确定的条件自动标示出已达账项 对一些特殊的已达账项没对出来 被系统视为未达账项 可用手工对账进行调整 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 第三章账务子系统 3 银行对账 3 2账务子系统初始化 3 3账务子系统日常业务处理 3 1账务子系统概述 4 输出对账结果对账结束后 可编制 查询和打印银行存款余额调节表 银行存款余额调节表是系统自动编制的 第三章账务子系统 3 4 1账务子系统输出方式 在账务系统中信息输出的方式有三种 查询 通过屏幕显示输出 打印 通过打印机打印输出 按照打印方式的不同分为套打和完全打印 备份 通过活动硬盘等输出 由于备份功能对系统数据的安全有重要意义 又与系统数据恢复功能有密切联系 因此备份不光是信息输出的一种方式而且是系统维护的重要功能 3 2账务子系统初始化 3 4账务子系统的输出 3 1账务子系统概述 3 3账务子系统日常业务处理 第三章账务子系统 3 4 2记账凭证的输出 记账凭证的输出记账凭证的输出主要是对凭证进行查询 由于系统中的记账凭证可能处于不同的处理状态 因此凭证的查询分两种情况 一种是包括未记账凭证在内的所有记账凭证查询 一种是已记账的记账凭证的查询 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 4账务子系统的输出 3 3账务子系统日常业务处理 第三章账务子系统 3 4 2记账凭证的输出 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 4账务子系统的输出 3 3账务子系统日常业务处理 2 科目汇总表的输出运行凭证汇总功能 系统自动进行凭证汇总并将产生的科目汇总表显示在屏幕上 需要打印时 操作对应的功能键系统即可将结果打印输出 科目汇总分已记账凭证 未记账凭证和所有凭证三种情况进行查询和打印 第三章账务子系统 3 4 3账簿输出 账簿输出分日报输出 日记账输出 明细账输出 总账输出和辅助账输出 都有查询和打印输出方式 账簿输出的格式有三栏式 数量金额式 复币式 多栏式等 计算机账务子系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿 与手工不同 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 4账务子系统的输出 3 3账务子系统日常业务处理 第三章账务子系统 3 4 3账簿输出 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 4账务子系统的输出 3 3账务子系统日常业务处理 1 总账输出2 余额表输出在实行计算机记账后 建议用余额表代替总账 余额表可同时显示各科目的期初余额 本期发生额 累计发生额和期末余额 3 明细账输出4 序时账输出5 日记账输出6 多栏账输出 第三章账务子系统 3 5 1期末的摊 提 结转业务处理 期末的摊 提 结转业务的处理 系统都要求用户事先设置好正确的转账凭证模板 需要时调用设置好的凭证模板 由计算机自动生成转账凭证 使用转账凭证模板生成转账凭证功能 需要注意以下几个问题 1 在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账 2 注意期末的摊 提 结转业务具有严格的处理顺序 3 结转生成的记账凭证系统将存于未记账凭证库 这些凭证还需要进行审核和记账操作才能记入账簿 3 2账务子系统初始化 3 1账务子系统概述 3 5账务子系统期末处理 3 3账务子系统日常业务处理 3 4账务子系统的输出 第三章账务子系统 3 5 2自动转账凭证的设置 1 登记一个转账凭证模板2 设置转账凭证模板这种设置主要包括 科目编码 借贷方向和金额的取数公式 取数公式实际上是告诉计算机如何从系统内获取转账凭证所需要的数据 如果涉及到的科目是部门核算类或项目核算类 且需要按部门或项目结转则还应设置指定部门或项目 如果不指定则系统默认为结转所有的部门或项目 3 2账务子系统初始化 3