古籍修复档案管理系统需求分析与功能模块设计.doc

摘要：古籍修复工作的传统工艺流程中含有大量隐性知识， 这些知识难以提取和传承使得古籍修复事业的发展及古文化典籍的修复效率出现瓶颈。本文基于信息管理、知识管理理论，通过挖掘古籍修复工作流程和其中存在的隐性知识，对古籍修复档案管理系统应有的功能模块进行设计，为古籍修复系统及其档案管理系统的开发与实现奠定基础。 中国论文网 关键词：古籍修复；隐性知识管理；需求分析；档案管理系统 中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02 1 建立古籍修复档案管理系统的必要性分析 古籍是不可再生的重要文化资源，而这些资源若不加紧修复是我们民族的重大损失。据粗略统计的数据，目前全国公共图书馆藏有各类古籍2717.5万册件，其中珍稀善本古籍229.5万册件。中国古籍善本书目收录的古籍善本有5.75万种。即将编纂完成的中国古籍总目仅在11家大型图书馆馆藏基础上统计，也已达18万种古籍。1 流散于民间的古籍亦有相当的数量。这些现存古籍有很大部分都存在不同程度的破损状况。据笔者调研，辽宁省大连图书馆25万册古籍中，4500余种善本及其珍贵档案破损率达到38%，一般估计的破损率也达到16%；辽宁省图书馆所藏35万册普通古籍中，也有近40%遭到不同程度损坏。复旦大学特藏部吴格先生调查统计中，全国47所公共、高校图书馆所藏古籍有10%到70%程度不等的破损现象2。这样的损失是惊人的，也是让人极为痛心的。这些数字能够非常直观的显示出古籍修复工作的重要性和迫切性。传统古籍修复工作有的没有档案记载，丢失了很多珍贵的历史修复信息，给世人留下遗憾。有的记录传统古籍修复档案主要采用手工记录的方式，这样的方式不仅工作量极大，同时在安全性、即时性、共享性、速度上都无法与基于现代信息技术的档案管理系统相比。利用计算机技术对古籍修复工作进行管理、促进古籍修复工作管理的科学化自动化，将成为古籍修复行业发展的趋势之一。3 古籍修复管理系统的高度信息化，使得古籍修复信息和知识的保存和传播更为高效。古籍修复管理系统的科学分工使得原本的工作流程分工更细、更为科学。这将对古籍修复事业的发展产生非常积极的影响。古籍修复档案管理系统之意义也正在于此。 古籍修复工作的特殊性决定了其操作过程的手工参与度极高。修复各个过程的操作要求丰富的经验，很高的准确度，对流程的高度熟悉。现代科技的应用几乎暂时无法替代手工操作的准确性、灵活性和适应性。长期以来古籍修复工作多采用师徒方式传承，修复经验不外传，不太重视修复经验、技巧与技能的总结与提升，与其他学科的交叉研究和对外国理论的借鉴也显不足。虽然近两年我国开展了多期古籍修复教学班，但是古籍修复人才依然极度匮乏。如何能更有效率的管理古籍修复工作流程，如何能有效传承一代代古籍修复大家们的智慧成果，能将现在从事古籍修复工作的人们的知识经验有效的保存、传播、增值是我们面临的重大课题。现代信息技术和知识管理理论的发展给了我们很好的契机。我们有效结合信息技术和知识管理理论建立古籍修复档案管理系统，将古籍修复工作的流程管理和古籍修复的知识管理结合起来，使得古籍修复工作能够更有效率的开展，使得古籍修复的知识能更好的积累、传播、增值。 下文依次分析古籍修复工作的工作流程和古籍修复过程中包含的隐性知识，依此设计古籍修复档案管理系统应有的功能模块。这些设计的功能模块在今后实现过程中起到指导作用，且动态修改直到符合修复单位或古籍修复专家要求为止。 2 古籍修复的典型工作流程分析： 修复团队接到古籍修复任务，或者有新进库的古籍需要修复。整个修复流程由此开始。 2.1 待修复古籍的出库记录 古籍一般都是极为珍贵的文物，所以古籍出库的登记是个非常重要的工作。出库需要记录提取古籍的人员姓名、日期、拟修复完毕归库时间等出库信息单。 2.2 修复方案拟定与审核 根据破损、材质及修复标准的不同制定不同的修复方案，小组或者专家组讨论制定合理修复方案。由修复人员执行修复操作。 2.3 执行修复方案，专业人员开展修复工作 修复过程是师徒制传授技能的最重要过程，此过程可能借助一定的数据挖掘手段，将修复过程记录下来以备将来回顾或作为教学视频。 2.4 修复成果审核 若是通过审核则直接归库，若没有通过审核，重新开始第2、3步。此过程根据国家既定标准审核是否修复达标。文化部颁布的古籍修复技术规范与质量要求（WH/T 23-2006）4是重要的参考标准。 2.5 归库 此步骤需要填写详细的归库单、归库日期、修复人员姓名、修复成果甚至可以包括一些心得体会等。此步骤可以让今后修复人员能对以往已修复的古籍状况有更加深刻的认识，从中学习以往的修复经验，便于开展二次修复等。 3 古籍修复工艺流中的知识挖掘与管理 3.1 修复方案的制定 此步骤含有大量的显性知识，有已经成型的成熟方案供修复者选择。同时，如破损情况比较特殊，则需要结合多种修复方案形成新的修复方案。如果形成的新方案相对典型则考虑将此方案归纳总结以便今后更有效的应用。 3.2 修复方案的审核 此步骤需要依据破损状况给予适当评级，可参考的标准包括古籍特藏破损顶级标准5（WH/T22-2006）。依据评级和具体破损状况审核修复方案。这一步骤包含大量的隐性知识。有经验的修复专家能够迅速的判断出修复方案在将来修复过程中会遇到的困难，专家会根据具体情形预判方案的可行性，这些经验是非常典型的隐性知识。这些隐性知识的显性化和有效传播是我们面临的巨大挑战。面对这些挑战我们尝试使用知识挖掘技术实现对隐性知识的再次辨识创新。知识挖掘（Knowledge Mining， KM）技术和数据挖掘（Data Mining， DM）技术是知识发现（Knowledge Discovery in Database， KDD）的核心技术，人们通过数据挖掘和知识挖掘，充分提高数据、信息和知识的有效性及利用价值，预测未来趋势及行为以求做出前瞻的、基于知识的决策6。 我们利用知识挖掘对于隐性知识的关注，将古籍修复过程中的隐性知识作为挖掘的对象。以达成Usama M.Fayyyad在公认比较中肯的知识挖掘的定义中提到：从数据集中识别出有效的、新颖的、潜在有用的，以及最终可理解的模式的非平凡过程6。具体来说，即通过知识挖掘技术，挖掘存在于古籍修复过程中的隐性知识，使其变为可操作的、便于理解的知识和规律。 3.3 修复过程中的隐性知识挖掘 此过程的操作往往需要长时间的练习才能做好，此过程中的一些经验窍门是我们的修复工作人员长期总结和实践得出的，非常珍贵。同时，难点是他们非常难以叙述清除，非常难以显性化，所以此过程采用数码拍照的方式，将修复过程整理成文字记录的方式，专家间讨论，形成文字材料的方式等以供后来者观摩学习。 3.4 修复成果的审核 审核标准可根据文化部颁布的古籍修复技术规范与质量要求（WH/T 23-2006）。这些质量要求及其标准是每一个古籍修复从业者需要熟悉的重要文件。但是，审核是一项非常严谨而技术含量很高的工作。审核工作通常由修复专家完成，这些专家有非常丰富的经验和足够多的知识储备。所以审核这一过程包含很多的显性和隐性知识。我们通过知识挖掘等技术尽可能的从这些专家的审核过程中挖掘出更多的知识、规律。并尝试将其转化到信息管理系统开发之中。 4 古籍修复档案管理系统功能模块构想 由以上两部分我们可以构想我们的古籍修复档案管理系统应该拥有的功能模块。 4.1 古籍信息功能模块 此功能模块不仅要求能够查到相应古籍的信息，同时应有出库单信息的填写，归库单信息的填写等功能。系统的核心功能是对古籍修复档案的管理，所以古籍信息的管理是非常重要的。我们这里构想的古籍信息是广义的古籍信息，我们期待在系统中搜索某一古籍，那么此古籍的基本信息、破损信息、修复信息、修复历史等能够非常有条理的呈现。具体讲它应包括：古籍的制版方式（影印古籍、仿古籍）、装帧形式（卷轴装、梵夹装、经折装、蝴蝶装、背包装、线装、毛装）、修复原则（抢救为主，修复为辅、整旧如旧、整旧如新、）、修复方案、破损状况评级、具体破损部位（字迹、天头、地脚、封面、护叶、书芯、书衣、）、具体破损形式等1。拟定此模块的控制权限应该由系统管理员拥有，其他修复人员等无权限操作古籍信息。此模块方便将古籍的信息通过数字化的方式储存起来，代替人工的查阅的传统方式，提高查阅、管理效率。有助于修复人员了解古籍的修复历史和修复价值。这些古籍的基本信息也是非常有价值的学问，将其分类存储起来，方便学者的调查研究，将知识有机的管理起来。 4.2 古籍修复方案功能模块 修复方案是修复过程中的指导和总体规划。它是古籍修复档案的重要组成部分，甚至可以说是最为重要的部分。此模块应具有以下功能：完备的方案库，方案推荐，方案审核，新方案提交，新方案审核，新方案入库。对于比较典型的古籍修复可尝试使用推荐方案，对于不成熟方案可以申请专家审核，对于新开发出来的方案，可以提交给专家审核，之后纳入已成熟方案以方便推荐给其他修复人员。修复人员有权限提交新增的修复方案，而专家有审核新增的修复方案的权限。 4.3 修复成果审核模块 此模块的权限将分配给修复专家，他们根据自己的经验以及具体的国家标准审核已修复的古籍。达标的直接归库建档，不达标的给出参考意见，由修复人员返工。由于古籍修复质量鉴定通常需要专家的直接观察，所以此模块的另一重要功能是给专家分配审核任务，专家领受任务后，自行提取修复完的古籍进行鉴定，之后将鉴定结果反映到系统中。用这种方式反馈给修复者，这样的分工提高了修复者和专家的工作效率，让他们能各司其职，做好自己的本职工作。 4.4 已修复成果档案归档模块 国内已有很多学者悉心探讨过古籍修复档案的重要性和内容设置问题。王阿陶等人认为，古籍修复档案应包含以下内容设置：（1）古籍的基本情况；（2）修复方案；（3）修复经过；（4）修复前后图片和资料；（5）修复质量鉴定；（6）修复经验7。笔者认为，上述6项确实使得档案的信息十分完备，但是它也使得档案显得过于臃肿。我们将档案归档模块作为第一个模块的补充，使其和档案信息即独立又相联系，这样系统负荷小，同时填写档案的人员工作量也相应减少，有利于提高系统的运行效率。因此笔者认为应包含以下功能：体现国家古籍修复档案标准的档案模板，按照此模板将每次的修复过程、遇到的问题、总结的经验友好的呈现出来。同时应具备基本的增改查功能，以方便今后查阅。拟定此部分操作由古籍修复人员自行完成。 4.5 按照古籍信息分类的视频、图像、文字资料模块 此模块将收录以往修复成功案例的修复过程中记录的图片、视频等，同时辅以文字信息将此模块的学习功能最大化。同时拥有检索功能，修复学员可以按照关键字检索的方式从这里得到丰富的学习资料。拟计划根据古籍的基本信息分类以便于学员查找相应资料。 4.6 知识共享及常见问题模块 此模块应包含以下功能：普通修复人员拥有提问、回答、沟通交流的权限。修复专家在这里可以开辟特定的问题回答版块，方便新手及时向专家请教。拟以论坛形式呈现，拥有专家提问区、常见问题解决办法、心得讨论区等。修复人员通过在此版块的交流学习提升自己的专业能力。考虑到其他国家图书馆和其他的古籍修复专业网站的可参考价值，本模块拟给出其他有价值信息的链接地址。修复人员有任何在本系统内无法解决的问题，可以通过以上链接同其他专业机构联合讨论解决问题的方案。 以上分析可以很直观的由以下逻辑框图展示： 5 小结 本文通过对古籍修复流程的分析，对流程过程中产生知识的管理，推想出以上六个档案管理系统的功能模块。虽然还不成熟，但是同样期望能对今后古籍管理系统的实现有一定的指导作用。在今后古籍修复档案管理系统的设计实现过程中，以上六块还是要通过不断的分析总结迭代出更为合理更为高效的功能模块。在信息化系统化的趋势下，结合知识管理理论开发出更为理想的古籍档案管理系统。 参考文献： 1中国国家古籍保护中心M。古籍普查培训讲义（试用稿），2008，4，P2. 2吴格.近年来中国图书馆古籍修复工作的调查与回顾J，图书馆学刊，2002，（1）：30-39. 3许卫红.古籍修复管理系统设计构想J.图书馆建设，2010，（12）：104-107. 4 WH/T23-2006.古籍修复技术规范与质量要求S.北京：中华人民共和国文化部，2006. 5WH/T22-2006.古籍特藏破损