二账务处理子系统PPT课件

1 第二章账务处理系统 2 教学目的及要求 系统学习账务处理功能的基本知识和基本工作原理 要求掌握账务处理系统的基本业务流程 账务处理初始化的基本内容和工作原理 掌握账务系统初始化中设置会计科目 录入期初余额及设置分类 档案资料的方法 掌握日常业务处理中凭证处理和记账的方法 熟悉期未业务的内容和处理方法 3 章节内容 2 1账务处理流程分析2 2总账系统总体设计2 3总账系统初始化2 4日常业务处理2 5账表查询2 6出纳管理2 7期末业务处理 4 要求掌握的主要内容 计算机环境下账务处理业务流程计算机环境下账务处理基本操作流程 第一节账务处理流程分析 5 一 手工环境科目汇总表核算形式账务处理流程图 第一节账务处理流程分析 6 7 二 计算机环境下账务处理流程图计算机的处理速度 存储能力 准确性等均是手工处理不能相比的 IT环境下账务处理流程不能照搬手工环境下的账务处理流程 而应突破长期手工处理所形成的定势 设计出更适合计算机处理 效率更高 处理更合理的系统 8 9 账务处理操作过程 录入期初余额 填制凭证 记账 增设操作员 分配权限 部门档案 基础设置 客户分类 供应商分类 客户档案 供应商档案 职员档案 会计科目 凭证类别 项目档案 月末转账 审核凭证 出纳管理 账簿管理 查询辅助账 结账 系统管理 初始设置 业务处理 月末处理 建立账套 10 三 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同1 数据处理的起点和终点不同2 数据处理方式不同3 数据存储方式不同4 对账的方式不同5 会计资料的查询统计方式不同 11 要求掌握的主要内容 账务处理系统主要功能结构账务处理系统会计科目编码体系账务处理系统主要数据文件 第二节账务处理系统的总体设计 12 一 账务处理子系统的设计目标及时准确地采集和输入各种凭证 保证进入计算机的会计数据及时 正确和全面高效 正确地完成记账等数据处理过程随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务 随时输出各个会计期间的各种账表 为企业管理提供信息建立总账子系统与其他子系统的数据接口 实现会计数据的及时传递和数据共享 第二节账务处理系统的总体设计 13 二 账务处理系统的功能结构图 账务处理系统主要功能结构 一 14 账务处理系统主要功能结构 二 账务处理系统 初始设置 期末处理 账簿管理 会计报表 其他 辅助管理 系统服务 凭证管理 出纳管理 15 账务处理系统 初始化 凭证管理 账簿管理 出纳管理 期末处理 系统服务 设置账套 设置权限 设置会计科目 录入期初余额 凭证录入 凭证审核 凭证记账 凭证汇总 总账 明细账 账表输出 日记账 支票登记簿 银行对账 自动转账 对账 结账 修改口令 数据备份 数据恢复 账务处理系统主要功能结构 三 16 三 会计科目编码及其体系设计 1 会计科目编码设计的必要性 1 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2 保证会计科目的唯一性 3 便于计算机处理和分类 4 节省存储空间 5 提高处理速度 17 2 科目编码方法 1 顺序编码 2 位数编码 3 分组编码如 1601001 1601099固定资产 机床1601101 1601199固定资产 电脑1601201 1601299固定资产 汽车 18 3 科目编码设计的基本原则 1 规定性原则一级科目及部分明细科目应根据财政部和主管部门的统一规定进行 目前财政部规定一级科目编码一般为4位以 1 开头的为资产类科目 以 2 开头的为负债类科目 以 4 开头的为所有者权益类科目 以 5 开头的为成本类科目 以 6 开头的为损益类科目 19 2 层次性原则为了使科目编码具有层次性 需将某科目的直接上级科目编码作为该科目编码的前部 如 1601固定资产160101固定资产 甲车间160101001固定资产 甲车间 A型机床160101002固定资产 甲车间 B型机床 20 3 一致性原则 为了在科目编码中体现出这种规律性 即相同的内容需要以相同的编码来反映 例如 5502管理费用550201管理费用 办公室55020101管理费用 办公室 办公费55020103管理费用 办公室 工资550202管理费用 财务部55020201管理费用 财务部 办公费55020203管理费用 财务部 工资 21 4 简短性原则 应选择最小值的编码 5 扩展性原则 设计科目编码时 在考虑一定的扩展性的前提下 应保证其编码的简短性 22 4 会计科目编码体系的设计会计科目编码体系的设计首先要遵循会计制度的规定 确定会计科目的结构 即分几级明细科目 每级明细科目的长度等 实际上主要是设计明细科目编码的结构问题 23 设计方法归纳起来可以分为三类 1 定长定位 大多数用此法 即科目编码体系中各级科目编码的长度是固定的 如确定会计科目的结构为4 2 2 用友软件对编码方案设计的限制条件见下图 24 用友软件对编码方案设计的限制条件 25 2 不定长方法是指科目编码体系在不超过总长度的前提下 除一级科目编码长度固定外 其他各级科目编码的长度是不固定的 可由用户自行随意设计 26 但按此法设计科目编码 无法判断出科目编码的惟一直接上级科目编码 又在通用会计软件中 凭证中科目发生额是根据最低级明细科目的数据自动产生的 因此 要实现按不定长方法设计科目编码 必须在相应的文件中增加几个字段 科目级别 上级科目 末级标志等 以区分不同的属性 27 科目 550201013 科目级别 3级 上级科目编码 550201 科目末级标志为 真 28 3 立体科目立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来 按照项目进行存储 并将项目与科目建立动态链接 在满足优化会计科目体系的同时 达到精细核算的目的 29 如 假设某单位采用群码 其科目编码结构是4 2 3 3 科目编码设计举例如下 30 31 部门核算 业务招待费 660204 部门核算 保管费 660203 部门核算 差旅费 660202 部门核算 办公费 660201 部门核算 管理费用 6602 辅助核算 科目名称 科目编码 二组 22 一组 21 事业部2 2 二组 12 一组 11 事业部1 1 部门名称 部门代码 一个科目可以链接多个部门 一个部门可以链接多个科目 形成立体科目 32 1 科目文件 1 设计科目文件的意义用来反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性 并为编制凭证 记账 账簿和报表查询提供支持 四 账务处理系统主要数据文件的设计 33 2 科目文件的结构设计方案一企业采用定长定位方式设计会计科目编码体系 34 3 科目文件的结构设计方案二如果企业采用不定长设计科目编码体系 那么科目文件可以设计7个字段 35 4 科目文件的结构设计方案三如果企业采用立体科目方法设计科目编码体系 那么科目文件的结构将更加复杂 其结构至少包括八个字段 36 5 科目文件的组织方式 以 科目编码 为索引关键字 37 2 临时凭证文件 1 临时凭证文件的作用用来临时存储未记账的所有凭证 记录在一定时期内所发生的各项经济业务的文件 一旦记账 凭证就从凭证文件转移到 历史凭证文件 所以任何一张凭证都不可能永远在此文件中存储 38 2 临时凭证文件结构设计方案一 以下是录入凭证的界面 39 录入凭证界面 上述凭证的在数据库中存储结果是怎样的 40 3 临时凭证文件结构设计方案二 41 4 临时凭证文件结构设计方案三 凭证内容文件数据结构 42 凭证业务文件数据结构 43 记账凭证内容文件 记账凭证业务文件 思考 设计方案三的优点有哪些 联结 44 3 汇总文件 1 汇总文件的作用 记账时系统自动按科目进行汇总并将汇总结果存入该文件 输出账簿时 系统自动从该文件和历史凭证文件中提取数据 并进行加工生成所需的账簿输出 进行编制报表 财务分析 领导查询等管理分析工作 仍然从该文件中提取数据生成所需的结果 45 2 汇总文件的结构设计方案一 46 文件存储策略这种结构的汇总文件适合于以月为单位存储的文件 即每个月一个汇总文件 一年12个这样结构的汇总文件 其结构相同但内容不同 期末余额由的计算机自动计算 期末余额 期初余额 本月借方合计 本月贷方合计 优缺点 优点简单清晰 缺点汇总文件过多 给编程和管理带来了一定难度 47