一建设项目档案管理法规释义PPT课件

1 第一部分建设项目档案管理法规与标准 广东省档案局彭万里 2 重大建设项目档案验收办法 重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 科学技术案卷构成的一般要求 GB T11822 2000 3 关于项目档案验收的10个问题 1 为什么要创设 档案验收 办法 第一条为加强重大建设项目档案管理工作 确保重大建设项目的完整 准确 系统和安全 根据 中华人民共和国档案法 和国家有关规定制定本办法 办法 第二条本办法适用于各级政府投资主管部门组织或委托组织进行竣工验收的固定资产项目 省的转发通知中 是指列入省国民经济与社会发展五年规划和年度重点建设项目计划的省级财政投资项目 适用范围涵盖广 既包括传统的固定投资项目 也包括技术改造项目 经贸部门主管 和信息化建设项目 信息部门主管 等 2 何谓 重大建设项目 投资多少还是作用大小 3 重大建设项目专指建筑工程 4 4 档案验收就是对档案的移交接收 城建档案接收审查能代替档案验收 专项验收的组织者取决于总体验收的组织者 各单位组织的竣工验收要有档案部门参加 个别地方以城建档案馆的档案进馆接收审查代替档案验收 这是不允许的 5 档案验收就是检查档案的收集与整理工作 办法 第十八条项目档案管理情况 包括 项目档案工作的基础管理工作 项目文件材料的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情况及质量 档案的种类 数量 档案的完整性 准确性 系统性及安全性评价 5 6 参建单位汇总提交档案多少就验收多少 办法 第十七条项目档案验收应根据DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 7 不经档案验收就可以组织项目竣工验收 办法 第四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分 未经档案验收或档案验收不合格的项目 不得进行或通过项目的竣工验收 档案验收制度化 档案验收在建设项目验收中具有 一票否决权 项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成的规定 要给整改留出提前量 6 8 项目都启用了 档案不验收也不能对项目怎么着 9 项目档案在施工期间不用着急 项目交工后找中介公司整理就行 项目建设工期短 任务重 项目档案工作在验收前才与验收机关联系 都来得及 10 对档案材料的查看就是看是否美观 齐整 完整性 准确性 系统性与安全性评价 7 重大建设项目档案验收办法 的主要内容 共五章二十四条第一章总则 5条 第二章验收组织 2条 第三章验收申请 4条 第四章验收要求 10条 第五章附则 3条 8 第一章总则 5条 1 办法制定目的 依据 2 办法适用范围 3 项目档案含义 4 项目档案验收工作的地位 5 项目档案工作基本要求 9 第二章验收组织 2条 1 项目档案验收工作的组织分级进行 2 项目档案验收组的组成不少于5人的单数 10 第三章验收申请 4条 1 申报与答复 申请表 10个工作日内 2 申报条件 4点 3 自检 4 申请报告内容 5个方面 11 第四章验收要求 10条 1 验收时间 2 验收形式 会议 3 与会人员 4 会议议程 5 检查方式 数量和重点 12 6 验收依据 7 验收意见内容 8 验收结果 9 对不同结果的处理 2条 13 第五章附则 3条 1 解释单位 2 参照范围 3 施行时间 14 其他有关问题 1 档案验收组构成 强调 被验单位不参加 建设单位不能参与验收组 其他参建单位也不行 人数在5人以上的单数 可请相关专家 有关专业技术人员 参加 如工程专家 监理工程师 本工程相关专业人士等 2 项目验收抽查档案100卷是底数 视项目大小 可增加量 没规定抽查比例 小项目总数才70 80卷 怎么办 15 3 关于验收依据的主要标准 以DA T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 4 关于验收的方式 国家的办法是采取合格与不合格这种定性的方式 16 2006年8月30日 省档案局和省发改委联合转发 国家档案局国家发展和改革委员会关于印发 重大建设项目档案验收办法 的通知 粤档发 2006 32号 对我省贯彻 重大建设项目档案验收办法 的有关条款提出了具体措施和要求 17 广东省重大建设项目档案验收评分表 18 广东省建设项目档案验收评分表 的理解与掌握 一 组织管理1 制度体制5 合同管理2 同步开展6 办公设备3 责任考核7 信息化4 人员配备 19 一 组织管理 1 1制度体制 4分 1 建立了项目档案工作各项规章制度 2分 主要抽查项目建设单位提供的有关规章制度 20 一 组织管理 1 1制度体制 4分 2 建立了行之有效的项目档案工作的管理体制和工作程序 1分 一看项目建设单位提供的相关文件材料 二看整个项目档案工作的实际情况 21 一 组织管理 1 1制度体制 4分 3 形成了项目档案管理网络 1分 一看建立档案管理网络的相关文件材料 二看开展档案管理网络活动的相关材料 22 一 组织管理 1 2同步开展 5分 1 项目建设单位 法人 对项目档案工作实行统一管理 对本单位各部门和设计 施工 监理等参建单位进行有效的监督指导 2分 一看相关的文字材料 二看实际效果 23 一 组织管理 1 2同步开展 5分 2 自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导 对检查中发现的问题能及时整改 1分 根据相关部门平时对该项目档案工作的接触和了解来评定 24 一 组织管理 1 2同步开展 5分 3 按规定及时填报 国家重点建设档案管理登记表 1分 根据档案行政管理部门掌握的实际情况来评定 25 一 组织管理 1 2同步开展 5分 4 做到项目档案工作与项目建设同步进行 1分 一看项目档案工作开展的时间 二看项目建设单位和监理单位工作计划和安排 三看单位工程交工验收记录 四看申报项目档案验收的时间 26 一 组织管理 1 3责任考核 4分 1 项目档案工作实行领导负责制 0 5分 一看项目相关领导的岗位责任制 二看解决档案工作实际问题的事例 27 一 组织管理 1 3责任考核 4分 2 确定了负责档案工作的部门及领导 0 5分 一看项目相关部门及领导的岗位责任制 二看相关部门形成的有关文件材料 28 一 组织管理 1 3责任考核 4分 3 实行了各部门和有关人员档案工作责任制 1分 一看项目相关部门及人员的岗位责任制 二看相关部门形成的有关文件材料 29 一 组织管理 1 3责任考核 4分 4 并采取了有效的考核措施 2分 看相关部门形成的有关文件材料 如年度考核记录 总结 通报等 30 一 组织管理 1 4人员配备 4分 1 配备了适应工作需要的档案管理人员 2分 一看相关的文件材料 二看被检查项目档案工作的完成情况 31 一 组织管理 1 4人员配备 4分 2 档案管理人员经过档案专业岗位培训 2分 主要看建设单位和监理单位提供的相关人员培训证书 32 一 组织管理 1 5合同管理 5分 1 项目文件材料的收集 整理和归档纳入合同管理 1分 抽查建设单位与设计 监理 施工单位签订的合同文本 33 一 组织管理 1 5合同管理 5分 2 要求明确 2分 抽查建设单位与设计 监理 施工单位签订的合同文本 34 一 组织管理 1 5合同管理 5分 3 控制措施有力 2分 一看建设单位的合同要求 二看建设单位的结算规定 三看各参建单位文件材料归档情况 35 一 组织管理 1 6办公设备 4分 1 保证档案工作所需经费 2分 一看相关的文件或记录 二看项目档案工作的条件 36 一 组织管理 1 6办公设备 4分 2 配备了计算机 0 5分 复印机及声像器材等必备的办公设备 1分 且性能优良 0 5分 满足工作需要 现场检查 37 一 组织管理 1 7信息化 4分 采用先进信息技术 实现项目档案管理的信息化 重点从基础设施 1分 资源建设 2分 应用效果 1分 三方面考核 其中 全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的0 5分 全套档案目录和竣工图已数字化的1 5分 全套项目档案 施工原始记录除外 已数字化的得2分 看建设单位汇报演示 现场检查 38 二 案卷质量1 形成质量 1 齐全完整 2 真实准确 3 耐久有效 2 整理质量 1 排列系统 2 封面脊背 3 案卷题名 4 卷内目录 5 卷内备考 6 纸张折叠 7 案卷装订 39 二 案卷质量 1 形成质量 2 1 1齐全完整 15分 按照 国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表 所列内容 参考各行业归档范围的规定 重要文件归档无遗漏 每缺1份竣工图纸 含修改通知单 或征地图 重要合同 协议书等重要文件 扣0 5分 其余应归档文件少一份扣0 1分 按照抽查的实际情况打分 40 二 案卷质量 1 形成质量 2 1 2真实准确 10分 1 所有归档文件材料真实 内容准确 签署手续完备 若归档材料不真实或内容不准确 签署手续不完备 弄虚作假 每发现一处扣0 5分 重点抽查各种施工记录 结算材料 进场材料质量证明文件和会议纪要等的签署手续 41 二 案卷质量 1 形成质量 2 1 2真实准确 10分 2 竣工图编制准确 修改到位 签署手续完备 能真实反映项目竣工时的实际情况 若竣工图内容与施工图设计 设计变更 洽商 材料变更 施工及质检记录不相符的 每发现一处扣0 5分 重点抽查竣工图修改是否到位 签署手续是否完备 42 二 案卷质量 1 形成质量 2 1 3耐久有效 10分 1 归档纸质材料字迹清楚 图样清晰 页面整洁 格式规范 符合耐久要求 8分 一看纸张质量 有无破损或易破损 二看字迹材料 有无铅笔 圆珠笔等易退色笔迹 三看有无不应复印归档但实际归复印件 或虽然可归复印件但复印质量差 43 二 案卷质量 1 形成质量 2 1 3耐久有效 10分 2 录音 录像文件应保证载体的有效性 1分 主要检查归档的录音带 录像带有无变质 能否正常播放 44 二 案卷质量 1 形成质量 2 1 3耐久有效 10分 3 长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘 1分 主要检查归档光盘的型号 数据是否可读 45 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 1排列系统 3分 分类清楚 组卷合理 排列系统 有序 项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的有关标准规范 一看整个项目的案卷排列是否科学合理 一般按照项目建设的阶段先后进行排列 二看每一阶段案卷排列是否科学合理 一般综合性内容在前 专业 题 性内容在后 三看卷内文件排列是否科学合理 一般按问题 时间排列 保持文件之间的有机联系 46 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 2封面脊背 1分 格式规范统一 字迹清晰美观 填写完整准确 重点是填写完整准确 其次是格式符合规范要求 最后才看清晰美观 47 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 3案卷题名 4分 案卷题名规范 简明扼要 能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征 重点看能否准确揭示卷内文件内容和特征 其次看表达是否规范和简明扼要 48 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 4卷内目录 4分 卷内目录与卷内文件材料实物相符 无错漏 著录格式符合规范要求 字迹清晰 若重要文件卷内目录有错漏 每发现一条扣0 1分 一看著录内容是否准确 二看文件条目有无遗漏 三看著录格式是否规范 如补充题名 49 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 5卷内备考 1分 卷内备考表要标明卷内文件的件数 页数 不同载体文件的数量 说明组卷情况 如立卷人 检查人 立卷时间等 一看有无标明卷内文件的件数 页数 这对单件装订的案卷尤其重要 二看有关人员签字是否完备 50 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 6纸张折叠 1分 案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面 破损的要先修复 幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型 图样折叠时标题栏露在右下角 现场抽查 51 二 案卷质量 2 整理质量 2 2 7案卷装订 1分 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式 图纸可不装订 但同一项目应统一 整卷装订的案卷要整齐 牢固 单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右上方加盖 填写档号章 整卷装订和单件装订分别抽查 52 三 档案安全 3 1用房设施 5分 档案库房与阅览 办公用房分开 2分 档案库房配置有防火 0 5分 防盗 0 5分 防水 0 5分 防有害生物 0 5分 和温湿度调控 1分 等设施 现场检查 一看档案用房 二看各种设施 53 三 档案安全 3 2档案装具 3分 档案柜架 卷盒 卷皮等档案装具符合标准要求 按照有关标准对照检查 54 三 档案