一周一二秘书口语交际的相关素养PPT课件

第二节秘书口语交际的相关素养 第一章秘书口语交际基础知识 授课人 王柳 1 http www audrey http www dkim http www elodie 第一节秘书与口语交际 知识回顾1 展现秘书好口才的特点 1 明确的中心 准备好话题与资料采用技巧和方法做到以事告人 从影响和说服的角度建立以情动人的表述观念 从而得到情感升华 灵犀相通 案例1 1 5 2 清晰的思路 交际过程中明确自己说什么 为什么要这么说 说给谁听 将会起到什么作用和结果 案例1 1 6 3 自然的表情 形象是良好沟通的前提之本 自信微笑面对便是成功的保证 4 得体的言辞 用最文明的谈话 案例1 1 7 8 5 敏捷反应 做到准确无误的谈吐 案例1 1 9 10 口才就是大脑对嘴的控制能力 2 我相貌堂堂 出手大方 善于揣摩别人的心思 诗 云 他人有心 予忖度之 我之谓也 某养猪厂招聘饲养员 一青年递交的自荐书 温习之一 举例 明确目的 3 http www audrey http www dkim http www elodie 第一节秘书与口语交际 知识回顾2 秘书拥有好口才的意义 1 好口才让你的事业上如虎添翼主动出击 应对自如 如果拥有了良好的口才 这一切就会变得十分容易 案例1 1 11 2 好口才让你生活中如鱼得水社会中包括夫妻关系 亲子关系 朋友关系 师生关系 同事关系 邻里关系 上下级关系 个人与集体关系等 心理研究表明 人与人之间口语交际能给人带来精神上的影响 如 一方发出的帮助 支持 同情的话 可导致另一方的信任 接受和反应 一方发出的同意 合作 友好的话 可导致另一方的协助 温和的反应 一方发出指导 劝告 教育的话 可导致另一方的尊敬 服从的反应 一方发出的讽刺 攻击 惩罚的话 可导致另一方的敌对 反抗的反应 案例1 1 12 3 好口才让你在人群中尽显魔力其文化素质 人品修养 思维才能 有的人与人交谈 广闻博识使人羡慕不已 则有的话不得体 让人不知所云 案例1 1 13 4 合作讨论 1 即将开会 老板心情烦躁 广告公司赵总来电交换明年广告代理的看法 面对这种情况 小雪如何处理 选择见P92 你认为哪种选择比较合适 说明理由 并分析其他几种选择 5 情景演练P9 情景一 面临被裁 角色定位3人 公司秘书小马 办公室主任 办公室主任的秘书小李 情景二 被推卸责任 角色定位3人 老板 有关部门领导 秘书 6 第二节秘书口语交际的相关素养 7 举例 开口就烦人有一则笑话是这样说的 有一位长得略胖的妇人一进服装店 售货小姐就对她说 大娘 你太肥了 我们没有您可以穿的衣服 这位太太正想反驳 小姐又加了一句 其实老了还是胖一点好 这位妇人气得不知如何发作才好 此时老板娘从后面走出来 这位太太马上告状 我今天是招谁惹谁了 怎么才进店 就被你们店员说我又胖又老 老板娘很不好意思地赶紧赔不是 却是二度伤害 因为她说 我们这店员是从乡下来的 特别不会说话 但说的都是真话 说话直来直往的人说自己是说真话没有坏意 但也容易伤人 会说话不代说好话 8 一 知识素养 4点 9 一方面 秘书人员不但要了解自己学科的发展历程 也要懂的中外文明演进的历程 秘书必须要有丰富的历史文化知识为语言提供素材 将语言的艺术魅力完美展现 另一方面 我国历史中所弘扬的传统美德 对秘书良好美德的形成也有极大的塑造作用 秘书要对世界几千年的历史文化 特别是对主要往来国家的历史变迁 历史文化的形成大致的了解 1 社会历史知识素养 P10 P11 10 举例 开口说话 看似简单 实则不容易 会说不会说大不一样 古人云 一言可以兴邦 一言也可以误国 传说古代有一位国王 一天晚上做了一个梦 梦见自己满嘴的牙都掉了 于是 他就找了两位解梦的人 国王问他们 为什么我会梦见自己满口的牙全掉了呢 第一个解梦的人就说 皇上 梦的意思是 在你所有的亲属都死去以后 你才能死 一个都不剩 皇上一听 龙颜大怒 杖打了他一百大棍 第二个解梦人说 至高无上的皇上 梦的意思是 您将是您所有亲属当中最长寿的一位呀 皇上听了很高兴 便拿出了一百枚金币 赏给了第二位解梦的人 历史知识素养 案例 斩 11 总结 如苏秦凭三寸不烂之舌而身挂六国相印 诸葛亮靠经天纬地之言而强于百万之师 其实同样的事情 同样的内容 说不同的话 却能让一个人生 也可能让另一个人死 一个挨打 另一个却受到嘉奖 两种完全不同的结果 像征着是两种不同的人生轨迹和命运 生活中 每个人都有自己的说话的方式 然而失败的人生可以有千万种 成功的人生却都不尽相同 如果说 相由心生 说的是一个人的面相可以看出性格 那么 一个人只要一张嘴说话 往往就能听这出个人的处事能力与做人的境界 历史知识素养 案例 12 一 秘书的知识结构 一 构建秘书知识结构的原则 六点抄写至P10 1 整体原则秘书合理的知识结构 必须是能显示主体特征的 系统的 多系列的知识的结合 2 层次原则整体知识不是杂乱无章的凑合 而应在纵向上由低到高 由不同的层次有序地组合成一个金字塔形结构 其知识结构一般由基础层次 基础文化知识 中间层次 相关知识 和最高层次 专业知识 构成 一层比一层范围窄 一层比一层要求高 第二节秘书口语交际的相关素养 13 Loremipsumdolorsitamet consecteturadipisicingelit 3 动态原则知识处于不断变化与发展之中 一个人的知识结构也应随之不断更新 优化 这就是知识结构的动态原则 根据这一原则秘书做到 一方面改造原有的旧知识 去其糟粕 取其精华 适应新的形势要求 重新组合 另一方面 又要不断吸收新的有用的知识 充实 更新 优化自己的知识结构 使之成为一个动态的 开放的 不断新陈代谢的 活的知识体系 4 适应性原则秘书在不同场景 不同的遇事中做到不断改变和适应 5 比例性原则在使用技能和知识的同时做到比例的协调性 6 个性原则为人处世的过程中做好特色 新颖 个性的原则 第二节秘书口语交际的相关素养 14 二 秘书知识结构的组成 秘书工作的综合性 要求秘书人员横向具有较宽广的知识面 秘书工作又有自己的专业特点 这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识 15 一 知识素养 4点 16 第二节秘书口语交际的相关素养1 科学文化知识素养 四点抄写至P11 1 基础知识秘书应具有的基础知识分为两个方面 一方面是社会科学基础知识 即相当于大专水平的语文 政治 历史 地理 外语知识 另一方面是自然科学知识 即物理 化学 数学 生物等知识 大专文化程度 是国家对政府机关干部的最低要求 也是秘书人员应有知识的基本层次 是 的底线 17 第二节秘书口语交际的相关素养2 2 专业知识专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识 包括 公文和应用文写作知识 文书制作和文书处理知识 档案保管知识 办公室管理知识 调查研究知识 会议组织知识 信访工作知识 信息科学知识 行为科学知识和公共关系知识等等 3 行业知识行业知识是秘书人员所在行业 系统的专业知识 如在政府机关工作的必须具有行政管理知识 在工商企业工作的必须具有企业管理知识 市场营销知识 专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次 是 的两根支撑线 18 第二节秘书口语交际的相关素养3 4 相关知识这一部分是秘书人员为适应时代需要 做好工作 应加以进修提高的知识 是秘书人员知识结构中的较高层次 有经济学 法学 社会学 心理学 传播学 领导科学 统计学等 学习这些知识 可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作 相关知识是 的顶线 19 举例1 著名学者爱因斯坦曾经这样评价居里夫人 在我所认识的所有著名人物里面 居里夫人是唯一不为盛名所颠倒的人 居里夫人的大半生都是清贫的 正如她给父亲的信中所说的 读书 读书 这就是我目前生活的全部 她拼命地苦读 甚至忘记了照顾自己的身体 之后在她发现了镭获得了诺贝尔奖之后我们也可以了解到她提取镭的艰苦过程是在简陋的条件下完成的 小趣事发现 一天居里夫人一个朋友到她家做客 却发现居里夫人的小女儿在玩弄英国皇家学院给居里夫妇颁发的勋章 朋友惊呆了 居里夫人却满不在乎的说 我是让孩子知道 荣誉就像玩具 只能玩玩看看而已 绝不能看得太重 否则就将一事无成 的确镭以后 当百万法郎 灿灿的金质奖章向她微笑的时候 当成功 荣誉 祝贺象潮水般涌来的时候 都表现了居里夫人具有高贵的品质 毫不夸耀 谦虚忘我 科学文化知识 本质故事 20 举例2 达尔文小时候并没有特殊的天才 他只是自小有一种喜欢大自然的天性 善于观察事物 在父亲安排下 达尔文先后在爱丁堡大学和剑桥大学攻读医学和神学 但他真正感兴趣的是自然科学 达尔文曾先后出版 物种起源 和 人类起源 等巨著 一天 又患了病的达尔文坐在藤椅上晒太阳 面容憔悴 精神不振 一个年轻人路过达尔文的面前 当他知道面前衰弱的老人就是写了著名的 物种起源 等作品的达尔文时 不禁惊异非常 年轻人问道 达尔文先生 你身体这样衰弱 常常生病 怎么还能做出那么多的事情呢 我从来不认为半小时是微不足道的 很小的一段时间 达尔文回答说 的确 达尔文极端珍惜时间 他曾在给苏珊 达尔文的信中说 一个竟会白白浪费一小时的人 就不懂得生命的价值 年轻人听了达尔文的话 点点头 若有所思的走了 科学文化知识 21 举例3 蔡伦造纸 从小就到皇官里去当太监 担任职位较低的职务 当时 蔡伦看到大家写字很不方便 竹简和木简太笨重 丝帛大贵 丝绵纸不可能大量生产 都有缺点 于是 他就研究改进造纸的方法 总结了前人造纸的经验 带领工匠们用树皮麻头 破布和破鱼网等原料来造纸 他们先把树皮 麻头 破布和破鱼网等东西剪碎或切断 放在水里浸渍相当时间 再捣烂成浆状物 还可能经过蒸煮 然后在席子上摊成薄片 放在太阳底下晒干 这样就变成纸了 用这种方法造出来的纸 体轻质薄 很适合写字 受到了人们的欢迎 东汉元兴元年 公元一0五年 蔡伦把这个重大的成就报告了汉和帝 汉和帝赞扬了他一番 从此 全国各地都开始用这样的方法造纸 科学文化知识 22 二 思维能力 3点 23 第二节秘书口语交际的相关素养 思维能力 P141 逻辑思维能力 也叫抽象思维能力 首先 具有概括性 保证说话内容具有全面性 统一性 防止丢三落四重复 琐碎等 2 形象思维能力 用直观形象和表象解决问题的思维 特点是具体形象性 完整性 跳跃性 采用联想与想象 及肢体语言的融入可增强口语的感染力 3 灵感思维能力 又称顿悟 受偶然因素激发所产生的思路顿开的思路方式 突发性 意外性 具有创作型性 24 举例 第一则故事 传说古代有位残暴的国王 有一次抓到一个反对他的人 一定要将这个人处死 国王虽然心里要将反对者处死 但表面上还装出仁慈的样子 让上帝来决定这个可怜人的命运吧 我允许他在临刑前说一句话 如果他讲的是真话 那么他将受刀斩 如果他讲的是假话 那么他将被绞死 只有他的话使我缄默不言 那才是上帝的旨意让我赦免他 在国王这番冠冕堂皇的话语背后 有他的如意算盘 尽管话是由你说的 但判定真假还是由我 所以 该刀斩还是绞死不就是凭我一句话嘛 请你想一想 反对者应该说句什么话 才能救自己一命呢 我告诉你 反对者说 我将被绞死 我们运用逻辑推理的知识分析这句话 国王如果判定这句话是真话 那么按照国王的规定 反对者应当处刀斩 然而 反对说的是自己 将被绞死 因而显然不能算为真话 如果国王判为假话 那么按说假话的规定 反对者将被绞死 但反对者恰恰就是说自己 将被绞死 这表明他的话是真话 因此 也不能将反对者的话定为假话 由于国王不能自圆其说 为了顾全自己的面子 只好放了反对者 二 思维能力 逻辑思维 25 举例 第四则故事 一个有趣的逻辑小故事 一个男人乘一班地铁回家 车厢里除了一个女人外没有其他人 这个女人轻轻摘掉手套 几分钟后 男人被警察抓走 但是在拘禁了他24小时以后 警察不得不将这个男人释放 提示5个关键词 花园 30年 情人 突然消失 监狱 请用这5个词结合上文组成一篇逻辑清晰的故事 能合理解释发生了什么 为什么男人被抓又被释放 二 思维能力 26 在一个花园里 有一棵30年的榕树 在这棵树下发生了一起凶杀案 一位女子被残忍地杀害 经过调查取证 被害者的情人被捕入狱 一天 他从监狱里突然消失了 负责追缉逃犯的警察正坐地铁下班 透过玻璃他突然注意到隔壁的地铁车厢里唯一的一名乘客 这是一个神秘的女子 只见她轻轻摘掉手套 摘掉假发 原来竟然是一个男人 面容和逃犯极其相似 几分钟后 地铁到站 警察将他逮捕 经过案发现场的DNA样本核对 警方发现该男子不是凶手 于是24小时后 这个易装癖男子被无罪释放 二 思维能力 27 三 心理素质 4点 28 第二节秘书口语交际的相关素养 心理素质 案例分析 1 自信的心理 案例1 2 9 2 镇定的心理 案例12 10 3 乐观的心理 案例1 2 11 4 忍耐的心理 案例1 2 12 29 第二节秘书口语交际的相关素养 延伸 一 秘书的能力结构能力是指一个人能胜任某项工作的主观条件 秘书的能力结构可分为两部分 即基础能力和专业能力 一 基础能力1 观察能力2 注意能力3 记忆能力4 思维能力5 想象能力 二 专业能力1 表达能力2 办事能力3 协调能力4 管理能力5 应变能力6 社交能力 30 第二节秘书口语交际的相关素养 延伸 二 秘书的基本技能 一 现代办公设备的使用技能秘书应学习和掌握打印机 复印机 速印机 传真机 扫描仪 数码相机 刻录机 移动办公设备和其他辅助办公设备的操作技能 二 常用办公软件的使用技能Wi