时间管理与工作效率培训资料.ppt

时间管理与工作效率 mar 04 2011charlesliu 刘兴村 tel mail charles liu charlesliu 2 管理工作中的 七种浪费 时间管理是什么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 时间的独特性 供给毫无弹性无法储存无法取代无法失而复得 前言 charlesliu 4 管理工作中的 七种浪费 时间管理是什么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 管理常见的 等待浪费 无序浪费 协调不力浪费 闲置浪费 应付浪费 低效浪费 7大浪费 不合理 浪费 管理 七种浪费 为了找出产生生产浪费的深 有效的开展下去 我们首次提出管 层次原因 使消除浪费的活动深入 理工作中的 七种浪费 的概念 等 待 管理工作不能 等 等待的浪费主要表现在以下几方面 等待上级的指示 等待下级的汇报 等待对方的回复 等待生产现场的联系 等待在工作中大量存在 主要是中层管理人员缺乏责任心和主动精神 不愿承担责任造成的 无 把无序变有序 序 职责不清造成的无序 业务能力低下造成的无序 有章不循造成的无序 业务流程的无序 没有规矩 不成方圆 这句古语说明了秩序的重要性 无序出现的频次多 会造成企业的管理混乱 造成无序的原因 协调不力企业丧失凝聚力 常见的协调不力现象 工作进程的协调不力 上级指示的贯彻协调不力 业务流程的协调不力 信息传递的协调不力 协 调 力 不 有了良好的协调 就会出现1 1 2的效应 如果协调不力 就会造成工作停滞等方面的浪费 让闲置的 动 起来 固定资产的闲置 工作流程的闲置 人员的闲置 信息的闲置 闲 置 机构重迭 职能重迭 形成人浮于事 使生产经营要素不能得到有效利用 造成闲置的浪费 常见的闲置现象 应付现象最常见 应付基础工作 应付检查 应付导致前松后紧 应付造成虎头蛇尾 应 付 加工 应付的浪费主要是由责任心不强和素质低下造成的 它实际上是工作中的失职 这种浪费对组织的损害是隐性的 是一种慢性毒药 常见的应付现象 低 效 拒绝 低效 反复发生 库存 错误的工作是一种负效率 我们允许的是创造性的失误 而不允许反复发生低级的错误 低效相对高效来说是一种严重的浪费 无 理 管理必须真正有 理 可依 计划编制无依据 计划执行不严肃 计划检查不认真 计划考核不到位 投入生产不匹配 管理成本是企业成本构成的一项重要组成部分 即各职能部门产生的费用成本 理 在企业管理中具体指 目标 指标 预算 计划 常见的无 理 现象 提升时间管理技能的方法 建立正确的时间观念 跨越时间的陷阱了解导致时间浪费的因素 charlesliu 14 管理工作中的 七种浪费 时间管理是什么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 时间管理不是什么 时间本身不是问题 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时间 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理是什么 时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯 以令自己更富绩效 更富效能把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很对地做完 叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划 时间管理的正确涵意 控制时间 支配时间 管理时间 你善于管理时间吗 时间管理就是自我管理改变错误的习惯使自己更有绩效 人 为何安于现状 为何你我都不满意现状 但是却安于现状1 无奈2 不确定改变之后会更好3 因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时 表示会有新的事物发生在你的身上 但是要用对 新的思考方式 charlesliu 19 管理工作中的 七种浪费 时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 请排出正确的行事优先级 a b c d 正确的行事优先级 事务的定义 1 事务的分类 事务的定义 2 一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了 于是开会讨论 一致认为是笼子的高度过低 所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米 结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来 所以他们又决定再将高度加高到30米 没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面 于是管理员们大为紧张 决定一不做二不休 将笼子的高度加高到100米 一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊 你们看 这些人会不会再继续加高你们的笼子 长颈鹿问 很难说 袋鼠说 如果他们再继续忘记关门的话 管理故事分享 袋鼠与笼子 管理心得 事有 本末 轻重 缓急 关门是本 加高笼子是末 舍本而逐末 当然就不得要领了 管理是什么 管理就是先分析事情的主要矛盾和次要矛盾 认清事情的 本末 轻重 缓急 然后从重要的方面下手 charlesliu 25 管理工作中的 七种浪费 时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 常见的时间陷阱 欠缺计划事必躬亲会议过多不会拒绝他人之托拖延的恶习电话 不速之客的干扰文件满桌上司 陷阱一 时间的配置不对 reaction消极回应vsproaction积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是 预防预防胜于处理 不合理的时间配置 明智的时间配置 1 重要的事情着重在planplan着重在dodo着重在checkcheck着重在action2 重要的事情要逐渐地交给信任的部属 这叫 灌能 正确的时间配置 陷阱二 拖延 除了第四项以外 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 行事之优先级 兼顾轻重缓急公文处理的分类 4 重要不重要 紧急不紧急 1 3 2 重视 危机管理 避免 危机处理 克服1 成本 效益分析法 成本 好处 克服2 思维习惯的改变 这件事令人感到为难 但是它非做不可 因此我将立即做完它 以便尽早忘掉它 养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务 快速地完成每一块的任务完成最关键的部份 让事情看起来像做完80 一般 陷阱三 事必亲躬 诸葛亮凡事必亲躬 后来过劳而死 为何事必亲躬 因为怕部属取代不放心部属 不信任部属要求标准过高 一个人去买鹦鹉 看到一只鹦鹉前标 此鹦鹉会两门语言 售价二百元 另一只鹦鹉前则标道 此鹦鹉会四门语言 售价四百元 该买哪只呢 两只都毛色光鲜 非常灵活可爱 这人转啊转 拿不定主意 结果突然发现一只老掉了牙的鹦鹉 毛色暗淡散乱 标价八百元 这人赶紧将头家叫来 这只鹦鹉是不是会说八门语言 店主说 不 这人奇怪了 那为什么又老又丑 又没有能力 会值这个数呢 店主回答 因为另外两只鹦鹉叫这只鹦鹉头家 管理故事分享 鹦鹉 这故事告诉我们 真正的领导人 不一定自己能力有多强 只要懂信任 懂放权 懂珍惜 就能团结比自己更强的力量 从而提升自己的身价 相反许多能力非常强的人却因为过于完美主义 事必躬亲 什么人都不如自己 最后只能做最好的攻关人员 销售代表 成不了优秀的领导人 陷阱四 有求必应 会花太多时间 时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要 还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友 叫 施小惠 可以适当地拒绝 1 舍得2 勇于拒绝3 交待 1 怡情养性2 轻松一下 conclusions 时间管理架构 1 兵贵速战速决2 快刀斩乱麻 1 决胜于庙堂之上2 灌能 均衡 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 charlesliu 38 管理工作中的 七种浪费 时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 如何提高工作效率 1 了解自己每天工作时段的特性 善用之 2 以pdca分布周一到周五的工作性质 3 保持良好的体力 养成运动的习惯4 身心均衡地发展 培养良好的嗜好 1 工作时段分配法则 每天工作时段的特性参考 2 每周工作性质分配法则 周一到周五的工作性质参考 charlesliu 42 管理工作中的 七种浪费 时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 如何展开你的计划 一日之计在于一周之计在于一月之计在于 昨天下班前 周末日 月底 1 舍得2 勇于拒绝3 交待 1 怡情养性2 轻松一下 良好的时间管理来自于计划 1 兵贵速战速决2 快刀斩乱麻 1 决胜于庙堂之上2 灌能 均衡 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 p a d c 不好 好 耗用时间 花时间在计划上才是最节省时间的作法 耗用时间 80 20法则1 2 thevitalfew thetrivialmany柏拉图法则花最少的力气 获得最多的效益你所完成的工作里 80 的成果 来自于20 的时间 也就是说80 的努力是与成果无关的 20 80法则 重要的少数 20 与琐碎的多数 80 用80 的时间处理20 重要的事情 80 时间 20 时间 80 成效 20 成效 重要的少数事物 琐碎的多数事物 20 80法则的例子 80 的营业收入来自20 的客户80 的讨论出自20 的与会者80 的客诉来自20 的客户80 的人口集中在20 的地区80 的看电视时间都花在20 的节目80 的物料成本集中于20 的物料80 的员工问题都出在20 的员工 目标金字塔 长程目标年目标季目标月目标周目标日目标 如何列管重要计划 将自己短中长期的计划依工作 个人及生活这三个主轴一一列举出来 并算出每个计划的效益 在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案 项目件数依自己能力而定 红线的左手边 有项目结束之后下一个项目就可以往左递补 每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来 分成短中长期 自行定义 分成三个项目 也可依自己的价值观调整 依照 重要性 急迫性及成功机会来给分数 最好给5分 最不好给1分将三个分数相乘 分数最高者为最优先执行的计划 charlesliu 52 管理工作中的 七种浪费 时间管理是甚么时间管理的架构与陷阱如何提高工作效率计划展开执行力的强化q a 课程大纲 备忘录 时间管理的利器 to dolist 备忘录 紧急的事情1 老板今天交待2 临时状况 重要的事情1 工作计划2 人生规划3 家庭 健康 财富 schedulelist1 meeting2 行事历3 纪念日 routinework1 日常工作2 定期约会 善用颜色管理的功能 红色粗体字体为重要一定完成的部份蓝色斜体字体为已完成的部份黑色字体为应执行事项绿色字体为routineschedule 良好工作习惯的养成 兵贵速战速决养成做备忘录的习惯可以早上做完的事 决不拖到下午完成可以一天做完的事 决不分成两天完成每天至少完成一件事情 特别是在工作情绪低潮时 执行 的写照 justdoit奉备忘录的todo checklist如圣旨行动才是企划的开始把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20 执行能力锋利如倚天剑 剑锋到处 刀折剑断 buffer缓冲区 并不是每件事情都那么的急如果我们每件事情都要实时地处理掉 相信我们会变得神经兮兮的所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情 但是时间到时又要能提醒我们 执行的技巧 keysuccessfactor 灵活如庖丁的刀 在牛的关节中游走 游刃有余 分解完毕牛尚不自知已经被解体由计划阶段时即被简单勾勒出来做对的事情 并不会耗费太大的力气 反而做不对的事情 才需花时间东补西补 魏文王问名医扁鹊说 你们家兄弟三人 都精于医术 到底哪一位最好呢 扁鹊答 长兄最好 中兄次之 我最差 文王再问 那么为什么你最出名呢 扁鹊答 长兄治病 是治病于病情发作之前