现代企业文书工作概述.doc

现代企业文书工作简述 邱启松所谓文书工作即是指从事文字的记录和书写方面的工作人员。广义地讲，是指人类在社会实践中所形成的一切文字材料：狭义地讲，则是指国家党政机关、人民团体、企事业单位和个人在社会实践活动中形成的，为了记录和传递信息、表达意图、处理和联系事务、留备稽考等并具有固定体式的文字材料。我国文书工作，历史渊源，从西周时期就出现了正式的文书记载。文书和文书工作经历了几千年的发展和改进，形成了现代文书体系。而现代企业的文书工作的主要表现形式即是企业公文的起草、处理及内容的实施等。这里我仅就现代企业公文写作及作用等几个较重要方面作以下阐述。 现代企业公文的特点与重要性 一、现代企业公文特点： 1、目的明确 公文作为人类行使管理职权、联系工作、处理事务的工具，其文字内容必须正确地表达形成者的意愿，代表形成者的思想、观点、规定和要求，使接收者正确了解形成者的意图以及所要办理的事项。因此，目的明确是公文的一个重要特点。 2、针对性强公文是形成者为解决某方面的问题而制发的，具有很强的针对性，离开了具体的针对事物，公文也就成了废品。3、表意客观文书表意客观是指针对其它文学作品、专业文献而言的。而公文的表意必须具体而客观，言简意赅、立场鲜明、赞成什么、号召什么、贬斥什么，必须明确地表示，使公文的接收者一目了然。这样才能达到公文制发者的目的。4、体式固定各种公文都有其不同体例式样的固定格式。国务院颁布了各种公文的体式和管理制度。二、公文的作用1、联系作用公文作为人们管理与交往的重要手段，在人们生活中起着纽带和桥梁作用。公文对于互相了解情况和协调有关事务、证明身份、体现权利都发挥着重要作用。2、传播作用公文作为联系的工具为信息的流通开辟了一条有效的渠道。3、督导作用公文是形成者为了解决某一方面问题，贯彻自己 的意志而特发的。它客观上要求公文的接收者按照公文的要求，迅速落实和查纠某一问题。因此，对于公文接收者有监督执行、指导工作的作用。4、凭证与参考作用公文的制发者在使用公文传达自己意图的同时，也就用文字真实而客观地记录下了自己的意图。这是公文向外传达意图的必要条件。所以，公文对后来的工作、生活中可能出现的争执和问题起到核实、对比、仲裁与咨询的作用。公文工作的组织与行文规则一、公文工作机构与组织领导公文工作是机关、企事业单位日常工作的一个重要组成部分，是直接为机关、企事业单位的领导工作和业务工作服务的，是作为企事业单位行使职权、处理工作的一种手段。因此，要设立公文工作的专门机构，这种机构归企事业单位的中心机构负责领导。二、行文规则公文作为制发者发给有关部门和人员阅办的文字材料。有其一定的行文制度，必须按文书制度办事。公文运行可分为两个阶段：一是在制发机关内经过的一系列处理程序。二是向外发出、递送给受文机关。其规则一般如下：制发机关：拟稿核稿签发编号卷印核对用印登记封发受文单位：签收、启封登记分发传阅拟办批办承办催办注办立卷归档。企业公文工作人员职业道德与业务修养一、公文写作人员必须遵守职业道德。其职业道德的核心，就是为企业的各部门提供信息和服务。1、要有强烈的事业心和责任感。文书工作具有高度和政策性，又是一项事务性工作。所以其性质决定了从事这项工作的人员要有强烈的事业心和高度的责任感。必须有为领导机关和领导者服务，为基层服务的责任心。2、要有不怕困难，乐于奉献的精神。公文写作工作是一项事务性很强的工作，任务较多，对于公文写作人员来说，奉献、苦干是其基本准则。3、要谦虚谨慎、平等待人。公文工作的重要性和服务性决定其工作态度。工作人员待人接物、处理问题必须谦虚、谨慎、礼貌待人。其工作中必须四忌：一忌命令口气；二忌急躁情绪、心不在焉；三忌冷言冷语；四忌指手划脚、以势压人。4、遵守纪律、严守秘密。公文写作人员处理管理的文件多是涉及企业内部重要文件及商业秘密。因此，遵守纪律、严守秘密对工作者的重要性不言而喻。5、积极参与，主动负责。公文写作的服务性和事务性，决定了公文写作者要积极、主动地参与工作，勇于负责。工作上必须有三勤：腿勤、手勤、脑勤。二、公文写作者的业务修养。公文工作者除了要有良好的政治素质职业道德，同时还必须有较高的业务能力。只有德才兼备才能出色完成工作任务。1、具有较高的政治觉悟和政策水平。公文工作者如没有较高的政治觉悟和政治水平，就 不可能客观地反映情况，不可能有正确的思考方向，也不能从企业的全局利益思考问题，也就不能发挥公文在企业工作中的重要作用。2、提高专业知识水平。公文写作者必须对本质工作要有充分的了解，熟悉专业知识技能，以及掌握本企业、本单位机构、组织状况、工作情况及各机构的职权范围，所发的文件才能有的放矢，抓住关键。3、要具有一定的写作知识。起草公文是文书日常工作，要熟悉各种文件的格式、结构层次，特别是语言修养方面特别重要。4、办事能力强，坚守保密制度。文书写作者要不断学习，自我超载，改善心智模式，提高观察问题、分析问题，综合解决问题水平，使自己办事能力全面提升。保密工作是该项工作的基本要求。5、要具有敏锐的洞察力与直觉。公文体现了制发者与制发机关领导的意图与目的。因此，这就要求工作者必须具有敏锐的洞察力，要了解领导的性格情趣、领导风格、工作方式、充分领悟领导的意图，始终保持与领导思想、步调一致。这是由文书工作服务于企业、服务于领导工作决策的性质而决定的。6、要有广博的科学文化知识，熟练运用现代办公设备，提高工作效率。没有广博的知识和合理知识结构，文书工作者就不可能有出色的工作表现。现代社会是信息至胜