行政公文读者分析PPT课件

应用文体写作 罗小娟 讨论 一 学习应用文时有带规律性的问题 一听就懂 一看就会 一写就错 要学好应用文关键在哪里 你准备怎样学习应用文 二 应用文的读者处于什么地位 有何特点 对应用文的写作有何影响 分组讨论 并写出讨论提纲 三 实训分组 第一次作业 大学生就业情况调查 讨论调查提纲 如何制作调查问卷 调查实施 并要求写出调查报告 四 交代本期教学打算 行政公文读者分析 应用写作知识包括文体写作格式的掌握并不难 难就难在思维能力的提高上 难在面对现实生活中的具体问题如何正确处理的能力上 行政公文写作活动中读者的作用 将公文内容转化为工作行动在公文写作的整个活动中干预制约着作者直接影响公文的写作效果和社会价值的实现 满足不同读者的阅读需要是实现公文社会价值的重要因素之一 一 公文读者的特殊性 1 有特定的读者范围和稳定的阅读层次上行文读者 决策者平行文读者 协办者下行文读者 执行者涉及到党和国家机密的 对读者的阅读范围依保密程度和内容需要而定 一般分为五个阅读层次 省部级 省军级 地市级 地师级 旗县级 县团级 党内相关群众凡与执行公文无关的人员一般无权也没有必要阅读公文 2 有明确的阅读目的和强制性的阅读需要 阅读目的 了解上意下情沟通信息交流经验批办事项阅读需要具有强制性 凡属于本职工作范围之内必须了解或办理的公文必须阅读 不能依据个人的好恶选择阅读内容 不论他们对公文内容赞同与否 理解与否 支持与否 喜欢与否都必须阅读并贯彻执行 在时间上具有强制性 在规定时间内要求阅读 办理的公文 不得以任何理由拖延 否则贻误工作 责任由读者承担 3 有准确领会内容精神的阅读要求和读以致用的行动要求 大多数公文具有普发性 请示 报告 批复 函 议案除外 在内容表述上具有原则性 概括性 论说性 指导性的特点 一般不对具体单位的具体工作作详尽的说明 体现在语言上具有模糊性 读者必须对公文的内容作出分析 一要准确把握公文的精神实质 认识工作的目的和意义 二要明确工作的目标 内容 职责和要求 三要将指示精神与本地区本单位实际结合起来加以融会贯通 实施行动是读者阅读公文的目的所在 也是公文价值的最终体现 二 读者要求对公文写作的要求 能帮助提高公文阅读的有效性 1 内容表述有益于提高读者的办文效率简要明确 说理透辟 内容单一 重点突出 2 公文格式便于受文单位阅读和办理公文3 惯用语体的运用有利于满足读者的阅读需要 1 上行文 以尊重 期请 奉告的语气为主 可以鲜明地反映出上下级的隶属关系 表明下级机关对上级领导的尊敬 服从和渴望得到上级帮助的诚恳态度 2 平行文 以礼貌 征询 协商的口吻为主 用以体现平级机关或不相隶属机关的平等关系和尊重对方意见 真诚合作的良好愿望 3 下行文 为保证政策法令的有效贯彻执行 用语大多果断坚决 体现出坚决执行的严肃态度和不容置疑的庄重要求 有些周知性 参照性的下行文也常用较为和缓 平实的语气 既有周知办理的要求 又有理解体恤下情的感情色彩 读者的阅读需要对公文的制约作用 1 读者的工作环境 职位身份是影响公文实施的首要因素读者所处的不同工作环境 担当的不同工作职位 决定了他们理解公文的着眼点不同 1 决策读者 审阅公文往往要从全局和整体利益出发 分析公文内容对当前与未来 局部与全局工作的影响 权衡利弊得失 公文如果与读者的认识立场一致 有利于推动促进全局工作 公文得以批办 相反 公文内容若急功近利 因小失大 条件尚不成熟 读者会拒绝办理 2 平行机关读者 站在本地区本单位的立场来考虑与协作机关的关系 对公文的审阅标准首先要看是否有利于本地区本单位的发展 其次看是否有利于双方单位的友好合作共同发展 再次是在不损害本单位利益的前提下尽可能为来函单位办理 否则要么借故推拖 要么明言拒绝 3 下级读者 对上级来文必须遵照执行 既要服从上级领导又要带领群众贯彻执行上级任务 当来文意图与民情民意相吻合时 读者就可以将公文中的每一原则要求分解为一项项具体任务 工作得以顺利进行 公文实现了预定的写作目的 如果公文脱离基层工作实际 对促进工作作用不大 毫无作用甚至会起到相反作用时 下级读者要么提出不同意见 要么拖延办理 要么置若罔闻 2 读者的理解认识程度是影响公文实施的重要因素 公文内容涉及专业性较强的技术问题或新地区新环境和全新的工作内容时 读者作为一般行政机关的管理者 执行者 会因缺乏高深的专业技术知识或因对新工作不熟悉不了解而无法对公文内容作深入透彻的理解和科学准确的判断 在这种情况下 决策读者 平行文读者会谨慎地暂缓办理 下级读者则或请示询问 或因理解有误而使工作大打折扣 2 读者的理解认识程度是影响公文实施的重要因素 其次 作者对公文内容认识有限或表述不当同样会影响读者对公文作出正确理解和准确判断 因而也会妨碍行文目的的顺利实现 例如 有些公文阐述理由空泛 不联系工作实际 被读者误认为 必要性不大 理由不充分 而不予批办 有些公文偏重论述 涉及到具体工作则一笔带过 使得读者对公文的实质内容把握不准无法批办 有的公文错用文种 急需上级解决的问题错用 报告 被读者作为一般工作汇报搁置一边 有的公文多头主送 致使几个承办机关之间互相周转 延误了工作 有的公文政策界限不清 执行标准不统一 甚至前后发文互相矛盾 下级读者难以理解和执行 凡此种种 主观上是由作者而起 客观上则是由于读者的理解失当直接制约了公文的办理 3 读者阅读心理是影响公文实施的潜在因素 首先 读者的内心感受 情感变化 不同程度影响着阅读效果 决定读者心理变化的因素首先是读者的地位以及和发文单位的关系 1 上行文 要求下级单位尊重 服从 公文若有目无领导 我行我素 先斩后奏的行文表现 必然会引起读者的反感而不被接受 作者在公文表述中因态度语气使用不当 流露出限制 要求上级办理公文的意图 尽管其办文理由充分 也会因引起上级的不快而遭到拒绝或拖延办理 2 平行文 平等合作 互相尊重 谨慎从事是最基本的心理表现 因此读者若发现行文中有主观武断 一意孤行 要求服从等态度必然会退避三舍 3 下行文 在心理上也有需要上级关心下情 理解困难 支持工作的要求 如果公文不体谅下级的困难 或盲目指挥 或朝令夕改 或层层加码 或以上压下 会给读者造成严重的心理压力和抵触情绪 读者虽不敢公然违背上级指示 工作中也会出现应付差事 拖拖拉拉 其次 定势 这种心理影响在上级 平级读者的阅读中表现得比较明显 当公文的内容要求与读者的思想认识 工作构想接近或一致时 很容易被读者所接受 相反 公文内容与读者的想法正好相反或同样的内容多次被拒绝办理 如果再次向同一读者反映 而且没有新的设想 新的理由 被批办的可能性很小 4 读者的审美要求也是影响公文实施的不可忽视的因素 公文从内容到格式直至文面的质量高低 规范程度如何 代表发文机关的整体形象 也反映出作者等文秘人员的个人素质和工作水平 公文格式或文面中若出现错误会引起读者的不满或拒绝受理 制约公文的运行 公文印制质量也影响着公文的审美效果 公文中出现错别字 标点符号有误 行款格式不规范 文面污损等将会破坏公文的整体美感 甚至纸张的质量 字体的大小和清晰度也会影响公文的阅读效果 发现和认识到读者在写作活动中的制约作用 三 满足读者各方面的阅读需要 促进公文实现社会价值 1 选择适合读者开展工作的角度行文公文作者在研究制文意图 确定写作目标以及起草撰文时 不能只从本地区本单位的利益和实际需要出发 还要考虑到读者的工作现实 办文条件 实施效果 从而选择有利于读者开展工作的角度分析工作的可行性 阐明意见 提出要求 上行文 应立足本单位实际 着眼于对全局工作的影响 考虑是否有利于上级读者了解和解决基层工作实际 平行文 要兼顾读者办文的现有条件提出可能的要求 不强求读者办理难以办到的事情 不妨碍或有利于读者正常开展工作 下行文 不能统得太严 既要有原则性 指导性和具体要求 又要有适度性 灵活性 便于下级读者结合地区特点开展工作 2 因文而异 因人而异地表达公文内容 1 上行文 内容涉及到新技术 新经验 新的工作内容 必须作必要的说明 或名词解释 或背景说明 使读者在不必查阅大量相关资料的情况下能准确理解工作内容 作出恰当处理 对新近调任的上级读者行文 要对本地区本单位工作的特殊性予以适当的说明 报告请示一类公文 要在联系基层实际上下功夫 经验 意见 理由 方案都要具体明确 把发现问题 摸索经验 改进意见等读者感兴趣的内容作为行文的重点 满足读者了解下情 作为决策参考的需要 2 平行文 对初次协作的工作内容 条件责任等作必要的解释说明 使读者能较快地熟悉情况开展工作 3 下行文 凡涉及到难以理解和掌握的新政策 新情况 要以阐明意义 分析形势 介绍情况为重点 对新近调整的工作内容则应在原则 要求 措施方法等方面多作解释和说明 帮助读者准确理解 正确执行 3 尊重理解读者 缩短与读者的感情距离作者首先要找准自己的位置 摆正与读者的关系 严格按照隶属关系 选取相应的态度和表述方式 绝不能用超越发文破坏读者的阅读情绪 严重的会影响到读者对内容的理解和执行 其次 要准确选用表达相互关系的惯用语 弄清