工程档案管理办法.doc

工程档案管理办法为规范工程档案管理，确保档案资料的完整、系统、准确、安全，使档案资料能有效地为公司的经营管理提供信息服务，特制定工程本档案管理办法。一， 档案类别及归档范围：工程档案主要是指建设开发项目从酝酿、策划、决策、建设、销售到使用的全过程中所形成的有关文件资料，其归档范围主要包含：1、可行性研究、任务书（1）项目建议书及批复；（2）可行性研究报告、项目评估文件；（3）环境预测、专项调查报告；（4）设计任务书、计划任务书。（5）与房地产相关的各种政策、法规、文件。2、设计基础资料（1）工程地质、水文、勘察记录及勘察报告、勘察设计、化验、实验报告；（2）地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；（3）水、电、气候、地震等其它设计基础材料；（4）为取得上述资料而签订的合同等相关文件资料；（5）设计委托合同及设计任务书。3、设计文件（1）总体规划设计、设计评价、鉴定及审批；（2）技术材料、专利文件、关键技术试验记录；（3）初步设计（中间设计）、施工设计图、设计计算书；（4）变更及修改的设计图纸或相关文件资料。4、施工文件（1）土建施工、设备、管线、电气及仪表安装施工的施工设计图、工程技术要求、图纸会审纪要；（2）现场施工方案、施工计划进度、施工安全措施、现场质量检查记录等；（3）建筑材料、管线、电气、仪表等材料设备的质检报告、设备调试记录及安装质检报告；（4）设计变更、施工变更等有关记录、函件、登证、材料设备代用审批记录等。5、工程监理文件（1） 监理的招投标文件；（2） 监理委托合同；（3） 工程监理过程中形成的各种资料、数据和文件；（4） 监理公司提交的报告。6、竣工文件（1） 项目单项验收、质监竣工验收、综合竣工验收报告、验收会议纪要文件；（2） 建筑安装竣工质量保证资料、保修书、隐蔽工程检查验收记录；（3） 工程项目竣工图；（4） 工程移交清单（含设备系统调试试验记录，电气装置交接记录等）（5） 消防验收有关资料，（6） 环保、卫生、绿化、人防、白蚁的验收文件。6、工程规划、资产管理文件（1）立项报告及批文；（2）土地征用批准文件（含土地征用手续、规划用地许可证、建设工程规划许可证、房屋拆迁许可证、土地出让合同等）；（3）规划红线图；（4）拆迁补偿协议书；（5）工程总（分）包合同、协议书、招投标文件、设备租赁合同（协议）、材料采购协议等。（6）环保、消防、卫生、绿化、人防、白蚁等报建及测评等文件，市政、水、暖、电、煤气施工协议等；（7）施工执照；（8）工程设计单位、勘察单位、施工单位、监理单位等有关工程内容的重要来函、文件；（9）工程概算、预算、决算资料，会计师（审计师）事务所对工程结算的审计报告；（10）工程用款、拨款计划及核定资料；（11）工程竣工交付使用的固定资产有关资料。7、房屋预、销售有关文件（1）商品房预售许可证；（2）办理产权的完税证明、房屋产权证、土地证；（3）购房合同、按揭贷款合同以及补充协议和承诺；（4）各种宣传资料制作及发布的委托合同；（5）房屋使用说明书及质量保证书；（6）销售过程中形成的其他重要资料。8、其他与工程项目有关的文档资料。二，档案资料的收集、整理、归档：1、工程档案由公司指定专人负责管理（工作内容包括：工程档案的收集、整理、归档）。2、档案资料应全面收集、汇总、及时归档、定期整理，并按不同类别的档案的要求立卷。3、工程档案与公司行政部档案管理之间涉及的所有资料均需及时移交，移交时应办理移交手续，一式两份填写移交明细清单并由相关经办人员及其部门负责人签字确认。4、其他工程档案在项目完成后由工程档案责任人向公司行政档案管理部门移交并办理移交手续。5、在工程建设过程中，由相关责任人完成的各类工程资料原件，相关责任人应及时移交给工程档案管理人员，自己只能保留复印件。三，档案资料的交接手续办理1、单件或少量的文档资料的交接。提交人应填写文档资料交接单，交接单一式两份，一份由接收人签字确认后留提交人保存，一份作为存根留接收人备查。2、成批的文档资料交接。提交人应准备好文档资料交接