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文档简介

漳州食品研究院执行程序 ZZSYY/DAGL- 01-20xx档案管理程序 20xx-xx-xx发布 20xx-xx-xx实施漳州市食品科技应用研究院 发 布漳州食品研究院执行程序 ZZSYY/DAGL- 01-20xx1 目的将各项工作形成的资料、记录、各种往来文件有序建立档案保存，以便日后查询。2 适用范围适用于质量体系活动与技术运行中形成的各种记录、各部门间的往来文件、工作记录、科技资料的归档管理。3 职责31 办公室负责往来文件以及在岗人员的人事、业绩考核资料的收集立卷。32 办公室负责科研培训、信息资料的立卷。33 办公室负责相关产品的检验报告、质量体系活动与技术运行中形成的各类记录等资料收集立卷。34 研究院财务负责会计账册、报表的立卷。35 各实验室负责与其相关的往来文件、仪器设备、工作记录等资料的收集立卷。36 办公室财务负责影像资料如照片、录音带、影像等收集。37 常务副院长负责审批档案室保存的档案借阅。38 档案室负责规定范围内的记录、资料的收集、整理、归档保管和借阅。4、定义41 档案 指国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。42 立卷 指对已经办理完毕具有查考利用价值的文件，按照它们在形成过程中的联系和一定规律组成案卷的工作，又叫组卷。5 工作程序51 收集 年度内办理完的文件、资料由各科室内勤负责收集整理分类立卷，经实验室负责人审定签字，方可存入档案室集中管理。52 整理和编目 档案室负责员对立卷资料进行装订，按“项目实验室室保存期限分类法”进行排列和编制。53 鉴定 由常务副院长、档案负责员及有关实验室负责人根据档案内容确定保管期限。54 保管541 档案室管理 落实有关措施，做到“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘”。 542 借阅制度 经常务副院长批准，填写借阅档案登记，方可借调本专业范围的业务档案。对发现有损坏、涂改、遗失、泄密情况，档案负责员应及时向常务副院长汇报，根据情况给予处理。5 43 保护措施 在保存期内对破损档案采取复制和修补等各种专门技术处理。544 统计 对档案的调进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写档案统计登记本。545 处置 档案负责员会同实验室负责人对保管期满的案卷进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存的档案编制销毁档案清册报常务副院长，经审批同意销毁后送由办公室销毁。6记录61 HJKJL12借阅档
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