公文写作59813ppt课件

第九章机关常其他常用文书的写作第五节讲话类文书 一 概述讲话类文书就是人们在各种特定的场合发言时多依据的各类文稿的总称 从广义上说 它不仅包括领导同志在各种会议上和群众集会上发表讲话时的文稿 也包括只代表个人意见的 以群众身份所作的各类讲话的文稿 它是在公众场合经常使用的文书 二 类型根据讲话的场合及主旨不同 可以分为三类 1 讲话稿通常指各级领导在各种会议上宣读的文稿 发言 以群众身份在会议上的发言称为 发言 演讲 把演讲活动 如政治演讲 学术演讲 法庭演讲等 中的连讲带演 声情并茂的发言称之为 演讲 2 开幕词 闭幕词 开幕词是在大会开始时 由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨 说明会议议题和议程 向与会代表提出希望的书面文稿 通常具有指导性 方向性和基调性的作用 闭幕词是在大会结束时由主要领导人向大会宣读的概括大会主要精神 总结大会成果 指出会后努力方向的文稿 通常具有总结性 激励性和评估性的作用 3 欢迎词 欢送词 答谢词欢迎词 是对客人的到来表示热情的欢迎的一种讲话类文书欢送词 是送别客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书答谢词 是宾客在受到主人的热情款待时 向主人表示感谢的一种讲话类文书 三 特点口头性 讲话类文书是讲话人用作口头发言的依据 它可以有效地防止口不择言 减少重复 避免遗漏 使讲话晓畅通达 直接性 讲话是直接面向听众的 是讲话人与听众面对面的交流 这就要求讲话人必须随时准备根据听众的反应和情绪对讲话内容合自己的讲话姿态作适当的调整 针对性 一定要认真考虑到讲话的场合和对象 在此基础上确定讲话的主题和语言 4 情感性 讲话类文书不仅要求以理服人 还要求以情感人 这就要求灵活运用多种表达方式来调动听众的情感 增强鼓动性和号召力 四 写作1 写作格式A讲话稿的写作格式一般没有固定的写作格式 往往依据讲话的内容 场合和目的而定 包括三个部分 开头既可采取开门见山的单刀直入式 也可以采用设置悬念的提问式 或说明讲话目的和原因的交待式主体是讲话稿的主要部分要求紧紧围绕讲话的目的和意图展开表述 一般用小标题或许好分成有逻辑联系的几个部分 主要是阐明形势 任务 方法 对策等内容结尾一般总结全文 自然收束 并提出希望 展望未来 使人回味无穷 B开幕词 闭幕词开幕词开头宣告会议开幕 常用称呼开头 接着说明会议的组织情况 如出席人 会议规模等正文一般先总结以往成败得失 然后说明大会议题 或者叫大会任务 指出解决这些议题 任务 的有利条件 进行可行性分析 使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的 条件已经具备 还可交代大会议程 即大会的主要活动安排情况结尾要鼓动性 号召性和预祝性 提出要求和希望 意在为大会的顺利进行创造良好的气氛 闭幕词开头概括总结大会的主要成效正文包括两方面的内容 一是分门别类总结大会情况 一般包括会议的主要进程 主要发言情况和讨论情况 会议的各种决议内容 这方面内容既要全面 又要概括 重点是总结概括会议的主要精神和主要内容 二是提出贯彻执行的意见 包括宣传 贯彻的主要内容 方法 措施和要求等 要分条分项列出 结尾一般提出号召或希望 也可以鼓舞人心的口号作为结尾 C 欢迎词 欢送词 答谢词开头首先要交待欢迎 欢送或答谢的对象 写作时应用尊称 交代致词者是代表个人或集体表示欢迎 欢送或答谢 写作时应充分流露致词者的友好心情 主体主体部分的写作 往往根据欢迎词 欢送词和答谢词使用的场合和使用方式以及欢迎 欢送和答谢对象的不同而有所不同结尾是对主体部分的内容作出总结 同时对有关问题 特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召 提出期望 写作是应使用一些具有激励性 鼓舞习惯的语言 从而起到振奋人心 激励向上的作用 最好再写上一些表示祝愿的话语 二 讲话类文书的写作要求1 主题要鲜明 集中 2 材料要真实 新颖 3 布局要清晰 紧凑 4 语言要明白 生动 简单 明了 多用口语 俗语 常用语 力戒故弄玄虚 晦涩难懂 生动活泼 富于形象性和节律感 能达到使听众兴趣盎然 如痴如醉的效果 第六节纪录性文书 一 概述纪录类文书的制如实记录有关内容而形成的公务文书 1 会议记录 是如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书 2 电话记录 是在用电话处理公务时 记载有关通话内容的文书 3 接待纪律 是指在接待群众来访时 记载有关接待内容的文书 4 大事记 是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年 月 日的先后顺序进行如实记载的一种文书 二 特点1 内容的纪实性2 材料的直接性3 语言的实录性三 写作A 会议记录1 会议记录包括 会议组织情况 会议的议题和议程 会议的进程和内容 必要的手续2 会议记录一般要做到以下几点 a记录人必须集中精力 把应该记录的内容迅速记录下来b要求记得正确 清楚 完整 重点内容要求准确 详细 c对特别重要的会议内容 为保证记录的准确 可根据现场录音整理或客队记录稿 也可几个人同时记录 记录完毕后共同核对 整理出一份准确 完整的记录 d会议记录一般用汉字书写 字体要规范 清楚 不要用速记符号或其他非规范文字 字体 以保证其作为原始依据的有效性 B 电话记录电话记录一般分为发出电话记录和接受电话记录两种 一般只作专门表格填写 1 接受电话记录一般包括 接受时间 来电话单位和来电话人 注明其姓名 职务等身份情况 来电话内容 处理结果 即将电话记录交有关人员处理的情况 此项内容在受话完毕后才能填写 接电话人姓名 必要时写明职务 2 发出电话一般应包括 发电时间 发往机关 发电话人 姓名 职务 接电话人 姓名 职务 发电话是由 3 作电话记录要注意以下要求 a接受汇报或了解情况时 要记明时间情况 必要时还要询问有关情节和细节 b电话请示时 要记清领导机关或领导人作的指示或答复 并记明发话人 传达人或领导者本人 的姓名 职务 以便向本单位领导汇报 c接受上级指示或通知时 要分条记明指示或通知事项 对时间限制 工作安排和要求等记清记准 d重要的发话内容 要求对方复述 让对方确认无误后才行 e一定要记下来电话人或受电话人的姓名 职务 以保证内容的可靠 机密 并有据可查 C接待纪录1 接待记录 或称来访接待记录 来访登记录 的格式应包括来访者的姓名及有关情况 反映的问题及要求 接待人姓名 时间以及办理结果等项 2 写作要求 基本等同于会议记录和电话记录 D大事记1 一般应包括 标题 机关名称 内容 大事记 机关名称 大事记开头 用于说明编写目的 意义 体例及时限等问题正文 由时间和记事两部分 按年 月 日安排记事先后顺序结尾 用于说明材料的真实性和使用 处理等有关事项2 写作要求a要记述 大 事b要客观真实c要言简意赅 第七节简报类文书 一 概述简报 就是简明扼要的书面报告 是用于汇报工作 反映问题 交流经验 沟通情况 推动工作开展的一种简短的 摘要性的信息载体 演变的过程二 类型按内容分为会议简报和工作简报1 会议简报 即专门报道 交流有关重要会议的内容和情况的剪报 这类简报专门报道会议期间的情况 包括会议的进程 讨论的内容 领导讲话 与会者的重要发言 提出的问题和建议 以及会议的议决事项等 2 工作简报 就是反映本部门 本系统各方面工作情况的剪报 三 特点1 简 就是说见报要在文字上简明扼要 2 快 就是说编发简报要快速及时 3 新 就是说立意要新 内容要新 四 写作1 格式 一般由报头 主体 报尾三个部分 报头 在页面上端用红色字体印上 简报 工作简报 等字样 简报的正下方印上期数 主体 按语 用来说明编发简报的原因或目的 以引起读者的重视 按语写在报头部分间隔红线之下 标题之上 左右页边最好不要与正文并齐 一般各行缩进两三个字 标题 拟定标题要尽可能做到准确 简炼 新颖 有吸引力 使人一看就知道简报的大致内容 报尾 正文写完之后 用一条黑线将主体部分与报部隔开 在黑线下写简报的报 送 法单位及简报的份数 2 写作要求内容要真实 确切篇幅要短小针对性 指导性要强 第八节建议类文书 一 概述建议类文书是以书面形式提出建议 意见的一类公务文书 一般可分为议案 提案和建议等 1 提案 是指提请机关或一定组织的会议讨论 处理的意见或建议的问书 通常是由出席会议的代表或法律 章程规定的有关机关或个人把下级组织 单位或群众的意见会建议 用书面形式写出并提交给会议审议 提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用 2 建议 是组织 单位或个人对某向工作 某项活动或某个方面的问题提出建设性的意见 建议时使用的文书 二 特点1 建议性 应对工作提出合理化建议 以利于改进工作 推动事业的发展 2 说理性 建议类文书是针对现实中存在的某些问题提出的建设性 批判性的构想 要写明提出该问题的依据 充分说明理由 使被建议者采纳听取 这就要求在文字表达上富于说理性3 委婉性 语气委婉平和 切中要害 切勿使用要挟性语言 以免适得其反 三 写作1 提案标题 写明 单位 会议第 号提案案由 此部分简明扼要地写明提案的内容提案人 在 案由 下方 写提案人的姓名 或单位的全称 理由 说明提出建议或意见的原因办法 写明解决问题的办法和措施 可采用分条列项式表达日期 在正文的右下方 署上提案所写的时间写作要求 熟悉同提案有关的情况注意区别提案同一般文章的行文格式 2 建议标题 直接写 建议 或 建议书 主要内容 单位名称 建议或倡议采用文章标题写法称谓 即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名正文 前言 写建议的背景 原因 目的等主体 写建议的具体事项结语 写希望 要求等落款 写建议者个人 集体或单位的名称 并注明年 月 日写作要求 把握分寸要适度所列内容要具体表述语言要精炼 第十章公文处理工作第一节公文处理工作概述 一 定义广义的定义 就是运用科学的原则 程序和方法对机关公文的拟制 办理 管理以及整理归档所进行的一系列衔接有序的工作1 从发文阶段来说 从思想观点的酝酿 材料的收集与整理 文字起草与讨论修改 审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节2 从收文阶段来说 从来文的签收 登记 分办 传阅 拟办 批办到承办 催办以及大幅等 也必须经历一系列处理环节 3 从公文的管理来说 机关秘书部门应当切实作好公文的平时管理工作 既要充分发挥公文的效用 又要有利于公文的保密 还必须建立一系列管理环节4 从公文的整理归档阶段来说 公文在处理完毕以后 人们还要讲其中对今后的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件 进一步整理编目 进行归档保存 狭义的概念 主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发 登记 催办 整理与保管等方面的具体工作 二 特点1 政治性 是指机关的公文处理直接关系到党和国家的方针政策 法令法规的贯彻执它还是整个国家机器正常运转的重要保证它是提高工作效率的重要环节 2 时限性 是指公文处理工作中 时间上的限定性要求是非常严格的 主要表现 凡是入文书部门的公文一般都要及时迅速地进行处理 不能延误有的公文的处理要讲究适时公文处理的各个环节都要注意时间上的衔接3 机要性 是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程度的机密性 以及文书工作岗位的重要性4 规范性 是指公文在形成 办理 管理和整理归档的过程中 必须遵循统一的规范三 作用公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分 在机关工作中起着重要的作用 1 助手作用2 纽带作用3 查考作用 第二节公文处理工作的任务与组织 一 公文处理工作的基本任务有条理地 安全地运转公文 完整地保管公文 正确地发挥公文的作用 有效地推进机关工作 为机关领导工作服务 为社会主义现代化建设服务主要包括 文件的收发 登记和分送文件的拟办 批办 承办和催办文件的撰写 校核 签发 缮印 校对和用印会议 汇报 电话的纪录和整理文件材料的平时整理 提供借阅利用等工作归档文件材料的系统整理 编目和归档工作处理群众来信为机关领导准备有关资料并完成领导人交办的其他文书工作的任务 二 公文处理工作的组织1 组织机构 较大的机关设立专门的机构办理较小的机关或基层单位设立专职或兼职的人员处理企业单位设立专门的文书科或秘书科 小型企业设立专 兼职的文书工作2 组织领导A从全国来说 由中共中央办公厅国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作B从一个机关来说 它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅 室 主任负责领导 对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作 提出全面的工作计划和实施方案 总结本机关及其所属单位公文处理工作的经验 推广先进典型 发现问题 及时纠正 并提出改进的意见和办法 设计文书规格 促进机关公文工作的规范化 标准化 指导 帮助机关个部门专职 兼职文书工作人员的业务工作 制定机关公文处理工作规范的有关规章制度 并对执行情况进行检查 监督和协调C从上下级机关的关系来说 上级领导机关办公厅 室 负有责任对其所属的机关 单位的公文处理工作进行业务指导 D从机关主要业务职能部门来说 机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门 本单位的公文处理工作 其主要职责是 负责本部门 本单位同机关办公厅 室 档案室的联系 在本部门 本单位传达 贯彻有关公文处里的工作事项 在本部门 办单位负责人的领导下 全民负责本部门 本单位公文处里工作组织 对本部门 本单位的公文处理工作的质量 效率和效益 进行检查 总结 学习先进经验 发现问题 及时纠正 拾遗补缺 负责做好本部门 本单位公文处理工作中他人遗忘 不周到 应当补做的工作E对机关档案部门来说 机关档案部门所开展的档案业务工作和公文处理工作具有密切的关系 它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任 其主要的职责是 协助机关办公厅 室 在公文整理归档等业务方面 对机关各部门的文书工作人员进行帮助和指导 同机关办公厅 室 以及其他公文处理工作部门共同制定本机关的公文处理工作以及归档文件整理工作等当面的规章制度 从有利于开展档案工作的角度 对本机关的公文处理工作提出合理的建议3 组织形