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公文处理基础规范（一）公文文种的规范化公文处理规范文件1. 国家行政机关公文处理办法（国发200023号 ，自2001年1月1日起施行。）2.国家行政机关公文格式（GB/T97041999）（国家质量技术监督局1999/12/27）3.国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函20011号）4.河南省国家行政机关公文处理实施办法（2001）5.郑州市行政机关公文处理办法（2009/9/28） 国家行政机关公文处理办法一共规定了13种法定文种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。一、命令 (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性一、命令行政措施；嘉奖有关单位及人员。 是国家行政机关发文的最高形式。二、决定 (一）适用范围： 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。决定的写作要求 一是要注意针对性。决定的内容、要求和措施要切合实际，以利于解决实际问题。 二是要注意确定性。决定事项要明确，提出的要求要实在，提出的措施要具有可操作性。 三是要注意理论性。要有一定的理论高度。 四是要注意连续性。要保持历史和政策的连续，要注意与上级的有关规定保持一致，与本机关原来的规定紧密衔接。如何区分使用命令、决定、通报进行表彰1、奖励的事项比较重大，或者是有关人员对国家和地方做出了特殊贡献，并且表彰机关的级别比较高时用命令的形式。2、省级政府以下的各级政府决定授予有关人员或单位荣誉称号时一般用决定 。如：郑州市人民政府关于授予柯林詹姆斯道兹等11名外国专家第二届商都友谊奖的决定3、基层单位年终评优表先，进行常规性表彰时用通报 三、公告 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 只在以下情况下用公告 ：修宪、国家领导人变动、公布国家领导人的活动、军事演习。 （郑州市政府只在举办第一届国际少林武术节时用过一次，省政府从未用过） 特点： 1、短。内容非常简单，通常都是一句话或一段话，公告有时是以国家的名义发布，有时是由国家授权的某一个部门发布。 2、没有正式文件。公告没有正式的文本下发，全部都是新闻媒体来发的。四、通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通告的特点：是13种法定公文中，唯一一个需要张贴的文种。任何单位均可使用，但一般以政府名义发的较多，所需纸张根据实际情况自定。 公告与通告的区别： 1、通告有限定方而公告没有 2、通告的内容需要执行，而公告只需周知通告的写法1、通告的依据（文件精神、实际情况），目的是什么。2、通告的事项（条款式）3、结束语（特此通告）4、落款和成文时间五、通知 （一）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 是13种文种中，用量最大的文种 第一类是批转下级机关公文的通知： 批转类通知：是上级批转下级上报的建议性报告或工作性报告、意见等，批转的目的是让部门文件升级，在全国、全省、全市范围内施行或推行；如： 郑州市人民政府关于批转市工业和信息化委员会郑州市淘汰落后产能工作实施方案的通知 内容组成： （1 ）批转语 （2 ）批转的报告和意见 第二类是转发上级机关和不相隶属机关公文的通知：转发的主要是上级机关和不相隶属机关的指示性意见、通知等。如郑州市人民政府转发河南省人民政府印发关于加强煤矿安全生产若干规定的通知的通知 结构同批转类通知 注意事项：这两类通知中的批转语和转发语，不能大段抄录需批转转发的报告、意见、规定里的相关内容确定是批转还是转发的关键是弄清机关之间的关系（隶属关系和上下级关系）。 批转：上级机关将下级机关的公文加批转发下去，起到认可批准的作用。 转发：下级机关将上级机关或不相隶属机关的公文发给下级机关，使其了解或执行，起传达贯彻作用。 第三类是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项的通知。共有以下几种：1、贯彻指示性通知2、工作部署性通知3、颁发规章的通知4、晓谕性通知5、会议通知6、印发类通知贯彻指示性通知容易出现的问题 容易照抄照搬。 写作要求：要在贯彻上级文件精神（即是本级文件的指导思想和方针）的基础上，结合本地本部门的实际情况，提出具体的措施要求，一定要写成上级文件的实施办法和细则。这样才能真正把上级文件的精神一级一级的贯彻落实下去。 注意事项：一是要吃透上级的文件精神，二是要了解、熟悉本部门的情况2、工作部署性通知（最常用）（1）年度或阶段性的工作部署（属总体性的工作部署）：指导思想、方针、原则、要分清工作的主次和轻重缓急。（2）专项工作部署：要突出工作的步骤、方法、措施。 3.颁发规章的通知： 重要的法律性文件用命令颁布，其它多数规章性文件，如条例、规定、办法、细则等适合用通知发布，如关于颁布矿产资源储量评审认定办法的通知。这类通知正文由目的、根据、发布对象、发布决定组成。 4.晓谕性通知： 只有告知性而无指导性，用途广泛，如机构人事调整、启用或作废公章、单位名称变更、机关隶属关系变更、迁移办公地址、安排假期等事项。 5.会议通知： 主要有以下项目：会议时间、地点、名称；中心议题与议程；对与会人员身份的要求及会前准备工作的要求；报道时间、地点及联络人。其它需要说明的事项（如费用、乘车路线、性别、民族等 完整版的会议通知（9项）：1、会议目的和指导思想2、主要内容和议程（重要会议的起止时间、集合地点）3、会议主持人4、与会人员的条件（身份、名额、是否带工作人员）、规章（车辆是否有限制）、以及性别、民族等5、会议详尽的地址、地点（全国性会议要有）乘车路线6、报到日期（会期）、会议结束日期、报到的具体方法（是否接站、预定机票）7、与会人员需准备的材料（发言材料份数及时间限定）8、会议承办单位的联系人及联系电话9、其他需交代清楚的事项（如食宿安排、费用等）6.印发类通知：此类通知是一些不能单独行文的公文（计划、总结、工作要点、方案、规划等）的载体，量比较大。第四类是任免人员的通知： 任免公文，根据职务重要程度不同，可用不同文种，最高的可用任免令，其次用决定，再次用通知。任免基础干部常用通知。 要写明什么会议决定、任命何人担任何职务；不必写明免去何人何职的原因。 （三）通知的写作1标题： 通知的标题有完全式和省略式两种。完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题，省略式标题则根据需要省去其中的一项或两项。 省略式标题有如下几种情况： (1)省略发文机关。如果标题太长，可省略发文机关。如关于县级市经济管理权限的通知，这个标题便省略了发文机关。省略发文机关的标题很常见。如果是两个单位以上联合发文，不能省略发文机关。 (2) 省略多余的关于和通知字样。 发布性和批转性通知的标题由发文机关发布(批转、转发)被发布文件标题通知构成。被批转、转发公文标题中已有关于和通知字样，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可保留末次发布(批转、转发)文件机关和始发文件名称，省略去多余的关于和通知字样。否则，就会出现一个标题中有多个关于和通知的现象，显得很长，读起来也拗口。如：县人民政府关于转发市人民政府关于转发省人民政府关于转发人事部关于同志恢复名誉后享受级待遇的通知的通知。这个标题有四个层次，用了三个关于转发，两个的通知，很不顺口。可把这个标题简化为县人民政府转发人事部关于同志恢复名誉后享受级待遇的通知。 郑州市人民政府关于转发河南省人民政府印发关于加强煤矿安全生产若干规定的通知的通知 至于被省、市等转发过的内容，可在公文开头的转发意见中交待清楚。以弥补如此变通后可能出现的遗憾。如：“近接市人民政府以郑政发20046号发来省人民政府关于xxx（事由）的通知，现转发给你们，望你们遵照执行。” 2正文 通知的正文主要包括原由（说理充分、证据确凿、针对性强）、事项（行文目的、指导依据、工作任务、方法措施步骤）、执行要求三部分。主体在事项部分。六、通报 一.概念：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。各级行政机关均可使用。 普发性下行文，一般不写主送机关（全市性的通报） 二.特点： A内容的典型性 B公用的教育性 C时效的及时性 三.通报的分类1、表彰通报：即表彰先进集体或先进人物，教育、引导干部群众学习和赶超先进典型的通报。 2、批评通报：即批露和批评错误，教育和引导他人引以为戒。3、内部情况通报：即传递情况、沟通信息，让人们了解事态发展，为下一步的工作提供指导和参考。 4、工作通报。这种通报写法和通知相近，用的较少。除了工作通报，其他通报都是一文一事，而且都是周知性的，不需要执行。批评通报的写法（较难掌握批评的分寸和度）： 1、批评的事实是什么（人或事件） 2、对错误的分析、定性 3、处理意见 4、吸取教训、引以为鉴 四、通报的写作要求 1、要尊重事实。无论是表扬性还是批评性的通报，都要严肃慎重，认真核实事实，表述要准确恰当，不能歪曲或夸大缩小。 2、要旗帜鲜明。提倡什么反对什么注意什么，要一目了然。 3、要选好典型 4、要详略得当。 七、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 1996年国务院新设。 提请人大审议的事项有两类： 1、提请审议地方性法规、规划等 2、提请各级政府组成人员及政府秘书长、政府组成部门等人员的人任免八、报告 一、向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，以及答复上级机关的询问或交办事项时所用的一种陈述性公文。 也可以用于转送文件物品。 上行文。是 仅次于通知的第二大类公文。 二.报告的特点： （1）单向性：属于阅件，不需要上级机关给予答复。 （2）事后性：事前请示，事后汇报，报告产生于工作开展一段时间以后或完成以后或情况发生以后。 （3）陈述性：内容和语言都是陈述性的，时间、地点、人物、事件、数据、原因、结果等要素叙述清楚。 （4）汇报性：报告是下情上达的工具，目的就是让上级机关及时掌握基本情况，以便作出正确决策，对以后的工作给予指导。 三.报告的分类 （1）工作报告：工作情况、进展、成果、问题、经验、综合专题。如政府工作报告 （2）情况报告：正常情况工作秩序之外的情况，多为重大事故、重大问题或突发性事故等，或一些新生事物的发展新动向新趋势。 （3）建议报告：对职权范围内某方面工作有深思熟虑、切实可行的设想，将其归纳为意见、办法、方案，上报给上级，希望采纳。上级采纳时一般加批批转。 （4）答复报告：回答上级机关的来函询问，要求针对性强，不能答非所问。 （5）报送报告：向上级报送文件、物品。写作简单“现将报上，请注意查收。” 四、报告的写作要求 1、实事求是：向上级机关汇报工作、反映情况，材料一定要实事求是，全面准确可靠，既报喜也报忧，以便上级机关全面了解真实情况，做出科学决断，正确指导工作。所涉及的数字一定要经过核实。以免错误的材料得出错误的结论，并最终导致错误的决策。 2、观点明确，抓住关键：要深入调查研究，全面掌握材料，抓住事物的关键进行分析归纳，提出鲜明的观点和中肯的意见、建议、措施。不能含糊不清，切忌泛泛而谈。 3、文字简练（3000字）属陈属性公文，不讲大套空废话及大道理，不无限拔高自己的工作。 4、不得在报告中夹带请示事项，如有相关请示内容要在文中加（上述事项将另行专题请示）。 五、报告的写法1、导语：接到上级公文、询问、指示、任务，现将报告如下：2、主体：A工作报告（成绩、经验：工作过程、措施、结果、存在的问题困难、今后打算）；B情况报告（重大问题的经过、原因、性质看法、教训、补救措施及对问题的处理意见）；C答复报告（上级咋问咋答）3、结语：A工作报告、情况报告：特此报告、以上报告请审阅；B建议报告：以上报告如无不妥，请批转各地执行。 注意事项：主送机关只能有一个，不能多头主送、越级九、请示 一、适用于向上级机关请求指示和批准。是党政机关经常使用的一种上行文。 二.特点： （1）期复性（双向性）：发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应。 （2）单一性：一事一文，多事多文。 （3）必要性：不能动辄请示，不可将职责全部推卸给上级。 （4）时效性：及时写作、发出请示。 三、请示和报告的区别： （1）行文目的不同：请示需要上级机关做出明确答复，报告不需要答复。 （2）行文时间不同：请示在工作行动之前行文；报告在工作结束或进程中、以及情况发生之后行文。 （3）写作结构不同：报告一般先概括基本情况，主要成绩、经验、教训、存在问题，解决问题的对策、今后的计划安排；请示先说明请示原因、请示事项、结束语。报告不能夹带请示内容，请示可以带有报告内容。 （4）失误后责任划分不同：下级把应该请示的问题写成报告使问题得不到及时处理而造成损失的应由下级负责；上级机关未能及时处理下级的请示而造成损失的应有上级负责。 四、请示需注意的其他事项 各部门需请示政府的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给政府留出研究决策的时间：一般事项不得少于10个工作日，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律法规等另有规定的或政府领导另行安排的事项外，必须在文种说明紧急原因及在本单位的办理过程。 五、请示的写作要求 1、要符合程序。如果确实需要上级主管部门作出明确批复后才能办理的事项或解决的问题，就必须事先向上级机关请示，决不能先斩后奏，事后请示。 如请示事项中有要求上级领导参加本单位活动的意向时，可以加密级。2、行文要严格遵守规范。 （1）一般不得越级请示和横向请示：特殊情况如需越级，则需要抄送被越过的上级。（2）坚持一文一事，切忌一文数事，（不利于公文运转，属部门常犯错误)（3）主送明确：主送机关必须是发文机关的直接上级，直接送机关，不能送领导个人。 （绝密件、特急事件及上级领导直接交办的事件除外；报告、意见同样）（4）不能多头主送，否则可能会得到不同的批复，导致请示事项最终无法落实，或达不到预期目的。（省委并省政府 或 省政府并省委 或 省委、省政府）（5）抄送原则：受双重领导的单位发出的请示，也只能有一个主送机关，可抄送另一个领导机关；主送机关在批复请示时，要抄送另一领导机关。 六.请示的写法1、主送机关：只能有一个，可抄送其它机关2、正文： A请示缘由（为什么提出请示），请示的依据（理论依据是上级文件、领导讲话，事实依据是具体的工作情况、困难等）要简明扼要 B请示事项（怎么做）：要求上级在哪些方面给予支持（人、财、物、政策）。3、结语：以上意见当否，请批复。以上要求，请审批。妥否，请批复 十、批复一、适用于答复下级机关的请示事项。（笼统地说，批复是答复请示的，准确地说批复答复的是请示中的具体事项。）下行文、具有指导性二.批复的特点（1）针对性：与请示的内容事项一致，不可答非所问。（2）被动性：是公文中唯一纯粹被动性的文种（报告、函是半被动文种，因为它们可以被动行文也可以主动行文）（3）集中明确（4）政策性、指导性 三. 批复的写法 （1）标题：常规式（完整式、省略式）；批准性批复的标题，若同意，可在标题中标明“关于同意”，不同意不用标明“不同意”。 （2）批复正文： A开头：批复依据、对象；引述来文时要先引述标题再引述发文字号，用（）标注，发文字号可以省略，不可只引用发文字号。这里的发文字号为下级机关发来的请示的发文字号。引述依据时，也要这样处理，如需要，还要标明依据的具体条款。 B事项：针对请示的事项做出明确无误的答复，包括批复态度和批复意见。批复态度即同意还是不同意，切忌含糊（如“最好不要执行”），不同意的要说明理由或依据；批复意见是对同意事项的具体要求、意义等的阐释，不必过于具体，以免束缚下级手脚。批复意见也可以不写。 C结语：一般为“此复、特此批复“，也可以不写。四、批复的注意事项 1、一事一批复 2、态度要明确 3、批复要及时 4、批复要有依据 5、措辞要准确十一、意见(一) 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。2001开始执行。代替原来的指示。（二）特点：身兼三职，可上行、平行和下行无论哪一类意见，语言都要严肃、得体、简明，尤其是下行性意见，要少用指令性词语，多用期请性、指导性词语，以适当体现注重商榷、尊重对方的民主作风。 发文机关和成文时间，位于正文下方 （三）意见的分类1上行文意见：（1）请示性意见：相当于请示，上级需要回复（结语：以上意见，请回复；请批复）（2）批转性意见：上级要批转（结语：以上意见如无不妥，请批转各级政府、各部门贯彻执行）2下行文意见：需要下级机关遵照或参照执行，相当于通知。（结语：以上意见请认真贯彻执行或：以上意见，请结合实际情况贯彻执行）（第一段最后：现提出以下意见，请认真贯彻执行）如无以上明确执行要求，下级机关可以参照执行3平行文意见：相当于函，提出的意见仅供对方参考。如关于XX办法的修改意见注意：上级秘书部门每天分发文件要三看：看标题、看文种、看结束语（四）意见的写作要求一是针对性要强。提出的意见和建议不能泛泛而谈二是可行性要强。要对症下药，明确具体，具有可操作性三是建设性要强。不能无新见解，无新措施，不能老调重弹，要发现新问题，找到新症结，提出新思路，拿出新举措十二、函（一）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用范围：1.平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务联系。2.机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。 函的专用术语如河南省人事厅关于办公大楼立项的函结语写：妥否，请函复 。省发改委的复函开头应写：省人事厅XX函，收悉，经研究，现函复如下： 其结语应写：特此函复、特此函告十三、会议纪要（一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要反映的内容比较复杂，可以是会议情况，议定事项，有时议而未决的事项也可以反映，以起一定的参考作用。 （二）特点：格式有两种（正式文件格式，特定格式：局长会、党组会用）记录事项：包括时间、召集人、参加人、议题、议定的事项、出席人员、列席人员的名单等。会议议定的事项涉及人财物的一定要记录清楚，备查。(三)会议纪要的分类 记载型会议纪要（备查）传达贯彻型会议纪要（具有政策性、指导性，要求下级认真贯彻执行）。综合协调型会议纪要（既记载会议事项，又要下级贯彻执行）会议纪要是谁参会谁写，可以不公开，只给每个参会单位一份。(四)会议纪要的结构和写法 不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。不盖公章。1标题。会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，例如：“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。召开会议的单位名称加文种正标题和副标题构成，正标题反映会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种，例如：“探讨新时期文学的发展中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。 2正文。会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。(1)导言。导言即会议纪要的开头部分，一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。 (2)主体。主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等等。主体的写法一般有三种： 条项式，综合式，摘要式 (3)结尾。结尾一般写对与会者的希望