文件控制程序（不错）.doc

东莞市源晶光电科技有限公司程序文件文件控制程序文件编号版 本页 次受控印章SC-QMS-P03-001C11/11受控号（03-11）制定: 2007年07 月25日制 定审 核批 准修改：2010年09 月08日 批准：2010年09 月10日 文件制定（修订/作废）申请单文件名称文件控制程序实施日期2010-9-10受控号03-11文件编号SC-QMS-P03-001承办部门品质部版本C文件种类 手册 程序文件 标准文件文件等级 管制 非管制 表单 外来文件 其它 签 署 日 期制定/修订人审核 行政部 营销部 设备部： 生计部 品质部 采购部 工程部 总监(会签)批准 管理者代表(副)总经理(授权人)/部门经理文件发放范围分发部门份数签收人分发部门份数签收人分发部门份数签收人行政部1生计部3工程部1营销部1品质部1管理者代表1设备部1采购部1总经理1变更记录（文件制定，修订，作废履历表，保留10次的修订记录）版本文件状态生效日期负责人变更摘要A/ /B/CDEFGHIJ 表格编号：T03-P001-0001-B1、目的对公司QMS体系文件进行控制，保证文件的适用性和有效性。2、适用范围适用于本公司内部与QMS体系有关的文件的控制，文件媒体可以是纸张、磁盘、照片、样品等其它电子媒体的组合。3、职责3.1、总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布；3.2、管理者代表负责质量手册和程序文件的控制，并组织相关人员对文件的评审和批准；3.3、体系办负责所有文件的分类、编号、发放、回收、销毁及原稿归档；3.4、各部门负责部门相关文件制定、审核、批准，涉及到多个部门的文件，由相关部门评审会签；3.5、文件的编写都应遵照本程序的指引进行。4、术语4.1、文件：信息及其承载媒体。指与质量管理体系运行有关的文件，包括质量手册、程序文件、质量计划、质量方针和质量目标、制度、标准、作业指导书或指示、产品规范、记录、法律法规及外来文件；4.2、程序文件：含有程序的文件；4.3、外来文件：组织以外提供，受组织控制和使用的文件；4.4、保密文件：有保密要求，规定只有获得授权的人员才可以接触和阅读的文件；4.5、受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料；4.6、资料：形成质量管理体系文件提供信息或数据的参考性文件，包括外来的、内部的与质量管理体系有关文件及新技术资料等。5、工作程序5.1、文件的编制5.1.1、手册内容页：目录、修订/发行记录、前言（企业慨况）、发布令、方针及目标、目的和适用范围、分章节叙述管理要素的管理要求及相关文件等；5.1.2、程序文件正文内容:含目的、适用范围、职责、定义、工作流程、相关文件、记录表格等，排版格式见5.1.4条；5.1.3、作业指导文件5.1.3.1、管理性文件:正文内容含目的、适用范围、职责、工作流程、相关文件、记录表格等；5.1.3.2、技术性文件的排版格式可自选,但同类文件排版格式需相同,便于阅读和管。l 文件的书写要求：首先要求字体是宋体；其次要求所用书写工具采用黑色的碳素墨水或油芯；最后要求部分文件没有收发登记表时，可采用归档文件反面签字形式处理。东莞市源晶光电科技有限公司.程序文件或管理文件程序或管理规定文件名称文件编号版 本页 次受控印章受控号（ ）制定： 年 月 日批 准审 核承 办修改： 年 月 日批准： 年 月 日1、 目的。2、适用范围。3、职责3.1。4、定义4.1。5、工作程序5.1。5.1.1。5.1.1.1。6、流程图7、相关文件7.1。 7.2。8、记录8.1。附件A附件B附件C5.1.4、程序文件和管理文件的格式5.1.5、程序文件和管理文件排版格式如下：（如因文件内容限制格式，可申请处理）格式内容要求制作软件Microsoft Word排版方向纵向页边距上下左右页边距分别是2.0、1.8、2.2、2.0厘米；页眉页脚边距分别是1.8、1.2厘米；装订线0厘米字体宋体字；文件名称使用加黑，一阶章节名及编号使用加黑，其他内容文字则一般采用不加黑字号题目:12号，文件内容:11号最近一次的修订内容加黑的斜体11号楷书行距1.5倍行距格式内容要求制作软件Microsoft Excel排版方向纵向页边距上下左右页边距分别是1.5、2、1.5、1.2厘米；页眉页脚边距分别是1.8、1.2厘米；字体宋体字；文件名称使用加黑，一阶章节名及编号使用加黑，其他内容文字则一般采用不加黑字号题目:12，文件内容:11最近一次的修订内容加黑的斜体11号字行距20-25倍行距5.1.6、各部门编写程序文件时，首先向文控中心索取编号，然后制定相关运作的流程控制图，贯穿“过程方法”的原则。 5.1.7、文件中关于职责的陈述只能用部门名称或职别头衔表示，而不允许使用个人姓名。5.1.8、程序组成部分是以肯定的语气来表达所要陈述的内容。5.1.9、程序的首页应为发放、批准栏、修订栏、审核栏未有项用“/”表示，见文件制定（修订/作废）申请单。5.2、 文件编号和标识5.2.1、 内部文件5.2.1.1、一阶文件：手册文件，编号：SC-QMS-M001，“SC ”源晶公司代号，“QMS”质量管理体系代号，“M”手册文件代号，“001”流水号；5.2.1.2、二阶文件：程序文件，编号：SC-P-的方式；“SC”源晶公司代号，“”体系类别代号，如：“QMS”表示质量管理体系，“P”程序文件代号，“”部门代号；“”“001”流水号；5.2.1.3、三阶文件：管理类文件、作业指导类文件, 管理文件的类别包括以下文件: 公司部门架构图、公司部门岗位能力要求、管理流程、管理规定、公司、部门岗位职责等。管理文件的编号:S-的方式, “S”标准文件代号，“”部门代号, “”文件分类代号, “”“001”流水号； 5.2.1.4、各部门代号：部门部门代号部门部门代号总经理01管理者代表02品质部03营销部04采购部05研发部06工程部07体系办08行政部09设备部10生计部11其它125.2.1.4.1、文件分类代号：分类代号分类代号制度类Z设备类R体系类T产品类C其它Q5.2.1.5、四阶文件：表格记录，含各类表格、标签等,编码规则:表格链接文件的编号，编号：T-的方式；“T”表单代号，“”部门代号, “”文件序列号， “”“0001”流水号，“”表单版本号；例：T08-S001-0001-A，表示：表单来源于品质部001标准文件的第0001份A版,独立表单的编码中文件序列号采用“P/S000”为代号,P或S根据文件分类选择。5.2.2、外来文件5.2.2.1、外来文件有其自己的编号规则，可以采用它本身的编号进行识别。没有编号的按如下规则对其编号识别和管理：WL-的方式；“WL”外来文件代号，“”部门代号, “”文件序列号， “”年度代号。如：WL-03-001-10，表示品质部在2010年受控的外来第一份文件。5.2.3、受控号编写：-的方式；“”部门代号, “”同一份文件发放数量。如03-02，表示同一份文件在品质部共发放2份。5.2.4保密文件加盖“保密”章。5.3、文件、表格版本控制5.3.1、受控文件的版本即文件发行时现行状态的代号，文件的版本号以A、B、C、D，的方式表示，表格的版本仅采用版本号来标识规定以A、B、C、Z的方式表示；5.3.2、文件内容页发生更改、修订时，变更版本号，在版本号上反映，每修订一次则版本号按顺序向后移动一个字母，如A变为B、B变为C、直至Z；5.3.3、文件修订内容应在文件申请单中简述记录，提示作业人员变更作业内容；5.3.4、外部受控文件只作版本状态登记及新版本取得后的更改，不负责版本修订。5.4、文件审批和修改5.4.1、文件的审批和修改规定5.4.1.1、文件原件由文控保存；5.4.1.2、质量手册、程序文件由管理者代表、总经理批准发布；5.4.1.3、三阶、四阶等文件由部门负责人批准发布；5.4.1.4、文件的原稿制作部门应定期对文件进行评审，当公司组织、产品、工作流程、法律法规要求等发生变化时，应考虑是否对文件进行适当的修订；5.4.1.5、文件的修订由原编制部门提出，按规定会签、审批，并注明文件修订状态。文件的修订页按原规定范围发放，做好发放记录并收回作废页；5.4.1.6、文件的文字或排版错误需要个别修改时，该文件的控制部门应保证所有文件均得到一致的修改（如手工划线修改，一般要求不大于3处）；5.4.1.7、部分文件换页页数超过总页数的30%或质量管理体系发生较大变动或其它情况需要时，应考虑修订文件，并改版。5.4.2、内部受控文件分发由文控统一编号，受控复印副本文件编号规则为：/， “”为部门代号（见5.2.1.4条，各部门代号），“”分发至某部门相同文件的总份数。5.4.2.1、有关部门人员在收到程序文件受控复印副本文件，应在“文控”保存的文件原件上签署姓名，文件管理人员将发放文件和份数和部门记录在“文件收发记录表”上。5.4.3 、凡文件因某原因盖了“参考用”印章或类似字样不能在受控文件中出现，必须先涂掉，再交文控派发。5.4.4、除了样品承认书和材料认可证书外，其余文件一概不接受附样品派发。5.4.5、作废的受控文件，除非要留下作参考，并且盖有“取消”印章,否则不可以随意保留；作废的受控文件由文控统一收回，并在“文件收发记录表”上明确记录，文件控制中心统一收回的作废受控文件，应当作销毁处理，前述保留在文件控制中心盖有“取消”印章的作废受控文件，一般保留期限为一年。5.4.6、文件保管期限规定表规定了每份受控文件的保管地点和保管时间。5.4.7、文件中心文员每月制作标准文件目录和程序文件清单列出所有这些文件的最新版本，经品质部负责人决定发行。5.4.8、如文件遗失或需要补充副本，相关部门须填写文件遗失申报表，和文件申请表，并由部门经理签署。文件中心将补发副本，申请部门在接收单上签收。5.4.9、外来文件的控制。5.4.9.1、外来文件分为3类，即：指示和技术资料类、记录和数据类、往来函件类。所有外来文件，按5.2.1、条的规定进行识别；5.4.9.2、上述外来文件，一般由接受部门保管。往来函件一般不发给其它部门。若有特别需要，应作为源晶公司所用文件的附页发出。属于记录和数据类的外来文件，如果需要，可以以原格式转发其它部门，不用转化为源晶的文件格式；5.4.9.3 、指示和技术资料类外来文件，只要是需公开展示或需转发其它部门作为源晶公司的指示或技术资料的，必须转化为源晶公司的文件格式。紧急时可以先用原格式发出作为参考，然后以前述原则发行正式文件。不需做公开展示或转发的，各收文部门自行保管。如果属于顾客财产，应按照顾客财产控制程序执行；5.4.9.4、外来文件有保密要求的，依据5.4.10条规定执行。5.4.10、保密文件的控制5.4.10.1、文件是否保密，由客户指示或公司相关规定决定；5.4.10.2、保密文件加盖“保密”章加以识别。保密文件应在确定需保密时，同时决定保密等级、有权阅读的人员、有权持有的部门。持有保密文件的部门和人员，有责任按保密规定确保未获授权的人员和部门不得接触、阅读或持有，确保保密文件的展示是恰当的；5.4.10.3、保密文件需分发给有关部门和人员时，必须由获得授权的人员进行，并确保不被不恰当地分发和展示；5.4.10.4、其它部门或个人因工作需要，经总经理批准后方可以阅读保密文件；5.4.10.5、保密文件的修订、发布、更换或撤销遵从一般受控文件的规定；5.4.10.6、保密文件作废后，必须由获得授权的人员进行回收保管或销毁。销毁时，以不得少于5份其他文件一起混和后由碎纸机销毁。有其它要求时，遵守其它要求。5.5、受控文件的管理要求5.5.1受控文件的管理要求5.5.1.1 文件的首页必须有制作人及审批人的签署、文件编号、日期、页数、版本号(如有需要)、版本修正史连同修正内容概要，以及文件派发表；5.5.1.2、 每页要有文件编号、页数版本号于右上角。若文件两面印有内容，按两页计算；5.5.1.3、每页的文件编号只可以有一个；5.5.1.4、文件的版本号要统一使用；5.5.1.5、同一份文件的纸张规格必须一致(样品承认书所附图纸、线路图和BOM所附的电脑纸除外)；5.5.1.6、要有固定表格的格式，包括附页；5.5.1.7、表格内的项目栏必须填写内容，若遇空白栏时，需有明确的表示如“/”或“N/A”等，表明此空白栏没有内容；5.5.1.8、受控文件不能用废纸制作，发给文件中心的文件必须是原稿。5.5.2、 发放部门的管理。5.5.2.1、对每个部门需要哪些受控文件及多少副本已有规定，每类受控文件的相关制作部门必须按此表的规定，在文件的首页列出分发部门，如有特殊情况，制作部门可以按文件内容的实际需要增加部门，但不可以擅自删减；5.5.2.2、分发部门，只接受部门名称或经理或主管以上职位名称，但不接受个人的姓名；5.5.2.3、若文件修订时,分发的部门必须与修订前的文件派发表一致。5.5.3、“程序文件清单”和“标准文件目录”的管理5.5.3.1、“程序文件清单”和“标准文件目录”每月派发一次。5.6、文件保管和