HENIRO与领导技能提高.doc

HENIRO与领导技能提高编者按：本文通过对日本LCA株式会社DIPS系统中对于交流技能方面的设计，分析了管理者领导技能之间的关系，并运用HENIRO的理念，为企业管理者提高自身的领导技能带来了新的思路。DIPS，是日本LCA株式会社专为丰田开发的白领人员业务管理体系，系统的目的在于改善这类知识型工作人员的工作方法，提高他们的工作效率。DIPS主要由三个部分组成，主要分为交流技能，时间管理技能和项目管理技能。其中，对于交流技能的设计，主要运用了HENIRO的理念，对业务进行分解，使自己的业务完成计划可视化，为企业管理者提高自身的领导技能带来了新的思路。HENIRO为Hear、Examine、Negotiate、Inform、Request、Operate的首字母缩写组合而成，具体的理念分解如下：Hear：学会听取DIPS系统中Hear是指在分解业务时是否需要听取别人的意见，听取意见不但可以拓宽自己思路，还可以找到更好的完成工作的方法，从而提高工作效率。现代的领导观更强调倾听的重要性，这样一是可以给人留下深藏不露、稳重含蓄和权威印象；第二可以充分了解下级，掌握大量事实材料；第三还可以建立一个好人缘。一般说来，下属不愿意表达意见，主要是怕顾忌多言出错，缺乏安全感，不畅所欲言；或者自己意见不被重视，也就宁可不说。因此，管理者在这方面需要加强重视，不能只是领导单方面发号施令，而应当让大家充分讨论，发表意见。在平时管理工作中，领导要创造一些条件，开辟一些渠道，久而久之，下属就会感到受重视，工作有热情，提高主观能动性。领导者不仅要通过各种方式征求意见、搜集看法，而且还要在制度上和措施上鼓励大家献计献策，正确的及时采纳，突出的给予奖励。如果下属煞费苦心提出的宝贵建议，领导者根本不认真对待，这就会严重挫伤大家积极性，以后也就不会再有人那样热心了。一些领导者认为人和是企业发展的保证，认为不吵不闹，没有反对意见，开会一致通过等表面现象即为人和。这种领导一般不愿看到下属之间发生任何争端，同样也不喜欢下属反对他的意见。如果有四五种意见提出来的话，领导会感到不知所措，然后就是说：今天很多很好的意见被提出来了，因为时间关系，会议暂时到此结束，以后有机会再慢慢讨论。想尽办法去追求人和，这样的领导忘了一件很重要的事：一致通过的意见不见得是最好的。Examine：调查了解实际情况Examine是指对于要完成的业务是否需要做调查、研究工作。调查是对于咨询部门由于业务量的增加如何提高工作效率而言的，例如，当客户打电话要求对某情况进行调查时，以前的做法是让员工非常客气地回答客户好的，明白了.DIPS 做法是从接电话的方法入手开始改革改变这种原原本本地按照客户要求马上开展工作的做法。虽然表面看来这种做法有可能降低服务质量，但事实上却恰恰相反，这样做的目的是为了更准确地满足客户的需要。因为，如果原原本本地按照客户对某情况进行调查的要求马上进行调查，那么凡是有关某情况的所有信息都需要自己来调查，其结果就是，内容可能会比较空洞，无法达到客户预期的结果。所以在接受任务之前，应该针对客户的要求，再多问一句：您要对某情况的哪一方面进行调查？这样仔细一问，就仅需要对某情况的其中一部分进行调查，从而避免做一些无用功。对于领导者而言，决策之前也需要调查实际情况。很多组织内部，员工不愿意谈及工作的事情，这就致使下属很多信息无法准确无误的传到上司哪里，这就意味着虽然领导做出了与组织和员工密切相关的许多决策，但却无法了解下属对任务的看法和反应。另外在布置任务给下属时，调查实际操作过程中存在的困难也很重要，而不是说一句我只注重结果，过程不管这样的话来要求下属。领导还要理解下属，多从下属角度出发，在下属完成工作工过程中，适当给予指导，条件允许的话，还应该跟下属共同完成任务。在上面的例子中，运用DIPS系统管理白领工作人员时，经理就是跟员工同吃同住，共同完成任务，这样既得到员工肯定，又鼓舞了士气，同时由于自己的参加，对于完成任务过程中的困难也有了实际认识。Negotiate：协商共同解决问题在分解任务之前是否有需要事先与他人协商的事项。在出现问题之前就进行协商，尽量减少工作中可以会出现问题，节约时间，减少走弯路，是DIPS提高效率所提倡的。领导在布置任务或者开展工作时，也要掌握协商技能。专权的领导，下属当面可能会怕，但是背后会怨声载道，这样的领导时间久了，工作也是无法开展下去。领导者在工作中要鼓励员工参与管理，建立同舟共济的团队，当下属出现与自己相左的意见时，不要一口否决或者大呼小叫，要耐心听下属解释，可能下属有的意见是不成熟的，作为领导可以补充一下自己的意见，供下属参考，本着协商的原则解决问题。Inform：对下属不明确的事情要告知领导布置任务时，要考虑是否有需要事先对他人告知的事项。DIPS做法是将参加工作的所有成员召集，讲清楚任务的目标，实现的渠道和完成的时间，让下属知道要做什么和怎么做是非常重要的。作为领导者要在理解的基础上传达事情和信息，告知时应尽量保证事情本身的正确性和合理性，保证它的传递明确、清楚、易懂。上情下达的指令性告知，部门、岗位间的服务指令性告知一般应有文字记录，以分清责任和避免失误。在传达过程中尽量减少沟通层次；另外，领导还要积极主动地与其他人沟通，以增进了解，改善关系，提高效率。领导者要灵活地运用告知方式的利弊，根据管理环境选择运用。例如，紧急情况下单向流通，非紧急情况下尽量双向交流，以取得行动的共识。Request：拜托别人做事，领导要学会授权Request意为是否有需要事先请求他人做的事项。作为领导时间是一定的，如何在有限的时间里提高工作效率，DIPS除了提供HENIRO原则之外，还提到了5个优先定理即最大限度的提高时间效率。在使用Request原则时，领导要学会授权，作为管理者很多事情需要自己去把握和处理，总觉得时间不够用，但如果领导把一部分任务分配给别人，那么时间上的压力会减轻不少。领导在授权的时候要讲究技巧，可以通过语言告诉下属，这件事情只有得到大家帮助才能完成。在给下属解惑时，不可不懂装懂，要承认自己不是什么都知道，告诉下属自己也是凡人，适当征求下属的意见，鼓励员工给自己意见。不高高在上的领导，更能使员工佩服，也乐于为其工作。另外，授权之后就不要越权，要充分相信下属，授权就像放风筝，要给它足够的空间去翱翔，领导的干涉只能挫伤员工积极性，使他们很难圆满完成任务。授权其实就是拜托下属完成任务，是得到下属的帮助，所以领导要以一颗感激的心来向员工表达自己的谢意。Operate：需要自己操作的事项，要尽力完成Operate是要明确有哪些需要自己操作的事项。需要领导自己完成的事情，要尽力去做，切不可开空头支票，取信于民是领导开展工作的基石。领导在做出承诺之前要深思熟虑。如果不能完全肯定自己能够完成，就不要承诺。按时完成自己的承诺对领导来说是取得下属信任的重要因素。如果一旦发生无法实现的承诺，领导就应该尽快开诚布公地与被承诺员工重新进行商洽，这样的话，即使无法实现，员工也可能相