办公自动化教程(全套课件)

第1章办公自动化 办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式 以提高工作效率及管理水平 使办公系统达到信息灵通 管理方便 决策正确为目的 办公自动化是一个多学科互相交叉 互相渗透的系统科学与工程 并以计算机 通信 自动化技术作为支持技术 是现代信息社会的重要标志 它涉及行为科学 社会学 管理科学 系统工程学 人机工程学等多种学科 1 1办公自动化概述1 2办公自动化的模式1 3办公自动化的技术结构1 4办公自动化系统的建设1 5办公自动化的发展 1 1办公自动化概述1 1 1什么是办公自动化1 1 2办公自动化的特点1 1 3办公自动化的功能1 1 4办公自动化的意义1 1 5办公自动化的任务 1 1 1什么是办公自动化办公自动化是一门综合性技术 它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统 1 1 2办公自动化的特点1 办公自动化是一门综合性的学科2 办公自动化是一个人机信息系统3 办公自动化是对信息处理的一体化过程4 办公自动化可以提高办公效率和办公质量 1 1 3办公自动化的功能1 完善的文字处理功能2 较强的数据处理功能3 语音处理功能4 图像处理功能5 通信功能 1 1 4办公自动化的意义1 实现办公活动的高效率 高质量2 实现办公信息处理的大容量 高速度3 实现办公过程的智能化 1 1 5办公自动化的任务1 事务处理2 信息管理3 辅助决策 1 2办公自动化的模式1 2 1传统办公模式1 2 2现代办公模式 1 2 1传统办公模式1 信息流模式2 过程模式3 数据库模式4 决策模式5 行为模式 1 2 2现代办公模式1 2 2 1办公室的分类1 确定型事务处理办公室2 非确定型决策处理办公室3 混合型处理办公室 1 2 2 2办公自动化系统的层次模型1 事务型办公自动化系统 1 事务型办公自动化系统的功能 文字处理功能 个人日程安排 行文 文件 办理 函件处理 文档资料管理 编辑排版 电子报表 其他数据处理 2 事务型办公自动化系统的组成事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备 复印机 打印机 传真机 印刷系统 缩微系统 会议用各种录音设备和投影仪等 简单的通信网络 独立支持它的具有各种基本功能的软件 小型关系型数据库软件及专用软件等 等组成 2 管理型办公自动化系统 1 管理型办公自动化系统的功能管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外 还要完成信息管理工作 它侧重于面向信息流的处理 即工业 交通 农贸等经济信息流的处理 人口 环境 资源等社会信息流的处理 以及公文文件类型的信息流的处理 2 管理型办公自动化系统的组成在事务型办公用基本设备的基础上 增加高档微机和工作站设备 通信设备 它使用的设备比事务型的设备级别要高 而且复杂 各部门间有很强的通信能力 除通用 专用软件外 还要求有自己的信息管理系统 在事务型办公系统的基础上加入专用数据库 3 决策型办公自动化系统 1 决策型办公自动化系统的功能决策型办公自动化系统以事务处理 信息管理为基础 主要具有决策和辅助决策的功能 其功能的强弱反映了该系统水平的高低 其数据库还包括模型库 方法库 知识库和专家库等 2 决策型办公自动化系统的组成设备在综合通信网的支持下工作 其软件在管理型办公自动化系统的基础上 扩充了决策支持功能 它具有完善的通信网络 包括本部门的专用网络和公共网络 现代办公活动中突出地体现了 通信化 计算机化 自动控制化 它将形成一个强大 高效率的信息网 是信息社会的中枢 信息经处理后服务于整个办公领域 大大提高了工作效率 而办公自动化的普及和发展 使人们从重复的简单劳动中解放出来 将精力投入到其他有创造性的工作中 促进了整个社会的发展 最终将加快全社会的自动化 生产自动化 办公自动化 家庭自动化 进程 1 3办公自动化的技术结构1 3 1办公自动化的主要技术结构1 3 2办公自动化的支持技术 1 3 1办公自动化的主要技术结构1 从自动化发展水平看其技术结构 1 任务自动化 2 运行自动化 3 管理自动化2 从自动化发展程度看其技术结构 1 半自动化技术 2 综合自动化技术 3 高级自动化技术 1 3 2办公自动化的支持技术1 计算机技术2 通信技术3 自动化技术 1 4办公自动化系统的建设1 4 1办公自动化系统的建设原则1 4 2办公自动化系统的规划1 4 3办公自动化系统的管理 1 4 1办公自动化系统的建设原则办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥 量力而行 统筹规划 分期建设 突出应用 做好服务 因地制宜 从简到难 1 4 2办公自动化系统的规划1 规划的制定 1 任务需求调查 2 办公环境调查 3 系统分析 4 设备选择分析 5 可行性论证 2 规划的可行性分析 1 技术分析 2 经济分析 3 社会分析3 可行性报告 1 目标 2 资源 3 结论 1 4 3办公自动化系统的管理1 运行管理 1 系统的日常管理 2 系统的日志 3 系统的修改2 运行检查 1 系统整体功能的检查 2 系统资源利用率的检查 3 系统评价 1 5办公自动化的发展1 5 1办公自动化的现状1 5 2办公自动化的未来 1 5 1办公自动化的现状一些发达国家已实现较高程度的自动化 以美国和日本为例 办公室已高度自动化 办公自动化系统已实现智能化 以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来 形成统一的大型信息管理系统 但是也应该看到 由于政治 经济等方面的原因 办公自动化在全球范围的发展是不平衡的 在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展 1 5 2办公自动化的未来1 办公自动化设备不断涌现2 人机界面不断改进3 办公自动化系统集成技术4 办公自动化系统引入了多媒体技术5 现代化通信技术提高了办公自动化系统的效能 办公自动化的发展趋势可总结为 办公自动化设备向高性能 多功能 复合化和系统化发展 办公系统向数字化 智能化 无纸化 综合化发展 多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展 网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强 全球网络体系将逐步完善 办公自动化第2章信息处理 2 1信息处理方式2 2多媒体技术2 3计算机病毒 2 1信息处理方式信息管理是对信息系统进行监督和控制的全过程 而该系统的任务就是采集 输入 处理 复制 分发 存储 销毁信息等 2 1 1字符处理2 1 2表格处理2 1 3语音处理2 1 4图形图像处理2 1 5电子会议2 1 6缩微系统2 1 7数据库2 1 8人工智能 2 1 1字符处理1 数字编码数字编码是将汉字按拼音或笔划排序 然后给每个汉字赋予一个数字编号 编码 数字编码的特点是不产生重码 编码难记 不易推广 2 字音编码字音编码法是将汉字拼音作为编码 它对大部分人来讲较易掌握 但由于汉字中重音字多 所以这种编码重码率多 影响输入速度 常见的字音编码法有全拼拼音编码 压缩拼音编码和双拼拼音编码 3 字形编码字形编码法是将汉字字形信息分解归类而给出编码 五笔字型便是这种编码法 4 形音编码这类输入法在编码中利用了部首 笔画 拼音 笔顺 声调等汉字信息 重码率低 这些汉字信息与人们的汉字常识十分接近 2 1 2表格处理1 表格的结构表格由三部分组成 表首 表体和表尾 表首包括表头与表首标志 表体是整个表格的实体 表示该表用途的主要信息 表尾则含有注脚等信息 表格中的数据主要有两种类型 一是文字型数据 二是数值型数据 分为原始数据和结果数据两种 2 电子表格用计算机进行表格处理 通过键盘和鼠标在屏幕上完成表格的设计 处理 制作等全部操作 实现了表格处理中各个环节的自动化 2 1 3语音处理1 概述语音处理就是利用计算机对语音进行处理的技术 一是要赋予计算机 讲话 的能力 即语音合成技术 二是要使计算机具有 听懂 的能力 即语音识别技术 2 语音的识别与合成 1 语音合成语音合成是模仿人的语言生成过程 其做法包括波形存储法和参数合成法 2 语音识别语音识别是模仿人的语言识别过程 计算机对语音识别也有两种方法 一种是样板匹配法 另一种方法是按一定规则把测得的语言特征进行计算 转译成单词 短语和句子 此法较复杂 但有较好的发展前景 语音识别系统的复杂性取决于三方面的因素 词汇表的大小 能识别任何人讲话还是只能识别训练该系统人的讲话 能识别的语音是孤立的单词还是连续不断的讲话 2 1 4图形图像处理计算机的图形处理功能是指使用计算机进行图形设计与处理 图像处理功能是指能够输入照片 签字等图像 并能对这些图形进行分析处理 1 图形处理2 图像处理 2 1 5电子会议电子会议是物理地点分散的人们通过PC机终端进行的会议 它可分为以下3种 1 电话会议2 通信会议3 视频会议 2 1 6缩微系统缩微系统是基于图像的把纸文件或计算机生成的信息记录缩小到一个胶片上的系统 为信息存储提供了新的长期的存储介质 2 1 7数据库数据库是以一定的组织方式集中起来保存在计算机外存中的数据 这些数据有着它们内在的组织结构和联系 具有综合性和通用性 可供许多部门和用户使用 可实现数据共享 数据是自动管理和维护的 其管理和维护由数据库管理系统 DBMS 来实现 2 1 8人工智能1 知识库知识库是指存储在计算机外存设备上的数据化知识 知识库系统由知识库和知识库管理系统组成 这些知识由知识库管理系统统一管理 2 专家系统基于知识的系统称为专家系统 3 决策支持系统决策支持系统 DSS 是用以辅助各级管理者进行正确决策的系统 2 2多媒体技术2 2 1多媒体的基本概念2 2 2多媒体与数据压缩2 2 3应用实例 视频会议NetMeeting 2 2 1多媒体的基本概念多媒体 Multimedia 是融合两种以上媒体的人 机交互式信息交流和传播媒体 具有信息交流和传播媒体的功能 1 超文本的概念在处理文本文件时把文本中遇到的其他相关文本组织在一起的方法 让计算机能够响应人的思维以及能够方便地获取所需要的信息 称为超文本 Hypertext 其真正含义是 链接 的意思 用来描述计算机中的文件的组织方法 后来人们把用这种方法组织的文本称为 超文本 2 2 2多媒体与数据压缩由于多媒体的数据量很大 因此在加大存储器容量的同时 还要对数据采用压缩的方法以减少存储容量 数据压缩可分成两种类型 一种叫做无损压缩 另一种叫做有损压缩 无损压缩是指使用压缩后的数据进行重构 还原 解压缩 重构后的数据与原来的数据完全相同 有损压缩是指使用压缩后的数据进行重构 重构后的数据与原来的数据有所不同 但不会让人对原始资料表达的信息造成误解 有损压缩适用于重构信号不一定非要和原始信号完全相同的场合 现在普遍使用的压缩软件有WinZip和WinRAR两种压缩软件 下面以WinRAR为例说明压缩软件的使用 首先选中压缩目标 右键单击该目标出现快捷菜单 图2 4压缩快捷菜单 图2 5 档案文件名字和参数 对话框 解压缩时 首先选中解压缩目标 右键单击该目标出现快捷菜单 图2 6解压缩快捷菜单 2 2 3应用实例 视频会议NetMeeting NetMeeting是基于网络的一种全新的通信方式 由微软公司开发 它可用于视频会议 其功能十分强大 集成了许多有用的功能方便用户上网使用 如实时语音 视频 共享程序 白板 发送文件等 2 2 3 1NetMeeting的功能2 2 3 2NetMeeting的按钮和图标NetMeeting的按钮和图标 2 3计算机病毒2 3 1计算机病毒概述2 3 2计算机病毒的特点2 3 3计算机病毒的分类 2 3 1计算机病毒概述计算机病毒是 种为了某种目的而蓄意编制的 可以自我繁殖 传播 具有破坏性的计算机程序 计算机病毒是依靠传播媒介的携带才得以迅速传播的 其主要传播媒介有磁性 光性存储器 软盘 硬盘 光盘等 和计算机网络 2 3 2计算机病毒的特点1 隐蔽性2 传染性3 潜伏性4 破坏性5 寄生性 2 3 3计算机病毒的分类1 按病毒的破坏性分类 可以分为良性病毒和恶性病毒两类 2 按病毒的感染对象分类 可以分为引导型病毒 文件型病毒和混合型病毒三大类 3 按病毒的连接方式分类 可以分为源码型病毒 入侵型病毒 外壳型病毒和操作系统型病毒四类 此外 最近几年比较流行的还有宏病毒 网络病毒等 宏病毒是一种感染数据文件的病毒 按感染对象分类应属于文件型病毒 网络病毒是一种利用网络进行传播或运行的病毒 由于计算机网络 尤其Internet 的应用日益广泛 因此给病毒的传播提供了新的途径 也给病毒的攻击提供了新的目标 网络中的计算机系统 2 3 4计算机病毒的危害性 1 破坏文件分配表 造成磁盘上的信息丢失 2 修改内存中操作系统的有关参数 使系统无法正常工作 3 破坏磁盘文件 4 减少内存的可用空间 5 系统空挂 占用系统资源造成系统瘫痪 6 破坏系统的硬件 造成计算机的损坏 2 3 5计算机病毒的预防与清除1 计算机病毒的预防 1 应保证使用无毒的操作系统盘启动系统 2 对系统盘及其他含有重要数据的软盘进行写保护 3 不用外来磁盘 若必须使用 则应先进行病毒检测 确信无毒后方可使用 4 联网使用的计算机要经常进行病毒检测 安装动态病毒检测软件 5 对于来历不明的E mail 应慎重阅读 6 使用计算机游戏程序时应小心 有些游戏软件在多次复制过程中可能被病毒感染 7 对于重要软件 应及时做备份 以防被病毒破坏后造成损失 8 经常使用杀毒工具检查系统 以便及时发现和消除病毒 2 计算机病毒的检测与清除一般有两种方法 人工消除方法和软件自动消除方法 1 人工消除方法人工消除病毒只有专业人员才能进行 它是利用实用工具软件对系统进行检测 消除计算机病毒 2 软件消除法软件消除法是利用专门的防治病毒软件 对计算机病毒进行检测和消除 第3章Windows2000操作系统 3 1操作系统简介3 2Windows2000概述3 3Windows2000桌面系统3 4Windows2000资源管理器3 5Windows2000附件程序3 6Windows2000系统环境设置3 7Windows2000与Windows98的区别 3 1操作系统简介3 1 1操作系统概念3 1 2操作环境3 1 3常用的操作系统 3 1 1操作系统概念操作系统是最重要的系统软件 主要完成3个方面的工作 即管理资源 控制输入输出处理 实现用户与计算机之间的通信 3 1 2操作环境操作环境是指用户使用计算机时的操作界面 3 1 3常用的操作系统常用的操作系统有DOS Windows UNIX等 3 2Windows2000概述完整的Windows2000系列包括以下4个部分 1 Windows2000Professional2 Windows2000Server3 Windows2000AdvancedServer4 Windows2000DatacenterServer 3 2 1Windows2000操作系统特点3 2 2基本术语3 2 3Windows2000的启动和关闭 3 2 1Windows2000操作系统特点1 图形用户界面2 抢占式 多任务 多线程的系统3 链接与嵌入4 所见即所得5 即插即用6 更丰富的应用程序7 支持网络 8 多媒体功能9 真正的32位操作系统10 强大的内存管理功能11 全面汉化的中文版软件12 动态的 开始 菜单13 可选的打开方式14 我的文档15 实用的多语言技术 3 2 2基本术语3 2 2 1图标3 2 2 2活动窗口Windows中一个窗口实际上就是一个正在运行的程序 你可以打开多个窗口 但只有一个窗口是当前窗口 即活动窗口 3 2 2 3桌面Windows操作系统启动完成后 屏幕上的最大空间就是桌面 桌面上一般有任务栏 图标和背景 桌面是一个隐藏的目录 C WINNT Desktop 3 2 2 4窗口1 什么是窗口Windows系统为正在执行的任务在屏幕上打开的有固定组成 固定操作方式的矩形区域称为窗口 2 窗口和图标图标是Windows系统中的对象标识 双击图标便可以打开相应的窗口 3 多窗口在桌面上的显示方式4 窗口的种类 1 应用程序窗口 2 文档窗口 5 窗口操作 1 边框和窗口大小的调整 2 窗口中的栏窗口中有标题栏 菜单栏 状态栏 滚动栏和工具栏等 3 窗口中的按钮和窗口的最大化 最小化及关闭 3 2 2 5菜单1 窗口菜单图3 4窗口菜单 2 执行菜单命令 1 灰色 命令 2 后面带 命令 3 前面带 命令 4 前面带 命令 5 后面带 右三角 命令 6 右边有快捷键命令 3 快捷菜单选中所要进行操作的对象 单击鼠标右键 弹出快捷菜单 4 控制菜单控制菜单位于标题栏最左端 用户可以用鼠标单击或用组合键Alt 空格键打开 5 开始 菜单 开始 菜单的主要功能是组织和启动各种程序 包括系统附属程序 系统管理程序和外部应用程序 3 2 2 6对话框对话框一般由显示框 文本框 列表框 复合框 复选框 选项按钮 单选钮 命令按钮 非连续控制量调整按钮 连续控制量调整按钮和帮助按钮组成 3 2 2 7任务栏1 任务栏的组成和功能任务栏由 开始 按钮 快速启动区 任务控制区和状态控制区组成 2 任务栏快捷菜单 3 2 2 8文件夹文件夹是组织计算机资源的工具 可包含子文件夹 子目录 及程序 文档 打印机和磁盘等对象 用图标表示 图标下方均有该对象的描述 其层次结构为 树型 结构 3 2 2 9文件文件是存放在磁盘上的一组相关信息的集合 包括文档 图像及数据信息等 文件是按所含信息的类型进行分类的 3 2 2 10文档文档是某种应用程序内的一类文件 它没有菜单栏 需要共享应用程序的菜单栏 3 2 2 11剪贴板剪贴板是Windows程序或文件之间传递信息的临时存储区 它可实现各应用程序之间交换信息 而且信息可以被粘贴多次 所有剪贴板上的信息一直保存到对剪贴板内容进行修改 覆盖 删除或退出Windows为止 3 2 2 12对象Windows2000为了便于管理 将系统中的软件和硬件均称为对象 如文件 文档 文件夹 图标 打印机 软盘 硬盘或光盘等 3 2 3Windows2000的启动和关闭1 Windows2000的启动2 Windows2000的关闭 3 3Windows2000桌面系统3 3 1Windows2000窗口3 3 2Windows2000菜单3 3 3应用程序的启动和退出3 3 4运行DOS应用程序3 3 5Windows2000帮助系统 3 3 1Windows2000窗口3 3 1 1窗口结构窗口结构包括 边框 窗口标题 窗口 标题栏 菜单栏 水平滚动条和垂直滚动条 尺寸控制角 文件及文件夹图标 3 3 1 2鼠标和键盘的使用操作鼠标左键可进行选中 执行等操作 按鼠标右键 将出现选定目标的快捷菜单 常用的组合键 1 Alt 空格键2 Esc键3 Tab键4 PageUP PageDown键5 热键6 快捷键 3 3 1 3移动窗口和改变大小1 移动窗口2 改变大小3 3 1 4多窗口使用1 排列窗口 1 层叠窗口 2 横向 纵向平铺窗口 2 多窗口的切换 1 使用任务栏切换 2 用鼠标进行窗口切换 3 用键盘快捷键切换3 3 1 5关闭窗口 3 3 2Windows2000菜单1 菜单的操作2 开始 菜单在 开始 菜单中一般包含以下项目 1 程序 2 文档 3 设置 4 搜索 5 帮助 6 运行 3 3 3应用程序的启动和退出1 应用程序的启动 1 利用 开始 菜单来启动应用程序 2 利用 资源管理器 来启动应用程序 3 利用 我的电脑 来启动应用程序2 非执行文件与应用程序的关联将非执行文件与打开它们的应用程序之间建立起来的联系 我们称为 关联 3 3 4运行DOS应用程序运行DOS程序的方法有以下3种 1 打开含有DOS程序的文件夹窗口 在该窗口中双击应用程序图标即可 2 单击 开始 菜单中的 运行 命令 在 运行 对话框中的 打开 文本框内输入DOS应用程序的路径和名称 单击 确定 按钮即可 3 单击 开始 菜单中的 程序 子菜单 选择 附件 子菜单中的 命令提示符 命令 屏幕上将出现一个MS DOS命令窗口 用户可以在其中输入DOS命令或运行DOS应用程序 3 3 5Windows2000帮助系统帮助系统实际上是一种超文本系统 相关题目在逻辑上是互联的 用户可从一个主题跳到另一个主题 同时保持所在路径 可以帮助用户迅速获得需要的帮助信息 3 4Windows2000资源管理器3 4 1资源管理器基本术语3 4 2启动资源管理器3 4 3资源管理器窗口3 4 4文件夹的使用及文件管理3 4 5查看对象属性 3 4 1资源管理器基本术语1 长文件名2 快捷方式它不是文件夹或文件 是指向文件夹或文件的一个链接 创建一个快捷方式 实际上是在硬盘上创建一个扩展名为 LNK的文件 3 4 2启动资源管理器资源管理器程序可以用6种方法启动 3 4 3资源管理器窗口在 地址 下拉式列表框中 可以显示出桌面上和 我的电脑 中的项目 在窗口左边的是 文件夹列表 滚动式列表框 其中将出现所选项目的下级所有文件夹 在窗口右边的是 文件列表 滚动式列表框 用来显示左边被选中文件夹中的内容 如下图所示 图3 14资源管理器窗口 3 4 4文件夹的使用及文件管理文件名和文件夹名最多可以由255个字符组成 文件名中可以使用空格 但不许使用 等符号 3 4 4 1创建新的文件夹3 4 4 2文件或文件夹的选择1 选择单个文件或文件夹2 选择连续的多个文件3 选择不连续的若干文件4 选择全部文件和文件夹5 反向选择 3 4 4 3文件的移动和复制 移动 是指文件从原来位置上消失 而出现在指定的新位置上 而 复制 是指原来位置上的文件保留不动 而在指定的新位置上建立原有文件的拷贝 3 4 4 4文件的剪切与粘贴3 4 4 5删除文件或文件夹3 4 4 6恢复删除的文件1 恢复文件2 调整回收站的大小3 清理回收站 图3 17 回收站 窗口 图3 18 回收站属性 对话框 3 4 4 7文件或文件夹的重命名3 4 4 8创建快捷方式 3 4 5查看对象属性1 计算机系统属性2 磁盘驱动器属性3 查看 设置或修改文件或文件夹的属性 图3 22文件夹或文件属性对话框 3 4 6查找文件 文件夹和应用程序3 4 7磁盘操作磁盘的操作命令主要有 复制磁盘 和 格式化 两个 3 5Windows2000附件程序3 5 1Windows2000文字处理程序1 写字板写字板是一个用于文字处理的编辑器 用写字板建立的文件的后缀为 RTF 2 记事本记事本是一个小型的 简单的文本编辑器 记事本文件以 TXT为扩展名 文件最大极限为50000字 3 5 2Windows2000图形处理程序1 绘图编辑处理2 保存文件 3 6Windows2000系统环境设置Windows2000系统环境可以进行调整和设置 这些功能主要集中在 控制面板 窗口中 3 6 1控制面板的启动3 6 2日期和时间的设置3 6 3键盘环境设置3 6 4鼠标环境设置3 6 5声音参数和多媒体环境设置3 6 6区域设置3 6 7显示器环境设置3 6 8添加 删除程序 图3 30 控制面板 窗口 图3 31 日期 时间属性 对话框 图3 32 键盘属性 对话框 图3 33 鼠标属性 对话框的 鼠标键 选项卡 图3 34 鼠标属性 对话框的 指针 选项卡 图3 37 区域选项 对话框 3 6 7显示器环境设置1 背景 选项卡2 屏幕保护程序 选项卡3 外观 选项卡4 设置 选项卡5 Web选项卡6 效果 选项卡 3 6 8添加 删除程序1 更改或删除程序2 添加 删除Windows组件3 添加新程序 3 7Windows2000与Windows98的区别1 更易使用2 更易管理3 更兼容4 更有力3 7 1Windows2000与Windows98在Web集成设置上的区别3 7 2Windows2000与Windows98的其他区别 3 7 1Windows2000与Windows98在Web集成设置上的区别Windows2000与Windows98都具有Web集成的功能 但设置方法不同 1 Windows2000下Web集成功能的设置方法2 Windows98下Web集成功能的设置方法 图3 47Windows2000的 文件夹选项 对话框 图3 48Windows98的 文件夹选项 对话框 3 7 2Windows2000与Windows98的其他区别3 7 2 1 我的电脑 的工具栏与Windows98比 Windows2000的 我的电脑 在标准工具栏上增加了3个按钮 即 历史 搜索 和 文件夹 通过单击这些按钮可以在 我的电脑 的主窗口左边打开相应的窗格 这些按钮的增加方便了用户的使用 3 7 2 2网上邻居在Windows98中 当打开 网上邻居 窗口后 首先看见的是本机所在的整个工作组或域 而在Windows2000中 当打开 网上邻居 窗口后 首先发现的是 邻近的计算机 图标 它相当于Windows98里的工作组 Windows2000中的 网上邻居 可以自动将访问过的网络连接生成快捷方式 Windows2000允许UNIX用户使用网络中的打印机 3 7 2 3Windows2000系统属性Windows2000的 系统特性 对话框与Windows98的 系统属性 对话框相比 增加了 网络标识 硬件 和 高级 等选项卡 1 Windows2000用户管理Windows2000在用户管理方面相对于Windows98的改进主要就是要求用户在使用计算机之前必须有一个账户 Windows2000将所有的账户管理都放在了 控制面板 中 可以在两个地方找到 2 其他新增功能 1 跟踪文档 2 自定义工具栏 3 节省电源 4 自动红外支持 5 驱动程序支持 6 新硬件支持 办公自动化第4章Word2000 4 1Word2000简介4 2文档的管理4 3编辑文档4 4格式化文档4 5图形处理4 6表格处理4 7Word2000的其他功能 4 1Word2000简介4 1 1Word2000的功能4 1 2Word2000的工作窗口4 1 3Word2000的帮助功能 4 1 1Word2000的功能 1 Word2000提供了图形化 操作简单的用户界面 2 具有快速 高级的版面设计功能 3 具有快速的制作表格的功能 并能完成基本的表格数据运算 还能利用MicrosoftGraph产生各种类型的图表 4 具有多个窗口功能 一个文件既可以在两个窗口中打开 也可以在多个窗口中打开不同文档 5 可利用MicrosoftEquation来编辑各种数学公式和方程式 6 具有动态的联机帮助功能 7 可利用宏命令 将多步操作用一个键盘操作或一个按钮来完成 8 在Word中使用Web工具栏 可迅速打开 查找及浏览各种网页 并能在Web向导的帮助下 制作各种Web页 4 1 2Word2000的工作窗口Word2000的工作窗口包括标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 滚动条 状态栏及工作区等 图4 1Word窗口 4 1 3Word2000的帮助功能用户可以通过帮助命令 Office助手 即时帮助及直接访问Web获得帮助信息 1 帮助命令2 即时帮助3 Office助手4 自动提供 名字标签 的帮助 4 2文档的管理4 2 1创建和保存文档4 2 2打开和关闭文档4 2 3打印文档 4 2 1创建和保存文档1 创建新文档2 保存文档 4 2 2 1打开文档1 在 我的电脑 或 资源管理器 中打开Word文档2 在Word中打开文档 1 用菜单命令打开文档 2 用工具栏按钮打开文档 3 用快捷键打开文档 4 使用 文件 菜单中列出的文档名4 2 2 2关闭文档 4 2 3打印文档1 打印预览2 打印文档 图4 6 打印 对话框 4 3编辑文档4 3 1中文输入法介绍4 3 2文档编辑 4 3 1中文输入法介绍1 中西文输入状态的切换2 选择中文输入方法3 中文输入法状态行按钮 4 3 2文档编辑4 3 2 1文档的录入 1 插入特殊符号 2 插入空行 3 插入一个文档4 3 2 2文本对象的选择 要遵循 先选择 后操作 的原则 1 选择一个单词 2 选择一个句子 3 选择一行文本 4 选择连续多行文本 5 选择一个段落 6 选择一个矩形文字块 7 选择一大块文本 8 选择整个文档 9 取消文本选择 4 3 2 3删除 复制和移动文本1 删除文本2 复制文本 1 用鼠标拖曳复制 2 用剪贴板复制 3 用组合键Shift F2复制3 移动文本 1 用鼠标拖曳移动 2 用剪贴板移动 3 用功能键F2移动 4 3 2 4撤消与恢复操作4 3 2 5重复操作4 3 2 6查找和替换操作执行 编辑 菜单中的 查找 命令或按Ctrl F键 屏幕会显示 查找和替换 对话框中的 查找 选项卡 4 4格式化文档4 4 1格式化字符4 4 2格式化段落4 4 3格式化页面4 4 4文档的视图模式4 4 5模板与样式 4 4 1格式化字符格式化字符的操作包括设置字号 字体 字形 字符颜色 字符间距 字符升降 上标 下标及下划线等 执行 格式 菜单中的 字体 命令 就可以打开 字体 对话框 图4 13 字体 对话框 4 4 2格式化段落格式化段落是指对段落的外观进行设置 其主要包括设置段落的缩进 对齐方式 行间距 段落间距 自动编号 制表位及段落的边框和底纹等 图4 15 段落 对话框 1 段落的缩进段落的缩进是指将段落的左边界或右边界向页面中心移动的距离 段落有4种缩进方式 它们分别是 首行缩进 悬挂缩进 左缩进 和 右缩进 图4 16标尺 2 段落的间距3 段落的对齐4 段落分页控制5 边框和底纹通过 格式 菜单中的 边框和底纹 命令 对选定的段落添加各种边框或底纹 背景 图4 18 边框和底纹 对话框 6 首字下沉把段落的第一个字符设置成一个大型的下沉字符 以达到引人注目的效果 首字下沉有两种形式 一种为下沉式 另一种为悬挂式 图4 19 首字下沉 对话框 7 设置项目符号和编号Word具有在选中的段落前自动添加符号或编号的功能 执行 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令 打开 项目符号和编号 对话框 图4 20 项目符号和编号 对话框 图4 21 自定义项目符号列表 对话框 8 设置制表位设置制表位就是在标尺的不同地方设置垂直方向对齐的参考点 并可以用Tab键将任何字符或图片在垂直方向快速对齐 Word2000提供5种对齐方式的制表符 它们分别是左对齐 居中对齐 右对齐 小数点对齐 和竖线对齐 制表符 系统默认的对齐方式是左对齐 图4 22 自定义编号列表 对话框 图4 23 制表位 对话框 4 4 3格式化页面页面格式化操作主要包括页面的修饰 页眉 页脚及页码 页边距 页面方向 页面大小和分栏等的设置 1 页面设置2 页眉 页脚及页码页眉和页脚是在每一页顶部和底部加入的文字或图形 图4 24 页面设置 对话框 1 设置页眉和页脚 2 编辑页眉和页脚 3 设置不同版面的页眉和页脚 4 插入页码图4 28 页眉和页脚 工具栏 3 插入分隔符Word提供的分隔符有分页符 分节符和分栏符三种 1 分页符 2 分节符 3 分栏符 4 4 4文档的视图模式Word2000提供了普通视图 页面视图 大纲视图 文档结构图及Web版式视图等 1 普通视图普通视图是系统的默认视图方式 但看不到垂直标尺 分栏 页眉 页脚等有关页面布局的效果 也看不到用 绘图 工具画出的图形等 2 页面视图在页面视图中显示了与打印效果一样的版面 3 大纲视图在大纲视图下可以只显示标题 暂时隐藏标题下面的文本 4 Web版式视图它主要用于创作Web页 仿真Web浏览器来显示文档 5 文档结构图它可以显示文档结构的大纲视图 将文档窗口分为两部分 左边显示文档的各级标题目录 右边显示的是相应标题下的内容 4 4 5模板与样式1 模板模板就是预先设置好的文档处理框架的特殊文件 它的扩展名为 DOT 若用户在输入文档之前没有选择模板 则Word自动使用Normal dot模板文件 2 样式样式是文本格式信息的集合 一般包含标题 子标题和正文 1 查看和显示样式 2 新建样式 3 修改样式 4 删除样式 4 5图形处理4 5 1绘图4 5 2图片4 5 3艺术字4 5 4文本框 4 5 1绘图利用 绘图 工具栏直接在文档中绘制图形 图4 32 绘图 工具栏 1 绘制自选图形2 画直线 箭头 矩形 椭圆3 选择图形4 编辑图形 1 改变图形大小 2 移动图形 3 改变图形角度 4 改变图形形状 5 在图形中添加文字 4 5 2图片1 插入图片2 编辑图片 1 改变图片大小 2 剪裁图片 3 其他3 图文混排 4 5 3艺术字1 插入艺术字2 编辑艺术字4 5 4文本框文本框是一个排版工具 是一个独立的编辑排版区域 1 插入文本框2 编辑文本框 1 用鼠标调整文本框 2 用对话框调整文本框 3 给文本框设置边框和底纹 4 删除文本框 4 6表格处理Word中的表格是由若干行和列组成 行和列交叉构成单元格 单元格是表格的基本组成单位 4 6 1创建表格4 6 2编辑表格内容4 6 3格式化表格4 6 4创建图表 4 6 1创建表格1 用工具栏创建表格2 用菜单创建表格3 用 表格和边框 工具栏创建表格4 由文本创建表格 4 6 2编辑表格内容1 选择单元格 行 列或表格选择一个单元格 选择表格中的一行 选择表格中的一列 选择多个单元格 多行或多列 选定表格2 插入单元格 行或列 3 删除操作 1 删除表格行或列 2 清除表格行或列的内容 3 删除单元格4 移动 复制操作 5 调整表格的行高 列宽 1 用菜单调整 2 用鼠标调整 3 用工具栏调整6 单元格的拆分与合并 1 合并单元格 2 拆分单元格 3 拆分表格 4 6 3格式化表格1 自动套用格式Word预先定义了许多种现成的表格格式 用户可以直接套用 对表格外观进行处理 2 边框和底纹用自动方式创建的表格格线是用虚线表示的 若要打印表格线 则必须对表格进行边框设置 3 设置表格对齐方式及文字环绕方式4 6 4创建图表 4 7Word2000的其他功能4 7 1插入数学公式4 7 2拼写检查和自动更正4 7 3自动图文集 4 7 1插入数学公式执行 插入 菜单中的 对象 命令 打开 对象 对话框 双击 对象类型 列表中的 Microsoft公式3 0 项启动公式编辑器 屏幕上显示公式编辑窗口及 公式 工具栏 图4 40公式编辑窗口及 公式 工具栏 4 7 2拼写检查和自动更正1 拼写检查当用户输入英文文档时 Word可以自动进行拼写检查和语法检查 若找不到则在该单词下面自动画上红色波浪线2 语法检查当文档中出现语法错误时 就会自动画上绿色波浪线 3 自动更正Word的 自动更正 功能可以用于纠正输入操作时的错误 也可以将一个经常出现的较复杂的词或句子用一个简单代码进行重新定义 图4 41 自动更正 对话框 4 7 3自动图文集自动图文集是常用的文本 表格 图形等信息的集合 1 创建新词条2 在文本中插入词条3 删除旧词条 办公自动化第5章Excel2000 5 1Excel2000简介5 2表格的建立 编辑与格式化5 3基本操作5 4图表5 5打印5 6数据库 5 1Excel2000简介5 1 1Excel2000的功能1 快捷的报表编辑能力2 分析能力3 图表能力4 连接和合并能力5 图像嵌入和链接能力6 数据库管理能力5 1 2启动和退出Excel20001 启动Excel20002 退出Excel2000的方法 5 2表格的建立 编辑与格式化5 2 1Excel2000的工作界面5 2 2工作簿 工作表和单元格 图5 1Excel2000窗口 1 工作簿工作簿是Excel存储数据的基本单位 一个工作簿中可以有多张不同类型的工作表 一个工作簿最多可以有255个工作表 系统默认每打开一个工作簿会同时打开3个工作表 分别为Sheet Sheet2和Sheet3 2 工作表一张工作表是由65536个行 行号由上到下 从1到65536编号 256个列 列号由左到右采用字母编号 从A到IV 组成的一个表格 行 列交叉位置称为单元格 3 单元格单元格是Excel的基本操作单位 每个单元格最多可存放32000个字符 一个工作表有65536 256个单元格 每个单元格都有固定地址 4 活动单元格当前正在操作的单元格称活动单元格 改变活动单元格的方法如下 1 鼠标法 2 定位法 3 键盘法5 单元格内容 5 3基本操作5 3 1文件操作5 3 2创建工作表5 3 3使用工作表5 3 4编辑工作表5 3 5复制 移动和删除数据5 3 6格式化工作表5 3 7模板和样式5 3 8数据保护5 3 9公式与函数 5 3 1文件操作1 新建工作簿其默认文件名为Book1 XLS 2 保存工作簿3 关闭工作簿4 打开工作簿执行 窗口 菜单中的 重排窗口 命令 选择排列方式 单击 确定 按钮可实现多个工作簿以不同的方式排列 5 3 2创建工作表5 3 2 1输入文本在单元格中 文本自动左对齐 要将数字作为文本输入 需要在输入的数字前加单引号 5 3 2 2输入数字输入负数 应在数字前面加上一个负号 数字自动右对齐 若输入数字超过当前单元格宽度 Excel2000会自动将其以科学计数法表示 若科学计数法仍然超出单元格的列宽时 屏幕上会出现 的符号 输入真分数时 先输入0和空格再输入分数 输入带分数时 整数与分数之间加一个空格 输入负数时 也可以用括号将数字括起 5 3 2 3输入日期和时间在输入日期时 用 或 连接年 月 日 在输入时间时 用 连接时 分 秒 若要输入当前的日期 按Ctrl 键 若要输入当前的时间 按Ctrl Shift 键 5 3 2 4快速输入数据1 填充复制填充复制是指将已经有的数据复制到周围的单元格中的方法 2 自动填充复制 1 使用自动填充复制 2 自定义序列 5 3 3使用工作表1 选择工作表 1 选择多个相邻的工作表 2 选择多个不相邻的工作表2 添加工作表3 删除工作表 4 移动和复制工作表 1 在工作簿内移动工作表 2 在工作簿之间移动工作表 3 在工作簿中复制工作表 4 将工作表复制到其他工作簿中去5 工作表重新命名6 分隔工作表 5 3 4编辑工作表5 3 4 1选取操作范围1 选定行或列2 选取整个工作表3 选取一个区域 1 一个单元格 2 一个矩形区域 3 选取不连续区域 4 选取视图外的范围 5 条件选取 5 3 4 2编辑数据5 3 4 3查找与替换1 查找2 替换 5 3 5复制 移动和删除数据1 复制数据2 有选择地复制数据3 转置复制4 移动数据5 删 清 除数据6 插入和删除单元格 行和列 1 插入单元格 2 删除单元格 3 插入行和列 4 删除行或列 5 3 6格式化工作表1 改变行 列尺寸2 取消网格3 改变工作表的视图 1 放大和缩小工作表视图 2 冻结列和行标题4 改变数据的颜色和图案5 增加边框6 文本修饰7 标题居中 8 对齐单元格中的文本9 调整数字格式 1 用菜单改变数字格式 2 利用格式化工具按钮改变格式 3 利用 条件格式 功能改变格式10 颜色的使用11 日期及时间格式的设定12 使用自动套用格式Excel2000提供了16种预先设置的表格格式 5 3 7模板和样式1 使用模板模板是具有特定数据格式的工作簿文件 它的扩展名为 XLT 2 建立样式对于经常使用的格式 可以放在一起形成一组样式 这样可以节省编辑时间 5 3 8数据保护1 隐藏行或列2 隐藏工作表3 保护工作表4 保护单元格 5 3 9公式与函数5 3 9 1用公式进行计算1 Excel的公式公式由一个或多个单元格地址 数据 算术运算符 函数及括号组成 必须以 开头 然后是公式表达式 2 运算顺序 3 输入公式 1 直接输入 2 通过单元格引用来输入公式4 单元格地址的输入 1 绝对地址的引用 2 相对地址的引用5 公式的显示6 公式的编辑 5 3 9 2函数计算1 Excel中常用的函数 1 ABS函数 求绝对值函数 2 INT函数 取整函数 3 MOD函数 求模函数 4 ROUND函数 四舍五入函数 5 SQRT函数 求平方根函数 6 SUM函数 求和函数 7 LEN函数 测试字符串长度函数 8 AVERAGE函数 求平均值函数 9 COUNT函数 计数函数 10 MAX函数 求最大值函数 2 函数的输入 1 手工输入函数 2 使用粘贴函数3 使用自动求和工具 5 4图表5 4 1Excel图表5 4 2创建图表5 4 3图表的移动和调整大小5 4 4修饰图表5 4 5增加和删除图表数据5 4 6改变图表文字 颜色 图案 5 4 1Excel图表Excel中主要的图表类型如下 1 饼图 2 条形图 3 柱形图 4 折线图 5 4 2创建图表1 创建内嵌式图表选择用来制作图表的数据区域 执行 插入 菜单中的 图表 命令 打开图表向导 2 创建独立式图表 5 4 3图表的移动和调整大小1 移动图表2 调整图表大小5 4 4修饰图表1 激活图表2 为图表加上标题3 插入数据标志4 在标志旁显示图例标示符 5 4 5增加和删除图表数据1 增加数据 1 向内嵌图表增加数据 2 向独立图表添加数据2 清除图表中的数据 5 4 6改变图表文字 颜色 图案执行 格式 菜单中的 图表区 命令 在 图表区格式 对话框中设置所需格式 图5 35 图表区格式 对话框 5 5打印5 5 1改变页面设置执行 文件 菜单中的 页面设置 命令 在打开的 页面设置 对话框中可以对页面进行各项设置 5 5 2预览打印5 5 3打印工作簿 图5 36 页面设置 对话框 5 6数据库Excel2000具有简单的数据库管理功能 如排序 检索 数据筛选 分类汇总等 在Excel2000中数据库应该满足以下条件 工作表第一行为字段名行 同一列数据的类型应该一致 工作表数据区域中不能有空白行 列 一张工作表只建立一个数据库清单 5 6 1基本概念5 6 2创建数据库5 6 3编辑数据库中数据5 6 4删除记录5 6 5查找记录5 6 6记录排序5 6 7筛选数据5 6 8分类汇总 5 6 1基本概念Excel2000数据库是建立在关系模型之上 用二维表格的形式来表示实体与实体之间的关系 表格中的每一列称为一个字段 每一列的取值范围称为域 每个字段占工作表的一列 且有一个字段名 字段名一般是字符型数据 表格中的第一行必须是字段名 字段与字段之间不能有空白列 一个或若干个字段的集合称为记录类型 图5 39数据库表 5 6 2创建数据库创建数据库 可分两步完成 首先在第一行输入字段名 其次 就是把数据输入到数据库中 利用菜单输入数据 5 6 3编辑数据库中数据5 6 4删除记录 1 在工作表上直接删除 2 通过编辑数据实现删除 5 6 5查找记录执行 数据 菜单中的 记录单 命令 在打开的 记录单 对话框中单击 条件 按钮 5 6 6记录排序执行 数据 菜单中的 排序 命令 在 排序 对话框中先选择 主要关键字