管理信息系统[第一篇（二）]

华南农业大学公共管理学院 第一篇信息系统概论第2章信息系统应用体系 学习内容理解组织中的管理层次和信息需求掌握信息系统的应用体系及其组成掌握组织内6类信息系统的定义 服务目标和基本处理活动 以及他们之间的数据联系理解组织间信息系统的定义和主要应用领域了解信息系统应用体系和信息系统集成之间的关系 2 1组织内信息系统 一 组织中的管理层次和信息需求 确定战略目标 有效利用资源 完成具体任务 什么叫结构化 半结构化 非结构化决策 结构化决策 即用专门方法处理某一类信息 因此总会得到正确的答案 非结构化决策 可能有若干 正确的 答案 但是没有精确的方法确定最优方案 半结构化问题 介于以上两者之间 是指有一定规律性但又不能完全用程序化方法解决的问题 不同结构化程度的决策问题 不同管理层次的信息特性 二 组织中的6类信息系统 战略层5年5年5年供应链战略激励机制销售预测经营计划利润计划 管理层销售网络生产能力财务风险供应商评价人才选拔优化平衡投资决策 管理层销售统计生产计划账龄分析库存分析薪资核算 知识层CAD工作站企业流程优化知识库管理知识交流文字处理工作流自动化电子邮件电子会议 作业层订单登记产品数据管理应收账采购申请员工档案登记POS处理作业监控应付账入库登记员工考勤 EIS DSS MIS KWSOAS TPS 经理信息系统 ExecutiveInformationSystem EIS 支持组织的战略层 帮助高层管理者分析和处理企业内部和外部环境中的一些战略性的问题及长期发展趋势 管理信息系统 ManagementInformationSystem MIS 和决策支持系统 DecisionSupportSystem DSS 支持管理层 为组织中层管理者的监控 管理和决策提供支持 知识工作系统 KnowledgeWorkSystem KWS 支持知识层的知识工人 帮助他们创造新知识并使新知识同企业经营 管理相结合 办公自动化系统 OfficeAutomationSystem OAS 支持知识层的数据工人 通过支持办公室信息的协调与交流来提高数据工人的工作效率 事务处理系统 TransactionProcessingSystem TPS 支持作业层管理人员 跟踪组织的基本活动和事务处理情况 各类信息系统的输入 处理和输出 2 2事务处理系统 TPS 定义 是指负责记录 处理并报告组织中重复性的日常活动 记录和更新企业业务数据的信息系统 服务目标 是实现事务处理的自动化 提高组织处理事务的工作效率和工作质量 提高顾客的满意度 基本处理活动 数据收集 数据编辑 数据修改 数据操作 数据更新和生成文档报表的过程 内部事务 运货单 购货单 员工时间卡 外部事务 顾客订单 供应商发票 顾客付款 数据更新 顾客订单 购货单 顾客 供应商 文档 选择表 给供应商的支票 接收通知 工资支付支票 运作报告 产成品库存状况 原材料 包装材料 备用材料库存状况 TPS的基本活动 TPS处理 TPS输出 数据输入方法 1 传统手工方法依赖于计算机的终端用户由源文件获取数据 2 源数据自动化的方法 业务处理分 批处理 联机处理 延迟联机处理 1 批处理定期的周期性的收集源文件 然后进行成批的处理 批处理活动包括 收集源文件 如订单 发票 并将它们分成批 把源文件录入到输入媒体 如磁带 磁盘 把源文件排序 排序应根据某个关键词 一般这个关键词和主文件相同 将源文件和主文件合并处理 建立一个新的主文件 并输出一些文件 这些文件如发票 支票等定期地将业务文件成批地送往远方的中央计算机保存和进一步处理 银行批处理 2 联机处理 实时处理 在处理业务时是及时的 立刻的 处理完这笔业务后 主文件已经进行了更新 因而这时的统计数据就反映现时的真实情况 实时的销售处理系统 批处理和实时处理的优缺点分析 批处理 当要处理大量的数据时批处理是一种比较经济的方法 错开白天的时间 机器可以在晚上处理 能充分利用机器的资源 机器的速度不一定要求很高 机器档次和设备费用大大下降 不能及时反映系统目前的状态 不利于决策和管理 实时处理 能及时处理 及时更新和及时响应客户 由于联机 直接存取 必须采取特殊的措施保护数据库 防止病毒和闯入者 对设备的要求较高 因而成本高 案例演示 产品库存管理系统 2 3管理信息系统 MIS 定义 狭义 能从内部和外部收集数据 经过加工处理 形成有用的信息 以预定的形式提供给以中层为主的各管理层使用的信息系统 服务目标 帮助中层管理者进行资源的分配 计划的制定 计划的调整 使他们能深入观察企业的日常运转状况 将现有运行结果与预定的目标进行对比 寻找改善的途径和机会 从而有效地控制组织的运行 基本处理活动 输入 处理 输出输入 内部TPS 外部数据源处理和输出 通过分类 汇总 排序 计算及数据的析取等 输出规定格式的报表 周期报表 定制报表 异常报表 详细报表 学校电子校务发展的阶段 学生管理服务信息系统 学生管理服务信息系统 狭义的管理信息系统在TPS和DSS之间起承上启下的作用 它使TPS输出的数据变成信息 但它只能在信息导向的层面上辅助常规业务的决策 对于复杂而又不是常规性的决策缺乏支持能力 2 4决策支持系统 DSS 定义 将数据 管理模型和用户友好的软件集成在一起的能够支持组织中高层和中层管理人员进行半结构化和非结构化决策的信息系统 其目的在于提高决策的效能 Effectiveness 而不是效率 Efficiency DSS和MIS区别 观点一 MIS包括DSS观点二 MIS是DSS的子概念观点三 DSS和MIS自成体系 观点三认为DSS和MIS是计算机应用于管理工作的两种不同的发展阶段 MIS主要是以改进组织的效率为目标 DSS主要提高决策质量 改进决策的过程 提高决策效能 DSS与MIS的差别主要表现在以下方面 MIS面向组织的是中层管理者 处理的是结构化决策 DSS主要面向组织的高层和中层管理 MIS提供的报表和信息大多用于控制组织整体的运行 DSS支持个人 群体和整个组织的问题解答 MIS主要采用数据驱动的分析技术 确定信息需求 完成例行事务的信息分析 DSS是根据决策问题 确定并建立决策过程中将要使用的分析模型和决策信息 采用数据驱动 模型驱动 人工智能的设计方法 偏好使用图形输出 DSS强调用户以交互方式允许终端用户控制数据 选择模型和对话 MIS系统主要是基于固定的信息需求 用户最终获得的信息取决于系统的功能模块 MIS适合用结构化方法开发系统 DSS适合用原型化方法开发系统 DSS的基本结构 1 DSS数据库 2 模型库 模型库子系统是构建和管理模型的计算机软件系统 它是DSS中最复杂与最难实现的部分 DSS用户是依靠模型库中的模型进行决策的 因此我们认为DSS是由 模型驱动的 3 方法库 4 人机界面 会话部件 是DSS中用户和计算机的接口 在操作者 模型库 数据库和方法库之间起着传送 包括转换 命令和数据的重要作用 其核心是人机界面 从系统使用角度 对话接口的设计目标是 1 能使用户了解系统所能提供的数据 模型及方法的情况 如 数据模式与范围 模型种类 数量 用途及运行要求等 2 通过 如果 则 what if 方式提问 3 对请求输入有足够的检验与容错能力 给用户某些必须的提示与帮助 4 通过运行模型使用户取得或选择某种分析结果或预测结果 5 在决策过程结束之后 能把反馈结果送入系统 对现有模型提出评价及修正意见 6 当需要的时候 可以按使用者要求的方式 很方便地以图形及表格等丰富的表达方式输出信息 结论及依据等 销售预测DSS 案例演示 保本点销售量预测 保本点销售量 固定成本 销售单价 单位变动成本 某企业生产一种产品 固定成本3000元 产品的单位变动成本5元 销售单价为20元 问此企业的保本点 盈亏平衡 的销售量是多少 2 5经理信息系统 EIS 定义 是一种针对高级管理人员的信息需求 辅助管理者面向非结构化问题决策的信息系统 美国著名教授劳登夫妇 EIS的一般特征 专门用于支持高层管理决策 直接被高层决策者使用 操作简便 使用前不需要培训 一般为个体决策者量身定做 采用图 表 文字等形式输出信息 数据来源于组织内部和外部的各种信息源 信息系统 为决策者提供选择 析取 分离 追踪信息的功能 可提供决策者需要的各种报告 为决策者提供各种方便的通信工具 经理信息系统概念结构 EIS软件需求 办公支持 文字处理 日程安排 地址簿 待处理事务清单 电子邮件等办公自动化功能以及公司内外的产业新闻等 分析支持 提供非结构化问题的决策查询 调用DSS的功能 关于趋势 关键指标 异常报告等的图形分析输出功能 关键词查询 数据挖掘功能 帮助和解释文档的功能 个性化 允许对报告的形式 图表的类型和菜单的内容进行方便的修改 图示功能 能生成多种图形 选择各种类型的显示 规划功能 项目管理 日程安排 界面 友好的用户界面 容易学习 集成 与组织中的计算机资源和其他类型的信息系统进行高效的集成和整合 具有远程访问功能和数据安全功能 开发经理信息系统的关键顶层经理亲自参加开发了解和改善信息源是必要的集中于重要问题 组织的关键成功因素 例如报告 深挖信息的能力是关键成功因素时间响应主管经理要有信息意识和适当的计算机水平开发队伍 要不断学习要有灵活性 利于不断跟踪经理的需求变化持续系统支持 不断改善系统 CaseStudy HospitalEIS HEIS发展历程系统架构应用现况系统效益 HEIS发展历程 因保健制度实施之后所带来的竞争压力 医院之高阶主管愈来愈需要实时掌握正确的营运管理信息 以辅助进行决策 民国86年10月决定投资建立HEIS 定名为 医院管理主管决策系统 经过绩效管理组及信息室审慎之评估后 以委托之方式 并采用主从构架来建立 以WindowsNT搭配Oracle数据库做为HEIS主机服务器以Windows95及PilotDesktop做为前端之应用界面系统开发工具则选择PilotDesigner HEIS发展历程 续 起初面临两个问题 系统该有那些功能 如何决定 结果如何展现 先行透过幕僚人员历行提供给院长之报表 营运管理监测指标 每日医疗服务统计 医疗费用申报 核减 会同绩效管理组 共同订出六大主要子系统每日医疗服务统计 营运管理监测指标 健保费用申报核减 医疗收入成本分析 检验检查手术统计 人事员额薪资结构 HEIS发展历程 续 决定医院营运的关键成功因素 CSFs 及重要绩效指标 KPIs 并对每个KPIs设定一目标值 以定期监控其状况 系统展现功能包括 逐层向下展开 DrillDown 异常报告 ExceptionReporting 结构分析 趋势分析 回归分析 在院长的支持与推动之下 HEIS项目顺利于87年5月完成 全程共历时7个月 为医院之竞争优势带来了新的契机 系统架构 应用现况 图表 住院统计 现况 月累计 年累计应收帐款 余额 帐龄 应收帐款天数现金 总帐余额 应付帐款 应付帐款天数现金流量 每天现金收入 每天现金支出医疗统计调查 月累计平均 年累计平均排名前十名专科医生 住院月累计 住院年累计 住院天数 收入排名前十名医疗人员 住院月累计 住院年累计 住院天数 收入住院天数 月累计住院天数 年累计住院天数 平均住院天数报表 专科医生 列示每个专科医生来住院病患人数 住院天数及收入医疗人员 列示每个医疗人员服务来住院病患人数 住院天数及收入总帐结帐状态 所有医院财务合并报表 系统效益 成本面使幕僚人员花费于搜集相关营运报表之人力与时间 转移至关心医院更重要的营运事务上 节省了大量的纸张成本 建立了医院本身的管理性数据库 效率面改进以往无法实时掌握营运信息的缺点 高阶主管仅需花费5秒钟 即可得知院内最新的各项营运成果 系统效益 续 信息质量使营运信息能以更易于了解的型式展现 数据的正确性与一致性亦能保持高度的水平 显著提升了决策支持的能力 譬如 对于重复用药的统计与查询功能 HEIS系统可深入追查出 那一科的那位医师在那一段时间针对那些特定药品 有重复用药的情形出现 未来发展 已经着手建立数据仓库 未来朝着数据挖掘 DataMining 联机分析处理 OLAP 以及临床研究 临床路径 ClinicalPath 等方向努力 HEIS应用趋势 续 2 8组织间信息系统 IOS Inter organizationalInformationSystems 定义 是指跨越组织边界 支持信息在组织间流动 并被组织共享的信息系统 从技术角度 是一种基于计算机网络通信技术的 支持组织间信息交换与资源共享的信息系统 从经营角度 是一个基于信息技术的 为了应对全球经济一体化造成的挑战而生成的实施组织全球战略或组织间合作的组织联盟和管理的解决方案 信息系统定义的修正 从技术角度 信息系统可以定义为一组相互关联的能够收集 处理 存储和传播信息来支持组织内和组织间决策和控制的部件的集合 从经营角度看 信息系统是一个基于信息技术的 为了应对环境造成的挑战而生成的组织或组织联盟的管理和决策的解决方案 组织间的合作模式 交易型合作 电子集市 网上拍卖 电子采购流程型合作 供应链合作模式 SCM 交互型合作 跨国界的产品开发 案例 电子政务 电子政务 就是国家各级政府部门以信息网络为平台 综合运用信息技术 将其管理和服务职能进行集成 在网络上实现政府组织结构和工作流程的优化重组 超越时间和空间及部门之间的分隔限制 向社会提供优质和全方位 规范透明的管理和服务 图1 2电子政务提供服务的逻辑简图 电子政务与传统政务的区别 电子政务与传统政务有许多不同 最主要的是事务处理流程与支撑技术不同 传统政务的处理事务的方式是以政府各部门的职能为中心 电子政务处理事务的流程是以社会的需求为中心 政府以 政府就是服务 为出发点 帮助企业 公众 社会组织等快速 高效地解决各种事务 协调各种关系 电子政务与传统政务的区别 电子政务的基本模式电子政务根据服务对象不同 一般具有的模式为 政府对政府 GovernmenttoGovernment G2G 政府对企业 GovernmenttoBusiness G2B 政府对公众 GovernmenttoCitizen G2C 政府对公务员 GovernmenttoEmployee G2E 政府间的电子政务 1 电子法规政策系统2 电子公文系统3 电子司法档案系统4 电子财政管理系统5 电子办公系统6 电子培训系统7 业绩评价系统 政府对企业的电子政务 1 电子采购与招标 广东省政府采购网 2 电子税务3 电子证照办理4 信息咨询服务5 中小企业电子服务 政府对公众的电子政务 1 教育培训服务2 就业服务3 电子医疗服务4 社会保险网络服务5 公民信息服务6 交通管理服务7 公民电子税务8 电子证件服务 图1 3电子政务基本模式之间相互关系的逻辑简图 首都之窗 首都之窗简介 首都之窗建设方式依托首都公用信息平台 为上网单位提供信息发布 信息传输 信息交流及电子信箱等服务器平台和网络环境 并结合各单位