公文管理制度(定稿).doc

杭州张胡李连锁集团总部 制度编号：G00-13-21-A0杭州张胡李连锁集团总部公文管理规定起 草审 核批 准制度编号G00-13-21-A0批准日期1. 0总则1.1目的：为统一公司公文管理，特制定本规定。1.2定义：本制度所指的公文包括公司行政机构在权限范围内正式签发的各类文件、函件、规章制度等。1.3管理部门：COO/总裁办公室负责公司COO/总裁办公文的管理，各职能中心（含独立部门，以下同）指定中心/部门公文管理人员。1.4适用范围：本规定适用于公司总部。2. 0文件种类2.1公司文件按签发及发放范围不同划分为二类：2.1.1公司级文件：由公司COO/总裁签批，涉及到公司重大决策的文件。由COO/总裁办负责审核、签批和管理。2.1.2中心级文件：在各中心所辖业务范围内，由各中心负责人签批。由各中心负责审批、发放和管理。2.1.3各级别文件的主要类别、内容及文号附件一。3. 0文件格式3.1一般性原则：3.1.1各级机构签发的指令性文件（如人事任免、通知、通报、决定/决议等），要求使用正式公文格式（见附件二），一般由发文中心标识、发文字号、标题、正文、附件说明、签发人、签发日期、主题词、主送中心、抄送中心和附件等部分组成。3.1.2公司级的规章制度使用规范的制度文本（以本制度格式为准，标准格式见附件三）。3.1.3其它用于工作协商、纪录性的文件（如请示或申请、工作协调函、会议纪要、备忘录等），采用简易格式。3.2文件格式及编号原则：3.2.1正式公文需挂发文机构文头，编号包括中心代字、公文种类代字、年份、序号。联合行文，只标明中心部门发文字号。正式公文的发文字号编号原则方式见附件四。3.2.2公司正式颁布的制度应包括封面、修订记录、正文、附件等，其编号包括制度的类别、年份、版本号等。制度分级及编号原则见附件五。3.2.3其它文件：其编号由发文机构负责文件的编号管理。3.2.3.1请示或申请的格式见附件六；3.2.3.2工作协调函的格式见附件七；3.2.3.3会议纪要的格式见附件八；3.2.3.4对外中心函件格式见附件九；3.2.3.5对外中心的传真函件格式见附件十。4.0行文规则4.1行文确有必要，注重效用。4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。4.2.1属于主管中心职权范围内的具体问题，直接报送主管中心处理，一般不得越级请示和报告。4.2.2属于中心职权范围内的事务，由中心自行行文。非独立运作部门未经所属中心/部门、分支机构负责人签批或授权不得向外发文。4.3“请示”一文一事；一般只写一个主送中心，需要同时送其他中心的，用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。4.4草拟文件应注意以下事项：4.4.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。4.4.2切实可行，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。4.4.3文件的文种根据行文目的、发文中心的职权和与主送中心的行文关系确定。4.4.4人名、地名、数字、引文准确。引用文件先引标题，后引发文字号。引用外文注明中文含义。日期写明具体的年、月、日。4.4.5结构层次序数规范，一篇文件只能采用一种序数方式。推荐的方式为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。4.4.6使用国家法定计量单位。4.4.7文内使用非规范化简称，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。5.0发文办理流程5.1公司级文件5.1.1公司级人事任免、通知、通报由相关中心/部门按本制度规定的统一格式起草，文件背面由起草人、审核人及中心/部门负责人签字确认，COO/总裁办统一编号，相关中心交COO/总裁/副COO/总裁签批，并负责发放及予以确认。5.1.2公司规章制度由相关中心起草，按制度审批、发放流程（见附件十一）填写制度审批会签表（见附件十二），进行会签、审核及签批。COO/总裁办负责制度的编号。相关中心审核制度的审批手续是否齐全、附件是否完整、格式是否规范并予以确认后交COO/总裁/副COO/总裁签批，并负责发放及予以确认。5.1.2.1签批后的制度原件存COO/总裁办。制度需以PDF版本下发至各中心、子公司/工厂；要求每一位员工遵守并执行的制度可通过局域网公布。5.1.2.2制度的审批、签发流程见附件十。5.1.3公司级的请示或申请类文件，由业务相关中心起草，经COO/总裁审核后报董事会。5.1.4以公司名义对外单位的正式公函，需加盖公章。由相关责任部门起草，中心总监审核，法律事务部签署法律意见，报分管领导签批。5.1.5公司级的会议纪要，由COO/总裁办秘书整理，会议主持人审核签批后存档。5.2中心级文件5.2.1中心/部门单独行文：属中心/部门职权范围内的事务，由相关中心责任人起草，由中心/部门负责人签批。涉及指令性工作要求的文件（如人事任免、通知、通报等。），在签批前由分管COO/总裁在文件背面签字确认。 5.2.2中心/部门联合行文；涉及其他中心职权范围内的事务，主办中心/部门与相关中心/部门联合行文，由主办中心/部门起草，经中心/部门负责审核后，交相关中心/部门共同会签。涉及指令性工作要求的文件（如人事任免、通知、通报等），在签批前由分管COO/总裁在文件背面签字确认。5.2.2.1文件主办中心对以下情况承担责任：越权行文；文件内容涉及其他中心/部门而未送交其他中心/部门会签；与相关中心/部门未达成一致意见而自行发文；与现行制度或文件发生冲突：文件本身存在较大矛盾或失误。5.2.2.2文件会签中心对以下情况承担责任：越权审批；文件与现行制度或文件发生冲突；文件本身存在较大矛盾或失误。5.2.2.3总部各中心/部门向子公司/工厂行文应严格遵循归口管理原则。其中向子公司行文，由营运中心转发或会签；向工厂行文，由生产中心转发或会签。6.0收文办理流程 6.1各中心收到文件后，应及时登记分发。6.2各中心收到文件后，进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。6.3经审核，对合规的文件，及时提出拟办意见送中心负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，明确主办部门。6.4各中心对文件要及时阅批，特急件应立即批复，急件当天批复，一般文件两个工作日内批复。确有困难的，及时予以说明。对不属于本中心职权范围或者不宜由本中心办理的，及时退回发文中心并说明理由。6.5审批文件时，对有具体请示事项的，主批人明确签署意见、姓名和审批日期，其审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示阅知。6.6送中心负责人批示或者交有关部门办理的文件，主办人要负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。7.0文件归档及管理7.1公司级文件：原件由COO/总裁办按类别及时归档，年度结束时，统一整理装订成册。7.2中心级文件：各中心签批的正式公文在发放的当天将原件交COO/总裁办存档，年度结束时，统一整理装订成册。各中心存复印件备查，年度结束时，根据各中心使用情况提出上交，集中销毁。8.0附件及附则8.1本制度附件8.1.1附件一：各级别文件的主要类别及权限8.1.2附件二：正式公文的格式8.1.3附件三：制度格式8.1.4附件四：正式公文的编号原则8.1.5附件五：制度分级及编号原则8.1.6附件六