第6章powerpoint2003演示文稿制作软件

第五章幻灯片处理软件PowerPoint 目录 概述演示文稿的制作幻灯片制作设置演示文稿的外观PowerPoint与Internet幻灯片放映和打包 MicrosoftPowerPoint是一个功能强大的演示文稿制作工具 演示文稿是幻灯片的集合 还可以包含演讲者的备注和录制的旁白等 演示文稿在磁盘中以文件形式存放 其扩展名为 ppt一个幻灯片是演示文稿的一页信息 它由文字 图片 按钮等组成 也可以包含背景音乐 声音 影片等多媒体信息 5 1概述 1 PowerPoint窗口的组成 2 主要术语 PowerPoint有演示文稿 幻灯片 对象等术语 1 演示文稿用PowerPoint制作的文件称为 演示文稿 其默认扩展名为 ppt 一个演示文稿除包括若干张幻灯片外 还包括演讲者的备注 讲义 大纲和格式信息等 PowerPoint2003既可以制作 编辑 修改演示文稿 又可以播放演示文稿 2 主要术语 2 幻灯片 幻灯片 是演示文稿的基本组成单元 它不仅包括文字和图表 还可以包括声音和图像等 制作一个演示文稿的过程实际上就是依次制作幻灯片的过程 3 对象对象是组成幻灯片的基本元素 所有插入到幻灯片上的元素都可以称为对象 如文字 图形 图片等 可以修改 复制 删除对象 也可以改变对象的属性 如颜色 边框 阴影等 制作一张幻灯片的过程实际上就是制作各个对象的过程 3 保存和打开演示文稿 保存演示文稿的方法是 选择菜单 文件 保存 或 文件 另存为 命令 或者单击工具栏中的 保存 按钮 如果是第一次保存 系统将弹出 另存为 对话框 在对话框中 在 保存位置 框指定保存文件的驱动器和文件夹 在 文件名 框中输入要保存的演示文稿文件名 在 保存类型 框中选择演示文稿要保存的类型 系统默认的文件类型为 ppt 演示文稿 此外还可以选择以下类型 wmf windows图元文件 rtf 大纲 RTF文件 pot 演示文稿模板 pps PowerPoint放映 设置完上述各项后单击 确定 按钮即可 打开演示文稿 打开演示文稿的方法是 在图6 1所示的对话框中选择 打开已有的演示文稿 选项 或者使用菜单 文件 打开 命令 或者单击 常用 工具栏的 打开 按钮 在弹出的 打开 对话框中 选择要打开演示文稿的文件夹和文件名后 单击 打开 按钮 5 2演示文稿的制作与编辑 1 建立演示文稿使用 内容提示向导 使用 设计模板 建立空白演示文稿 建立空白演示文稿 2 幻灯片的制作 2 幻灯片的制作 1 单击 新建 按钮 出现 新幻灯片 对话框 如图6 5所示 新幻灯片 对话框为用户提供了28种自动版式 每种自动版式都是关于文本 剪贴画 图表 多媒体等对象在幻灯片上如何分布排列的布局设定 在自动版式中包含一些占位符 即版式中的虚线框 不同的占位符中用于输入不同的内容 例如 文本 剪贴画 图表等 一般单击占位符可以添加文字 双击可以添加指定的对象 如果在对话框的 请选取自动版式 框任意选中 种自动版式 右下角将显示该版式的名称 图6 5选取新幻灯片的版式 2 选择 新幻灯片 对话框中的一种样式 单击 确定 按钮 生成的新幻灯片结果如下图所示 并且创建了一篇新的演示文稿 3 在标题 副标题等处输入相应内容 如图6 7所示 这样就制作了第一张幻灯片 如果要制作第二张幻灯片 可以使用 插入 菜单中的 新幻灯片 命令 在弹出的如图6 5所示的 新幻灯片 对话框中选择需要的版式 然后编辑 修改新幻灯片 重复以上操作 就可以制作出多张幻灯片 图6 7第一张幻灯片 5 2 2演示文稿的视图 PowerPoint2000有五种视图方式 幻灯片视图 大纲视图 幻灯片浏览视图 普通视图 幻灯片放映视图 可以通过 视图 菜单中的相应命令或单击演示文稿窗口左下角中的视图按钮在这五种视图之间进行切换 各个视图的特点和作用如下 3 演示文稿的视图切换 普通视图 大纲视图 幻灯片视图 浏览视图 幻灯片放映 1 普通视图普通视图是PowerPoint2000中文版较以前的版本所增加的新特性 这个视图是一个 三框式 的视图 三框 分别为 大纲 幻灯片和备注 在这三个部分之间可以自由切换 用户通过普通视图就可以了解演示文稿的全貌 可以从总体上把握 并且在 演讲者备注 框内浏览并编辑备注内容 2 大纲视图在该视图下 只显示演示文稿的文本内容 即每张幻灯片的标题和正文 标题出现在幻灯片序号和图标的右侧 正文在每个标题的下面 正文的缩进可多达五层 在大纲视图下 屏幕上显示正在编辑的幻灯片的缩略图 以便预览幻灯片 大纲视图是组织和创建演示文稿内容的最理想方式 在该视图下 用户可以看到一张幻灯片 通过窗口右边的垂直滚动条 用户可以逐张浏览和编辑幻灯片 例如输入 编辑 修改文本 插入剪贴画 图形 图片 表格 艺术字体 改变文本或对象的属性等操作 也可以通过工具栏中的 显示比例 按钮对幻灯片进行放大或缩小显示 选择 最佳大小 可在窗口中显示整张幻灯片 一般情况下 用户在幻灯片视图下进行演示文稿的设计与编辑 3 幻灯片视图 4 幻灯片浏览视图在幻灯片浏览视图下 所有幻灯片缩小后按顺序排列在演示文稿窗口中 屏幕可以显示多张缩小的幻灯片 用户可以方便地浏览演示文稿中幻灯片的全貌 并且可以轻松插入 复制 移动和删除幻灯片 以实现对一个演示文稿的整体调整 如果要编辑某张幻灯片 只要双击该幻灯片就会切换到幻灯片视图 5 幻灯片放映选择幻灯片放映视图 将从当前幻灯片开始按顺序以全屏幕的方式显示 然后回到选择此方式前所使用的视图方式 用户可通过幻灯片放映来预览或者放映所设计的演示文稿 在幻灯片放映视图中 不能编辑演示文稿 在制作演示文稿的过程中 用户可以交替使用以上各种视图方式 以便快速地制作出好的演示文稿 例如 可以在大纲视图下组织编排演示文稿的提纲信息 在幻灯片浏览视图下观察演示文稿的全貌 在幻灯片视图下设计各个幻灯片对象的格式等 5 2 3演示文稿的编辑 幻灯片的复制与移动 复制文本框 删除文本框 调整文本框的大小 修饰文本框 5 2 4演示文稿的格式化 移动文本框 1 文本框操作 插入文本框 5 2 4演示文稿的格式化 2 文本的格式化 文本的格式化操作可以在大纲和幻灯片视图下进行 设置文本的字体 字形 字号和颜色 项目符号 3 段落的格式化 略 4 在幻灯片中添加对象 5 4 设置演示文稿的外观 对于幻灯片的外观 可以使用母版 配色方案和设计模板三种方法来设置 1 母版母版是一张特殊的幻灯片 用于设置演示文稿中所有幻灯片的外观 例如 在每张幻灯片中都出现的文本或图形 标题和正文文字的位置 大小和颜色 背景图案等 PowerPoint中提供了四种母版 幻灯片母版 标题母版 讲义母版和备注母版 幻灯片母版用于控制演示文稿中除标题幻灯片以外的所有幻灯片的格式 如果在演示文稿中没有创建标题母版 幻灯片母版也控制标题幻灯片的格式 标题母版只控制标题幻灯片的格式 标题幻灯片是指用 新幻灯片 对话框中的第一种 标题幻灯片 版式建立的幻灯片 一般演示文稿中的第一张幻灯片是标题幻灯片 讲义母版用于控制幻灯片以讲义形式打印的格式 可以增加页码 页眉 页脚和日期等 也可以在 讲义母版 工具栏选择在一页纸中打印2张 3张或6张幻灯片 备注母版用于控制备注页的版式及备注文本的格式 当然 在一个演示文稿中并不是所有的幻灯片在每个细节上都必须按照母版的格式来进行设置 如果想使个别幻灯片的某些地方与其他幻灯片的格式不同 可以在幻灯片视图下对其单独进行修改 这样在改变这张幻灯片格式的同时并不影响其他幻灯片的格式 下面以最常用的幻灯片母版为例 介绍母版的设置与使用方法 1 启动幻灯片母版在幻灯片视图下 使用菜单 视图 母版 幻灯片母版 命令 或者按住Shift键后 再单击 幻灯片视图 按钮 就进入了如图6 16 幻灯片母版 视图 图6 16 幻灯片母版 视图 2 设置幻灯片母版幻灯片母版中包含了已设定了格式的标题 正文文本 日期 页脚 数字 幻灯片编号 等占位符 对幻灯片母版的设置操作与对幻灯片的操作基本类似 1 更改文本格式在幻灯片母版中选择对应的占位符 例如标题样式或文本样式等 可以设置字符格式 段落格式等 修改母版中某一对象的格式 就是同时修改除标题幻灯片外的所有幻灯片对象的格式 母版的设置有 更改文本格式 背景设置 向母板中插入对象 2 向母版插入对象在幻灯片母版中插入对象 则该对象将出现在除标题幻灯片外的所有幻灯片上 例如 要在有9张幻灯片的演示文稿中的后8张幻灯片的右上角添加艺术字 由于第一张幻灯片是标题幻灯片 所以只要在幻灯片母版上插入相应的艺术字即可 如果切换到幻灯片浏览视图 将看到如图6 17所示的结果 图6 17在幻灯片浏览视图下查看的结果 3 改变幻灯片的背景在幻灯片母版视图中使用菜单 格式 背景 命令可以改变幻灯片的背景 例如 要用某一文件rose bmp中的图形作为幻灯片的背景 可按以下步骤进行 1 启动幻灯片母版 使用菜单 格式 背景 命令 2 在弹出的 背景 对话框中 图6 18 单击 背景填充 栏下的下拉按钮 3 在下拉列表框中选择 填充效果 则弹出如图6 19所示的 填充效果 对话框 图6 18 背景 对话框 图6 19 填充效果 对话框 在如图6 19所示的对话框的 图片 标签中 单击 选择图片 按钮 在 选择图片 对话框中 选中rose bmp文件后 返回 背景 对话框 在 背景 对话框中 单击 全部应用 按钮则将图片应用到幻灯片母版和标题母版中 单击 应用 按钮则只将图片应用到幻灯片母版中 如图6 20所示 需要特别说明的是 上述对幻灯片母版的操作步骤 也适用于在幻灯片视图下对单张幻灯片进行相应的操作 图5 20应用幻灯片母板 2 配色方案 格式 幻灯片配色方案 配色方案由8种颜色组成 分别对应着幻灯片的8种元素 它们是 背景 文本和线条 阴影 标题文本等 当应用了某种配色方案后 配色方案的8种颜色将自动地应用于幻灯片中相应的每个元素上 一种配色方案可以对应所有幻灯片 也可只用于演示文稿中的某一张幻灯片 分两种 1 标准配色方案 2 自定义配色方案 5 4 3应用设计模板 PowerPoint提供了许多由专业人员精心设计的模板文件 空演示文稿模板 1 应用设计模板采用下面的方法可使用设计模板 使用菜单 格式 应用设计模板 命令 在弹出的 应用设计模板 对话框中 选择一种模板 然后单击 应用 按钮 如下图 2 创建自己的模板如果用户自己设计的演示文稿外观很好 就可以利用该演示文稿来创建新的模板 其步骤如下 1 打开演示文稿 使用菜单 文件 另存为 命令 2 在 另存为 对话框的 保存类型 框中选择 演示文稿设计模板 类型 3 在 另存为 对话框的 保存位置 列表框找到 MicrosoftOffice 文件夹 打开 Templates 文件夹中的 演示文稿 文件夹 4 在 文件名 方框键入模板的名称 然后单击 保存 按钮 以后 用户使用 新建 命令时 自己创建的模板将出现在 新建演示文稿 对话框的标签中 用户就可以与使用其他模板一样使用自己创建的模板了 5 5插入超级连接 用户可以在演示文稿中添加超级链接 然后利用它跳转到某个位置 例如演示文稿中的某张幻灯片 其他演示文稿 Word文档 Excel电子表格 公司Intranet地址或Internet上的某个地址等 可以使用 幻灯片放映 菜单的 动作设置 命令或 插入 菜单的 超级链接 命令来建立超级链接 使用 动作设置 命令可以为幻灯片中的某些对象设置动作 例如 超级链接 启动另外应用程序 运行宏等 当演示文稿放映时 单击这些对象就可以激活设置的相应动作 使用 动作设置 命令建立超级链接的操作步骤如下 1 选中要建立超级链接的幻灯片 并选择用于代表超级链接的文本或对象 使用菜单 幻灯片放映 动作设置 命令 弹出如图6 26所示的 动作设置 对话框 1 使用 动作设置 命令建立超级链接 2 如果要使用鼠标单击对象启动跳转 则选择 单击鼠标 标签 如果要使鼠标移过对象就启动跳转 则选择 鼠标移过 标签 如果要将两个动作指定给同一对象 例如 超级链接和声音 可以先使用 单击鼠标 标签设置超级链接 再使用 鼠标移过 标签设置声音 图6 26 动作设置 对话框 设置超级链接 最好采用单击鼠标的方式 如果采用鼠标移过的方式 可能会出现意外的跳转 鼠标移过的方式适用于提示 3 选中 超级链接到 选项后 在 超级链接到 下拉列表框中选择跳转的位置 如果选择了幻灯片 则弹出如图6 27所示的 超级链接到幻灯片 对话框 选中跳转的某张幻灯片后 返回到 动画设置 对话框 单击 确定 按钮即可 图6 27 超级链接到幻灯片 对话框 如果要将超级链接添加到动作按钮上 可以使用菜单 幻灯片放映 动作按钮 命令选择所需的按钮 动作设置 对话框将会自动弹出 以便设置超级链接 2 使用 超级链接 命令建立超级链接使用 超级链接 命令建立超级链接的操作步骤为 1 选中要建立超级链接的幻灯片 并选择用于代表超级链接的文本或对象 使用菜单 插入 超级链接 命令 弹出如图6 28所示的 插入超级链接 对话框 2 输入文件名或Web页文件名 或通过浏览选择某一名称 并单击 确定 按钮即可建立超级链接 图6 28 插入超级链接 对话框 1 增加动画效果预设动画自定义动画 让幻