中职学校电子档案管理对策论文.doc

中职学校电子档案管理对策论文 摘要：如何在推进“数字化”校园建设过程中做好电子档案管理是所有中职院校档案人员所面临并亟待解决的一个问题本文就中职校在电子档案归档管理过程中存在的问题进行了分析并提出了诸如建章立制规范管理、勤练内功提升档案管理技能等对策 关键词：电子档案；信息化；安全；管理；时效；权威 1、中职学校电子档案管理的现状分析 为加强管理信息化提高工作效率很多中职学校已使用OA办公系统以我校为例现使用的OA办公系统是集行政、教学、科研、学生、财务、后勤以及档案管理于一体的办公平台通过该平台的应用很大程度上提高学校管理效能但由于档案的特殊性在实现档案信息化过程中仍然存在一些问题 1.1电子档案的安全性得不到有效保障首先在中职校中档案管理系统多依附在OA学校办公管理系统之中随着技术的不断进步更新则OA学校办公管理系统也将不断升级、改版一旦系统维护人员操作不当很有可能出现电子档案遗失的情况；其次用户安全意识不高例如个别老师短时间离开座位登录的OA账号没有及时注销一旦电脑被他人使用则有泄密风险；再次依托于计算机网络的电子文档管理系统有很大的不稳定因素例如计算机硬盘损坏计算机遭受嘿客攻击和病毒威胁等一旦档案管理人员的计算机出现任何一项问题将带来不可挽回的损失 1.2现有档案管理系统功能比较薄弱首先各门类电子档案得不到有效管理在中职学校中档案管理人员所接收的资料是集图、文、声像于一体的不同种类不同介质的档案材料这些不同种类的档案在实现信息化过程中管理和存储方面往往会形成杂乱无章的局面既不便于整合也不便于查询如何将不同介质不同种类的档案有序归整在电子档案管理平台中这是当前中职学校电子档案管理面临的一个问题；其次电子档案的处理时效性问题文件在阅办处理过程中由于实行“谁负责谁接收”原则收文部门将电子文档发送到各个责任部门的负责人后承办人在处理文件中经常出现一份文件延缓阅知或处理后忘记及时转交档案管理人员导致文件挂在某处无法及时归档而档案管理人员对正在进行中的文件情况又无从知晓在编号、整理查阅时造成不便 1.3档案管理人员业务水平有待提升现有档案管理人员对党务行政类比较熟悉对其他门类档案的管理往往也是一知半解甚至是无所了解无法有效的对其他门类档案进行规范管理 1.4电子档案的权威性遭遇挑战现阶段无纸化办已被广泛应用于各类企事业单位中无纸化办公的应用形成了大量的电子档案与纸质档案比这类电子档案虽然在使用过程中提高了工作效率但目前电子公章的使用却未能达到“一文一章”即很多单位的电子来文在落款处都未见公章这在文件利用上存在很大弊端例如一些单位通知学校相关人员参与培训的事务性电子来文在文中提及培训的的费用本应作为学校报销的凭证而因其文末并未见签章在报销过程中难以作为有力凭证只能后续联系来文单位再次传真带有公章的原文或者扫描件这就大大减缓了工作效率 2、中职学校电子档案管理发展对策 为了有效解决电子档案在管理中存在的问题确保电子档案的安全、科学、规范、并能有效的提供利用结合档案管理工作实际笔者认为可以通过采取以下方法解决： 2.1建章立制规范管理 2.1.1建立健全现有的档案管理归档制度中职校应参照国家有关文件制定出本校的电子文件归档管理办法并根据该办法提请信息集成系统的编制人员在对系统的设计和运行过程中加入一整套科学、合理、严密的电子档案管理程序 2.1.2加强对电子文档工作的管理使档案管理走向科学化、规范化轨道首先从每一个环节填补电子文档信息安全漏洞在电子档案管理平台中设定重要文件在生成后进行自动备份到专门加密的独立文档中的功能并且在系统升级改版时要保证与各类形式的电子档案能够兼容；其次设置OA学校办公管理系统在使用过程中若原页面或鼠标在规定时间内没有变化或移动则自动注销账号的功能防止因用户离开时文档信息被他人看到；再次全面实施信息安全等级保护制度制定方案建立多层次网络与信息安全技术防护体系构建可信、可控、可查的网络与信息安全技术防护环境提高网络与信息安全应急处置能力2最大限度的减少嘿客和病毒侵入计算机从而破坏电子文件的风险 2.2勤练内功提升档案管理技能 现有的电子档案管理要求档案管理人员不仅要掌握档案学知识理论并且要懂得运用现代信息技术具备较高的计算机和网络应用能力因此首先档案管理人员要注重自学和参加专业培训提升自身的业务能力与素质；其次要在全校范围内进行教职工信息技术的培训聘请具有档案信息化管理专业知识的人才到学校中进行专业培训让所有的教职工都能对相关的电子文档进行处理并能够清晰的认识到档案工作的重要性提高其档案意识加强其信息化知识水平 2.3顺应时势推进档案管理系统的升级换代 为了能更好的解决电子档案的处理时效性问题首先档案管理人员要对不同种类的档案进行分类标引和有效管理根据学校的自身情况构建不同种类的存储模块并联系程序开发人员能够根据自己的设定进行档案管理系统的升级使得不同种类的档案能够有条理的管理起来方便查找利用；其次增设电子档案管理系统中“监督提醒”功能开放档案工作人员对文档流程的实时监控权限如果文件没有及时阅办或者已阅办的文件在固定时间内没有转交下一步则系统不断发出提醒信号避免文档被遗忘长期挂起影响归档 2.4创设条件树立电子档案的法律地位 为了能更好解决电子档案的权威性问题首先根据中华人民共和国电子签章条例第二章第六条规定满足下列条件的电子签章具有与其他形式的签名、签字或盖章同样的效力：一是可以确认使用人身份；二是能够证实该电子签章由使用人独有；三是签署后的电子签章和数据电文不可篡改3在电子文档大量流通使用的形势下首先各部门要加大电子签章普及使用力度保障其电子文档具有法律效力；其次虽然纸质档案与电子档案相比在查找、保管上有一些不足之处但是作为原始文档却更具权威性因此档案管理人员应坚持重要档案的“双套制”保管即纸质存档一套电子档存档一套各上级来文单位尤其是没有使用电子签章的单位一定要同时将纸质文档下发到各个执行单位以便保障其文档的权威性方便下发部门的使用中职学校档案管理信息化建设是中职院校实现“数字化”校园的重要组成部分中职院校唯有跟紧科学技术的发展方向创新档案管理方式充实档案信息资源提升档案管理信息化水平才能