如何确定部门职能ppt课件.ppt

如何确定部门职能 1 都知道 企业中许多问题大都是由于职责管理出现问题而产生 例如 岗位或部门之间的相互推诿 扯皮 彼此冲突等 这些都是由于企业在职责界定方面不够合理 从而容易出现有的岗位职责过重 而有的岗位却非常清闲 这就是人们常见的企业不公平现象 2 3 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 管理者经常遇到的困惑 思考 我们需要发展 我们需要改变 4 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 我们需要发展 我们需要改变 5 管理者经常遇到的困惑 思考 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 为什么会产生这些问题呢 6 为什么会产生这些问题呢 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少工作人员 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解员工的职业生涯 我们并不了解员工到底需要什么 我们到底该怎么办 因为 7 我们应该做工作分析 8 工作分析又称职务分析 是指全面了解 获取与工作相关的详细信息的过程 具体来说 是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范 任职资格 的描述和研究过程 即制定职位说明书和职务规范的系统过程 9 为什么要做工作分析 1 工作分析是整个人力资源管理的基础如 岗位设计 招募与配置 绩效管理 薪酬设计 培训开发 生涯规划 劳保安全等 2 明确职责 提高工作效率 达成企业目标 目前公司存在一些岗位职责不清晰 重叠 遗漏等问题 影响工作效率的提升 10 为什么要做工作分析 3 为员工的晋升发展提供依据4 为员工培训提供基础性资料5 能够使员工现有的工作内容和工作要求更加明确合理 以便制定切合实际的管理制度和管理机制 调动员工的积极性 同时通过工作分析这一过程能够有效帮助员工重新理解工作的价值和标准 能够帮助员工提高工作效能 11 进行工作分析的步骤 一 战略规划 企业战略目标的确定二 组织设计 公司组织架构及运营流程分解部门职能及工作标准三 进行岗位工作分析四 在岗位分析的基础上形成岗位说明书五 根据企业发展或管理需要 如架构调整 增减业务等 需定期对岗位说明书进行评估及修订 正常情况下一般是一年一修订 12 进行工作分析的步骤 企业战略 组织设计 工作分析 五年规划 年度规划 运营流程 部门职能 组织架构 运营模式 资料收集 分析评估 岗位说明书 13 目前我们需要完成的工作 组织设计的最后一个步聚 界定部门职能及工作标准 14 如何分解部门职能 部门职能的概念 部门负责的工作范围和责任 部门职能分解的概念 就是通过组织结构把公司各个部门 各个单位的责 权 利匹配形成一种最佳的合作和协作模式 企业组织结构确定之后 就要确定部门职能 通常把公司各部门的职能划分成为三个级别 一级职能 二级职能 三级职能 通过三级划分来保证各部门职责划分的规范和合理 15 如何分解部门职能 一级职能 部门所应该承担的主要职能是什么 举例 办公室一级职能 内外协调与支持等二级职能 是完成一级职能所需要做的最需要的几项工作 举例 办公室一级职能 内外协调 所需的二级职级能包括 体系建设 计划管理 行政管理 资产管理等等 三级职能 只是对二级职能的进一步细化描述及为了完成二级职能的一些主要的业务工作 16 如何分解部门职能 部门职能分解的基本要求 按照管理流程进行总结和设计 在流程过程中 保证各项业务活动的独立性 操作性 即某一个活动能够体现在部门职能中 而且是独立的 是可操作的 避免部门与部门之间各种职能的重复 交叉或者脱节 例如某一项工作 这个部门也管 那个部门也管 结果就会出现政出多门 让员工无所适从 同样 出现问题 部门之间相互推诿 责任不明 激励约束机制难以落实 17 如何分解部门职能 职能分解的基本原则 标准化原则 统一模板 三级部门职能的描述要尽量明细并有要求标准 以流程为中心的原则 部门职能不是对组织架构的描述 而是对流程内业务的描述 即对事不对岗 流程的搭接原则 注意各职能之间业务的搭接 不能出现断接 如产品需求计划至物料采购计划到产品生产之间的相互搭接 权力委让而责任不委让的原则 这是在设计上下级关系的时候 可能会放权 但是不放责 不能说因为我把权放给了下级 那这个事情我不负责了 18 如何编制部门职能 一 编写的流程 罗列所有工作事项 将工作事项归纳模块 和接口部门对照 可采用从下而上或工作坊形式 编制一 二 三级职能 就接口事项主动与相关部门确认 找出重叠和模糊 遗漏处 形成文档再次确认 包括格式 表述的规范性 19 如何编制部门职能 二 职能调整归纳模块的方法1 将工作事项逐一进行分析 联系紧密且性质相似的列入同一类职能下 2 同一职能等级内的项目参照流程的顺序进行分解 例 员工培训 制定培训计划 师资准备 培训实施 效果评估 总结改善产品开发 提出开发提案 制定开发计划 开发实施 新品评估 产品定价 移交生产 20 如何编制部门职能 三 语言描述时应注意的事项 1 避免重叠 本部门内 与其它部门 2 避免遗漏 罗列出所有工作事项 再进行分类 3 分清结构层级 注意逻辑性 同一结构层次的不能放在两个层级中 4 文字表达要有一定概括性 简单易懂 且应是一个 动作 让刚进来的人能看明白 让管理者明白例 工资表制作VS工资表审核VS工资表批准5 现有的工作事项未必全面体现部门职能 若在现有的基础上增加未来工作事项 可用虚线绘制 21 如何编制部门职能 四 目前我们采用