英文函电精选ppt

英文函电 课程基本内容 外贸函电的基本知识外贸函电写作的注意事项和写作原则 了解 外贸函电的书写格式 了解 外贸信函的基本组成部分 了解 外贸业务知识简介了解外贸业务每个环节 包括建立业务关系 询价与答复 发盘 还盘 接受 订单 保险 装运 支付 签约与履行 投诉 索赔等 的大致内容 了解外贸业务每个环节 包括建立业务关系 询价与答复 发盘 还盘 接受 订单 保险 装运 支付 签约与履行 投诉 索赔等 的常用术语 外贸函电的常用语了解外贸信函与普通信函所使用的词汇在词义和惯用表达法上的差异 掌握外贸不同环节常用的词 词组与惯用表达法 学会使用外贸常用语 难点 外贸术语的理解和外贸函电常用语的使用 外贸函电的翻译掌握外贸函电句子的英译汉翻译 要求能够看懂英文函电内容 掌握外贸函电句子的汉译英翻译 要求能够清晰地用英语书面表达出所要表达的话语 难点 语法复杂 术语和词组较多的长句子的翻译 外贸函电的写作了解外贸函电的写作构思 掌握将外贸函电的常用表达法恰当运用于函电写作 掌握外贸函电写作的逻辑性与连贯性 难点 函电句子的用词是否恰当及句子的通顺性 以及通篇文章的连贯程度 第一章如何写好商业书信 注意事项写作原则英文书信格式 1 注意事项 1 了解收信人的兴趣2 使用适当的语气3 表达诚恳自然4 要点清楚5 体谅人并礼貌待人6 避免字句累赘7 避免使用陈腐的商业术语Pleasebeinformed 兹通知 Kindlybeadvised 现谨通知 8 精心安排 有效表达 2 写作原则 7C原则 1 courtesy 礼貌 2 consideration 体谅 pleteness 完整 4 clarity 清楚 5 conciseness 简洁 6 concreteness 具体 7 correctness 正确 Courtesy 礼貌 1 立即回复所有信件 如有可能 当天就回信 2 如不能立即回信 写个便条说明原因 这可以树立商业信誉 3 理解并尊重收信人的观点和感受 4 如果对来信中有些说法不认同 要机智应对 尽量不要冒犯对方 Forexample Thankyouforyourenquirydated11th Wetakethepleasureofreceivingyourenquiryof11th Wewishtoexpressoursincereregretforouroversight Consideration 体谅 处处从对方的角度去考虑由什么要求 而不是从自身出发You attitudeinsteadofWe attitudeE g Youearn2percentdiscount Weallow2percentdiscount Wewillsendyouthebrochurenextmonth Wewon tbeabletosendyouthebrochurethismonth Completeness 完整 商务信函应包括各项必需的事项 发送前最好检查一下 不要有遗漏 如邀请函应写清楚时间 地点等 切忌寄出含糊不清的信件 Clarity 清楚 避免使用有歧义的词语e g Wewillsendyouthebrochurebimonthly bimonthly happeningeverytwomonthsortwiceeachmonth每两月 两月一次 Conciseness 简洁 KISS原则 keepitsimpleandsimple 保持其短小精悍 直截了当 切中主题 如果有繁文赘语 意思就会含混不清 很难理解 Concreteness 具体 在保持完整性的同时 不要遗漏基本细节 Correctness 正确 在发信前要仔细校对 拼写 语法 标点 基本信息 所引用的数据和资料等 以确保一切都完全正确 3 英文书信格式 TakeoutapieceofpaperTrytowriteabusinessletterinEnglish 1 headings 信头 2 reference 档号 3 date 日期 4 insideaddress 信内地址 5 salutation 称呼 6 subjectline 主题行 7 body 正文 plimentaryclose 结束语 9 nameofsenderanddesignation 发件人姓名和头衔 10 postscript 再启 11 enclosures 附件 12 copies 抄送副本 example Headings 包括写信人的基本信息 地址 电话号码 传真号 邮编等 偏右上角地址的写法 由小到大的顺序 e g 美国华盛顿唐人街25号 邮编 111111 信箱号 1752 电话 888888 传真号码 999999 Reference 作者姓名的首字母 通常大写 打字员姓名的首字母 大小写均可 部门编号E g TZM LJ 039Ourref 本函档号 Yourref 来函档号 Date 英国 或英联邦国家 日 月 年 不使用逗号30August2011其他一些国家 美国 月 日 年 在日子后面加逗号August30 2011 Insideaddress 包括收信人的姓名和地址 左边顶格 Salutation 1 DearMr Mrs Miss Ms Madame 姓氏 姓名2 DearSirs Gentlemen DearMadame Mesdames3 对公司或企业采用的称呼形式 Messrs BlackandBrothers布莱克兄弟公司3 Dear 职位 头衔 姓氏 姓名教授Professor博士Doctor总理Premier4 称呼后 英国人多用逗号 美国和加拿大多用冒号 Subjectline 信函内容的简要提示 使对方的收发人员可迅速根据其内容转递给经办人 不必等读完信再确认 简明扼要 说明大意即可 可节约时间 归档时更加便利 通常全大写 Body 开门见山 简单明了 条理清楚 Complimentaryclose Yourstruly 首字母大写 末尾用逗号 Nameofsenderanddesignation 姓名可全大写或只大写首字母SHAWNCHEN ShawnChen写信人与收信人不认识时 在署名后用括号标明Mr Miss Mrs 或Ms 以便对方回信时知道如何称呼 ShawnChen Mr Director GeneralSIASINTERNATIONALUNIVERSITY Postscript P S 用于补叙正文中遗漏的话 一般尽量少用 正式的函电中更应避免使用 Enclosures 缩写 Encl Enc E g Encl Resume 2Encls 1Resume1TEM 8Certificate Copies 当信函的副本需要抄送给第三方时 可以用 cc copycirculated courtesycopy 或 Copy 表示 后接收件人的姓名和头衔