第三章--工作分析PPT课件

第三章工作分析 主讲 何培香 引导案例 工作职责分歧 一个机床操作工把大量的机油洒在他机床周围的地面上 车间主任叫操作工把洒在地上的机油清扫干净 操作工拒绝执行 理由是工作说明书里并没有包括清扫的条文 车间主任顾不上去查工作说明书上的原文 就找一名服务工来做清扫 但服务工同样拒绝 他的理由是其工作说明书里也没有包括这一类工作 车间主任威胁说要把他解雇 因为这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但是干完之后立即向公司投诉 有关人员看了投诉后 审阅了三类人员的工作说明书 机床操作工 服务工和勤杂工 机床操作工的工作说明书规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作状态 但并未提及清扫地面 服务工的工作说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原材料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有明确写明包括请扫工作 勤杂工的工作说明书中确实包含了各种形式的清扫 但是他的工作时间是从正常工人下班后开始 本章教学内容 2 1工作与工作分析2 1 1工作与工作要素2 1 2工作分析的内涵2 1 3工作分析的成果2 2工作分析的职能与过程2 2 1工作分析的职能2 2 2工作分析的过程2 3工作分析的方法2 2 1定性方法2 2 2定量方法 2 1工作与工作分析 组织目标 分工 任务结构 分权 权力结构 标准程度结果 性质形式大小 职责 职权 岗位体系组织结构 差异性相关性 横 类型纵 水平 相似性互补性 管理学原理 组织中的工作 2 1 1工作与工作要素 工作元素 工作活动中不能再继续分解的最小动作单位 任务 指为了达成某种目的而进行的一系列工作 职责 组织要求的在特定岗位上需要完成的任务 职权 为保证职责的有效履行 任职者具备的对某事项进行决策的范围和程序 职位 即岗位 是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和 职务 即工作 指主要职责在重要性与数量上相当的一组职位的集合 是组织中承担相同或相似职责或工作内容的若干职位 职业 不同组织中从事相似活动的一系列职务 在不同时期 不同地区从事相似工作的人都可视为具有同样的职业 工作要素之间的联系与区别 职业职业运动员 职业足球运动员 职业篮球运动员 职业棒球运动员 职业曲棍球运动员 工作棒球手 内野手 外野手 接投球手 职位 职位 职位 工作分析中的术语 2 1 2工作分析的内涵 工作分析 对组织中所有为实现组织目标所做的工作进行分析 以确定每一种工作的任务和职责 以及完成工作所需的技能 能力 知识和其他要求的过程 涉及两方面内容 工作描述又称职务描述 指用书面形式对企业中各个职位的工作性质 工作任务 工作职责与工作环境等所做的统一要求 它说明任职者应该做些什么 如何去做和在什么条件下履行其职责 工作规范又称职位任职要求 是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件 说明一项工作对任职者在教育程度 工作经验 知识 技能 体能和个性特征方面的最低要求 而不是最理想的任职者的形象 ContentofjobWhenWhoWhat thetaskandthedutyofjob Where surrounding How tool equipment RequirementofjobKnowledgeSkillAbilityQualificationExperiencePersonality 工作分析的内容 例 连锁超市电脑主管工作描述 直属部门 行政部直属上级 行政部经理适用范围 门店电脑主管岗位职责 1 负责店内电脑数据的管理 2 负责店内各种销售表格打印 分发 3 协助店内商品盘点工作 4 更改电脑库存 5 负责店内商品价格更改 6 店内 机和电脑的维护 主要工作 1 检查员工出勤状况 合理调度人力 控制人事成本 2 检查报表的夜间打印和分发 反馈 3 检查库存更正 价签打印 传真订单 临时变价等工作情况 4 督促店内盘点的计划 安排 组织 实施和总结 5 督促楼面各部门正确 及时处理各类报表 6 负责电脑设备的维修 保养和正常运行 7 与总部电脑部保持工作联系 辅助工作 1 负责电脑办公室的清洁卫生工作 2 传达部门经理的要求 共同达成部门目标 3 协助做好顾客服务 工作描述范例 例 连锁超市电脑主管的工作规范 学历要求 中专以上学历工作经历 有2年以上的收银工作经验 1年以上超市收银工作经验 具备商品质量监督员资格 应备知识 熟悉电脑操作 能够使用常用办公软件 具备与收银工作有关的财务知识 具备一定的协调 组织能力 能独立处理收银岗位日常事务 掌握公司与超市有关的各项规章制度 并能够贯彻落实 熟悉收银及相关岗位的业务运作 工作规范范例 2 1 3工作分析的成果 工作说明书 关于工作是什么以及工作任职者具备什么资格的一种书面文件 这种信息包括两部分内容 即工作描述 关于工作任职者实际在做什么 如何做以及在什么条件下做的一种书面文件 和工作规范 关于工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识 能力和技术 工作识别 1 职务名称 2 直接上级职位 3 所属部门 4 工资等级 5 工资水平 6 所辖人员 7 定员人数 8 工作性质 工作描述 工作概要 概括本工作的特征及主要工作范围工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作职责与要求 做什么 做到什么程度工作关系 受谁监督 监督谁 可晋升 可转换的职位及可升迁至此的职位 与哪些职位有联系 工作人员运用设备和信息说明 工作说明书的内容 任职资格说明 最低学历 所需培训的时间和科目 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验 一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征体能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 工作标识 工作标识部分包括工作名称 部门 汇报关系和工作编号 一个好的工作名称将很接近工作内容的性质 并能把这项工作与其他工作区别开来 例如 职位名称 办公室主任直接上级职位 经理所属部门 办公室工资等级 7工资水平 3000 4000元分析日期 辖员人数 4 10人定员人数 1工作性质 公务管理工作分析人员 批准人 工作概述 工作概述又叫工作综述 它应当描述工作的总体性质 因此只列出其主要功能或活动即可 通常认为 应该是用30个或更少的字描述职务的特点 人力资源经理的工作概述 综合管理公司人力资源 行政和总务 协调各部门的关系 对公司经营状况进行常规分析 主持各种计划与规章制度的编制并负责监督实施 同时 负有管理 指导和培训本部门员工的责任 工作联系 职责与任务 工作联系这部分说明工作承担者与组织内以及组织外的其他人之间的联系情况 例如人力资源经理的工作联系 报告工作对象 行政副总裁 监督对象 人力资源职员 考试管理员 劳资关系员以及一个秘书 工作合作对象 所有的部门经理和行政管理人员 接触的公司外部人员 就业机构 管理人员代理招聘机构 工会代表 政府就业办公室以及各种公司客户等 工作权限 职位 工作 说明书中还应当界定工作承担者的权限范围 包括决策的权限 对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限等 例如经营副总经理工作权限 受总经理的委托 行使对公司营销业务工作的指导 指挥 监督 管理的权力 并承担执行各项规程 工作指令的义务在财务上享有60 000元以下的审批权 工作绩效标准 有些工作说明书中还包括一部分有关工作绩效标准的内容 这部分内容说明企业期望员工在执行说明书中的每一项任务时所达到的标准是什么样的 一般来说 工作的绩效标准列在工作任务中 但也有例外 因为任务的描述相对不确切 为了提高工作说明书的可操作性 绩效标准单列出来 是非常必要的 例如 财务会计的工作绩效标准主要任务 将应付账款准确过账具体要求 对同一个工作日内收到的发货票要在当天过账对于收到的所有收据都必须在收到收据的第二天之前送交负责的部门经理处签字认可平均每月发生记账失误不得超过三次每月的第三个工作日结束时必须平衡总账 工作说明书 示例 职务说明书 示例 商品课超市采购员工作说明书 范围 本标准规定了百货公司商品课采购员的直接上级 任职要求 工作职责 工作权限等 本标准是强制性管理文件 适用于公司对商品课采购员岗位的管理 实施 执行 监督 1 公司人力资源部负责本标准的实施 2 公司经营部部配合执行本标准 3 公司总经理室负责监督本标准的实施与执行 责任对象 公司商品课采购员受本标准的约束 直接上级 商品课课长 直接下级 无 任职要求 1 具有大专以上文化水平 2 具有二年以上相关工作经验 3 有比较丰富的商品知识 4 品行端正 有较强的责任心和事业心 5 有一定的协调能力 能独立完成分管工作 6 有一定的文字处理能力 熟悉各项工作程序 7 身体健康 工作范围 在商品课课长的领导下 完成商品采购工作 工作职责 协助商品课课长做好供应商和新品的引进洽谈工作 根据卖场商品的补货要求 及时打印商品要货单 并安排落实采购 跟踪商品销售情况 掌握商品销售动态 负责商品进价更正 商品调价的处理 做好各类业务凭证的制单工作 负责与供应商洽谈公司各类促销活动内容 DM内容 促销费用等 并组织落实 负责与供货商联系 听取供货商的意见和建议 反馈 落实整改措施 做好市场调研工作 协助卖场做好商品质量投诉工作 完成上司布置的其他工作 工作权限 具有根据工作范围 工作职责以及上司的授权赋予的权限 附则 本标准由人力资源部负责解释 本标准自公布之日起生效 本标准为第1版 2 2工作分析的职能与过程 引导案例 科学管理的先驱泰勒在伯利恒钢铁厂运用工作描述设计流程与工作地点的布局 使劳动生产率得到很大提高 伯利恒钢铁厂的5座高炉由75名训练有素的生铁装卸工装车 他们的平均装车量为每人每天12 5吨 这在当时相对任何地方来说 都是速度最快和费用最低廉的 通过工作分析发现一流的生铁装卸工每人每天的装卸量不是12 5吨 而应该是它的近4倍 约为47吨或48吨 经过实施一个装卸工一天可以47 5吨的速度来装生铁 装卸工的工资比周围其他的工人多挣60 的工资 为什么有人工作量很大 做也做不完 为什么有人没活干 整天喝茶看报纸 上网 聊天 打游戏 为什么会有人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 为什么会有工作没人去做 贻误战机 为什么招聘的员工 会常常不符合要求 为什么不能完成客观的绩效考核 勤无奖懒无罚 为什么公司付出了巨大的薪资总额 而员工仍是抱怨工资太低 福利太少 为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会 为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果 为什么有的员工不知道自己该做些什么 为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏 2 2 1工作分析的职能 工作分析的职能 招募与甄选 工作分析决定需要招募和雇佣什么样的人来从事该种工作 报酬与激励 工作分析为评估各种工作的价值和难度提供详细信息 帮助确定相对报酬标准 绩效评价 工作分析为绩效评价提供评价标准 培训与开发 工作分析明确了各个工作所需的具体技能 知识和能力 定岗定编 通过工作分析可以保证组织各项工作落实到人 同时避免不必要的人员浪费 资料库 亨利 福特一世不仅是一位家族老板 而且是企业工作分析的行家里手与始祖 他在自己的传记 我的生活和工作 中详细地叙述了T型轿车8000多道工序对工人的要求 949道工序需强壮 灵活 身体各方面都非常好的成年男子 3338道工序需要普通身体的男工 剩下工序可由女工或年纪稍大的儿童承担 其中 50道工序由没有腿的人来完成 2637道工序由一条腿的人来完成 2道工序由没有手的人完成 715道工序由一只手的人完成 10道工序由失明的人完成 资料库 1883年 美国开始实行文官制度 19世纪末20世纪初 第二次科技革命带来社会经济的迅猛发展 政府职能进一步扩大 文官人数增至30万人 他们在各种类型的政府机构工作 按不同新姿标准支付工资 出现很多混乱和不合理现象 如同公不同酬 同酬不同工等 早在1836年 美国联邦政府与五个部门所雇用的336名书记员就因工资不公平向国会提出请愿书 要求改变现状 如何将工作与薪金标准化 合理化成为迫切要解决的问题 1923年 美率先制定了第一个联邦政府职位分类方案 并以此为基础开展薪酬管理 2 2 2工作分析的过程 确定工作分析的目的收集与工作相关的信息选择有代表性的分析对象 典型工作 收集工作分析信息与任职者共同审查收集到的工作信息工作承担者工作直接主管编写工作说明书与工作规范 组织结构图工作流程图工作说明书组织发展战略 工作过程与行为工作环境与条件工作要求与资格 清楚简明范围明确用语规范 工作分析的目的 促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义 实现工作用语的标准化 确定工作要求 以建立适当的指导与培训内容 确定员工录用与上岗的最低条件 为确定组织的人力资源需求 制定人力资源计划提供依据 确定工作之间的相互关系 以利于合理的晋升 调动与指派 获得有关工作与环境的实际情况 利于发现导致员工不满 工作效率下降的原因 为制定考核程序及方法提供依据 以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制 辨明影响安全的主要因素 以及时采取有效措施 将危险降至最低 为改进工作方法积累必要的资料 为组织的变革提供依据 案例比较 复济公司在为浙江某大型服装厂做工作分析时 把员工分为决策层 领导班子 管理层 中层干部 执行层 一般工人 三个层面 为每个层面量身定制了调查问卷和访谈提纲 此外 针对该企业三班倒的作业时间 特地分时段对某些岗位的工作状态和环境进行了较隐秘的现场录像 摄影 之后 又对部分管理人员 后勤保障人员 内务勤杂人员实施了5天的工作记录 通过综合运用几种方法 复济掌握了大量数据 并准确诊断出该企业在HR管理方面的缺陷 令该企业领导心服口服 后来 复济又在此基础上设计出一系列HR管理方案 极大地促进了企业文化的改善 员工对企业的满意度也明显增加 复济在一次为江苏某集团做工作分析的时候 两位助理咨询师想走捷径 因此仅仅采用了小组座谈方式进行调查 然而他们没有考虑到 该企业是个典型的武断家长式组织 小组座谈时 干部和员工要么什么都不谈 要么就谈得不着边际 虽然安排了许多次座谈 但都收获甚微 后来只能调整策略 设计了针对性较强的调查问卷 再辅助以现场观摩等手段 终于掌握了大量的第一手材料 才使得后续的咨询工作得以有效 有序地展开 通用方法以人为基础的方法以工作为基础的方法传统方法 访谈法观察法文献分析法主题专家会议法非定量问卷法工作日志法 工作元素分析法职位分析问卷法管理职位分析问卷工作诊断调查法工作成分清单基础特质分析系统 功能性职位分析法关键事件法工作 任务清单管理职位功能清单 时间研究法动作研究法标杆工作法工作负荷法 2 3职位分析的方法 2 3 1观察法 定义 运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程 行为 内容 特点 性质 工具 环境等 并用文字或图表形式记录下来 然后进行分析总结 适用范围 一些变化少而动作性强的工作 不宜用于脑力劳动承凡高的工作 适用于工作相对稳定 标准化程度较高 工作周期较短的工作 利弊 侧重于发现工作的外在特征 表现体力 环境的要求 不利于管理 专业职位分析 缺乏工作相对价值的信息 对观察者的观察能力依赖性强 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 何时开始正式工作 上午 下午 2 休息时间 上午 下午 3 商务完成工作量 下午完成工作量 4 室内温度 工作噪音 5 所需原材料 6 与同事沟通时间 7 次品件数 2 3 2访谈法 定义 工作分析者就某一职位面对面地询问或与人交流相关信息的会谈 适用范围 个别访谈使适用于员工工作有明显差别 工作分析时间比较充分的情况 集体访谈使用与多个员工从事相同或相近的工作情况 是对中高层管理职位进行深度分析的最好方法 利弊 简单 便利 迅速 能了解工作者的工作态度与工作动机等深层次问题 适应面广 便于任职者理解工作分析的意义 但对沟通技巧要求较高 需要专业分析人员产鱼 任职者反映的情况容易失真 姓名 日期 地点 任职时间 现任职位和级别 部门 组别 主管姓名 1 工作目的 2 主要职责 3 次要职责 4 使用设备 2 3 3工作日志法 自我观察 定义 通过任职者在规定时限内 实时 准确记录工作活动与任务的工作信息收集方法 适用范围 在缺乏工作文献和人手相对紧张时使用 能保留原是工作信息 对于核心关键岗位或稳定性差的工作不宜使用 弊端 信息凌乱 难以准确把握 容易影响工作的正常进行 不宜保证内容的真实性 2 3 4文献分析法 定义 通过对现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析 来获取工作信息的方法 适用范围 已实施岗位责任制的组织 或人事档案较为完整的岗位 一般用于收集工作的原始信息 编制任务清单初稿 利弊 成本低 效率高 但收集的信息不一定全面 且时效性差 无法验证和弥补原始资料的真伪 2 3 5关键事件法 定义 对导致工作成功或失败的行为特征或事件进行详细记录 分析和研究的方法 适用范围 用于了解工作行为准则 但不宜进行一般工作分析 利弊 可直接描述代表性工作行为 揭示工作的动态特征 但收集归纳耗时长 也难以完整反映工作全貌 2 3 6问卷法 非定量问卷调查法 由员工对相关工作内容 工作行为 工作特征作出描述和计分 然后对结果进行统计分析 找出有代表性的结论 并据此写出职位描述 适用范围 适用面广 涉及有大量员工参与且工作结构化程度较高的工作 利弊 使用简单 经济 节约时间 信息收集完整系统 但对事先的问卷设计及事后的问卷分析有较高的要求 也不易控制问卷回答质量 职位分析问卷 PAQ 是一种结构严密的定量工作分析问卷 包括194项问题 分为6个类别 是以统计分析为基础建立某职位的能力模型 用统计推理的方法进行职位间的评价 以确定相对报酬水平 适用范围 作为量化的分析工具广泛用于人力资源管理各个领域 利弊 量化 精确度高 便于进行比较排序 但对于使用者的专业素质要求较高 使用成本较高 程序繁琐 逐步核对 在符合本职任务的项目上划 并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1 保护交通事故现场证据 2 在经常发生事故的地段注意防止新事故 3 使用闪光信号灯指挥交通 4 使用交通灯指挥交通 5 捕捉违章驾驶员并填写情况表 6 估计驾驶员的驾驶能力 7 对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识 8 跟踪可疑车辆 观察违章情况 9 签发交通传票 10 对违反交通规则的人发出警告 11 监视交通情况 搜寻违章车辆和人员 12 检查驾驶执照或通行证 13 护送老人 儿童 残疾人过马路 14 参加在职培训 15 参加射击训练 16 操作电话交换机 17 擦洗和检查装备 18 维修本部门的交通工具 民警任务调查表 观察法 能较多 较深刻地了解工作要求 不适用于高层领导 研究工作 耗时长或技术复杂的工作 不确定性工作 面谈法 效率较高 面谈对象可能持怀疑 保留态度 对提问要求高 易失真 问卷调查法 费用低 速度快 调查面广 可在业余进行 易于量化 可对调查结果进行多方式 多用途的分析 对问卷设计要求高 可能产生理解上的不一致 实践法 短期内可掌握的工作 不适用于需进行大量训练或危险的工作 典型事例法 可揭示工作的动态性 生动具体 费时 难以形成对一般性工作行为的总的概念 各种工作分析方法的优缺点 案例分析 安德鲁飓风 1992年8月 安德鲁飓风席卷了南佛罗里达州 澳普空气过滤器公司也受到影响 公司许多雇员的家都遭个到破坏