房地产公司办公室管理制度.doc

办公室管理制度第一条 为加强公司行政事务管理，明确公司各项细则，促进各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条 本规定所指行政事务包括活动费用的控制、车辆管理、员工日常管理、档案管理、公文打印文件对接管理、办公及劳保用品管理、招待客户管理等。一、活动费用的控制(一) 办理借款及报销的方式1、办理借款应正确填写借款单。 填写说明：借款种类为现金或支票。借款部门、借款用途、借款金额、借款日期、借款人须填写清楚，要保持字迹工整，不得涂改，并须其部门经理签字，总经理签字；2、报销单的填写字迹工整、不得涂改，报销单的金额栏填写时大小写金额必须一致，并与所附原始发票一致；二、车辆管理为合理使用汽车，提高汽车使用率，降低能耗，特制定本办法。 (一) 公务用车1、公司员工在市内办理各种业务或活动，到外地出差或开会，在征得公司负责人同意的情况下，可申请派车； 2、公司员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时，在征得公司负责人同意的情况下，可申请派车；3、公司组织集体活动，课申请安排用车；(二) 用车手续 凡申请公务用车，须填写好用车登记表（用车事由、远近、日期等），征得公司负责人签名确认后，方可用车。 三、员工日常管理(一) 上班时间不允许做与工作无关的事,如需外出应请示总经理，如总经理不在办公室办公的情况下，知会一下办公室人员，以便知道工作去向；(二) 不允许员工从事第二职业或对外兼职活动,但鼓励员工利用业余时间参加学习培训,提高工作能力；(三) 保持办公场所的安静，不大声喧哗、高声谈论、追逐、嘻闹、窜岗、闲聊等；(四) 保持办公室的整洁有序。文件不随意乱放，报废文件必须妥善处理。下班时要收拾好自己的办公桌及自己的椅子也要摆放整齐，关闭电器电源，关好门窗；(五) 不得因私事长时间占用办公电话；四、档案管理(一) 归档范围1、公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料；2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全；(二) 档案的借阅与索取1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 2、公司其他人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续； 3、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；五、公文打印文件对接管理 (一) 公司公文的打印工作由办公室负责。 (二)对政府部门或政府企业、事业单位文件需编档号，经总经理审核后方可签发。六、办公及劳保用品的管理 (一)、办公用品的购发： 1、公司各部门将所需要的办公用品制定计划提交办公室； 2、办公室指定专人制定每月办公用品计划；经总经理审批后负责将领料单送到集团行政部采购，根据实际工作需要有计划的分发给各位同事签字领回； 3、除正常配给的办公用品外，若临时还需用其它用品的须填写采购单，经总经理签名批准后方可呈报行政部采购； 4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据新员工提供用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 5、负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字； 6、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事；七、招待客户管理为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理风范，有次序、有步骤地做好来宾叁观接待工作，使此项工作顺利纳入程序化管理轨道，特制定本办法。(一)、接待预约来访者的工作程序 1、以良好的公司形象迎候来访者，当来访者走近时，以站立姿态面带微笑主动问候 2、了解来访者约定见面的部门或人员； 3、如果来访者是在约定的时间到达，应立即通知被访者； 4、如果来访者比约定的时间来的有点早，请其入座，款待饮料，递送书报资料，以排遣时间，或轻松地和他们交流，使他们感到不被冷淡，待离约定时间前15分钟至10分钟，再执行第（3）条； 5、正确引导来访者至他们要去的部门或者按单位要求安排工作人员陪同前往；(二)、接待未预约来访者的工作程序1、面带微笑主动问候来访者，当了解到对方未做预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务；2、询问来访者要访的部门或工作人员的姓名；3、努力为来访者安排一个尽可能早的预约时间；4、如果来访者要求当天见面，应设法联系有关部门或人员，看是否被访人或其他人员能接见来访者；5、如果当天可以接见，按照接待预约客人的工作程序进行；6、 如果当天确实不能找到合适的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方的时间，使自己更被动；7、在无法接待来访者的情况下，应主动请来访者留言或名片，并向其保证尽快将留言或名片递交给被访人；8、再次给来访者