安装工程总成包项目的文件管理PPT课件

胜利油田胜利勘察设计研究院有限公司SHENGLIENGINEERING CONSULTINGCO LTD 2010年9月 EPC总承包项目文件控制 内容提要 一 概述二 文件控制目的 范围和要求三 文件控制岗位职责和工作依据四 文件控制的准备工作五 项目文件的组成六 来往信函的控制七 项目文件的控制八 项目文控员的素质要求 一 概述 随着工程总承包模式在工程建设中的推行 工程管理的理念和管理方法逐步与国际接轨 项目文件管理的重要性得到工程公司的普遍重视 无论是国际还是国内总承包项目的组织机构中都设置了文件控制部 在项目的各个部门配备专职或兼职文控员 对项目文件从形成到归档进行全方位的跟踪管理 项目文件控制成为项目管理中不可缺或的一个重要组成部分 一 概述 项目副主任 项目经理 设计部 采购部 施工部 控制部 质控部 HSE部 合同部 行管部 EPC总承包项目组织机构图一 项目主任 文控部 项目副经理 项目副经理 生产准备部 一 概述 项目经理 设计部 采购部 工程部 控制部 EPC总承包项目组织机构图二 项目主任 文控部 项目副经理 项目副经理 生产准备部 二 项目文件控制的目的 范围和要求 1 项目文件控制的目的项目文件控制简言之就是对工程实施全过程形成的各种载体的文件 图纸 资料按照规定的程序接收 发送 登记 保管和归档 目的是实现对项目文件的有效管理和控制 确保所有的工作场所使用的文件和资料都是现行有效的 保证相关人员能及时得到并使用有效版本 防止过时或作废的文件的使用造成项目经济损失或工期延误 保持工作成果及过程的可追溯性 防止信息资源丢失 便于信息 成果的有效再利用 为预测未来和正确决策提供依据 二 项目文件控制的目的 范围和要求 2 项目文件控制范围总承包项目文件管理贯穿于项目实施的全过程 深入到项目管理的各个环节 从项目投标 合同签订 工程勘测 设计 采办 施工安装 试运投产 竣工验收 质保期服务 工程变更索赔 结算付款等 直到项目资料全部移交为止 3 项目文件控制的要求文件传送及时准确 文件记录详细无误 文件格式规范统一 文件保管安全有序 文件归档完整有效 查找利用方便快捷 三 文件控制岗位职责和工作依据 1 文件控制岗位职责负责项目来往信函的管理 督促有关部门办理尚未答复的信函 负责项目文件 图纸 资料的管理 督促 检查各部门的文件资料按时提交和正常发送 修改部门的标准管理包 程序 分发计划 负责项目部内部联络及行政工作 项目竣工文件的编制和移交 三 文件控制岗位职责和工作依据 2 文件控制工作依据合同项目协调手册项目文件控制程序质量控制程序设计管理程序采购管理程序施工管理程序竣工文件编制规定 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 石油化工建设工程监理规范 SH T3903 石油化工建设工程项目竣工验收规范 SH T3904 石油化工建设工程项目交工技术文件规定 SH T3503本公司档案管理规定 四 文件控制的准备工作 1 建立项目部内外通信系统 收集整理项目通信联络信息 申请项目部专用传真 电话 EMAIL邮箱项目局域网的建立 INTERNET网的开通收集整理项目干系单位及人员的通信联络信息2 按照项目合同要求及工程的特点编制管理程序信函控制程序文件控制程序行政管理制度 四 文件控制的准备工作 3 准备项目文件分发计划 发业主发分包商项目内部分发4 申请配备必要的办公设备和用品 5 文件控制岗位的划分 原则上按照项目部组织机构的划分 在项目文控部下设部门 站场文控员 对整个项目的文件管理形成控制网络 四 文件控制的准备工作 总承包商文件控制网络图 设计部文控员 项目文控部 采购部文控员 施工部文控员 合同部文控员 质保部文控员 控制部文控员 四 文件控制的准备工作 分包商文件控制网络图 工艺管道工程师 施工部文控员 土建工程师 设备安装工程师 电气工程师 仪表工程师 质量工程师 安全工程师 五 项目文件的组成 根据文件的性质 大致可以划分为下列七大类 1 综合管理类 2 设计文件 图纸 资料类 3 采购文件资料类 4 施工文件资料 5 合同管理类 6 开车文件资料类 7 来往信函 五 项目文件的组成 1 综合管理类项目管理程序 手册标准规范项目进度计划周报 月报汇报材料 工作总结 五 项目文件的组成 2 设计文件和资料设计管理文件 包括质量控制记录表单 设计基础资料初步设计 基础设计 文件 图纸施工图设计 详细设计 文件 图纸设计变更单 通知单 五 项目文件的组成 3 采购文件采购管理文件 包括各类评审表 请购单询价文件报价文件采购合同 订单 检验催交运输厂商资料 五 项目文件的组成 4 施工文件和资料施工进度计划施工招投标文件施工作业程序施工安全技术措施施工记录文件施工质量检验记录交工验收记录工程联络单 五 项目文件的组成 5 合同管理类合同 协议变更单索赔文件包 五 项目文件的组成 6 开车文件开车计划试车方案操作手册培训计划生产考核验收报告 五 项目文件的组成 7 来往信函信件传真备忘录文件传送单会议纪要 六 往来信函管理程序 1 项目部对外发送信函程序 原件存档 发文者拟稿 部门经理或相关部门会签 项目经理签发 文控部编号 登记 对外发出 六 往来信函管理程序 2 外来信函接收处理程序 外来信函 文控部分发 文控部接收 盖章 登记 项目经理签发 文控部催办 文控部存档 填写文件分发单 六 往来信函管理程序 3 信函的收发控制合同双方的往来信函要发送到指定地址和代表 如有变动应及时通知对方 否则视为无效文件 发文必须由指定代表签字 否则视为无效文件 凡需提供原件的重要信函 派专人或通过特快专递送达 紧急情况下可先通过传真 E MAIL发送 原件随后用快件付邮或专人送达 接收日期系收到原件的日期 所有发出的信函都要得到对方确认或收据 外来信函的内部分发 只发放复印件或PDF格式的电子文件 原件存档 六 往来信函管理程序 4 信函的编号控制来往信函要统一编号 并保持编号的连续性和唯一性 做到不重 不漏 当业主或监理对编号有统一规定时 应当遵循监理的规定 当编号没有统一规定时 由文控部制定编号方案 提交监理批准后方可使用 信函编号通常采用下列方法 发文单位代号 收文单位代号 项目代号 文件类别 流水号 六 往来信函管理程序 5 信函格式要求每类信函均使用标准格式 信函的文头一般包含下列信息 项目名称 收发文双方的地址 电话 传真 收件人 抄送 文件编号 发文日期 回复文件的编号 主题等 常用信函有信件 传真 备忘录 文件传送单 会议纪要 六 往来信函的控制 6 信函登记信函要分类登记 文控部准备信函登记表的标准格式 无主题或主题不明确时应重新拟定并加括号 便于查询 定期与业主 监理部 分包商核对收发文记录 以使收发文双方能够跟踪任何可能已经遗漏的问题 并采取适当的措施 六 往来信函的控制 7 信函的保管按来源 类别 文号或时间 没有文号 顺序排列 存放在准备好的文件夹内 所有的信函应在文控部存档一份 保存原件 按来源 类别 文号或时间 没有文号 顺序存档 应保存原件 电子文件存入相应文件夹 文件夹的脊背上要注明项目名称 文件类别 发文单位 七 项目文件 图纸 资料管理程序 1 项目文件 图纸 资料的接收处理程序 外来文件图纸资料 文控部接收 登记 编号 项目经理签发 填写内部文件分发单 原件及分发单归档保存 复印 扫描 分发 七 项目文件 图纸 资料管理程序 2 项目文件 图纸 资料发送程序 各部门提交的文件图纸资料 文控部登记 项目经理签发 填写对外发送文件传送单 发送 催收回执 文件 图纸资料及传送单归档 接收回执后替换原发送单 七 项目文件 图纸 资料管理程序 3 项目文件 图纸 资料的接收和发送接收内部文件 图纸 资料要按照文件清单核对文件编号及版本 检查文件签署是否完备 格式 编号是否符合统一规定 接收外来文件 图纸 资料 按照文件传送单验收后返回收据 对外发送项目文件 图纸 资料要附文件传送单 注明文件编号 名称 版次 份数和文件的用途 并要求对方回执 内部分发送要签收 厂商报批文件要按时返回 文件发放要控制数量和范围 七 项目文件 图纸 资料管理程序 4 文件 图纸 资料的登记在项目运行过程中 归档文件处于不断变化的阶段 文件控制必须掌握文件的动态 对文件实行动态管理 建立和维护 项目文件 图纸 资料状态表 详细记录文件和文件处理过程的重要信息 随时更新 项目文件 图纸 资料状态表 并向有关部门和人员发布 七 项目文件 图纸 资料管理程序 5 文件 图纸 资料的保管文件 图纸 资料通常用文件盒 夹 袋收集 存放在专用文件柜里 重要文件应专人保管 采取必要的安全措施 文件的整理首先要区分来源 业主 监理 承包商 分包商 供货商等 同一来源的文件按类别 专业 文件号顺序排列 存放在专用文件夹 盒 电子文件的分类同纸质文件 新版文件发布后 替换旧版本文件 并在旧版本文件上加盖作废章后撤除封存 以防提供无效文件 导致设计 采购 施工错误 七 项目文件 图纸 资料管理程序 6 项目文件 图纸 资料的提供利用复印文件需经利用者所在部门经理 文控部经理签字批准 采办文件包