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入职培训系列之一 职场沟通 书面表达与沟通 故事 新任总经理助理的麻烦无论是公司的内部部门之间还是与外部客户之间 相互之间的协调 沟通与支持都应当有书面沟通函件在IT企业 常用到的书面表达和沟通包括通知 会议纪要 入职总结 项目总结和计划 书面表达基本知识 书面表达能力 也就是我们常说的 文才 指运用文字将思想和观点准确清晰 科学系统的传达给读者的能力书面表达应用 在日常工作中应用最广泛的就是公文写作 如 通知 会议纪要 总结 计划等 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 通知 概念 上级对下级 组织对成员或平行单位之间进行部署工作 传达事情或召开会议等所使用的应用文 通知的写法以布告形式贴出 把事情通知有关人员 如学生 观众等 通常不用称呼 另一种是以书信的形式 发给有关人员 写作形式同普通书信 写明通知的具体内容即可 通知 通知Y2全体学员 本星期日 8月18日 上午十时 中心签约IT企业代表与Y2全体学员在中心第二教室举行北大青鸟招聘说明会 请准时出席 通知 关于2008年元旦放假的通知全体员工 根据 全国年节及纪念日放假办法 的规定及国务院办公厅 关于2008年部分节假日安排的通知 精神 今年公司元旦放假时间为 元月1日至3日 共3天 元月4日正常上班 2007年12月29日 星期六 30日 星期日 分别上元月2日 星期三 3日 星期四 的班 放假期间 公司安排值班人员要坚守岗位 高度负责 做好节日期间防火防盗工作 切实保障员工和财产的安全 预祝大家过一个愉快的元旦 市 科技开发有限公司2007年12月21日 训练 写通知 请在5分钟之内 写一篇拔河比赛的通知 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 会议纪要 概念 会议纪要是指根据会议记录 会议文件及其他有关材料加工整理而成的 是会议议定事项和重要精神 并要求有关单位或部门执行的一种文体 会议纪要特点 综合性指导性备查性 会议纪要 会议纪要一般分两大部分开头第一部分一般应写明会议概况 包括会议进行的时间 地点 届次 组织者 出席和列席人员名单 主持人 会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等 第二部分是纪要的中心部分 反映会议的主要精神 讨论意见和议决事项等 根据会议性质 规模 议题等不同 大致可以有以下三种写法 集中概述法分项叙述法发言提要法 会议纪要的写法 会议纪要样例 产学研讨论会议纪要时间 2004年2月16日上午主持人 毛大龙出席人 黄立鹏 王梅珍 陈星达 陈运能 张福良 黄炜列席人 林建萍 徐进 李克让 梁慧 朱国定 吕秀君 郑禄红 李滨 张剑锋 董珍时 夏朝丰 陆丽君 刘雪燕 任振成 冯盈之 范建波会议要点 1 毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和2004年全省教育工作要点 要求要结合上级指示精神 创造性地开展工作 2 会议决定 王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作 各单位 部门要及时向分管领导请示 汇报工作 分管领导要在职权范围内大胆工作 及时拍板 如有重要问题需要学院解决 则提交办公会议研究 会议纪要与会议记录的区别 性质不同会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是行政公文 功能不同会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 总结计划 概念 总结 单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳 分析评价 从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书 总结 总结的写法标题正文前言主体结尾落款 总结样例 试用期工作总结 试用期工作总结 项目总结 项目总结应达到的目的 1 确认本项目中什么是行之有效的2 防止重复错误3 激励团队成员4 作为项目实践的证据 项目总结内容 项目时间项目成本实际开发结果产品主要功能和性能项目质量基本流程进度人员管理以及沟通交流采用的新技术或新方法项目特点开发工作评价客户反馈经验与教训 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 项目计划 计划的概念机关 团体 企事业单位或个人 对一定时期的工作预先做出安排和打算时 都要制定计划 计划的内容和写法要比规划具体 深入 要比设想正规 细致 要比方案简明 集中 计划包括的内容 开头主体要做哪些事做到何种程度怎么做 详细步骤和安排 谁来做 具体到人 结尾 写计划常见的问题 对计划不重视把目标当成计划 只有目标 没有完成目标具体的方法 步骤 策略计划不具体 不明确 没有落实到人 案例讨论 突发奇想 A公司是从事外包和系统集成的软件开发商 经常需要在不同的行业打单 最近他们又为河南的一个投标的软件项目组织了一个临时的突击小组 主要是为该项目构造一个原型 为竞标演示做准备 软件小组组织架构是这样的 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 平级沟通 1 做个让人喜欢的人维护他人的自尊 不自私 不逞强 尽量使自己成为一位随和的人 避免发怒 不嫉妒做个让人信服的人诚实 做人的灵魂 真诚 信赖的基石 守信 说到就要做到 平等 绝不盛气凌人 平级沟通 2 如何寻求帮助尽心尽力地帮助他人 不带个人目的去帮助他人 强化自己的团队合作精神 不可贪功 不要独揽荣誉 用具体的行为描述赞美他人以及指出问题 不要过于直率地 特别是当众指出别人的错误 勇于承认你需要别人帮助 不要害怕 丢面子 而不懂装懂 案例分析 同事之间 李明是一个项目的领导 刘刚是他团队里的软件工程师 李明 几个星期以前 我给项目团队每人发了一份电子邮件 告诉大家今天离开中心前提交每个人的进度及项目模块开发文档 而且 你可能要用到这些 因为明天下午2 00我们组的项目情况阶段评审 需要你代表我们项目组进行讲演 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 客户沟通 多用请求句少用否定句运用负正法语气应委婉 尊敬用词不能太专业 案例分析 难缠的小鬼 前段时间 刘笑参与的两个项目都碰到了客户沟通问题 在做出产品试用版本后 总有那么几个用户 百般刁难 提出各种各样的问题 他们甚至会帮项目组规划开发的思路 提供设计界面 会从他们理解的软件工程角度给项目组出谋划策 如果不按照他们的思路做 系统就不可能过他们这一关 后来关系搞得比较对立 项目马上就验收了 可是那几个 难缠的小鬼 如果过不去的话 一切将白搭 内容概要 书面沟通通知会议纪要总结计划职场沟通与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 与上司沟通 1 沟通原则了解上司的性格特点 记下领导交办事项的重点 确认理解命令内容和含义 快速响应 主动请示汇报 沟通的基调 尊敬 执行 配合 与上司沟通 2 汇报 向直接上级汇报 切忌越级 充分准备 把握报告的时机 语言简洁 用词准确无歧义 列出详细的资料和分析结果 避免直接地指出上司的错误 除非有上司明确指示 否则不能只提问题 不谈解决方案 最好提供两种以上的解决方案 并列出每个提案的优缺点 案例分析 与项目经理吵架 李爽是项目组的设计师和高级程序员 昨天李爽和项目组的项目经理吵了整整一下午 为什么 全部在一个测试报告上 李爽认为应该把第