如何做好办公室工作 (1)ppt课件

如何做好办公室工作 第一部分 办公室工作的意义 一 办公室工作总体目标围绕 参与政务 管理事务 搞好服务 三大任务 牢固树立 倾情服务 理念 始终以让 领导放心 群众满意 为工作标准 坚持在 办文 办会 办事 上下功夫 高质量 高标准地完成工作任务 二 办公室的工作特点 三难 四说 五多 三难 工作协调难 车辆安排难 文件处理难 四说 领导说你软 群众说你拍 朋友说你短 爱人说你懒 五多 条块头绪多 工作被动多 文字材料多 加班加点多 上下意见多 二 办公室的工作特点 三难 四说 五多 具体表现 一马当先 两袖清风 三更半夜 四体勤快 就是要时时处处率先垂范 勇挑重担 凡是其他部门或处室不管的工作 都要主动承担起来 凡是要求别人办到的事情 首先自己应当办到 凡是难度大 任务重 时间紧的工作 自己应当积极主动抢着干 把方便让给别人 把困难留给自己 凡是需要领导处理的事情 自己应当事前为领导做好一切准备工作 做到超前服务 为领导的工作创造方便条件 三 正确理解办公室工作的四大职能 管理服务 一是公文管理 二是事务管理 三是信息处理 四是搞好服务 综合协调 一是统一步调 二是化解矛盾 三是合理安排 监督指导 一是监测工作进度 检查工作质量 二是督办 三是排忧解难 四是通过传达 制订有关方针政策及做出解释进行指导 参谋咨询 一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息 二是协助决策 发挥参谋 助手作用 四 办公室工作的内容和要诀 办公室工作内容可以概括为 办文 办会 办事 做到 实 快 博 两勤 和 三心 四 办公室工作的内容和要诀 实 作风要踏实 不弄虚作假 不可无中生有 不能搞形式主义 不做表面文章 自觉实事求是 快 牢固树立时间观念 效率观念 增强只争朝夕的紧迫感和责任感 切实做到当日事当日毕 急事急办 特事特办 及时完成领导交办的工作 博 必须勤学苦练 博采众长 使自己成为 杂家 成为复合型人才 四 办公室工作的内容和要诀 两勤 腿勤 口勤 经常到各部门走走 遇事多问问 有用的资料多记记 别人的意见多听听 做到心中有数 三心 耐心 专心 细心 诚心 热心 平常心 第二部分 公务礼仪 一 见面与介绍 一 握手1 握手的含义 相互见面 支持 信任 祝贺 安慰 2 握手的顺序 主人 女士 年长者 社会地位高者享有主动权 此外 已婚者 同辈之间 3 握手的规矩 不可交叉握手或戴着手套握手 女士可以 部位 力度 时间 表情自然 友善地看着对方的眼睛或者对方眼睛与鼻子之间的三角区 第二部分 公务礼仪 4 握手的时机 双方互致问候时 若双方均为男士彼此应趋前握手 女士则随双方各自意愿 也可相互点头示意 一方为男士 一方为女士时 男士应先等女士伸出手 若男士已伸出手来 女士应有所反应 在上下级之间 应上级先伸出手后 下级才能接握 长幼之间 应长辈先伸出手后 晚辈才能接握 第二部分 公务礼仪 5 握手的姿势 两个人手掌相握呈现垂直状态 表示平等而自然的关系 如要表示谦虚或恭敬 可掌心向上同他们握手 为表示更加谦恭可双手去捧接 不可掌心向下握住对方的手 握手一般应用右手 一般情况 相互间轻握即可 为表示友好 可热烈握手 不能太用力 尤其是对女同志 不能握住女同志的手不放 二 介绍 遵循原则 即受尊敬的一方有优先了解对方的权利 把男士 给女士 职位低 职位高的 晚辈 长辈 未婚者 已婚者 主人 客人 非官方人士 官方人士 三 交换名片 1 单方递接 双手递 接 若对方是外宾 宜将名片上印有英文的那一面对着对方 2 双方同时交换 右手递 左手接 3 接过名片后讲 幸会 谢谢 等话语 认真看或小声读 4 妥善收好 不能直接放在桌子上 走时忘记拿了 二 交谈与交往 交谈的原则 1 聊对方感兴趣的话题 2 聊对方所擅长的东西 3 察言观色 随机应变 二 交谈与交往 4 五个不谈一是不问来过此地没有 二是不对有地位的人进行扫盲 三是不去补充别人的讲话内容 四是不能让别人感觉你是在应付他 五是不要在交谈中随意抬杠 一 餐桌上有许多应注意的礼仪 而这些礼仪常被忽视 三 餐桌礼仪 餐巾最主要的用途有两个 一是避免食品溅落在衣服上 另一个是擦拭嘴角上的菜汁 油迹等 在正规的晚餐中 男士要等女士放好餐巾后再放自己的 放置时最好用双手打开餐巾 不要来回抖动 就餐过程中 将餐巾叠好 放在座位上或者座位椅背上 表示是暂时离开席位 还会回到餐桌 而将餐巾放在餐盘的右侧 或者餐盘上 则表示进餐完毕 中餐 除了摆放餐巾以外 还有小的湿毛巾 这个湿巾的用途主要是净手 不用于擦脸 好的餐厅往往会在宴会的过程中 数次更换这种小毛巾 以保持其干净和湿度 当然 小毛巾也可以用来擦拭嘴角上的菜汁 油迹 二 餐巾的使用 餐巾最主要的用途有两个 一是避免食品溅落在衣服上 另一个是擦拭嘴角上的菜汁 油迹等 在正规的晚餐中 男士要等女士放好餐巾后再放自己的 放置时最好用双手打开餐巾 不要来回抖动 就餐过程中 将餐巾叠好 放在座位上或者座位椅背上 表示是暂时离开席位 还会回到餐桌 而将餐巾放在餐盘的右侧 或者餐盘上 则表示进餐完毕 中餐 除了摆放餐巾以外 还有小的湿毛巾 这个湿巾的用途主要是净手 不用于擦脸 好的餐厅往往会在宴会的过程中 数次更换这种小毛巾 以保持其干净和湿度 当然 小毛巾也可以用来擦拭嘴角上的菜汁 油迹 二 餐巾的使用 1 口内有食物 应避免说话 2 自用餐具不可伸入公用餐盘夹取菜肴 3 小口进食 不大口塞 食物末咽下 不能再塞入口 4 取菜舀汤 应使用公筷公匙 三 餐桌上的一般礼仪 5 吃进口的东西 不能吐出来 如系滚烫的食物 可喝水或果汁冲凉 不懂先看别人怎么吃 6 自己手上持刀叉 或他人在咀嚼食物时 均应避免跟人说话或敬酒 7 好的吃相是食物就口 不可将口就食物 食物带汁 不能匆忙送入口 否则汤汁滴在桌布上 极为不雅 拖泥带水 8 倘发现菜肴里有昆虫或异物 不要大惊小怪 宜侯侍者走近 轻声告知侍者更换 9 进餐的速度 宜与主人同步 不宜太快 亦不宜太慢 三 餐桌上的一般礼仪 10 请人吃饭时 不能菜一上来 你或你老婆就说 今天吃不完就打包 说明你是诚心不让别人吃 11 谁付帐的问题 在餐厅进餐 有的抢着付帐 推拉争付 把钱捏在手里 就是不拿出来 你娃儿假打哦 倘系作客 不能抢付帐 未征得朋友同意 亦不宜代友付帐 12 餐桌上不能谈悲戚之事 否则会破坏欢愉的气氛 13 女士不能轻易和别的男士喝交杯酒的 也不要在餐桌前当众修饰自己 三 餐桌上的一般礼仪 第一 不 品尝 筷子 不长时间把筷子放在嘴里 不用当众人面舔筷子 不要用自己吃的筷子为他人夹菜 不卫生 在自己嘴里反复吮吸 不尊重 不知道别人喜欢不喜欢这道菜 第二 不 跨放 筷子 不用时放在自己的碗 碟边缘 不横放在碗 碟中央 第三 不 插放 筷子 不当叉子去叉取食物 古时祭祖才这样 第四 不 舞动 筷子 与人交谈时 放下筷子 不能用筷子指点对方 第五 不 滥用 筷子 如剔牙 挠痒 梳头等 四 筷子使用 一 餐前准备1 费用上要节俭有度 点菜时要先征求客人有无忌口 民族风俗 回族人面前大吃 大谈猪肉 2 就餐环境要优雅安逸 点酒水 茶水时你自己确定几种 如 请问您是喝普尔茶还是素毛峰 意思是告诉客人只有这两种 没有别的 让客人选择其中一种 不能让客人去点 有的很贵 你个人请客会承受不起 领导也会说你不注意节约 四 宴请礼仪 3 有一道菜不能少 菜单 量力而行 餐厅一般是按顺序上菜 让客人知道有什么菜 自己喜欢吃什么 不盲目吃 想吃时已吃不下了 自己还担心受怕 钱不够 请了还得罪人 4 应以被宴请的客人高兴为目的 为上策 西北人喝酒 非把你弄醉不可 四 宴请礼仪 二 座位的礼仪 目前 我国以中餐圆桌款宴 有中式及西式两种席次的安排 两种方式不一 但基本原则相同 一般而言 必须注意下列原则 1 以右为尊 左为卑 男女主人并座 则男左女右 以右为大 如席设两桌 男女主人分开主持 则以右桌为大 宾客席次的安排亦然 即以男女主人右侧为大 左侧为小 2 职位或地位高者为尊 高者座上席 依职位高低 即官阶高低定位 不能随意逾越 四 席次的安排 四 席次的安排 3 职位或地位相同 则必须依官职传统习惯定位 4 女士以夫为贵 其排名的秩序 与其丈夫相同 即在众多宾客中 男主宾排第一位 其夫人排第二位 倒茶则相反 但如邀请对象是女宾 因她是某部长 而这位先生官位不显 譬如是某大公司的董事长 则必须排在所有部长之后 夫不见得与妻同贵 四 席次的安排 5 宾客有政府官员 社会团体领袖及社会贤达参加的场合 则依政府官员 社会团体领袖 社会贤达为序 6 遵守社会伦理 长幼有序 师生有别 在非正式的宴会场合 尤应烙遵 如某君已为部长 而某教授为其恩师 在非正式场合 不能将某教授排在该部长之下 7 如男女主人的宴会 邀请了他的顶头上司 则男女主人必须谦让其应坐的尊位 改坐次位 五 电话礼仪 电话接待的基本要求 1 电话铃响不要超过三声 拿起电话机首先自报家门 然后再询问对方 一定不能用很生硬的口气说 他不在 打错了 没这人 不知道 等语言 拍 电话一挂了事 2 电话交流要认真理解对方意图 并对对方的谈话作必要的重复和附和 以示对对方的积极反馈 五 电话礼仪 3 应备有电话记录本 重要的电话应做记录 4 给上级领导打电话 要简明扼要 条理清楚 不重复 对领导的答复的指示要记清 给下级机关打电话 态度谦和 不盛气凌人 5 参加会议 到领导办公室或接待重要客人时 要避免手机发出声响 在公共场合接 打手机时 要回避众人 以示礼貌 五 电话礼仪 6 打电话要选择好适当的时机 一般的公务电话最好避开临近下班的时间 因为这时打电话 对方往往急于下班 很可能得不到满意的答复 公务电话应尽量打到对方单位 若确有必要往对方家里打时 应注意避开吃饭或睡觉时间 女下属给上司打电话 非紧急情况 千万不能在深夜时给上司家里打电话 7 电话内容讲完 应等对方结束谈话再以 再见 为结束语 对方放下话筒之后 自己再轻轻放下 以示对对方的尊敬 1 乘车的座位很讲究 我国一般是右为上 左为下 司机的对角为上座 陪同客人时 要坐在客人的左边 2 客人喜欢坐在哪 哪就是上座 3 主人驾车时 客人应坐在副驾驶的位置 4 商务接待时 一般司机后座为上座 六 乘车行路 六 乘车行路 5 在山区 坐越野车时 副驾驶的位置为上座 6 让领导和客人先上 自己后上 7 主动打开车门 并以手示意 待领导和客人坐稳后再关门 一般车的右门为上 为先 为尊 所以应先开右门 关门时切忌用力过猛 八 会场安排 提前布置会场 对必用的音响 照明 空调 投影 摄像设备认真高度 将需用的文具 饮料预备齐全 凡属重要会议 在主席台每位就座者面前桌子上 应事先摆放写有其姓名的双面桌签 八 会场安排 排列主席台座次的惯例是 前排高于后排 中央高于两侧 左座高于右座 与宴请时相反 当领导同志人数为奇数 1号首长居中 2号首长排在1号首长左边 3号首长排右边 其他依次排列 当领导同志人数为偶数时 1号首长 2号首长同时居中 1号首长排在居中座位的左边 2号首长排右边 其他依次排列 听众席的座次 一是按指定区域统一就座 二是自由就座 第三部分公文办理 什么是公文 公文是党政机关 人民团体 企事业单位在管理过程中所形成的 按照规定程序办理并在法定的范围内使用的 具有法定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规 规章制度和管理规章 施行行政和领导管理职能 请求和答复问题 知道 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要手段和工具 第三部分公文办理 公文因其行文方向可分为 上行文 下行文 平行文三类 因其设密程度可分为 对外公开件 限国内公开件 内部使用件 秘密件 机密件 绝密件六类 因其处理时限可分为 平件 急件 特急件三类 因其来源可分为 收文 发文 因其处理方式可分为 阅件 阅知性文件 和办件 承办性文件 因其载体不同可分为 纸质文件 感光介质文件 磁介质文件 电子文件 因其形成和使用的领域可分为 通用公文 专用公文 第三部分公文办理 什么是文书 它是机关 团体 企事业单位和个人 在日常工作 生产 学习和生活中 办理公私事务所使用的 具有直接使用价值和议定惯用文章体式的文字材料 如何整理会议纪要 一 做好事前准备 会议主题的确定 议题的收集 议程安排 相关材料的准备 做到自己心中有数 二 终于会议原意 现场记录是形成纪要的基础 以较完整地反映会议原貌 尤其是要认真领会和忠实记录重要领导的讲话和指示 不得偏废 对一些不明事项 应在会后及时予以审核 以免产生贻误或遗漏 如何整理会议纪要 三 把握会议要点 会议纪要的精髓在于 要 准确把握会议的要点是整理会议纪要的关键 要围绕主题 从与会人员的发言中提炼出会议的观点 主张和结论 要做到 四善于 一是善于区分出讨论性 表态性和结论性意见的区别 二是善于抓住主管领导 重点部门或权威性人士发言的实质 三是善于领会和把握会议主持人的总结性发言 四是善于统合大多数与会人员形成共时的意见 做到这四点 纪要的框架就基本成型了 如何整理会议纪要 四 确定纪要形式 纪要是对会议内容进行加工 细化和提炼的过程 既不能把会议全过程事无巨细地都写进去 也不能断章取义或以偏概全 只写某个领导人的讲话 而必须围绕会议的宗旨来整理 加工 概括 通常有四种形式 综合式 分类式 条款式和摘编式 如何整理会议纪要 五 用好规范语言 纪要十分讲究表述层次 先写什么 后写什么要非常明确 语言要十分规范 要少用修饰词 不写含糊不清 磨棱两可的语言 通常用一些约定成俗的专用语言表达 如 会议听取了 会议认为 会议指出 会议要求 会议强调 会议议定 等 此外 会议纪要属于法定公文范畴 整理成文后 还涉及到会审 签发 分送等事宜 他与其他法定公文显著区别是 一是文末不落款 二是不署日期 三是不缮印 四是不能以 红头文件 代替 关于简报 简报是机关 单位 团体用来回报工作 反映情况 传递信息 交流经验的公文 适用范围极广 使用频率极高 可以说是简要的情况通报 情况报告 随着信息工作的加强 信息量的增大 简报越来越受大家的重视 各级党政机关 企事业单位 团体 一般都编发了简报 诸如 简报 工作简报 简讯 通讯 情况交流 学院基建办 体操系 游泳系和教育中心等单位都在做简报 各有特色 简报四大特点 简 快 新 活 简 内容简明 高度集中 直入主题 语言简练 概括叙事 不过多阐述 剖析 快 简报由公文中的轻骑兵之称 要求尽快反映情况 提出问题 传递信息 是上级机关或有关方面及时掌握最新动态 以便不失时机地指导工作 处理问题 新 选材新 观点新 力求反映新情况 新经验 新动向 新问题