费用管控--操作手册(资讯版).doc

4646 費用管控系統操作手冊費用管控系統操作手冊V1制 作 _ 審 核 _核 准 _二零零三年十一月七日 目 錄1. 基本資料管理3 1.1 公司資料維護.31.2 部門資料維護 41.3 會計科目維護作業 41.4 倉庫維護作業 51.5 幣別維護作業 51.6 稅率維護作業 71.7 計量單位維護作業 41.8 單據類別維護作業 51.9 使用者部門維護作業 51.10 費用形式維護作業 62. 供應商管理8 2.1供應商維護作業. 8 2.2事業群維護作業. 8 2.3事業群部門維護作業. 9 2.4供應商事業群維護作業. 9 2.5供應商法人維護作業.10 2.6供應商經營範圍維護作業.11 2.7其他.113. 料號管理 .12 3.1物料類別維護作業.12 3.2物料類別結構維護作業.12 3.3物料類別結構維護作業.13 3.4議價方式維護作業.14 3.5採購方式維護作業.14 3.6物料申請維護作業.15 3.7料號維護作業.17 3.8料件供應商維護作業.18 3.9其他.184. 預算管理.19 4.1本月預算維護作業.19 4.2專案預算維護作業.195. 請購管理 .21 5.1 購單維護作業21 5.1.1具體物料請購操作 21 5.1.2類別料號請購23 5.1.3專案請購25 5.2費用支出呈核單.266. 採購管理29 6.1採購維護作業.30 6.2類別料號採購.32 6.3其他.337. 驗收/領用/退貨管理.34 7.1驗收維護作業34 7.2領用維護作業.35 7.3退貨維護作業378. 結案.40 8.1採購結案作業409. 預結報管理. 42 9.1預結報維護作業42系統基本資料與主要維護作業1.基本資料管理.1.1公司資料維護.公司資料維護作業可以實現 “Q 查詢”,”B 修改”的功能.”查詢”的方法是:a在菜單中選擇查詢; b.在公司代碼,公司名稱等欄位中輸入一個或多個查詢條件;c.按Esc得到查詢結果.“修改”功能只有個別的系統維護人員才具有這樣的權限.1.2部門資料維護 部門資料維護的資料是從”財物主機”上抓取過來的資料,所有的系統使用者以及維護者都不能進行修改. “Q 查詢”的功能的實現方法與上面查詢法人資料的步騆相同.1.3會計科目維護作業 會計科目的維護與”1.公司資料維護作業”的功能與實現方法基本相同.可以進行”Q 查詢”,”B 修改”兩項功能. “查詢”的方法相同.”修改”要注意權限的問題.1.4倉庫維護作業倉庫資料維護作業除了 “Q 查詢”,”B 修改”之外,還有列印的功能.在菜單中選擇 “O 列印”後,根據系統提示選擇 View-132可以看到預覽的打印效果. 另外,”Q 查詢”,”B 修改”的操作方法與上面的維護作業相同.1.5幣別維護作業 幣別資料維護作業的資料是從”財物主機”上抓取的,系統使用者無法更改.這一點與部門資料是相同的.使用者可以輸入查詢條件,查詢到所需的幣別資料.1.6稅率維護作業 稅別資料跟幣別資料相同是從”財物主機”上抓取,不能由使用者維護. “查詢”,”修改”,”列印”的功能使用方法與其他維護作業相同.1.7計量單位維護作業 計量單位維護作業也是從”財物主機”上抓取的,使用者不需要維護. “查詢”,”修改”,”列印”的功能使用方法與其他維護作業相同.1.8單據類別維護作業 單據類別維護作業可以由系統維護人員維護,即允許系統維護人員用”B修改”來更改或者增加”單據別”.在菜單中選取”B修改”之後,根據系統提示”插行”,來增加新的單據別.如果系統提信息”無法插入另一列此輸入陣列已滿”,這時可以以條件查詢來查詢某一筆單,然後再用”插行”來增加新的一行.1.9使用者部門維護作業 這個部分是系統中使用比較頻繁的功能模塊.使用系統的請購,採購以及驗收等人員都需要在使用者部門維護作業中建立對應關係,這樣帳號才能做某個部門的請購,採購,驗收等作業. “A輸入”的時候在使用者名稱(USER_ID)中輸入已經在數據庫中建立的使用者帳號,並且這個帳號已經在”使用者基本資料”的程序中建立了基本的帳號,名稱,部門代碼,權限類別,使用者工廠,使用者目錄等資料.回車的時候系統可以帶出使用者的姓名.光標跳到單身,在單身中輸入使用者需要採購或請購或驗收哪個部門的物品. 舉個例子:如果要增加itp48419這個帳號的權限使用部門-N9H007,在菜單中選擇”Q查詢”,在使用者名稱的欄位中輸入查詢條件”itp48419”,按Esc查詢到結果,如下圖 再在菜單中選擇”B單身”使光標跳到單身,再用”插行”來輸入要添加的部門代碼.最後用Esc鍵退出的同時系統會帶出部門全程. 如果要再系統中取消某個人的使用部門資料,可以先利用查詢,查到這個帳號,然後在菜單中選擇”R取消”就可以刪除這筆資料了.1.10費用形式維護作業 費用基本形式基本資料的功能的使用方法與”部門資料維護”,”稅率維護作業”相同,”財物主機”抓取不能修改或增加,只能查詢.2.供應商管理. 2.1供應商維護作業.從中可以得知供應商的基本資料.菜單中選擇 ”查詢” 先在菜單中選擇查詢,之後可以在各欄位輸入一個或多個查詢條件,也可以不輸入任何條件,接著按Esc鍵.即可得到如上圖的查詢結果.2.2事業群維護作業 事業群維護作業可以執行”B 修改”,”Q 查詢”功能.在菜單中選擇”Q 查詢”可以按條件查詢到所需要的事業群代碼或者沒有任何條件查詢全部的事業群代碼.”B 修改”可以增加或者更改或刪除事業群代碼,”修改” 僅限於部分有權限的系統維護人員.2.3事業群部門維護作業查詢條件 “PCEG” 這裡是以PCEG事業群為例,查詢與其有對應關係的部門.具體步騆: a.在菜單中選擇”Q查詢”; b.在事業群代碼中輸入查詢條件 “PCEG”; c.按Esc鍵得到查詢結果. 查詢結果如上圖所示. 事業群部門維護作業還具有”U更改”的功能.在菜單中選擇”更改”之後可以更改事業群代碼. 菜單中的”B單身”,可以用其來更改,添加或者刪除單身的部門資料. 如果需要刪除某個事業群以及與其相對的部門代碼,先根據事業群代碼查到該事業群與部門的對應關係,然後用菜單中的”R取消”來刪除.2.4供應商事業群維護作業 在這個維護作業中,”Q查詢”是供使用者查詢某個供應商是否與事業群有對應關係的,在請購的過程中,請購的物料的供應商必須與事業群有對應關係,否則禁止請購.在本維護作業中”B修改”可以用來增加事業群與供應商的對應關係,或者更改或刪除對應關係.2.5供應商法人維護作業 供應商與法人的對應關係與供應商與事業群的對應關係基本相同.2.6供應商經營範圍維護作業 可以用”B查詢”查詢某一供應商所能經營的物品有哪些,控制供應商經營的內容,主要是經管人員使用. “B修改”可以更新,增加或刪除供應商的經營範圍.其操作方法與其他的修改方法相似.2.7其他 在這個供應商子目錄中的11.供應商查詢;12.物料類別查詢;13.供應商經營範圍查詢都是報表.在報表中再詳細說明.3.料號管理3.1物料類別維護作業 物料類別維護作業是查詢各階類別的類別代碼和類別名稱的.物料類別維護作業一般是經管人員來維護的.上圖所示的是一階類別的類別代碼和類別名稱. 查詢的方法是: a在菜單中選擇”Q查詢”; b.在類別階數的欄位中輸入查詢條件”1”; c.按Esc查詢結果. 如果要”修改”,”增加”,”刪除”某個類別碼,就使用菜單中的”B修改”.此項的使用方法與前面介紹的其他維護作業的”修改”功能相同.更改和刪除時先用查詢來找到需要維護的類別,然後根據系統的提示用”刪行”或者用Ctrl-x刪除一個欄位中某些需要更改的文字,Ctrl-d刪除欄位中某一行從光標以後的所有文字.要寫入新的內容之前先按Ctrl-a,這樣所輸入的內容就會插入到光標所在的位置.否則會覆蓋光標以後的內容.3.2物料類別結構維護作業 此也面顯示的是一階類別”01”與其所屬的二階類別.得到此查詢結果的方法是: a.在菜單中選擇“Q查詢”; b.在物料類別的欄位中輸入”01”; c.按”Esc”鍵可以得到如上圖的結果.其他條件的查詢與此相同. 如果想增加一個新的類別以及其下面所屬的下一階的物料,在菜單中選擇”A輸入”,再逐個欄位輸入內容.如果想更改單頭的資料需要先查詢到所要修改的資料,然後用菜單中的”U修改”來實現.如果只是想維護單身,那麼可以先查詢到需要更改的資料用菜單中的”B單身”修改.3.3物料類別結構維護作業 “規格描述說明維護作業”與”物料類別維護作業”的操作方法相同.可以用菜單中的”Q查詢”來查找需要的資料,用菜單中的”B修改”修改或增加或刪除資料,增加的新資料規模較大時可以由系統維護人員導入.3.4議價方式維護作業 現在所有的議價方式只有兩種:e-Bidding,非 e-Bidding.一般不需要做”查詢”與”修改”的操作.3.5採購方式維護作業 與議價方式相似的,採購方式系統中也有兩種: 統購物料和非統購物料.一般也不需要”查詢”或者”修改”.3.6物料申請維護作業 申請新的料號的時候需要按照這樣的步騆進行首先,如上圖: 選擇菜單中的”A輸入”Ctrl-P 查詢品名 按”Esc”鍵得到查詢結果後,用”上,下”鍵選擇到合適的各階類別和名稱,然後會車選擇會得到如下圖的畫面,再逐個填入各個欄位Ctrl-P選擇廠商輸入”品牌”,”規格” Ctrl-P帶出一級類別,二級類別三級類別和品名之後,逐個輸入”品牌”,”規格”,Ctrl-P選擇供應商,注意供應商必須是能經營範圍是一級類別碼是”01”的供應商.接著輸入”單價”,”計量單位”可以用Ctrl-P來選擇,再輸入”幣別”,”會計科目”,”議價方式”,”採購方式”,如果是統購方式,還要輸入採購部門.最後輸入”備註”,”申請人電話”.這樣輸入的操作就結束了. 依次進行”確認”,”審核”,”入庫”,就可以產生一個新的料號如圖所示:0801022-0020034. 其他的操作如: “U更改”,”R取消”,”Q查詢”,與其他的維護作業相同,可以參照.3.7料號維護作業產生的料號0801022-0020034可以在本維護作業中查詢到.上圖所示的就是在”6)料號申請作業”中產生的新料號.用戶如果發現自己所需要的料號的品牌規格在系統中查詢不到,就可以到”6)料號申請作業”中輸入,並取定.然後經由總經辦”審核”,”入庫”,就能得到料號. 料號的申請還可以發需求給總經辦,由總經辦建立料號,最後交給系統維護人員成批導入! 對已經生成的料號或者已經導入的料號還可以進行”U更改”,”R取消”等操作,其操作方法與其他的維護作業相同,可以參照執行.3.8料件供應商維護作業 還是以查詢剛才生成的料號0801022-0020034為例,方法是: a.在菜單中選擇”Q查詢”; b.在”料件編號”中輸入查詢條件” 0801022-0020034”; c.按”Esc”鍵查詢,可以得到如圖的查詢結果.該資料是”6) 物料申請維護作業“入庫的時候產生的. 其他的操作如”R取消”刪除不需要的料件/供應商對應關係;”B單身”對單身進行修改或新增的操作;”O列印”,”A輸入”新增對應關係.都與其他的維護作業相似.可以參照操作.3.9其他 其他的8個菜單: 11.一階類別查詢; 12.二階類別查詢; 13.三階類別查詢; 14.階類別查詢; 15.具體物料查詢; 16.採購價格異動查詢; 17.系統重要資料修改查詢; 18.Trigger Log查詢是報表.這些會在報表部分介紹.4.預算管理4.1本月預算維護作業 預算維護是部門經管人員維護的.舉例說明查詢N60005部門2003年12月的預算.方法與其他維護作業中的查詢方法相同: a.在菜單中選擇”Q查詢”; b.在預算年月中輸入”200312”,費用部門中輸入”N60005”; c.按”Esc”鍵得到上圖所示的查詢結果. “A輸入” 操作由經管完成,”B單身”用於維護部門每個月份的不同費用代碼的預算,可以添加用”插行”,刪除用”刪行”,或者更改,之後用”Esc”退出即可.如果需要打印請使用”O列印”. “Y確認”以後所有輸入的預算就可以在請購的時候被扣減.如果使用了”S鎖定”則在請購時如果超出預算就禁止請購.但如果未做”鎖定”,在請購金額超過預算的時候系統僅僅提示”請購金額大餘預算金額”但不會影響請購操作.4.2專案預算維護作業 專案預算的操作於本月預算維護作業的操作方法大致相同.可以參照本月預算維護的方法進行.上圖所示的是專案代碼為”3601”的預算.5.請購管理5.1請購單維護作業5.1.1具體物料請購操作Ctrl-P選擇單據別 上圖所示為採購管理項目中”1.採購單維護作業”在菜單中選擇”A輸入”後輸入的單頭資料. 單頭輸入步騆: a)系統缺省值是 “0月度請購”; b)”單據編號”欄位Ctrl-P選擇單據別; c)”單據類別”有”1 類別料號請購”,”2 具體料號請購”,按實際需要輸入; d)”請購形式”欄,如果是月度請購,系統會默認”2 本部門請購”; e)依次輸入”申請日期”,”請購部門”,”採購部門”,”申請人”,”分機”,”所屬法人等信息”.Ctrl-P查詢料號 Ctrl-P查詢料號,如果是具體料號請購,系統會帶出該料號的”單位”,”不含稅單價”,”品名”,”品牌”,”規格”,”費用科目” 接著需要輸入”數量”,系統會計算總請購金額,並填寫到”金額”的欄位.如下圖所示 黨採購人員完成此單之後,要進行”Y確認”,防止他人更改單據.在菜單中選擇”Y確認”後,預算的金額就會被扣減.下圖所示為確認後的請購單.到這裡請購的任務就完成了.5.1.2類別料號請購與具體料號請購不同 單頭的輸入方法與具體料號相同,注意在單據類別的地方要填入”1”.單身也與具體料號相似,在”料號”欄位處Ctrl-P查詢,下圖為查詢時的頁面. 與具體料號請購不同的是類別料號不能帶出其他欄位的內容需要自己逐個輸入 在”單位”,”品名”,”品牌”等欄位輸入的時候,可以用Ctrl-P查詢.輸入完成之後的畫面如下圖. 類別料號的請購必須要經過本部門經管的”審核”才可以”確認”,這是與具體料號不同之處.下面是”審核”與”確認”後的請購單. ”審核”與”確認”的方法是在菜單中直接選擇回車即可.5.1.3專案請購 “專案請購”與”月度請購”一樣也有”具體料號請購”與”類別料號請購”,只是在單頭輸入的時候要在請購形式的欄中輸入”2”專案請購.並且需要在專案代碼的欄位Ctrl-P查詢或輸入”專案代碼”.下圖是單頭輸入後的狀況. 在單身輸入的時候與”月度請購”不同的是”專案項次”的欄位需要輸入輸入專案項次5.2費用支出呈核單“3”費用支出呈核單 與請購單維護作業不同的地方是:”費用支出呈核單” 是無形物品的請購.注意在”單據類別”的地方輸入”3”費用支出呈核單.單頭的輸入就如上圖所示. 單身的維護需要輸入”實際費用”,可以用Ctrl-P查詢”費用形式”和”科目代碼”,最後輸入”交易說明”.這樣”A輸入”的工作就完成了. 如果需要更改單頭信息在菜單中選擇”U更改”;需要更改單身在菜單中選擇”B單身”;需要刪除此筆資料,可以先用菜單中的”Q查詢”查找該單,再在菜單中選擇”R取消”就可以刪掉. 最後需要”Y確認”單據防止他人修改單據. 所有的請購單據確認之後需要使用”列印”,再經主管”簽核”之後,才可以進入採購階段.下圖所示的是”列印”類別料號請購單的預覽效果.6.採購管理選擇供應商 採購維護作業,的前提是要鎖定請購單.需要先查詢到所需要做採購的請購單,這裡就舉例說明做1BM-3C0003的採購.首先要進入”請購管理”請購單維護作業”以單號” 1BM-3C0003”為條件來查詢請購單.並對其進行”S鎖定”.鎖定後的結果如下圖所示鎖定後出現供應商鎖定請購單 採購人員所定請購單後,在單頭的廠商欄位會出現供應商.如果供應商還是沒有出現,或者想選擇另外的供應商,在菜單中選擇”1選擇供應商”.如下圖示6.1採購維護作業採購部門法人做採購的人與鎖定請購單相同單據類別與請購單相同供應商輸入輸入 在菜單中選擇”A輸入”.首先輸入單頭,單頭中需要注意的級點問題: a)供應廠商-具體料號請購的採購單,供應 廠商必須與請購單相同; b)法人-法人必須與請購單中的法人相同; c)單據類別-單據類別必須與請購單相同,這裡的請購單是具體料號請購,這裡也必須輸入”2”具體料號請購; d)採購部門必須與請購單中的請購部門相同; e)輸入採購單的人員必須是鎖定請購單的人.輸入需要匯整的請購單號匯整請購單 單身不需要輸入,使用菜單中的”G匯整請購單”,如上圖.在請購單號中填入”1BM-3C0003”來查詢需要做採購的單,查詢到之後,回車選定,”Esc”退出後就可以得到採購單單身,如下圖所示“交貨日期”可以做修改”單價”可以做修改 匯整到單身資料以後只能對”單價”,”交貨日期”做調整,如果不需要改動以”Esc”退出.注意-”不含稅單價” 只可以調低不能調低,不能調高;如果確實需要跳高需要以菜單中”V審核”後才可以調整. 採購單輸入完成以後一定要對其確認,防止被修改.下面是”Y確認”後的採購單. 確認後對單據”O列印”之後還需要簽核,才能做採購.下面是”列印”中以”View-132”預覽的結果“鎖定”請購單6.2類別料號採購“鎖定標誌,以鎖定無需選擇供應商類別料號請購 類別料號的採購與具體料號在鎖定請購單時的不同之處:不需要確定供應商.類別料號的採購單與具體料號的請購單也有一些不同之處.廠商在採購時才輸入單據類別是”1”6.3其他 採購管理中還有一些其他的作業”2 採購結案作業”,”5 採購價格異動報表”和報表會在以後的部分中介紹.7.驗收/領用/退貨管理 驗收前提:驗收作業前需要先鎖定請購單,鎖定請購單的權限輸入倉庫驗收人員.以驗收請購單” 2BM-3C0001”為例.下圖為鎖定後的採購單鎖定標誌鎖定7.1驗收維護作業Ctrl-P查詢或直接輸入 上圖為驗收作業的單頭輸入結果.單據別 “3DK”,倉庫編碼”CN01”,”採購單號”都可以使用Ctrl-P查詢.如果對系統操作十分熟悉直接輸入也可以,黨選定採購單號後系統會帶出廠商編碼,出現如上圖的畫面.確認執行上圖作業,就會帶出單身資料.在菜單中選擇”B單身”,維護本次收貨量,採購的物品可以分批收貨.在此欄位輸入收貨數量跳入單身維護收貨數量 輸入完成之後需要過帳,保持倉庫物品數量的一致性.過帳之後累計收貨數量會增加.累計收貨數量被更新過帳標誌過帳7.2領用維護作業 驗收了請購物品後倉庫就會通知請購單位來領用. 輸入單頭時,單據別”4DK”,倉庫編碼”CN01”,請購單號”1BM-3C0003”,可以直接輸入,或者通過Ctrl-P查詢.請購部門是選定了請購單之後由請購單帶出的.注意:倉庫編碼與驗收時的編號相同.執行了上圖所示的”確認執行”之後,就會帶出單身各項內容.維護本次領用量 在單身中需要輸入本次領用量.可以分多次領用一次請購的物品