会计档案管理办法0620.doc

洛阳丰瑞氟业有限公司会计档案管理办法一、总则1.1为了提高公司会计档案的质量，达到档案管理的标准化、规范化、程序化，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2 会计档案是公司的重要档案资料，必须设专人妥善保管，出纳人员不得兼管会计档案。二、 会计档案的分类和归集2.1 会计档案分为：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、统计报表及台帐、其他等五大类。2.2凡是本公司形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计资料、各类合同与协议以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。三、档案归集范围3.1 会计档案的归集范围：3.1.1会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。3.1.2会计账簿类：包括总账、日记账（现金、银行日记账）、各种明细账、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账薄。3.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务分析。包括会计报表、附注及文字说明，财务分析报告等。3.1.4统计报表、台帐等：各类统计报表、台帐。 3.1.5合同与协议：公司签订的各类合同与协议。3.1.6其他类：现金盘点表、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。 四、会计档案的整理装订4.1会计凭证的装订要求：4.1.1原始凭证按记账凭证大小折叠整齐，按月整理存放；4.1.2会计凭证的装订要规范，一律左侧装订，不得订角；4.1.3填写会计凭证封面和卷脊，应统一按规定填写；4.1.4次月20日前完成当月凭证装订工作。4.1.5记账凭证封皮内容填写齐全，按编号顺序排列。4.2会计账簿的装订要求：4.2.1次年3月前打印当年所有科目总账、明细账及现金日记账、银行存款日记账；4.2.2会计账簿的卷皮、卷内目录要设计统一格式和填写内容。4.3会计报表的装订要求：4.3.1会计报表按月份、年度分别装订；4.3.2会计报表的卷皮、卷内目录，要设计统一格式和填写内容。4.4合同与协议要按类进行整理装订。4.5其他类按名称、重要程度结合时间立卷。4.6会计档案在装订前要去掉金属物，大小规格不一的要折叠整齐、裱糊，遇有破损、缺页要进行修补，用装订机装订结实。五、会计档案的排列编目5.1会计档案的排列5.1.1会计凭证：按时间顺序从月度开始到年度为止；5.1.2会计账簿：按年度顺序排列，年度中再按总账、日记账、明细账等顺序进行排列；5.1.3会计报表：一般按年、月顺序排列；5.1.4其他类：按重要程度结合时间顺序排列。5.2：会计档案的编号: 5.2.1会计档案的编号采用分类编号的方法。账簿、报表、其他案卷较少的档案均采用分阶段跨年度编流水号的制度。5.2.2按阶段年限的划分，可根据案卷数量的多少而定，原则上一个阶段内不超过三位数。5.3 填写会计档案目录5.3.1会计档案按类填写案卷目录；5.3.2案卷目录的填写方法：(1)案卷号：按顺序填写，以固定案卷的位置；(2)标题：填写案卷的类别名称；(3)起止年月日：按案卷形成时间填写；(4)保管期限：按已划定的保管期限填写；5.3.3填写案卷封面、卷脊等项目时，要选用质量好的碳素墨水，用毛笔或钢笔书写，严禁用圆珠笔、铅笔书写。六、会计档案的归档6.1 3年以内的会计凭证由财务部负责保管，3年以上的由档案室统一保管；未设立档案机构的，应当在财务部内部指定专人保管由财务部保存。6.2向档案部门移交时，应填写会计档案移交清册一式二份，财务部门保存一份，另一份随档案移交档案管理部门。6.3档案部门对接收的会计档案，原则上应保持原卷（盒）的封装，个别需要折卷重新整理时，应征求财务部的意见，并与财会人员共同拆卷整理。七、会计档案的借阅7.1财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还原处，按原顺序排放；若要查阅入库档案，必须办理有关借阅手续。7.2公司外人员因公需要查阅会计档案时，应持有公司介绍信，经财务负责人同意后，由档案室管理人员接待查阅，并详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、会计档案的名称及查阅理由。7.3若要复制会计档案时，必须经财务负责人批准，办理登记手续后方可查阅复制，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 7.4会计档案一般不得带出公司，如有特殊需要，需要带出公司，必须经财务负责人批准，并限期归还。八、会计档案的保管期限8.1 会计档案的保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。8.2各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 根据国家有关规定，各类会计档案最低保管期限如下：档案名称保管期限(一) 会计凭证类：1、原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久2、银行存款余额调节表3年(二) 会计账簿类：1、日记账15年其中：现金和银行存款日记账25年2、明细账、总账、辅助账15年3、固定资产卡片、固定资产报废清理后保管5年3、涉及外来和对私改造的会计账簿永久(三) 会计报表类：1、主要财务指标报表3年2、月、季度会计报表15年3、年度会计报表永久(四) 其它类：1、会计档案移交清册15年2、会计档案保管清册及销毁清册25年3、主要财务会计文件、合同、协议永久4、银行余额调节表、银行对账单5年8.3 会计档案的保管期期满后销毁事宜，按照财政部、